Verklagsreglur faghópa
Verklagsreglur faghópa
Starf faghópa
Ábyrgð og hlutverk stjórnar faghópa
- Stjórn faghóps ber ábyrgð á að aðalfundur sé haldinn og að á aðalfundi sé kosin stjórn faghóps og ber ásamt framkvæmdastjóra Stjórnvísi ábyrgð á að verklagsreglu þessari um stjórnun viðburða sé fylgt.
- Stjórn faghóps útbýr dagskrá fyrir komandi starfsár faghópsins. Mikilvægt er að setja fundi sem fyrst inn á dagatal
- Stjórnarmeðlimir faghóps séu virkir í starfi Stjórnvísi, þ.e.
- Innan faghóps, við undirbúning og framkvæmd viðburða
- Í faghópasamfélagi/samstarfi við aðra faghópa
- Innan Stjórnvísi, s.s. vegna skipulagsfunda, þjálfunar og öðru á vegum Stjórnvísi.
- Upplýsa aðila faghópsins um áhugaverða viðburði innanlands sem utan
Ábyrgð og hlutverk formanna faghópa
- Formaður faghóps boðar til aðalfundar faghóps. Aðalfundur skal haldinn á tímabilinu mars-apríl ár hvert. Á aðalfundi sé a.m.k. eftirfarandi tekið fyrir:
- Kosning stjórnar
- Viðmiðunarfjöldi í stjórn, þ.e. í stjórn faghóps geta verið allt frá 4-10 manns
- Samsetning í stjórn, þannig að í henni séu aðilar frá ólíkum fyrirtækjum/stofnunum/háskólasamfélaginu
- Dagskrá faghópsins sl. starfsár.
- Formaður faghóps í samstarfi við stjórn faghóps, annast upplýsingastreymi til stjórnar og skrifstofu Stjórnvísi.
Stjórnun viðburða
- Fundarboð
- Auglýsing á viðburði
- Undirbúningur fyrir fund
- Fundur haldinn
- Býður fundargesti velkomna
- Kynnir tilgang og hlutverk Stjórnvísi ásamt því að kynna hvaða faghópur/ar halda fundinn
- Kynnir fyrirlesara, tímalengd og efni fundar
- Biður þátttakendur um að kynna sig með nafni og fyrirtæki þegar þeir varpa fram spurningum.
- Þakka fyrirlesara
- Þakka fundargestum fyrir þátttöku
- Minna á næsta fund hjá faghópnum.
- Frágangur fundar
- Ábyrgðaraðili viðburðar stofnar viðburð á heimasíðu Stjórnvísi í samræmi við fyrirliggjandi dagskrá vetrarins.
- Þegar dagsetning og tímasetning er ákveðin er góð vinnuregla að athuga hvort viðburður stangist nokkuð á við annan viðburð innan Stjórnvísi og ef svo er velja aðra dagsetningu og/eða tímasetningu ef möguleiki er.
- Sjá „Leiðbeiningar fyrir stjórnendur faghópa".
- Ábyrgðaraðili ræðir við fyrirlesara hvort veitingar verði í boði á viðburðinum, í það minnsta vatn og aðgangur kaffi.
- Þegar viðburður er stofnaður skal setja inn eftirfarandi upplýsingar:
- Nafn viðburðar
- Taka fram ef viðburði er streymt
- Lýsing á viðburði: Um hvað er fundurinn og fyrir hverja (taka fram hvaða veitingar eru í boði ef um það er að ræða)
- Nafn/nöfn fyrirlesara
- Hámarksfjöldi þátttakenda (ef við á)
- Staður
- Dagsetning.
- Um leið og viðburður hefur verið stofnaður er hægt að auglýsa hann beint til faghópsins.
- Skrifstofa Stjórnvísi sér um að auglýsa viðburðinn m.a. með tölvupósti með dagskrá vikunnar.
- Ábyrgðaraðili viðburðar sækir sniðmát af glæru af vef Stjórnvísi sjá "Stjórnir faghópa - glærur - sniðmát af glæru
- Í framhaldi sendir ábyrgðaraðili fyrirlesara glæru sem skal vera sýnileg þegar viðburður hefst.
- Mikilvægt er að ábyrgðaraðili viðburðar láti fyrirlesara vita um reglur varðandi almenna kynningu á fyrirtækjum og/eða vörum, þ.e. að kynning á viðburði má ekki taka nema 5-7 mínútur.
- Hvatt er til svigrúms til tengslamyndunar að fundi loknum þ.e. gefa tíma til tengslamyndunar.
- Daginn fyrir viðburð upplýsir ábyrgðaraðili fyrirlesara um fjölda þátttakenda
- Ábyrgðaraðili viðburðar mætir a.m.k. 15 mínútum fyrir auglýstan tíma.
- Fundur settur með því að ábyrgðaraðili:
- Framkvæmdastjóri eða ábyrgðaraðili lætur skráningalista ganga.
- Ábyrgðaraðili slítur fundi með því að:
- Ábyrgðaraðili óskar eftir glærum frá fundinum frá fyrirlesara og vistar það undir viðburðinum á heimasíðu Stjórnvísi.
- Ef faghópurinn þarf á sal að halda þá er hægt að bóka sali hjá eftirfarandi aðilum:
- Fræðslumiðstöð Iðunnar, hildur@idan.is
- Háskólinn í Reykjavíkm, sigurlaugs@ru.is
- Innovation House, gunnhildur@stjornvis
- Endurmenntun Háskóla Íslands, solly@hi.is
- Texti: Sæl og blessuð. Eigið þið lausan sal fyrir neðangreindan viðburð á vegum Stjórnvísi?
-
Aðkoma stjórnar Stjórnvísi
- Stjórn Stjórnvísi endurskoði árlega á vorfundi þessar verklagsreglur og kynni þær á „kick-off“ fundi faghópa að hausti.