Verklagsreglur faghópa

Starf faghópa

Ábyrgð og hlutverk stjórnar faghópa

  • Stjórn faghóps ber ábyrgð á að aðalfundur sé haldinn og að á aðalfundi sé kosin stjórn faghóps og ber ásamt framkvæmdastjóra Stjórnvísi ábyrgð á að verklagsreglu þessari um stjórnun viðburða sé fylgt.

  • Stjórn faghóps útbýr dagskrá fyrir komandi starfsár faghópsins. Mikilvægt er að setja fundi sem fyrst inn á dagatal

  • Stjórnarmeðlimir faghóps skuli vera virkir í starfi Stjórnvísi, þ.e.

    • Innan faghóps, við undirbúning og framkvæmd viðburða,

    • Faghópasamfélagsins, í samstarfi við aðra faghópa

    • Stjórnvísi, s.s. skipulagsfundir, þjálfun og fleira sem er á vegum Stjórnvísi.

Ábyrgð og hlutverk formanna faghópa

  • Formaður faghóps boðar til aðalfundar faghóps. Aðalfundur skal haldinn á tímabilinu mars-apríl ár hvert. Á aðalfundi skal a.m.k. eftirfarandi tekið fyrir:

  1. kosning stjórnar,

  2. viðmiðunarfjöldi í stjórn þ.e. í stjórn faghóps geta verið allt frá 4-10 manns.

  3. gæta að því að í stjórn komi aðilar frá ólíkum fyrirtækjum/stofnunum/háskólasamfélaginu.

  4. dagskrá faghópsins sl. starfsár.

  • Formaður faghóps í samstarfi við stjórn faghóps, annast upplýsingastreymi til stjórnar og skrifstofu Stjórnvísi.

Stjórnun viðburða

  1. Fundarboð

  • Ábyrgðaraðili viðburðar stofnar viðburð á heimasíðu Stjórnvísi í samræmi við fyrirliggjandi dagskrá vetrarins.

    • Þegar dagsetning og tímasetning er ákveðin skal athuga hvort að viðburður stangist nokkuð á við annan viðburð innan Stjórnvísi, ef svo er þá skal velja aðra dagsetningu og/eða tímasetningu ef möguleiki er. 

    • Sjá „Handbók vefsins“ neðst á heimasíðu Stjórnvísi

  • Ábyrgðaraðili skal ræða við fyrirlesara hvort veitingar verða í boði á viðburðinum. Lágmarkið er að hafa vatn og aðgang kaffi.

  • Þegar viðburður er stofnaður skal setja inn eftirfarandi upplýsingar: 

    • Nafn viðburðar 

    • Lýsing á viðburði: fyrir hverja er fundurinn, hvaða veitingar eru í boði 

    • Nafn fyrirlesara 

    • Hámarksfjöldi þátttakenda (ef við á) 

    • Staður  

    • Dagsetning

  1. Auglýsing á viðburði

  • Um leið og viðburður hefur verið stofnaður er hægt að auglýsa hann beint til faghópsins.
  • Skrifstofa Stjórnvísi sér um að auglýsa viðburðinn m.a. með tölvupósti með dagskrá vikunnar.

  1. Undirbúningur fyrir fund

  • Ábyrgðaraðili viðburðar sækir sniðmát af glæru af vef Stjórnvísi sjá "Stjórnir faghópa - glærur - sniðmát af glæru 

    • Í framhaldi sendir ábyrgðaraðili fyrirlesara glæru sem skal vera sýnileg þegar viðburður hefst. 

  • Mikilvægt er að ábyrgðaraðili viðburðar láti fyrirlesara vita um reglur varðandi almenna kynningu á fyrirtækjum og/eða vörum, þ.e. að kynning á viðburði má ekki taka nema 5-7 mínútur. 

  • Daginn fyrir viðburð skal ábyrgðaraðili upplýsa fyrirlesara um fjölda þátttakenda.

  • Framkvæmdastjóri Stjórnvísi prentar út skráningalista og mætir með á viðburðinn. viðverulista. 

  1. Fundur haldinn

Ábyrgðaraðili viðburðar skal mæta a.m.k. 15 mínútum fyrir auglýstan tíma. 

Fundur settur með því að ábyrgðaraðili: 

    1. býður fundargesti velkomna 

    2. kynna tilgang og hlutverk Stjórnvísi ásamt því að kynna hvaða faghópur/ar halda fundinn 

    3. kynnir fyrirlesara, tímalengd og efni fundar 

    4. biðja þátttakendur um að kynna sig með nafni og fyrirtæki þegar þeir varpa fram spurningum 

Framkvæmdastjóri eða ábyrgðaraðili lætur skráningalista ganga. 

Í lok fundar skal ábyrgðaraðili  

    1. þakka fyrirlesara  

    2. þakkar fundargestum fyrir þátttöku  

    3. minna á næsta fund hjá faghópnum 

  1. Frágangur fundar

  • Ábyrgðaraðili óskar eftir glærum frá fundinum frá fyrirlesara og vistar það undir viðburðinum á heimasíðu Stjórnvísi.