Stjórnun viðskiptaferla (BPM)

Stjórnun viðskiptaferla (BPM)

Aukin áhugi og vakning á sér stað hérlendis á stjórnun viðskiptaferla. Erlendis hefur þessi nálgun í stjórnun fyrirtækja verið uppi í fjölmörg ár og fjöldi leiðandi fyrirtækja á sínu sviði beita þessum aðferðum til að ná árangri. Stjórnun viðskiptaferla spannar vítt svið og því mikilvægt að koma á fót vettvangi hérlendis til umræðna og skoðanaskipta um bestu leiðir annars vegar og með dæmum úr rekstrarumhverfi fyrirtækja hins vegar. Stofnun faghóps um stjórnun viðskiptaferla er ætlaður til að ná utan um þessa nálgun í stjórnun, miðla þekkingu og skiptast á dæmum til að auðvelda starfsmönnum og stjórnendum þessa vegferð. Það liggja fjölmargar áskoranir fyrir þeim sem vilja að starfsemin sé ferlamiðuð; nauðsynlegur stuðningur framkvæmdastjórnar; samvinna starfsmanna mismunandi sviða í starfseminni; og nánari útfærsla og skipulag til beita við stjórnun viðskipaferla. Segja má að stjórnun viðskiptaferla miði að því að vinna skjótt og vel í breytingum í starfseminni; aðlögun fyrirtækisins verður skjótari með slíkum áherslum. Ferlamiðað fyrirtæki leitast við að starfa framvirkt (proactive) í stað þess að vera í að slökkva elda og þannig sífellt í að bregðast við (reactive) hinum ýmsu breytingum. Stjórnun viðskipaferla á jafnt við fyrirtæki og stofnanir.

Meginmarkmið faghópsins er að auka vitund og skilning meðlima á mikilvægi markvissrar stjórnunar viðskiptaferla fyrir fyrirtækið. Leitast verður við að bregða upp því nýjasta á döfinni, ásamt því að kynna ýmsar leiðir sem unnið er að innan fyrirtækja til að bæta þjónustu og viðbragð við breytingum með áherslu á stjórnun viðskiptaferla. Faghópurinn er ætlaður til skoðanaskipta, þekkingarmiðlunar og umræðu um reynslu meðlima úr viðkomandi fyrirtæki eða stofnun um þann ávinning og þær áskoranir sem upp koma með því að vinna að úrbótum og lausn mála með stjórnun viðskiptaferla. Faghópurinn mun stuðla að útbreiðslu þekkingar á stjórnun viðskiptaferla. Faghópurinn er ætlaður sem vettvangur til skoðunaskipta og umræðu um þessa nálgun. Vonast er til að meðlimir frá ýmsum sviðum fyrirtækja og stofnana sjá hag sinn í að mæta á fundi og taka þátt í umræðunni. Sjórnun viðskiptaferla spannar öll svið og deildir í starfseminni og áherslan er á að virkja starfsfólk í að gera sífellt betur, finna nýjar leiðir, auka hagkvæmni og bæta þjónustu við viðskiptavini. Stefnt er að því að faghópurinn fundi a.m.k 6 sinnum á ári. Dagskrá verður kynnt í byrjun hvers árs. Einnig mun hópurinn stuðla að því að vera með fyrirlestra og fræðslu um stjórnun viðskiptaferla. Við hvetjum alla þá sem starfa við og hafa áhuga á að bæta ferla í starfseminni til að taka þátt í starfinu. Starfsfólk víða að í fyrirtækjum vinna að ferlaúrbótum frá ólíkum hliðum; t.d. starfsmenn í upplýsingatækni, gæðamálum, innkaupum framleiðslu, fjármálaum, þróun, dreifingu og þjónustu.

Viðburðir

Á 1000 km hraða inn í framtíðina

Við höfum breytt um staðsetningu til að fá stærri sal og hleypa fleiri áhugasömum á viðburðinn. 


Hvernig má búa til bestu mögulegu stafrænu þjónustuna fyrir notendur?

Fjóla María Ágústsdóttir frá Stafrænt Ísland mun deila sinni þekkingu og gefa innsýn í verklag og tól „notendamiðaðar þjónustuhönnunar (e. design thinking)“. Fjóla hefur fengið umfangsmikla þjálfun í notendamiðaðri þjónustuhönnun frá Design Thinkers Academy í London og lauk nýlega viku námskeiði í Harvard Kennedy School í Digital Transformation for Government: Innovating Public Policy and Service. 

Fjóla María Ágústsdóttir er með MBA próf frá University of Stirling í Skotlandi, með alþjóðlega C vottun í verkefnastjórnun IPMA. Fjóla vann lengi sem stjórnendaráðgjafi hjá Capacent, rak eigið hönnunarfyrirtæki og var verkefnastjóri stórra samrunaverkefna innan stjórnsýslunnar. Fjóla er nú verkefnastjóri hjá verkefnastofu Stafrænt Ísland hjá Fjármála- og efnahagsráðuneytinu.

Hvað er efst á baugi í stjórnun viðskiptaferla (BPM)? Aðalfundur faghóps BPM

Faghópur um stjórnun viðskiptaferla (BPM) verður með opinn fund þar sem reifað verður niðurstöðum af þremur lokuðum fundum stjórnar fagshópsins sem haldnir hafa verið í vetur og í kjölfarið umræður um viðfangsefnið (bókin sem var til umræðu). Við hvetjum sem flesta til að mæta og sjá útkomu úr bókrýni úr þremur stjórnunar- og ferlabókum sem teknar voru fyrir og ræddar á vegum stjórnarinnar í vetur. Enginn þörf á að hafa lesið viðkomandi bækur, heldur er meginn áhersla lögð á umræður, tengingar og dæmi við störf okkar frá degi til dags. Fundurinn er frá kl. 8.30 til 9.45. Staðsetning ákveðin síðar. 

Í lok fundarins verður annar 30 mínútna fundur aðalfundur stjórnar BPM faghópsins settur og samantekt á starfinu lögð fram og ný stjórn skipuð. Óskað er eftir fleirum áhugasömum í stjórn BPM faghópsins. Vinsamlegast hafið samband við formann hópsins, Magnús Ívar Guðfinnsson (magnus.gudfinnsson@marel.com) eða varaformann, Þóru Kristínu Sigurðardóttir (thora.sigurdardottir@eimskip.is) fyrir aðalfundinn ef þið hafið áhuga á að taka þátt í starfi stjórnar faghópsins sem hefur verið afar líflegt í vetur.  

Jöfn og góð þjónusta - hvað þarf til? (lokaður fundur stjórnar BPM faghóps)

Lokaður fundur faghóps um stjórnun viðskiptaferla (BPM) þar sem rætt verður um hvað þarf til að veita trausta og góða þjónustu? Hvaða áherslur í ferlamálum þarf til að ná jöfnu og stöðugu þjónustustigi fyrir viðskiptavini. Bókin The Effortless Experience verður notuð sem útgangspunktur í umræðum stjórnar faghópsins og niðurstöður um bókina og helstu ályktanir rædda og skráðar.

Fréttir

Á 1000 km hraða inn í framtíðina

Í morgun var haldinn fjölmennur fundur í Atvinnuvega-og nýsköpunarráðuneytinu á vegum nokkurra faghópa Stjórnvísi þar sem Fjóla María Ágústsdóttir frá Stafrænu Íslandi deildi þekkingu sinni og gaf innsýn í verklag og tól „notendamiðaðar þjónustuhönnunar (e. design thinking)“. Fjóla hefur fengið umfangsmikla þjálfun í notendamiðaðri þjónustuhönnun frá Design Thinkers Academy í London og lauk nýlega viku námskeiði í Harvard Kennedy School í Digital Transformation for Government: Innovating Public Policy and Service. 
Fjóla María byrjaði á að kynna hönnunarhugsunina„Design Thinking“ sem byggir á notendamiðaðri nálgun, samvinnu við lausnaþróun þar sem áhersla er lögð á virka skoðun og greiningu, hugmyndaríki, ítranir, hraðan lærdóm og skjóta vinnslu frumgerða (prototypa).   Margir þekkja hönnunahugsun, en upphaflega voru það hönnuðir.  Um aldamótin fer hönnunarhugsun að koma meira inn í atvinnulífið.  Fyrirtæki voru að taka þetta inn til að sjá heildarskipulag í fyrirtækjum.  Uppúr 2012 fóru ráðgjafafyrirtækin að nota þessa aðferðafræði mjög mikið.  Nú eru komnar inn deildir í fyrirtækjum og hjá ríkinu og í Bretlandi er þetta orðið að venju.  Íslenska ríkið er á fullri ferð í stafrænt Ísland og starfa í deildinni 9 manns í dag.  Markmiðið er að aðstoða ríkið í þessari þróun og byrja þarf í grunninum.  Mikil vinna er lögð í stafræna þjónustugátt www.island.is  Fjóla María kynnti vefinn www.stafraentisland.is  þar sem allir geta farið inn á og nýtt sér þá þekkingu sem þar safnast saman.  Hönnunarhugsun fer í gegnum fimm stig: 1. Setja sig í spor annarra, skoða og greina, t.d. taka upp video og sjá hvar vandinn liggur. 2. Afmarka og skilgreina áskoranirnar þannig að við áttum okkur á hverju við ætlum að breyta, laga það sem er mest áríðandi og sjá tækifærin. 3. Hugmyndasöfnun þar sem allt er leyfilegt og allt hugsað upp á nýtt frá grunni.  4. Út frá hugmyndunum sem koma eru þróaðar hugmyndir/frumgerðir þ.e. prototypa sem er ódýr en þær skipta miklu máli. Spyrja sjálfan sig: hvað myndi Arion gera í þessu máli? Disney? Munkur?   5. Frumgerðirnar eru lagðar fyrir notendur, ítraðar og prófaðar þ.e. síendurteknar lagaðar og bættar og fara síðan í framleiðslu.  Fjóla María tók sem sýnidæmi fyrirlesturinn sem hún var að halda í dag hjá Stjórnvísi. Hún ákvað að heyra í nokkrum aðilum fyrir fundinn og spyrja: „Hvað viltu heyra“ og svarið var að þeir sem haft var samband við vildu vita  hvaða tól er verið að nota. Þarna var sem sagt verið að „uppgötva“. 1. Uppgjötva. Sá sem kemur á fund hjá Stjórnvísi vill: 1. Læra eitthvað nýtt, fá hagnýtan fyrirlestur, hlusta á dæmi, hafa einfaldar glærur, finna ástríðu frá fyrirlesaranum, fá upplýsingar um tól o.fl.fl.

En hvenær er hönnunarhugsun notuð? Þegar búa á til öpp, þegar búa á til hugbúnað, skipulagsbreytingar o.fl.  Upphafsfarsinn er mjög mikilvægur.  Þá þarf að greina þær betur og ávinningsmeta þær.  Hver er fjárhagslegi ávinningurinn, hvað er þetta mikil auknum á þjónustu? Hve marga starfsmenn snertir þetta verkefni? Hve marga notendur snertir þessi breyting? Þegar búið er að ákveða hvað eigi að skoða er farið í hönnunarsprett og út frá því kemur frumgerð.  Þarna koma lagaleg málefni sem skoða þarf með tilliti til hvað er til.  Þarna er erfiðasti punkturinn það er að hugmynd og þarfir notenda fylgi í framleiðsluna.  Okkar venja er að laga allt út frá því sem við þekkjum en þarna er notað út frá notendanum og inn.  Þess vegna þarf sama fólkið að fylgja verkefninu alla leið.  Svona verkefni eru Agile verkefni ekki Waterfall.  Í upphafi er ferlið mjög erfitt því það er kaótísk og yfir það þarf að komast þ.e. hvað á að vinna með. 

En hverjir þurfa að koma að gerð stafrænna lausna? 1. Vörueigandi (product owner), vörustjóri (product manager) , verkefnastjóri (project manager)hann tryggir að þjónustan passi inn í þjónustuna, það sem verið er að kaupa inn, gagnagrunna o.fl. , þjónustueigandi (getur verið sá sami og verkefnastjóri), markaðsgreinandi, skilastjóri, prófari og notendarýnir (passar að frumgerðir séu lagðar fyrir), efnishönnuður (content designer) hvernig alllt er framsett, vefhönnuður og forritari.  Einnig þurfa að koma að lögfræðingur, markaðsfólk, aðrir sérfræðingar, tækni, arkitektrú og fulltrúar þeirra sem reka hugbúnað. Það er svo mikilvægt að setja sig í spor annara til að fá dýpri innsýn: sjá hvernig upplifun notenda er á núverandi lausn, skrá hjá sér upplifun, nýta myndbandsupptöku, taka viðtöl við fólk, spyrja af hverju, finna snertifleti, veri skuggi einhvers. 

Allir í teyminu ættu að taka þátt í að setja sig í spor notenda.   Taka svo allar niðurstöður og sjá hvað er að gerast.  Búa til mynd sem er hringur og greina út frá miðju mikilvægi hvers og eins.  Varðandi skilgreiningu á persónu þá er mikilvægt að skilgreina fleiri en eina persónu.  Skoða tiltölulega tæknivæddan einstakling, taka flækjustig þar sem manneskjan lendir í vandræðum, búa til samyggðarkort til að setja sig í spor viðkomandi í þessum aðstæðum eins og „Úff við hvern á ég að tala“ hvar finn ég upplýsingar, hringja í mömmu og pabba, finna borgaraþjónustuna.  Með því að búa til persónuna saman þá hugsum við hvernig er týpan og þetta þarf að gera áður en ferillinn er búinn til.  Hvar koma stresspunktarnir upp?  Passa að hafa textann einfaldan og góðan.  Hvar eru óþægindapunktarnir? Flokka þá saman og finna út úr þeim.  Varðandi gerð prototypa þá er hún alls konar.  (t.d. teikna upp skjámynd, legóa, leika,) allt á að vera sett myndrænt fram og þetta á að vera ódýrt og fljótlegt.  Á þessu stigi er fólk oft hrætt og um að gera að hafa nóg af fylgidóti, alls kyns dóti.  Síðan þarf að fá fólk til að prófa og ítra.  Mikilvægt að fara í framendann og laga og laga þar til þetta fer í framleiðslu.  Fjóla mælti með „This is service design thinking og Sprint bókunum og fleiri bókum.  www.mrthinkr.com  og www.servicedesigntools.org  eru frábærar síður til að nýta sér.

Ný stjórn BPM kosin á aðalfundi faghópsins í HR í dag.

Aðalfundur BPM var haldinn í framhaldi af opnum fundi faghópsins í Háskólanum í Reykjavík í dag.  Öll fyrri stjórn bauð sig fram áfram ásamt þremur nýjum aðilum. Nýja stjórn BPM skipa þau: Magnús Ívar Guðfinsson Marel formaður, Þóra Kristín Sigurðardóttir Eimskip varaformaður, Hildur Gylfadóttir, Össur, Hrafnhildur Birgisdóttir Landsbankinn, Jón Kolbeinn Guðjónsson Isavia, Ása Linda Egilsdóttir Eimskip, Ásdís Sigurðardóttir Marel, Benedikt Rúnarsson Míla, Erla Jóna Einarsdóttir Marel, Guðmundur J. Helgason AGR Dynamics, Heiða Njóla Guðbrandsdóttir icelandair, Lísa Vokes Pierre Össur og Pétur Snæland Annatta. 

Hvað er efst á baugi í stjórnun viðskiptaferla (BPM)?

Í morgun var haldinn í HR opinn fundur á vegum faghóps um BPM sem jafn framt var aðalfundur félagsins.  Það sem var óvenjulegt við þennan fund var að hann var opinn fyrir alla áhugasama félagsmenn en fundir faghópsins hafa verið lokaðir í vetur fyrir 10 manns.  Markmiðið með því var að ná dýpri umræðu um ferla.  Hópurinn skipti sér upp í þrjá hópa og las þrjár bækur sem síðan voru kynntar fyrir hinum í hópnum.  Bókarýnin gekk út á 1. Hvað er nýtt/stendur upp úr? 2. Hvað er veikt/útskýra nánar og 3. Útkoma/einkunn. Þetta voru bækurnar Reengineering the Corporation, Value Driven BPM og The Effortless Experience.  Rýnina má sjá í glærum undir fundinum.

Í lok fundarins var annar 30 mínútna fundur aðalfundur stjórnar BPM faghópsins settur og samantekt á starfinu lögð fram og ný stjórn skipuð.

Stjórn

Magnús Ívar Guðfinnsson
Sérfræðingur - Formaður - Marel Iceland ehf
Ása Linda Egilsdóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Eimskip
Ásdís Sigurðardóttir
Sérfræðingur - Stjórnandi - Marel Iceland ehf
Benedikt Rúnarsson
Gæðastjóri - Stjórnandi - Míla ehf.
Erla Jóna Einarsdóttir
Annað - Stjórnandi - Marel Iceland ehf
Guðmundur Helgason
Sérfræðingur - Stjórnandi - Íslandsbanki
Heiða Njóla Guðbrandsdóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Icelandair
Lísa Vokes-Pierre
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Össur
Pétur Snæland
Forstöðumaður þróunarsviðs - Stjórnandi - Annata
Þóra Kristín Sigurðardóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Eimskip
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?