Viðburðir framundan

Kick off fundur stjórna faghópa Stjórnvísi verður 30. ágúst nk. í Nauthól kl.16:30-17:40

Kick off fundur stjórna faghópa Stjórnvísi verður haldinn miðvikudaginn 30.ágúst nk. í Nauthól kl.16:30-17:50.

Tilgangur fundarins er að starta nýju starfsári af krafti. Farið verður yfir ýmis atriði sem létta stjórnendum faghópa starfið í vetur, búinn verður til vettvangur fyrir faghópana til að sameinast um viðburði, rýnt verður í helstu áskoranir faghópastarfsins en umfram allt fá innblástur til þess að gera komandi starfsár enn öflugra en þau síðustu.

Stjórnir faghópa eru hvattar til að hittast sem fyrst, borða saman hádegisverð í boði félagsins og huga að dagskrá starfsársins.  Á þessum tíma júní-ágúst er oft best að bóka fyrirlesara.  Stjórn vekur athygli á að stjórnum faghópa gefst tækifæri tvisvar á starfsárinu að hittast í hádegisverði í boði félagsins, hægt er að setja í reikning bæði á Nauthól og Kringlukránni.  Ef annar staður er valinn er afrit af reikningi sent á Stjórnvísi og reikningurinn greiddur samdægurs.

Mikilvægt er að senda drög að dagskrá faghópanna til framkvæmdastjóra Stjórnvísi gunnhildur@stjornvisi.is fyrir 28.ágúst. Þegar allir hópar eru búnir að senda inn dagskrána verður hún sameinuð í eitt skjal og send út til ykkar allra fyrir fundinn þann 30.ágúst nk.

Stefnt er að því að senda út drög að dagskrá haustsins til félaga þann 4.september.

Einnig er mikilvægt að skoða hvort stjórnir séu rétt skráðar inn á vefinn þ.e. allar breytingar hafi skilað sér. Þið hafið öll aðgang og getið breytt hverjir eru í stjórn.

Munið eftir að skrá ykkur á fundinn ef þið eruð ekki þegar búin að því.

https://www.stjornvisi.is/is/vidburdir/kynningarfundur-med-stjornum-faghopa-stjornvisi

Hlökkum til að sjá ykkur og njótið sumarsins sem allra best.

Stjórn Stjórnvísi.

Eldri viðburðir

Vel heppnaður Kick off fundi í Nauthól

Kick off fundur stjórna faghópa Stjórnvísi var haldinn í Nauthól þann 1. september. Fundurinn var með því sniði að í byrjun var farið yfir ýmis atriði eins og hvernig stofna á viðburð, ábyrgð stjórna og formanna stjórna. Fyrir fundinn höfðu formenn faghópa sent inn drög að dagskrá vetrarins sem var sameinuð í eitt skjal og send á allar stjórnir. Þannig gátu faghópar sameinast um viðburði á fundinum. Að lokum var rýnt í helstu áskoranir faghópastarfsins, hvað er verið að gera vel og hvað má gera betur. Allt efni af fundinum er á innri vef félagsins. https://www.stjornvisi.is/vidburdir/808

Hver ertu? Endurmörkun Orkuveitu Reykjavíkur.

Faghópar um breytingastjórnun, stefnumótun og árangursmat, þjónustu og markaðsstjórnun héldu sameiginlegan fund í morgun í OR sem bar yfirskriftina „Hver ertu?“Endurmörkun Orkuveitu Reykjavíkur
Sigrún Viktorsdóttir, forstöðumaður þjónustustýringar hjá OR sagði frá endurmörkun (rebranding) Orkuveitu Reykjavíkur og Veitna ohf. sem frá janúar 2014 þegar Veitur ohf. urðu til, birtust undir sama merki þar til í desember 2015. Sigrún fjallaði um undanfarann, vinnuferlið og þær áskoranir sem fyrirtækin fóru í gegnum á undirbúnings- og yfirfærslutímabilinu.
Endurmörkun er í sjálfu sér áhættusöm, kostnaðarsöm, erfið ákvörðun, engin ein töfraformúla er til að gera þetta, mikil vinna og úthald. Þannig að það er mikilvægt að það sé full ástæða til. Vinnan hófst í raun 2013 og af krafti 2014. Fyrst var gerð greining á stöðu OR og því merki sem notað hafði verið í 15 ár. Könnun var gerð meðal auglýsingastofa og samstarfsaðili valinn Hvíta húsið. Stýrihópur verkefnisins var stofnaður, breyting á gamla OR merki skoðuð. Síðan hófst greiningarvinna og hönnun. Verkefnishópur var stofnaður í ágúst 2015 og síðan voru hugmyndir kynntar fyrir stjórn OR. Verkefnið var samþykkt á stjórnarfundi í maí 2015 og kynnt starfsmönnum í nóvember sama ár. Opinber kynning var í desember 2015.
OR vill standa fyrir gildin sín; framsýni, hagsýni og heiðarleika. Í málaefnagreiningunni var farið yfir hluti eins og hver er ímynd OR, fyrir hvað vill OR standa, hvaða hlutverk hefur OR í kynningar-og markaðsmálum samstæðunnar, á að skipta um merki, hvaða nafn á að nota, hver er kjarninn í vörumerkinu og lykilloforð? „Í góðri sátt - til framtíðar“. OR er ekki í beinum samskiptum við viðskiptavininn.
Dótturfélag OR er Veitur. Á hvaða grunni byggja Veitur, eru Veitur með sama merki og OR, fyrir hvað vilja Veitur standa, hvaða nafn á að nota, í hvaða tón talar vörumerkið, hver er kjarninn í vörumerkinu, hvert eru lykilloforðin? Þetta var ótrúlega áhugaverð og skemmtileg vinna sagði Sigrún. Stærstu hagsmunafélögin eru sveitarfélögin. Mikil ábyrgð fylgir því að vera í geira sem er í sérleyfisstarfssemi. Veitur sjá um allan sérleyfisrekstur rafveita, hitaveita, vatnsveita og fráveita. Kjarninn í vörumerkinu Veitur: „Í góðu sambandi - til framtíðar“. Lykilloforð: Í sambandi - alla daga. Litir gegna hlutverki í vörumerki fyrir Veitur, hitaveita=rauð, rafveita=græn, vatnsveita=blá og fráveita=svört. Við þetta tengdu starfsmenn vel. Áhugavert myndband er á heimasíðu Veitur. www.veitur.is Dæmi um markaðsefni sem varð til er spjaldið „Dagur vatnsins“ sem segir hvernig þú ferð með vöruna.
Þegar öll undirbúningsvinna er búin þá hefst hönnun og framleiðsla. Undirverkefni í hönnun og framleiðslu voru mörg; stjórn endurmörkunarverkefnis (halda fundargerðir), hönnun og skráning merkja, samskipta og kynningarmál, kynningarefni, merkingar fasteigna, bifreiða og vinnufatnaðar, vefmál og birting í öllum upplýsingakerfum og skjölum. Búa þurfti til tvo vefi or.is og veitur.is Birting í öllum upplýsingakerfum og skjölum.
Gróft verkefnayfirlit var gert. Það var alveg á hreinu að innleiðingin yrði gerð án flugeldasýningar. Rýnihópar í upphafi greiningarvinnu, upplýst að verið væri að endurskoða merkið. Kynningarfundir voru með stjórnendum samstæðunnar í ágúst 2014, starfsmannafundir hjá Veitum og OR. Í lokin var haldin blaðamannafundur og sendar út fréttatilkynningar. Búin var til samskiptaáætlun þar sem útfyllt var skjal sem sýndi hvað ætti að gera og hvenær.
Í ágúst var gerð vitundarkönnun, send út netkönnun í spurningavagni. Handahófskennt úrtak Íslendinga 18 ára og eldri úr hópi álitsgjafa MMR, niðurstöður leiddu í ljós að kynna þarf þjónustu OR og Veitna mun betur.

Viðskiptavinurinn er ein af höfuðpersónum Lean

Viðskiptavinurinn er ein af höfuðpersónum Lean. Aukin umsvif Icelandair og aukning ferðamanna til og frá Íslandi skapar tækifæri til umbóta. Að skapa virði fyrir viðskiptavininn er ferli og í því ferli gegnir innri viðskiptavinurinn lykilhlutverki.
Eitt af því sem skiptir viðskiptavini Icelandair mestu máli er „stundvísi“ þ.e. að áætlun flugfélagsins standist. Til þess að greina „Stundivísi“ félagsins var farið í gegnum aðferð - Ishikawa. Farið var í gegnum ferlið frá upphafi. 1. Teikna inn lykilþætti í ferlinu 2. Tímamælingar (áhafnir, verkþættir) og önnur gögn. 3. Við hvern lykilþátt voru verk sett inn sem hafa áhrif. 4. Umræður um leiðir til úrbóta.
Við þessa aðferð hittast innri viðskiptavinir.Best var að nota tússtöflur og skrá alla ferla. Hjá Icleandair hafa CPO og DCO skilgreindar leiðir skv. stöðlum. Allar minnstu breytingar sem eru gerðar varða mikinn fjölda starfsmanna hjá hlutaðeigandi. Í vinnustofunni komu út hvorki meira né minna en 90 aðgerðir. Þær voru forgangsraðaðar í a,b,c. Ákveðið að fara strax í a og b. Síðan var farið í að framkvæma aðgerðalistann.
Markmiðið var mjög skýrt og mælingar á hverjum degi þ.e. stundvísi Icelandair Alltaf er send út skýrsla og skoðað hvers vegna seinkun er ef hún verður. Hlusta, sjá, tengja, skilja er mikilvægt og eftirfylgni er ein mikilvægasta áskorunin, þannig kemur lærdómurinn. Fjölgunin er orðin svo mikil í Leifsstöð að fjölga þurfti fjarstæðum. Farþegar fara með rútu um borð í stað þess að ganga út í vél. Sama leið var farin fyrir áhafnir.
ISAVIA kom inn í verkefnið sem opinber aðili. Ein stök aðgerð var sett í vinnslu. Fylgt var reglunum fjórum: verk (keyra), tengsl, flæðileiðir, umbætur. Samskipti við áhafnir, IGS, rútur. Isavia tók þátt í umbótum, uppsetningu á skjá við D15, settu inn Zone á skjáina, gott samstarf innri viðskiptavina. Öll keyrsla á áhöfnum verður flutt í ákveðna byggingu inn í flugstöðinni til að spara tíma, þetta er langtímahugsun. Það skiptir gríðarlegu máli fyrir þá sem eru að vinna að því að laga ferla að prófa ferilinn sjálfir, þá sést hvort búið er að innleiða hann. Það er svo mikilvægt að staðla hlut því þá auðveldast svo mikið öll vinna. Að byggja undir frekari umbótahugsun á vinnustað er gríðarlega mikilvægt. Prímusmótor í innleiðingu Lean eru yfirmenn. Icelandair keyrir alltaf á PDCA (plan-do-check-act) sem eru grunnur umbótastarfs, hugsun og nálgun verkefna. A3, hluteigandi aðilar er með í mótun og framkvæmd verkefna. Sýnileg stjórnun, stýring verkefna og sem hluti af ferli. Gemba (tala beint við fólk) - efla og skapa tengsl. Ræða við fólk og fá sammæli um bestu aðferðir, hugmyndir. Draga saman hugmyndir og tengja saman í kerfi. Kaizen, hlutaðeigandi aðilar, afmörkuð verkefni, heildarmynd, þjálfun með þátttöku, „Hafa áhrif á mína vinnu“. Niðurstaðan er sú að „Aðlaga lögmálið að fólkinu en ekki fólkið að lögmálinu.

Lögreglan er þjónustustofnun ekki valdastofnun.

Þrír faghópar Stjórnvísi, lean, mannauðsstjórnun og markþjálfun héldu vel sóttan sameiginlegan fund í morgun í HR sem fjallaði um hverjir eru snertifletir þjónandi forystu og Lean? Fyrirlesarar voru þær Birna Dröfn Birgisdóttir, doktorsnemi við Háskólann í Reykjavík og Sigríður Björk Guðjónsdóttir, lögreglustjóri á höfuðborgarsvæðinu.
Birna Dröfn Birgisdóttir sagði að nýjar rannsóknir staðfesti að þeir sem nýta sér þjónandi forystu auka skilvirkni starfsmanna og þar með hagnað. Þjónandi forysta er hugmyndafræði þar sem þjónandi leiðtoginn þarf að taka erfiðar ákvarðanir. Til þess að geta verið leiðtogi þarf 1. Að hafa skýra sýn 2. Að hafa góða sjálfsþekkingu vegna þess að hún eykur sjálfstraust og gefur öryggi til gagnrýni. Leiðtoginn þarf því ekki að vera í sviðsljósinu heldur getur leyft öðrum að skína. 3. Einlægur áhugi á hag og hugmyndum annarra. Þjónandi leiðtogi er ekki sammála öllum hugmyndum en hann hlustar. Lean er kjörið tól sem ýtir undir sköpun. Hjá Toyota var gefin út bók um hvernig á að nota Lean og þar var ýtt undir að nota þjónandi forystu. Birna Dröfn fór yfir rannsókn sem hún hefur verið að vinna að. Þar er teiknað upp ferli og skoðað hvernig áhrif vinnan er að hafa á starfsmenn þ.e. andlega líðan þeirra. Áhersla er lögð á hag heildarinnar og skoðaðir samanburðarhópar. Strax sést að það að setja áherslu á hag heildarinnar og hugsa um líðan þeirra hefur mikil áhrif því þeir hópar komu með miklu betri lausnir. Sérstök áhersla var lögð á að lean-teymin færu og fengju álit allra áður en ákvörðun yrði tekin um eitthvað. Það að starfsmenn viti nákvæmlega til hvers er ætlast af þeim eykur sköpunargleðina.
Sigríður Björk Guðjónsdóttir, lögreglustjóri á höfuðborgarsvæðinu fjallaði um hvernig straumlínustjórnun og þjónandi forysta í umhverfi löggæslunnar getur tvinnast saman. Sigríður hefur áralanga reynslu sem stjórnandi og hefur í störfum sínum nýtt sér aðferðarfræði straumlínustjórnunar og hugmyndafræði þjónandi forystu.
Sigríður hóf starfsferilinn sinn sem skattstjóri á Vestfjörðum sem var dýrmæt reynsla. Fókusinn hennar þegar hún hóf störf hjá Lögreglustjóra til að gera sýnilegar breytingar var að vera í svartri skyrtu í stað hvítrar, opin hurð í stað lokaðrar, önnur hæð í stað fimmtu svo dæmi séu tekin.
Áskoranir embættisins eru betri þjónusta fyrir minna skattfé, kynslóðamunur innan raða starfsmanna og hjá þjónustuþegum, þekking starfsmanna hefur aukist hratt, meiri kröfur um hraða þjónustu og mikið magn upplýsinga sem vinna þar úr, jafnvel í mörgum löndum, fjallað er um mál opinberlega á sama tíma og þau eru til meðferðar. Þjónandi leiðtogi er fyrst og fremst þjónn. Rótin liggur í hinni eðlislægu þörf mannsins til þess að þjóna. Í framhaldi af því tekur fólk þá meðvituðu ákvörðun að gerast leiðtogar. Þjónandi forysta er gallharður stjórnunarstíll. Lean er umbótastjórnun eða stjórnunaraðferð sem beislar reynslu og þekkingu starfsmanna. Frumkvöðlaandi endurvakinn og innleiddur í fyrirtæki eða stofnun til umbóta og breytinga.
Lean byggir á mjög einföldum hlutum, snýst um að treysta því að samstarfsfólkið geti sinnt sínu starfi og betrumbætt það Markmiðið er að tryggja að allt sem starfsmaðurinn geri sé virðisaukandi Lögð er áhersla á verkefnastjórnun, mælingar á markmiðum og dreifingu á ábyrgð. Lean bætir fundarstjórnun, upplýsingaflæði innan og milli deilda, bætir yfirsýn yfir verkefni deildarinnar, tryggir að verkefni séu unnin, leiðir í flestum tilfellum til aukinnar starfsánægju og bætir eftirfylgni með verkefnum.
Breytingar eru erfiðar. Eðli breytinga er þannig að það er ekki hægt að sjá allt fyrir. Stöðugar umbætur eru eðlilegar. Jafnréttismál eru mikilvæg hjá lögreglunni, er hægt að gera eitthvað öðruvísi. En hvað er framundan hjá lögreglunni? T.d. styrkja kynferðisbrotadeild, ný aðgerðarstjórnstöð í Skógarhlíð, innleiðing lean, vinnustaðasalfræðingar, bæða virka hlutstun og upplýsingaflæði o.m.fl.

Bætt samskipti - Sáttamiðlun sem verkfæri til lausnar ágreinings

Faghópar um gæðastjórnun og ISO héldu fund í morgun í Innovation House um bætt samskipti og að nota sáttamiðlun sem verkfæri til lausnar ágreinings. Góð samskipti á vinnustað eru grundvöllur þess að hægt sé að koma á gæðastjórnun og viðhalda henni. Fyrirlesarinn Lilja Bjarnadóttir fjallaði um hvenær og hvernig fyrirtæki geta nýtt sér sáttamiðlun ásamt því hvernig hægt er hægt að nýta sáttamiðlun til þess að leysa úr ágreiningsmálum og draga úr kostnaði. Hugmyndafræði sáttamiðlunar byggir á því að deiluaðilar séu sérfræðingar í sinni deilu og því best til fallnir að leysa úr henni, t.d. með aðstoð hlutlauss sáttamiðlara.
Lilja fjallaði um kosti sáttamiðlunar og hvernig við getum lært að koma í veg fyrir að deilur stigmagnist. Lilja Bjarnadóttir er sáttamiðlari, lögfræðingur og sérfræðingur í lausn deilumála. Lilja er stofnandi Sáttaleiðarinnar, sem er fyrsta íslenska fyrirtækið sem sérhæfir sig í sáttamiðlun fyrir viðskiptalífið.
Til að innleiða sáttamiðlun þarf að byrja að ákveða hvar hún passar inn. Varðandi forvarnir þarf að horfa hvernig hægt er að leysa úr ágreiningi á fyrri stigum.
Sáttamiðlun er ferli þar sem hlutlaus sáttamiðlari hjálpar deiluaðilum að eiga samskipti svo þeir skilji hvorn annan. Sáttamiðlun er valkvætt ferli, allir aðilar þurfa að samþykkja að fara í sáttamiðlun. Sáttamiðlun sparar tíma og peninga, starfsandi verður betri sem og samskipti, engin gögn verða til um sáttamiðlun.
Sáttamiðlun snýst um samskipti. Ekki er hægt að leysa vandamál ef þau eru ekki rædd. Því fyrr sem náð er að grípa inn í því betra. Alltaf skal byrja á að horfa inn á við. Helstu mistökin sem við gerum eru að við gleymum að hugsa, flestir læra að tala og halda ræður. Þegar við hlustum fáum við tækifæri til að læra eitthvað nýtt, þegar við tölum erum við að segja eitthvað sem við þegar vitum. Þrjár leiðir til að æfa hlustun: Æfa sig í að stela ekki sögunni, æfa sig að hlusta án þess að vera að gera neitt annað á meðan og æfðu þig að hlusta án þess að vera að æfa svarið þitt á meðan. Við höldum að við höfum alltaf rétt fyrir okkur en fyrir hvern og einn er hegðun hans rökrétt. Heilinn okkar virkar þannig að við réttlætum hegðun okkar út frá aðstæðum en hegðun annarra út frá öðru þ.e. setjum oft miða t.d. leti ef viðkomandi er of seinn Þegar okkur finnst að aðrir hagi sér eins og „api“ þá þurfum við að vera forvitin og spyrja spurninga áður en við dæmum. Við þurfum að varast að draga ályktanir um hvað aðrir vilja út frá því sem okkur finnst best eða skynsamlegast.

Júní 2017

Mánudagur Þriðjudagur Miðvikudagur Fimmtudagur Föstudagur Laugardagur Sunnudagur
29
  •  
30
  •  
31
  •  
01
  •  
02
  •  
03
  •  
04
  •  
05
  •  
06
  •  
07
  •  
08 09
  •  
10
  •  
11
  •  
12
  •  
13
  •  
14
  •  
15
  •  
16
  •  
17
  •  
18
  •  
19
  •  
20
  •  
21
  •  
22
  •  
23
  •  
24
  •  
25
  •  
26
  •  
27
  •  
28
  •  
29
  •  
30
  •  
01
  •  
02
  •  
03
  •  
04
  •  
05
  •  
06
  •  
07
  •  
08
  •  
09
  •