Gæðastjórnun og ISO staðlar

Gæðastjórnun og ISO staðlar

Faghópurinn um gæðastjórnun og ISO staðla vinnur að því að efla þekkingu á gæðastjórnun, ISO stöðlum og öðrum tengdum stöðlum, svo og faggildri vottun.

Hópurinn stuðlar einnig að tengslamyndun og miðlun á reynslu þeirra sem starfa að málum tengdum stjórnun innan fyrirtækja eða stofnana.

Stjórn hópsins skipuleggur fundi þar sem fengnir eru fyrirlesarar sem hafa framsögu um málefni sem áhugavert er að ræða í tengslum við gæðastjórnun eða staðla. Einnig eru rædd þau viðfangefni sem koma upp og ábendingar um leiðir til að leysa þau. Hópurinn er samheldinn og innan hans ríkir trúnaður og traust.

Ennfremur skipuleggur stjórn hópsins ráðstefnur um ýmis málefni tengdum gæðastjórnun og stöðlum, gjarnan í samstarfi við aðra faghópa.

Faghópafundir eða ráðstefnur nýtast bæði byrjendum í heimi gæðastjórnunar og staðla og þeim sem lengra eru komnir allt eftir efni funda eða ráðstefna.   

Stjórnunarkerfi

Stjórnunarkerfi, þ.m.t. gæðastjórnunarkerfi, felst í aðgerðum sem fyrirtæki eða skipulagsheild beitir til þess að greina markmið sín og ákvarða þá ferla og auðlindir sem þarf til þess að ná þeim árangri sem sóst er eftir. Hina ýmsu hluta stjórnunarkerfis skipulagsheildarinnar má sameina í eitt stjórnunarkerfi. Hér má nefna sem dæmi gæðastjórnunarkerfi ISO 9001 og ISO 14001 umhverfisstjórnunarkerfi. 

Almennt um gæðastjórnun

Gæðastjórnun er aðferðafræði við stjórnun fyrirtækja sem hefur þróast frá því að vera einföld stýring á framleiðslu yfir í að taka á öllum hliðum rekstrar óháð eðli fyrirtækisins. Hugmyndafræðin byggir á því að hafa þarfir hagsmunaaðila ávallt að leiðarljósi og reyna sífellt að gera betur, breyta og bæta.

Saga gæðastjórnunar er rakin til nokkurra Bandaríkjamanna og frumkvöðlastarfs þeirra um miðja síðustu öld. Má þar helst telja þá Walter Shewarth, Armand V. Feigenbaum, Josep M. Juran og W. Edwards Deming sem lögðu grunn að gæðastjórnunarfræðunum eins og við þekkjum þau í dag.

Á meðan sum fyrirtæki leggja áherslu á alhliða gæðastjórnun (e. Total Quality Management), þar sem ýmsum verkfærum gæðastjórnunar er beitt, styðjast önnur við alþjóðlegan staðal um gæðastjórnun, ISO 9001, við uppbyggingu gæðakerfa. 

Gæðastjórnun tengist náið ýmsum aðferðafræðum s.s. Lean - straumlínustjórnun, verkefnastjórnun og stefnumótun þar sem beita þarf öllum þessum aðferðum að einhverju leyti ef ná á árangri með gæðastjórnun.

Það að innleiða gæðastjórnun er stefnumótandi ákvörðun um langtímaviðfangsefni sem krefst stuðnings allra stjórnenda fyrirtækis. Gæðastjórnun má innleiða í hvaða fyrirtæki eða stofnun sem er með því að aðlaga hugmyndafræðina að stærð og starfsemi fyrirtækis. Leiðarljósið er ávallt það sama, að bæta frammistöðuna og að auðvelda fyrirtækinu að ná markmiðum sínum.

Viðburðir á næstunni

Ferlavæðing Landsnets með einföldun stjórnunarkerfis í huga

Engilráð Ósk Einarsdóttir, verkefnastjóri gæðamála og samfélagsábyrgðar hjá Landsneti, mun fjalla um hvernig stjórnunarkerfi Landsnets hefur þróast og orðið einfaldara með aukinni ferlavæðingu.

Farið verður yfir ferðalagið sem felst í að gera ávallt betur í dag en í gær og hvernig umbótatækifæri finnast alls staðar, líka þegar verið er að keppa um Evrópumeistaratitilinn í Mýrarbolta

Fréttir

Innleiðing ISO 45001 á Keflavíkurflugvelli

Í dag hittust Stjórnvísifélagar í ISAVIA og voru það faghópar um umhverfi og öryggi, gæðastjórnun og ISO staðla sem stóðu að vibðurðinum. Síðastliðna mánuði hefur tækni- og eignasvið Isavia á Keflavíkurflugvelli unnið að undirbúningi og innleiðingu vinnuöryggisstaðalsins ISO 45001. Jón Kolbeinn Guðjónsson, verkefnastjóri tækni- og eignasviðs Keflavíkurflugvallar og María Kjartansdóttir, verkefnastjóri staðla- og gæðadeildar Isavia fóru yfir undirbúning vinnunnar, vinnuna við gerð kerfisins, innihald staðalsins sem og helstu áskoranir og lausnir sem komið hafa upp..

ISAVIA er þjónustufyrirtæki í flugvallastarfsemi, stofnað 2010 og þar starfa í dag 1.500 manns, heildarveltan var 42 milljarðar 2018 og heildareignir 80 milljarðar.  Nýlega var kynnt nýtt skipurit fyrir samstæðu ISAVIA.  Fyrirtækið leggur mikla áherslu á samfélagsábyrgð í starfsemi sinni og vinnuverndin skipar stóran þátt.  Hagaðilar félagsins vilja leggja mikla áherslu á vinnuvernd.  Byggt er á þremur gildum, öryggi, samvinnu og þjónustu. Árið 2010 fóru rúmlega 2milljónir farþega um Keflavíkurflugvöll, 2020 voru þeir 7milljónir en 9 milljónir árið 2018. 

Verkefnið fór í gang í desember 2018 og markmiðið var að klára vottun í ágúst 2019.  Jón Kolbeinn sagði mjög mikilvægt að hafa skuldbindingu æðstu stjórnenda í verkefninu.  ISAVIA var með 9001 vottun og mikla reynslu af sambærilegu kerfi, einnig 14001 á einni einingu fyrirtækisins.  Skjölun kerfisins byggir á númeraröð Áttavitans, rekstrarhandbókar Isavia.  Númeraröðin 100 er t.d. svokölluð yfirskjöl og eru á ábyrgð æðstu stjórnenda.  Þegar farið var í þessa vinnu var mótuð vinnuvernd fyrir allt fyrirtækið.  Markmið voru sett með áherslu á að stuðla að menningu þar sem öryggi er í aðalhlutverki og starfsmenn leitist við að koma auga á, meta og stjórna áhættum í vinnuumhverfinu, að stuðla að góðri heisu, vellíðan starfsmanna og slysalausri starfsemi, fara lengra en lög og reglugerðir gera ráð fyrir, vinna að stöðugum umbótum í vinnuverndarmálum o.fl. 

Næstu skref voru að kanna hvaða áhrifaþættir í ytra og innra umhverfi og lög og reglugerðir geta haft áhrif á starfsemina.  Næst var farið í áhættumatið sem var stærsti og mikilvægasti hluti vinnunnar.  Ferillinn fyrir áhættumatið var teiknaður upp út frá ISO 31000 staðlinum.  Labbað var um svæðin og rætt við starfsmenn á vettvangi og í framhaldi gerð aðgerðaráætlun til að milda áhættu.  Fjöldi starfsmanna tók þátt í áhættumatinu og út frá því var verkefnum forgangsraðað eftir litum; gulur, rauður, grænn.  Í framhaldi var t.d. gefin út handbók um merkingar í flugstöðinni.  Áhættumatið varð grunnurinn að þjálfunaráætlun starfsmanna, vinnuverndarvitund 1, 2 og 3 (sértæk þjálfun fyrir verktaka).  Jón Kolbeinn sagði að hagkvæmast væri að að huga að öryggi og heilsu starfsmanna strax á hönnunarstigi fjárfestingaverkefna.  Mikilvægt er að hafa sameiginlega sýn, stefnu og markmið verktaka og ISAVIA.  Lokaúttekt fór fram í byrjun desember, þrettán athugasemdir bárust og ekkert frávik.  Athugasemdirnar voru allar minniháttar og snerust aðallega um að skerpa á ákveðnum ferlum innan kerfisins.  Vottun fékkst 23.12.2019.

Helstu áskoranirnar voru 1. Umfang vottunarinnar 2. Breytingar í umhverfinu (lykil skjöl á hæsta leveli hjálpar til við allar breytingar, skipurit, stjórnendum, ný svið), 3. Fá réttu aðilana að borðinu (mikilvægt að skoða hvaða fólk þarf að taka að borðinu, mikill tími sem fór til spillis vegna þess að hópurinn var of þröngur, stjórnskipulag verkefnisins var ekki nógu skýrt og það vantaði að virkja stýrihóp 4. Fá þátttöku hjá starfsfólki (viðhorf starfsfólks breyttist, mikil vinna á gólfinu sem voru mjög sýnileg, þátttaka frá lykil stjórnendum mikil.

 

Jafnlaunavottun Reykjavíkurborgar - innleiðing, vottun, áskoranir

Maj-Britt H. Briem vinnuréttarlögfræðingur á sviði mannauðs- og starfsumhverfis Reykjavíkurborgar tók á móti Stjórnvísifélögum í Borgartúni í morgun og fór yfir innleiðingarferli jafnlaunavottunar hjá borginni, helstu áskoranir og næstu verkefni í kjölfar vottunar. Það var faghópur um jafnlaunastjórnun sem stóð fyrir viðburðinum í samstarfi við Reykjavíkurborg, faghóp Stjórnvísi um gæðastjórnun og ISO staðla og mannauðsstjórnun.

Reykjavíkurborg hlaut jafnlaunavottun 20. desember 2019. Í tilkynningu kom meðal annars fram: "Með jafnlaunakerfinu er Reykjavíkurborg komin með öflugt verkfæri í hendurnar sem greiðir leiðina enn frekar að markmiðinu um að árið 2021 verði enginn óútskýrður kynbundinn launamunur til staðar hjá borginni."

Maj-Britt sagði Ísland hafa viljað vera í fararbroddi með innleiðingu jafnlaunavottunar og margir fylgjast með erlendis hvernig gengur.  Mikilvægt er að allir stjórnendur skilji af hverju við erum að innleiða staðalinn.  Þetta er hluti af lagalegum skuldbindingum sem Ísland hefur undirgengist bæði gegnum mannréttindasáttmála þar sem kveðið er á um „Equal pay for work of equal value“.  Skv.19.grein jafnréttislaga nr.10/2008 stendur: „Konum og körlum er starfa hjá sama atvinnurekanda skulu greidd jöfn laun og skulu njóta sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf“.   

Að jafnaði eru 9800 einstaklingar starfandi hjá Reykjavíkurborg og gerir borgin kjarasamninga við 28 stéttarfélög.  Maj-Britt sagði starfsmat ekki krónur og aurar og aðskilið jafnlaunakerfi.  Allir eru því á jafn góðum/slæmum launum.  Reykjavíkurborg notaði þá leið að nota Workplace og innri vefinn til að kynna stefnuna og reyna að senda pósta.  Mikil vinna fer í fræðslu hjá þeim sem koma að launaákvörðunum.  Þetta er mikil áskorun fyrir borgina því erfitt er að ná til allra starfsmanna.  Ekki lesa allir gögn né eru við tölvur. 

Aðgerðirnar sem á að fara í eru margar m.a.  1. Stjórnendastarfsmat 2. Greina yfirvinnugreiðslur 3. Greina fyrirkomulag fastlaunasamninga, tölur um kynbundinn launamun verði í mælaborði borgarbúa, jafnréttismeta kjarasamninga með hliðsjón af hugmyndafræði kynjaðrar fjárhags-og starfsáætlunar, viðhald jafnlaunakerfis, ábyrgðarmenn verklagsreglna, rýni æðstu stjórnenda, innri og ytri úttektir, kynningar og fræðsla. 

 

 

Varðveisla kunnáttu starfsfólks er lykilatriði í gæðakerfi Fiskistofu

Að koma til Fiskistofu var eins og að koma heim til góðrar vinkonu sem bauð upp á kaffi, veitingar og  gott sæti í sófanum á skrifstofunni. Elín Ragnarsdóttir, byrjaði með því að segja frá áskorunum sem Fiskistofa stóð frammi fyrir þegar ákveðið var að höfuðstöðvarnar ættu að flytja norður. Hún sagði að þegar starfsfólk fékk að vita að þau hefðu tækifæri á að flytja með skrifstofunni eða hætta, hafi flest leitað á nýjar slóðir. Það hafði þær afleiðingar að stór hluti kunnáttu og þekkingar Fiskistofu labbaði út þegar starfsfólkið hætti. 

Kunnáttan var farin úr húsi og eftir var gamalt og úrelt gæðakerfi, þá stóð ekkert annað til boða en að byggja gæðastjórnunarstarfið upp á nýtt. Þau ákváðu að taka upp CCQ gæðakerfið frá Origo og hefur það sannarlega lukkast vel. Viðmót Elínar til þessa verkefnis var til fyrirmyndar og hefur henni tekist glæsilega til. Elín skoðaði skipulag Fiskistofu og hafði skiptingu niður á svið sem útgangspunktinn á uppbyggingu stjórnkerfisins og byggði efnisyfirlitið eftir sviðum þar sem verkefni geta flætt þvert yfir starfsemina. 

Til að ná tökum á heildarmyndinni teiknaði Elín upp starfsemina í einn stórar köngulóarvef sem hún notaði sem beinagrind fyrir gæðahandbókina. Hún sagði að þessi aðferð hafi veitt sér góða yfirsýn yfir uppbyggingu gæðahandbókar og mælir með því að byrja undirbúning svona. 

Því næst sagði Elín okkur frá lesborðinu í CCQ og sýndi okkur yfirlitið sem hún hefur þar, t.d. yfir þau verkefni sem bíða hennar, sem innihalda meðal annars „skjöl sem bíða útgáfu“. 

Þegar gæðahandbókin var komin vel af stað fór Fiskistofa að undirbúa sig fyrir jafnlaunavottun og hlaut vottun án athugasemda fyrir tæplega ári síðan. „Mér finnst sjónarhornið „tilvísun í staðla“ sem CCQ býður upp á sérstaklega gott, því ég get ekki munað hvað t.d. kafli 4.3.2 er og þegar endurskoðandi eða úttektaraðili spyr sérstaklega eftir skjalfestingu á þeim kafla þarf ég ekki að hugsa meira enn að finna sjónarhornið og láta viðkomandi fletta sig í gegnum það.“ 

Elín ítrekaði mikilvægi þess að varðveita kunnáttu starfsfólks og sagði að þegar nýr starfsmaður byrjar eigi hann að geta hafið starfið sitt einungis með því að lesa sig í gegnum tilheyrandi gæðaskjöl. Þá var spurt í salnum hvort hún hefði yfirsýn yfir lestur og þátttöku starfsfólks. „Já“, svaraði Elín, „CCQ býður upp á staðfestingu lesturs og ég er með lista yfir þau sem þurfa að gera það. Einnig er innbyggður vaktari í kerfinu sem minnir reglulega á. Til dæmis fyrir skjöl sem tilheyra starfsmannahandbókinni, fær starfsfólk yfirleitt viku til að kynna sér upplýsingarnar og staðfesta lestur, en fyrir mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum og reglugerðum er yfirleitt ekki veittur meira en tveggja daga frestur til að staðfesta lestur.“ 

Í dag eru 309 skjöl útgefin í gæðahandbókinni og 90 sem bíða samþykktar. 

Að lok fundarins skapaðist mikil umræða á milli þátttakenda.

 

Stjórnvísir þakkar Fiskistofu fyrir góða móttöku og veitingar.

Stjórn

Maria Hedman
Sérfræðingur -  Formaður - Origo
Arngrímur Blöndahl
Gæðastjóri -  Stjórnandi - Staðlaráð Íslands
Bergþór Guðmundsson
Gæðastjóri -  Stjórnandi - Sorpa
Birna Dís Eiðsdóttir
Stjórnandi - Háskóli Íslands - háskólanemar
Elín Björg Ragnarsdóttir
Verkefnastjóri -  Stjórnandi - Fiskistofa
Hildur Magnúsdóttir
Annað -  Stjórnandi - Íslenska gámafélagið
Ingi Eggert Ásbjarnarson
Verkefnastjóri -  Stjórnandi - ISAVIA ohf.
Rósa Guðmundsdóttir
Gæðastjóri -  Stjórnandi - Strætó bs
Rut Vilhjálmsdóttir
Sérfræðingur -  Stjórnandi - Strætó bs
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?