Verklagsreglur faghópa

Verklagsreglur faghópa

Starf faghópa

Ábyrgð og hlutverk stjórnar faghópa

• Stjórn faghóps ber ábyrgð á að aðalfundur sé haldinn og að á aðalfundi sé kosin stjórn faghóps og ber ásamt framkvæmdastjóra Stjórnvísi ábyrgð á að verklagsreglu þessari um stjórnun viðburða sé fylgt.
• Stjórn faghóps útbýr dagskrá fyrir komandi starfsár faghópsins. Mikilvægt er að setja fundi sem fyrst inn á dagatal
• Stjórnarmeðlimir faghóps séu vera virkir í starfi Stjórnvísi, þ.e.
• Innan faghóps, við undirbúning og framkvæmd viðburða
• Í faghópasamfélagi/samstarfi við aðra faghópa
• Innan Stjórnvísi, s.s. vegna skipulagsfunda, þjálfunar og öðru á vegum Stjórnvísi.
• Upplýsa aðila faghópsins um áhugaverða viðburði innanlands sem utan 

Ábyrgð og hlutverk formanna faghópa

• Formaður faghóps boðar til aðalfundar faghóps. Aðalfundur skal haldinn á tímabilinu mars-apríl ár hvert. Á aðalfundi sé a.m.k. eftirfarandi tekið fyrir:

1. Kosning stjórnar
2. Viðmiðunarfjöldi í stjórn, þ.e. í stjórn faghóps geta verið allt frá 4-10 manns
3. Samsetning í stjórn, þannig að í henni séu aðilar frá ólíkum fyrirtækjum/stofnunum/háskólasamfélaginu
4. Dagskrá faghópsins sl. starfsár.

• Formaður faghóps í samstarfi við stjórn faghóps, annast upplýsingastreymi til stjórnar og skrifstofu Stjórnvísi.

Stjórnun viðburða

1. Fundarboð
2. Auglýsing á viðburði 
3. Undirbúningur fyrir fund
4. Fundur haldinn
   1. Býður fundargesti velkomna 
   2. Kynnir tilgang og hlutverk Stjórnvísi ásamt því að kynna hvaða faghópur/ar halda fundinn 
   3. Kynnir fyrirlesara, tímalengd og efni fundar 
   4. Biður þátttakendur um að kynna sig með nafni og fyrirtæki þegar þeir varpa fram spurningum.
   5. Þakka fyrirlesara  
   6. Þakka fundargestum fyrir þátttöku  
   7. Minna á næsta fund hjá faghópnum.
   8. Frágangur fundar

• Ábyrgðaraðili viðburðar stofnar viðburð á heimasíðu Stjórnvísi í samræmi við fyrirliggjandi dagskrá vetrarins.
• Þegar dagsetning og tímasetning er ákveðin er góð vinnuregla að athuga hvort viðburður stangist nokkuð á við annan viðburð innan Stjórnvísi og ef svo er velja aðra dagsetningu og/eða tímasetningu ef möguleiki er. 
• Sjá „Leiðbeiningar fyrir stjórnendur faghópa". 
• Ábyrgðaraðili ræðir við fyrirlesara hvort veitingar verði í boði á viðburðinum, í það minnsta vatn og aðgangur kaffi.
• Þegar viðburður er stofnaður skal setja inn eftirfarandi upplýsingar: 
• Nafn viðburðar 
• Taka fram ef viðburði er streymt
• Lýsing á viðburði: Um hvað er fundurinn og fyrir hverja (taka fram hvaða veitingar eru í boði ef um það er að ræða)
• Nafn/nöfn fyrirlesara 
• Hámarksfjöldi þátttakenda (ef við á) 
• Staður  
• Dagsetning.

• Um leið og viðburður hefur verið stofnaður er hægt að auglýsa hann beint til faghópsins.
• Skrifstofa Stjórnvísi sér um að auglýsa viðburðinn m.a. með tölvupósti með dagskrá vikunnar.

• Ábyrgðaraðili viðburðar sækir sniðmát af glæru af vef Stjórnvísi sjá "Stjórnir faghópa - glærur - sniðmát af glæru 
• Í framhaldi sendir ábyrgðaraðili fyrirlesara glæru sem skal vera sýnileg þegar viðburður hefst. 
• Mikilvægt er að ábyrgðaraðili viðburðar láti fyrirlesara vita um reglur varðandi almenna kynningu á fyrirtækjum og/eða vörum, þ.e. að kynning á viðburði má ekki taka nema 5-7 mínútur.  
• Hvatt er til svigrúms til tengslamyndunar að fundi loknum þ.e. gefa tíma til tengslamyndunar.  
• Daginn fyrir viðburð upplýsir ábyrgðaraðili fyrirlesara um fjölda þátttakenda.
• Framkvæmdastjóri Stjórnvísi prentar út skráningalista og mætir með á viðburðinn. 

• Ábyrgðaraðili viðburðar mætir a.m.k. 15 mínútum fyrir auglýstan tíma. 
• Fundur settur með því að ábyrgðaraðili:

• Framkvæmdastjóri eða ábyrgðaraðili lætur skráningalista ganga. 
• Ábyrgðaraðili slítur fundi með því að:

• Ábyrgðaraðili óskar eftir glærum frá fundinum frá fyrirlesara og vistar það undir viðburðinum á heimasíðu Stjórnvísi.

Aðkoma stjórnar Stjórnvísi

• Stjórn Stjórnvísi endurskoði árlega á vorfundi þessar verklagsreglur og kynni þær á „kick-off“ fundi faghópa að hausti.