Stjórnun viðskiptaferla (BPM)

Stjórnun viðskiptaferla (BPM)

Aukin áhugi og vakning á sér stað hérlendis á stjórnun viðskiptaferla. Erlendis hefur þessi nálgun í stjórnun fyrirtækja verið uppi í fjölmörg ár og fjöldi leiðandi fyrirtækja á sínu sviði beita þessum aðferðum til að ná árangri. Stjórnun viðskiptaferla spannar vítt svið og því mikilvægt að koma á fót vettvangi hérlendis til umræðna og skoðanaskipta um bestu leiðir annars vegar og með dæmum úr rekstrarumhverfi fyrirtækja hins vegar. Stofnun faghóps um stjórnun viðskiptaferla er ætlaður til að ná utan um þessa nálgun í stjórnun, miðla þekkingu og skiptast á dæmum til að auðvelda starfsmönnum og stjórnendum þessa vegferð. Það liggja fjölmargar áskoranir fyrir þeim sem vilja að starfsemin sé ferlamiðuð; nauðsynlegur stuðningur framkvæmdastjórnar; samvinna starfsmanna mismunandi sviða í starfseminni; og nánari útfærsla og skipulag til beita við stjórnun viðskipaferla. Segja má að stjórnun viðskiptaferla miði að því að vinna skjótt og vel í breytingum í starfseminni; aðlögun fyrirtækisins verður skjótari með slíkum áherslum. Ferlamiðað fyrirtæki leitast við að starfa framvirkt (proactive) í stað þess að vera í að slökkva elda og þannig sífellt í að bregðast við (reactive) hinum ýmsu breytingum. Stjórnun viðskipaferla á jafnt við fyrirtæki og stofnanir.

Meginmarkmið faghópsins er að auka vitund og skilning meðlima á mikilvægi markvissrar stjórnunar viðskiptaferla fyrir fyrirtækið. Leitast verður við að bregða upp því nýjasta á döfinni, ásamt því að kynna ýmsar leiðir sem unnið er að innan fyrirtækja til að bæta þjónustu og viðbragð við breytingum með áherslu á stjórnun viðskiptaferla. Faghópurinn er ætlaður til skoðanaskipta, þekkingarmiðlunar og umræðu um reynslu meðlima úr viðkomandi fyrirtæki eða stofnun um þann ávinning og þær áskoranir sem upp koma með því að vinna að úrbótum og lausn mála með stjórnun viðskiptaferla. Faghópurinn mun stuðla að útbreiðslu þekkingar á stjórnun viðskiptaferla. Faghópurinn er ætlaður sem vettvangur til skoðunaskipta og umræðu um þessa nálgun. Vonast er til að meðlimir frá ýmsum sviðum fyrirtækja og stofnana sjá hag sinn í að mæta á fundi og taka þátt í umræðunni. Sjórnun viðskiptaferla spannar öll svið og deildir í starfseminni og áherslan er á að virkja starfsfólk í að gera sífellt betur, finna nýjar leiðir, auka hagkvæmni og bæta þjónustu við viðskiptavini. Stefnt er að því að faghópurinn fundi a.m.k 6 sinnum á ári. Dagskrá verður kynnt í byrjun hvers árs. Einnig mun hópurinn stuðla að því að vera með fyrirlestra og fræðslu um stjórnun viðskiptaferla. Við hvetjum alla þá sem starfa við og hafa áhuga á að bæta ferla í starfseminni til að taka þátt í starfinu. Starfsfólk víða að í fyrirtækjum vinna að ferlaúrbótum frá ólíkum hliðum; t.d. starfsmenn í upplýsingatækni, gæðamálum, innkaupum framleiðslu, fjármálaum, þróun, dreifingu og þjónustu.

Viðburðir á næstunni

Jöfn og góð þjónusta - hvað þarf til? (lokaður fundur stjórnar BPM faghóps)

Lokaður fundur faghóps um stjórnun viðskiptaferla (BPM) þar sem rætt verður um hvað þarf til að veita trausta og góða þjónustu? Hvaða áherslur í ferlamálum þarf til að ná jöfnu og stöðugu þjónustustigi fyrir viðskiptavini. Bókin The Effortless Experience verður notuð sem útgangspunktur í umræðum stjórnar faghópsins og niðurstöður um bókina og helstu ályktanir rædda og skráðar.

Fréttir

Lykilþættir í BPM er að sjá ferlana sem auðlindir og ná stjórnendum inn - ný stjórn.

Faghópur um BPM ferla hélt í morgun fund í Marel.  Tvö erindi voru flutt á fundinum og í beinu framhaldi var haldinn aðalfundur faghópsins og kosin ný stjórn. Fyrr erindið flutti Magnús Ívar Guðmundsson formaður faghópsins.  Magnús hvatti aðila til að byrja alltaf á „as is“ og „to be“.  Alltaf á að horfa til þess hvar sé hægt að laga hlutina.  Fitan er alls staðar og alls staðar hægt að laga og ekki er alltaf áhugi fyrir því.  Magnús sagði sögu af Amazon þar sem Japanir fundu út að hægt var að bæta ferlið um 92%. Magnús sagði sögu ferlavinnu og sýndi mynd, BPM kemur til sögunnar 2006 Lean í kringum 2000, Six Sigma 1990, BPP 2007 g IBO 2012 (Intelligent business operations).  Lykilþættirnir í BPM er að ná stjórnendum inn og sjá ferlana sem auðlindir. Forgangsröð verkefna á alltaf að snúa að viðskiptavininum, alltaf að hafa rödd þeirra í huga í fundarherberginu.  Alls kyns hlutir eru til í dag í BPM til að besta hluti.  Mikilvægt er að hafa IT með í ferlavinnu.  The most dangerous phrase in the language is „We´ve always done it this way“. Stefnan – fólkið – ferlar er uppleggi í BSC, 4DX og EFQM.  Mikilvægt er að hafa yfirsýn yfir kerfi fyrirtækisins og hverjir eiga ferlana, reyna að hafa allt eins einfalt og hægt er til þess að hægt sé að mæla það og ná árangri.  Í ferlavinnu fær fólk umboð til athafna.   Mikilvægt er fyrir starfsmenn að finna að þeir eru mikilvægir og til séu mælingar þannig að þeir finni fyrir því að aðrir sjái hvað þeir eru að gera.  Ferlar eiga að leiða til betri rekstrarniðurstöðu. 

Þóra Kristín Sigurðardóttir, Eimskip sagði frá ráðstefnu PEX  Process Excellence Europe. sem hún fór á í október 2017.  Þema ráðstefnunnar var hvernig nýtum við breytingastjórnun við ferlaumbætur með stefnu fyrirtækisins í forgrunni, leiða stöðugrar umbætur með virði viðskiptavina að leiðarljósi, rafræn vegferð, sjálfvirknivæðing ferla.  Þóra Kristín stiklaði á stóru með ráðstefnuna sem fjallaði í heildina um umbætur.  Krafan um skilvirkni og vélvæðingu.  Það að einfalda verk og tæknivæða ferla er að losa fólk undan rútínuvinnubrögðum sem reyna ekki á innsæi.  Tölvur vinna líka hraðar og auka rekstraröryggi.  Þessi lean kúltúr og virðing fyrir fólki með viðskiptavininn að leiðarljósi er það sem öllu máli skiptir.  Störfin eru að hverfa og því þurfum við að taka þennan þátt mjög sterkt inn.  Mikilvægt er að vera með sýn sem starfsmenn skilja.  Að búa til breytingarleiðtoga er mikilvægt, fara til fólksins, heyra hvað það er að segja, hvaða hegðun styður breytingar.  Þetta þarf að vera jafn mikið til staðar og kerfin, við höfum öll. Þú breytir ekki fólki, fólk breytir sér sjálft.  Ekkert er betra en að sýna fólki „As is“ til þess að það sjái og vilji „To be“.  Hlusta á fólkið, samskipti og stýra breytingum.  Annað fyrirtæki lagði áherslu á umbreytinga kúltúr  þar sem þau lögðu mesta áherslu á var að fá starfsmenn til liðs við sig.  Stjórnendur þurftu að leiða vitundarvakningu á umbótastarfi og læra nýja hegðun.  Þú verður að skapa umbótakúltúr.  Í framhaldi ef slíkur kúltúr næst þá verða starfsmenn ánægðari, kostnaður lækkar, umbætur skila sér og þetta er bottom up.  Grasrótin er erfið og því ekkert mikilvægara en fá stuðning yfirstjórnar.  Þóra Kristín sagði frá vélmennavæðingu írsks banka.  Rútínustörf voru tekin út, notað er agile og lean og ákveðið framework.  Verþekking þarf að vera til staðar til að taka við nýrri tækni.  Aðferðafræðin á eingöngu að styðja það að ná þeim viðskiptamarkmiðum sem lagt er upp með og rödd viðskiptavinarins má aldrei gleymast hún er númer eitt. Skilaboðin voru að fólk segir eitt, gögnin segja annað og því er innleiðing mikið ítrunarferli.  Dæmi um verkfæri sem tengjast BPM er Larai, Celonis, Abbyy, enate, IBM Watson.  Ef nást á árangur í ferlamálum þurfa þeir sem vinna með ferla að kynna sér þessi nýju tæki og tól t.d. Larcai sem vinnur með gervigreind.  Það sem Þóra tók með sér er að við erum enn að nota sömu tæki og tól, mikilvægt að rafræna ekki ferla sem eru ekki góðir, fjórða iðnbyltingin skiptir miklu máli og mestu máli að þar sé mannlegi þátturinn tekinn með.  Lögð sé áhersla á sköpunarkraft og aldrei má gleyma fólkinu.  Ekki gleyma sér í tækninni, hlusta á viðskiptavininn. Stofnanir hafa verið að blása út.  Mikilvægt í ferlavinnu að gefa yfirlýsingu „Við ætlum ekki að fækka fólki – við ætlum að bæta þjónustu“ -   

Í framhaldi fundarins var haldinn aðalfundur faghópsins og kosin ný stjórn.  Hana skipa:

Magnús Ívar Guðmundsson Marel, formaður.

Þóra Kristín Sigurðardóttir, Eimskip, varaformaður.

Ása Lind Egilsdóttir Eimskip.

Ásdís Sigurðardóttir, Marel.

Benedikt Rúnarsson, Míla.

Eva Karen Þórðardóttir, Háskólinn á Bifröst.

Guðmundur J. Helgason, AGR Dynamics.

Heiða Njóla Guðbrandsdóttir, Icelandair

Pétur Snæland, Annatta

Erla Jóna Egilsdóttir, Global Process Manager Marel.

Lísa Vokes-Pierre, Director of Global Process Development Össur.

 

 

 

 

 

Stjórn

Magnús Ívar Guðfinnsson
Sérfræðingur - Formaður - Marel Iceland ehf
Ása Linda Egilsdóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Eimskip
Ásdís Sigurðardóttir
Sérfræðingur - Stjórnandi - Marel Iceland ehf
Benedikt Rúnarsson
Gæðastjóri - Stjórnandi - Míla ehf.
Erla Jóna Einarsdóttir
Annað - Stjórnandi - Marel Iceland ehf
Guðmundur Helgason
Sérfræðingur - Stjórnandi - Íslandsbanki
Heiða Njóla Guðbrandsdóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Icelandair
Lísa Vokes-Pierre
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Össur
Pétur Snæland
Forstöðumaður þróunarsviðs - Stjórnandi - Annata
Þóra Kristín Sigurðardóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Eimskip
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?