Gæðastjórnun

Stjórn

Elín Ragnhildur Jónsdóttir Formaður , Ríkiskaup
Anna Guðrún Ahlbrecht , Landmælingar Íslands
Bergný Jóna Sævarsdóttir , Einkaleyfastofan
Jóhanna A. Gunnarsdóttir , Nói - Síríus
Viðburðir á starfsári 6
Viðburðir framundan 0
Fjöldi í hóp 687
Fjöldi mættra á fundum 210
Gæðastjórnunarhópurinn vinnur að því að efla þekkingu á gæðastjórnun og stuðla að miðlun á reynslu milli þeirra sem starfa að málum tengdum gæðastjórnun innan fyrirtækja og stofnana. Þá hvetur hópurinn til tengslamyndunar milli þeirra sem starfa í faginu og hefur vettvangurinn reynst ómetanlegur fyrir gæðastjóra til að leita ráða hver hjá öðrum.

Gæðastjórnunarhópurinn vinnur að því að efla þekkingu á gæðastjórnun og stuðla að miðlun á reynslu milli þeirra sem starfa að málum tengdum gæðastjórnun innan fyrirtækja og stofnana. Þá hvetur hópurinn til tengslamyndunar milli þeirra sem starfa í faginu og hefur vettvangurinn reynst ómetanlegur fyrir gæðastjóra til að leita ráða hver hjá öðrum. Þess má geta að gæðastjórnunarhópurinn er elsti hópur Stjórnvísis en félagið varð upphaflega til út frá Gæðastjórnunarfélagi Íslands.

Gæðastjórnun er aðferðafræði við stjórnun fyrirtækja sem hefur þróast frá því að vera einföld stýring á framleiðslu yfir í að taka á öllum hliðum rekstrar óháð eðli fyrirtækisins. Hugmyndafræðin byggir á því að hafa þarfir hagsmunaaðila ávallt að leiðarljósi og reyna sífellt að gera betur, breyta og bæta.

Saga gæðastjórnunar er rakin til nokkurra Bandaríkjamanna og frumkvöðlastarfs þeirra um miðja síðustu öld. Má þar helst telja þá Walter Shewarth, Armand V. Feigenbaum, Josep M. Juran og W. Edwards Deming sem lögðu grunn að gæðastjórnunarfræðunum eins og við þekkjum þau í dag.

Á meðan sum fyrirtæki leggja áherslu á alhliða gæðastjórnun (e. Total Quality Management), þar sem ýmsum verkfærum gæðastjórnunar er beitt, styðjast önnur við alþjóðlegan staðal um gæðastjórnun, ISO 9001, við uppbyggingu gæðakerfa. Í staðlinum eru taldar upp meginreglurnar sem staðallinn byggir á:

· Áhersla á kröfur viðskiptavinarins

· Forysta leiðtoga

· Þátttaka starfsfólks

· Ferilsnálgun - allir ferlar fyrirtækisins tengjast innbyrðis

· Áhersla á umbætur

· Ákvarðanir teknar út frá staðreyndum, gögnum og mælingum

· Stýring samskipta og tengsla við hagsmunaaðila

Gæðastjórnun tengist náið ýmsum aðferðafræðum s.s. Lean - straumlínustjórnun, verkefnastjórnun og stefnumótun þar sem beita þarf öllum þessum aðferðum að einhverju leyti ef ná á árangri með gæðastjórnun.

Það að innleiða gæðastjórnun er stefnumótandi ákvörðun um langtímaviðfangsefni sem krefst stuðnings allra stjórnenda fyrirtækis. Gæðastjórnun má innleiða í hvaða fyrirtæki eða stofnun sem er með því að aðlaga hugmyndafræðina að stærð og starfsemi fyrirtækis. Leiðarljósið er ávallt það sama, að bæta frammistöðuna og að auðvelda fyrirtækinu að ná markmiðum sínum.

Fréttir

Viðskiptavinir sjálfir koma með hugmyndir að umbótum og forgangsraða

Mikilvægur þáttur gæðastjórnunar er að skilja þarfir og væntingar viðskiptavina. Ýmsum aðferðum er hægt að beita til þess að fá fram þessar upplýsingar og mikilvægt að nota þær með skipulögðum hætti til þess að bæta starfsemina.
Á fundi faghópa um gæðastjórnun og þjónustu-og markaðsstjórnun í Kerhólum í morgun fjallaði Reynir Kristjánsson, gæðastjóri Hagstofu Íslands um hvernig Hagstofan hefur flokkað viðskiptavini sína og komið á reglubundnum fundum til að ræða þarfir og væntingar. Viðskiptavinir sjálfir koma með hugmyndir að umbótum og forgangsraða. Reynir kallar viðskiptavini Hagstofunnar notendur eða notendahópa. Hagstofan er með vörumiðaða notendahópa. Notendahópar Hagstofunnar voru ekki verulega virkir en það kom fram í gæðaúttekt 2013. Það sem gert var að fjölga hópum sem höfðu áhuga á tilteknum málefnum. Hagstofan á að hlusta á viðskiptavininn en ekki láta viðskiptavininn hlusta stöðugt á Hagstofuna. Núna hefur þessu algjörlega verið snúið við og stofnaðir hafa verið notendamiðaðir notendahópar. Mikilvægt að það séu svipaðar þarfir og væntingar innan hvers hóps. Markmiðið er að bæta gæðin. Byrjað var að flokka notendurna. 1.Almenningur 2.fjölmiðlar 3. Fyrirtæki 4. Greiningaraðilar 5. Nemendur 6. Rannsóknarsamfélagið, 7. samtök stjórnvöld 8. alþjóðastofnanir og 9. aðrir erlendir notendur. Notaðar voru vinnustofur til að sjá hvað vantaði. Umbótahugmyndir komu og viðskiptavinir forgangsraða hvað skiptir mestu máli. Eftir notendafundi er fundað með öllum deildarstjórum og valin umbótarverkefni. Stjórnendur og notendur eru mjög ánægðir. Fundirnir voru mjög skilvirkir. Núna er það þannig að á haustin eru umbótahugmyndir fengnar og á vorin er viðskiptavinum boðið að koma og sjá hvað hefur verið gert.

Gunnar Hersveinn verkefnastjóri miðlunar hjá umhverfis- og skipulagssviði Reykjavíkurborgar nefndi dæmi um hvernig sviðið hefur markvisst unnið að því að auka gæði samskipta milli borgarbúa og sviðsins en verkefni þess spanna viðamikið svið og tengist m.a. skipulagi, umhverfi, heilbrigðismálum, sorphirðu, framkvæmdum og umhirðu. Miðlunarteymi Reykjavíkurborgar undirbýr fundi sem haldnir eru með borgarbúum til þess að þeir heppnist. Einnig eru haldnir umræðufundir þar sem ekki er verið að kynna eitthvað ákveðið heldur vekja umhugsun. Þann 15.nóvember nk. verður t.d. haldinn fundur á Kjarvalsstöðum sem ber yfirskriftina „Ríkir hugarfar sköpunar í Reykjavik?“. Á þessa fundi eru allir velkomnir og haft heitt á könnunni. Búin er til kaffihúsastemningu og hver aðili hefur 8 mínútur til að kynna sitt verkefni og í framhaldi er boðið upp á fyrirspurnir. Fundirnir eru teknir upp og eru aðgengilegir á netinu. Þessir fundir eru til að kanna viljann og óbeint unnið úr niðurstöðum öfugt við aðra fundi þar sem er unnið beint úr niðurstöðum. Miðlunarteymið vinnur ferla; hvað þarf að muna eftir t.d. lista upp allt sem þarf að gera og búnir til tékklistar. Teymið skiptir nákvæmlega með sér verkum. T.d. þarf að passa upp a að boðið sé upp á endurnotanlega bolla, skilgreina gögn sem dreift er ti gesta, gestir hafi aðgang að ílátum undir flokkaðan úrgang, leita uppi vistvænu kostina við val á ferðamáta á viðburðinn. Verkefnið Græn skref í starfsemi Reykjavíkurborgar snýst um að efla vistvænan rekstur í starfsemi borgarinnar og núna eru allir vinnustaðir með. Grænu skrefin leiða af sér minni úrgang, aðgang að hjólagrindum, upplýsingum um strætó, minni pappírsnotkun o.fl. Vinsemd, samvinna, hófsemd og kraftur eru gildi allra vinnustaða borgarinnar. Verið er að vinna með líðan starfsfólks sem hefur áhrif á borgarbúa.

Bætt samskipti - Sáttamiðlun sem verkfæri til lausnar ágreinings

Faghópar um gæðastjórnun og ISO héldu fund í morgun í Innovation House um bætt samskipti og að nota sáttamiðlun sem verkfæri til lausnar ágreinings. Góð samskipti á vinnustað eru grundvöllur þess að hægt sé að koma á gæðastjórnun og viðhalda henni. Fyrirlesarinn Lilja Bjarnadóttir fjallaði um hvenær og hvernig fyrirtæki geta nýtt sér sáttamiðlun ásamt því hvernig hægt er hægt að nýta sáttamiðlun til þess að leysa úr ágreiningsmálum og draga úr kostnaði. Hugmyndafræði sáttamiðlunar byggir á því að deiluaðilar séu sérfræðingar í sinni deilu og því best til fallnir að leysa úr henni, t.d. með aðstoð hlutlauss sáttamiðlara.
Lilja fjallaði um kosti sáttamiðlunar og hvernig við getum lært að koma í veg fyrir að deilur stigmagnist. Lilja Bjarnadóttir er sáttamiðlari, lögfræðingur og sérfræðingur í lausn deilumála. Lilja er stofnandi Sáttaleiðarinnar, sem er fyrsta íslenska fyrirtækið sem sérhæfir sig í sáttamiðlun fyrir viðskiptalífið.
Til að innleiða sáttamiðlun þarf að byrja að ákveða hvar hún passar inn. Varðandi forvarnir þarf að horfa hvernig hægt er að leysa úr ágreiningi á fyrri stigum.
Sáttamiðlun er ferli þar sem hlutlaus sáttamiðlari hjálpar deiluaðilum að eiga samskipti svo þeir skilji hvorn annan. Sáttamiðlun er valkvætt ferli, allir aðilar þurfa að samþykkja að fara í sáttamiðlun. Sáttamiðlun sparar tíma og peninga, starfsandi verður betri sem og samskipti, engin gögn verða til um sáttamiðlun.
Sáttamiðlun snýst um samskipti. Ekki er hægt að leysa vandamál ef þau eru ekki rædd. Því fyrr sem náð er að grípa inn í því betra. Alltaf skal byrja á að horfa inn á við. Helstu mistökin sem við gerum eru að við gleymum að hugsa, flestir læra að tala og halda ræður. Þegar við hlustum fáum við tækifæri til að læra eitthvað nýtt, þegar við tölum erum við að segja eitthvað sem við þegar vitum. Þrjár leiðir til að æfa hlustun: Æfa sig í að stela ekki sögunni, æfa sig að hlusta án þess að vera að gera neitt annað á meðan og æfðu þig að hlusta án þess að vera að æfa svarið þitt á meðan. Við höldum að við höfum alltaf rétt fyrir okkur en fyrir hvern og einn er hegðun hans rökrétt. Heilinn okkar virkar þannig að við réttlætum hegðun okkar út frá aðstæðum en hegðun annarra út frá öðru þ.e. setjum oft miða t.d. leti ef viðkomandi er of seinn Þegar okkur finnst að aðrir hagi sér eins og „api“ þá þurfum við að vera forvitin og spyrja spurninga áður en við dæmum. Við þurfum að varast að draga ályktanir um hvað aðrir vilja út frá því sem okkur finnst best eða skynsamlegast.

Gæðastjórnun og Lean

Faghópur um gæðastjórnun hélt í morgun fund sem bar yfirskriftina „Samspil Lean og gæðastjórnunar“. Hvernig kemur Lean hugmyndafræðin og verkefni Lean með að vinna með innleiddri gæðastjórnun fyrirtækja eða stofnana? Umbætur byggjast á stöðluðum vinnubrögðum. Með virku gæðakerfi sem tryggir það hefur hugmyndafræði straumlínustjórnunar nýst vel hjá Ölgerðinni við innleiðingu á stöðugum umbótum, ferlagreiningu, að ná fram hagræðingu og auka ánægju viðskiptavina. Erla Jóna Einarsdóttir, framkvæmdastjóri samskiptasviðs hjá Ölgerðinni fór yfir hvernig Ölgerðin er að nýta Lean til að styðja við gæðakerfið og til að ná fram hugarfars- og hegðunarbreytingu hjá starfsmönnum með aukinni gæðavitund. Haustið 2015 var endurskipulagning á Lean fagráði og hlutverki þess. Í kjölfar faghópsins var búið til „hús“, slík hús þekkjast í Lean. Í kassann eru sett verkefni eins og 1. Stöðluð vinnubrögð, sjónræn stjórnun, eyða sóun, fókus á flæðið og stöðugar umbætur. En hvað er virði og sóun? Vinnuskref er talið sem virði ef: viðskiptavinur viðurkennir að þetta er virðisaukandi fyrir sig. Átta tegundir sóunar: gallar, offramleiðsla, flutningar, hreyfing, biðtími, of mikil vinnsla, lager og þekking vannýtt. Sérfræðingar í hverju ferli eru þeir sem vinna í þeim á hverjum degi.
En hvað er 4DX? = Four diciplane of execution. 1. Focus on the wildly important 2. Act on the lead measures 3. Keep a compelling scoreboard 4. Create a candence of accountability. Frá því í mars sl. er búið að halda 319 Viggfundi (Wildly important goal), 3.959 skuldbindingar af þeim eru 3.042 eða 77% kláraðar. Það er því ljóst að 4DX nýtist vel til að breyta hegðun og hefur haft góð áhrif á menningu Ölgerðarinnar. Ölgerðin vinnur með sjónræna stjórnun sem er leið til að gera óeðlilega stöðu sýnilega svo auðvelt sé að bregðast við áður en vandamál verður til. Einnig notar Ölgerðin 5S sem er tækni til að skipuleggja vinnustöð og vinnuumhverfi með það að markmiðið að auka gæði, gera vandamal sýnileg og vinnuna þægilegri.

Viðburðir

Nýjungar í innri úttektum - aðalfundur gæðastjórnunar og ISO

Hverjar eru nýjungar í innri úttektum?

Sveinn V. Ólafsson, sérfræðingur Staðlaráðs, opnar umræðuna með innleggi um áhrif breytinga á stöðlunum t.d. varðandi aukna áherslu á áhættur og aukin áhrif stjórnenda áhrif á innri úttektir.

Hvað er að reynast vel? Þessir gæðastjórar miðla reynslu sinni af úttektum skv. ISO 9001:2015:

Bergþór Guðmundsson gæðastjóri Norðuráls
Guðrún E. Gunnarsdóttir gæðastjóri 1912
Ína B. Hjálmarsdóttir gæðastjóri Blóðbankans
Unnur Helga Kristjánsdóttir gæðastjóri Landsvirkjunar

Innlegginu fylgir pallborðsumræður og opnar umræður fundarmanna.

Í lokin gefst fundarmönnum kostur á að taka þátt í opnum umræðum.

Dagskráin hefst með sameiginlegur aðalfundur gæðastjórnunarhópsins og ISO-hópsins - við erum að leita að öflugu fólki í stjórn nýs sameinaðs hóps!

Fullbókað: Af hverju jafnlaunastaðall? Gerð staðalsins, reynsla af innleiðingu og vottun

Efni fundarins er jafnlaunastaðallinn ÍST 85 sem gefinn var út árið 2012 og verið er að innleiða víða hér á landi. Markmið með útgáfu staðalsins er að auðvelda atvinnurekendum að koma á launajafnrétti kynja á sínum vinnustað.

Á fundinum verður fjallað um jafnlaunastaðalinn frá mismunandi sjónarhornum. Sagt verður frá því hver kveikjan var að gerð jafnlaunastaðalsins, hvernig hann var unninn, hvernig hann er uppbyggður og hver fyrirhuguð notkun hans er. Einnig verður sagt frá reynslu Tollstjóra af innleiðingu jafnlaunastaðalsins, áskorunum í undirbúningsvinnu við starfaflokkun og starfsmat, innleiðingu og vottun.

Fundurinn verður haldinn í Tollhúsinu. Gengið er inn í salinn á vesturenda Tollhússins, ekki á sömu hlið og aðalinngangur.

Fyrirlesarar eru:
Guðrún Rögnvaldardóttir framkvæmdastjóri Staðlaráðs Íslands
Unnur Ýr Kristjánsdóttir mannauðsstjóri Tollstjóra

Breytingar á umhverfis- og öryggisstjórnunarstöðlum, ISO 14001 og ISO 45001

Helga Jóhanna Bjarnadóttir, sviðsstjóri umhverfissviðs Eflu og Eva Yngvadóttir, efnaverkfræðingur hjá Eflu munu fara yfir helstu breytingar sem verða á OHSAS 18001 í tengslum við útgáfu hans sem ISO staðals 45001 og breytingarnar á 2015 útgáfunni af ISO 14001. Einnig segja þær frá því hvernig Efla er að bregðast við þessum breytingum á stöðlunum.