Stjórnun viðskiptaferla (BPM)

Stjórn

Magnús Ívar Guðfinnsson Formaður , Marel Iceland ehf
Ásdís Sigurðardóttir , Marel Iceland ehf
Benedikt Rúnarsson , Míla ehf.
Eva Karen Þórðardóttir , Háskólinn á Bifröst
Eva Karen Þórðardóttir , "Hver er ég?"
Guðmundur Helgason , Íslandsbanki
Viðburðir á starfsári 1
Viðburðir framundan 0
Fjöldi í hóp 211
Fjöldi mættra á fundum 43
Markviss stjórnun viðskiptaferla er einn af veigamestu þáttum í samkeppnishæfni fyrirtækja. Kennisetningin “þjónustan er ekki betri en ferlarnir í starfseminni” vísar til mikilvægis þessa þáttar í starfsemi fyrirtækisins.

Aukin áhugi og vakning á sér stað hérlendis á stjórnun viðskiptaferla. Erlendis hefur þessi nálgun í stjórnun fyrirtækja verið uppi í fjölmörg ár og fjöldi leiðandi fyrirtækja á sínu sviði beita þessum aðferðum til að ná árangri. Stjórnun viðskiptaferla spannar vítt svið og því mikilvægt að koma á fót vettvangi hérlendis til umræðna og skoðanaskipta um bestu leiðir annars vegar og með dæmum úr rekstrarumhverfi fyrirtækja hins vegar. Stofnun faghóps um stjórnun viðskiptaferla er ætlaður til að ná utan um þessa nálgun í stjórnun, miðla þekkingu og skiptast á dæmum til að auðvelda starfsmönnum og stjórnendum þessa vegferð. Það liggja fjölmargar áskoranir fyrir þeim sem vilja að starfsemin sé ferlamiðuð; nauðsynlegur stuðningur framkvæmdastjórnar; samvinna starfsmanna mismunandi sviða í starfseminni; og nánari útfærsla og skipulag til beita við stjórnun viðskipaferla. Segja má að stjórnun viðskiptaferla miði að því að vinna skjótt og vel í breytingum í starfseminni; aðlögun fyrirtækisins verður skjótari með slíkum áherslum. Ferlamiðað fyrirtæki leitast við að starfa framvirkt (proactive) í stað þess að vera í að slökkva elda og þannig sífellt í að bregðast við (reactive) hinum ýmsu breytingum. Stjórnun viðskipaferla á jafnt við fyrirtæki og stofnanir.

Meginmarkmið faghópsins er að auka vitund og skilning meðlima á mikilvægi markvissrar stjórnunar viðskiptaferla fyrir fyrirtækið. Leitast verður við að bregða upp því nýjasta á döfinni, ásamt því að kynna ýmsar leiðir sem unnið er að innan fyrirtækja til að bæta þjónustu og viðbragð við breytingum með áherslu á stjórnun viðskiptaferla. Faghópurinn er ætlaður til skoðanaskipta, þekkingarmiðlunar og umræðu um reynslu meðlima úr viðkomandi fyrirtæki eða stofnun um þann ávinning og þær áskoranir sem upp koma með því að vinna að úrbótum og lausn mála með stjórnun viðskiptaferla. Faghópurinn mun stuðla að útbreiðslu þekkingar á stjórnun viðskiptaferla. Faghópurinn er ætlaður sem vettvangur til skoðunaskipta og umræðu um þessa nálgun. Vonast er til að meðlimir frá ýmsum sviðum fyrirtækja og stofnana sjá hag sinn í að mæta á fundi og taka þátt í umræðunni. Sjórnun viðskiptaferla spannar öll svið og deildir í starfseminni og áherslan er á að virkja starfsfólk í að gera sífellt betur, finna nýjar leiðir, auka hagkvæmni og bæta þjónustu við viðskiptavini. Stefnt er að því að faghópurinn fundi a.m.k 6 sinnum á ári. Dagskrá verður kynnt í byrjun hvers árs. Einnig mun hópurinn stuðla að því að vera með fyrirlestra og fræðslu um stjórnun viðskiptaferla. Við hvetjum alla þá sem starfa við og hafa áhuga á að bæta ferla í starfseminni til að taka þátt í starfinu. Starfsfólk víða að í fyrirtækjum vinna að ferlaúrbótum frá ólíkum hliðum; t.d. starfsmenn í upplýsingatækni, gæðamálum, innkaupum framleiðslu, fjármálaum, þróun, dreifingu og þjónustu.

Fréttir

Aðalfundur BPM faghóps - ný stjórn 2017-2018.

Faghópur um stjórnunun viðskiptaferla BPM hélt í dag fund sem bar yfirskriftina "Er nóg að vera Lean?". Eftir kynninguna og umræður í ca. klst. hófst aðalfundur BPM hópsins. Magnús Ívar Guðfinnsson, formaður faghópsins fór yfir að hópurinn var stofnaður 2015. Ný stjórn var kosin á fundinum :

 Magnús Ívar Guðfinnsson, Marel, formaður.

Þóra Kristín Sigurðardóttir, Eimskip, varaformaður.

Benedikt Rúnarsson, Míla

Guðmundur Helgason, Íslandsbanki

Heiða Njóla Guðbrandsdóttir, Icelandair ITS

Pétur Snæland To increase

Eva Karen Þórðardóttir, Háskólinn á Bifröst

Ása Linda Egilsdóttir, Eimskip

Ásdís Sigurðardóttir, Marel. 

RapidValue - Virðisdrifnir viðskiptaferlar og þekkingarstjórnun í Microsoft viðskiptahugbúnaði

RapidValue - Virðisdrifnir viðskiptaferlar og þekkingarstjórnun í Microsoft viðskiptahugbúnaði
Pétur Snæland, véla- og iðnaðarverkfræðingur frá To-increase hugbúnaðarfyrirtækinu hélt í morgun kynningu um rafræna viðskiptaferla. Þessi kynning var á vegum faghóps um BPM ferla og var haldin í Náttúrufræðihúsinu Öskju við Sturlugötu. To-increase er fyrst og fremst framleiðslufyrirtæki. Fyrirtækið er stærst í sínum geira á iðnaðarlausnum. Viðskiptavinir eru 1800 í 15 löndum. To-increase er með alhliða lausnir og reiðir yfir helmingur Microsoft Inner Circle fyrirtækja sig á þeirra lausnir. En hvað er virðisdrifin ferlastjórnun? Það þarf að vera alveg með það á tæru, hvað fyrirtæki vill fá út úr þessu, hvert er markmiðið? Mikilvægt er að forgangsraða. Stefna og markmið fyrirtækisins er grunnurinn. Til er frábær bók: „Value-Driven“ sem Pétur mælir með að sé lesin. En hverjir nýta sér þessa aðferð? Aðferðin hentar öllum vinnustöðum sem vilja ná fram auknum gæðum. Ekki er hægt að gera allt í einu þannig að fyrst þarf að ákveða hvaða aðferð skuli beitt.
Virðisdrifin ferlastjórnun hjálpar fyrirtækjum að bæta afköst. 1. Viðskiptalíkan: stefna, markmið og mælikvarðar. Skipulag deilda, fólk, hlutverk, skipulag viðskiptaferla, tengsl ferla og markmiða 2. Ferlislíkan, ferli , ábyrgð, vinnuflæði verklýsingar. 3. Kerfislíkan, vörpun verklýsinga í tilteknar skjámyndir.
Skoða þarf hvaða kerfi tengjast hvaða starfsmönnum í fyrirtækinu. Hvernig tengjast þau markmiði fyrirtækisins, af hverju er þetta mikilvægara en annað?. Varðandi grunninn; þá er mikilvægt að gera þarfagreiningu og byggja á henni. Þegar búið er að byggja kerfi og fá nýja lausn þá þarf að fá fólkið með, skipuleggja þjálfun og búa í haginn fyrir sífelldar umbætur. Mikilvægt er skilgreina hvaða fólk hefur hvaða hlutverk. Einn og sami starfsmaðurinn getur haft mörg hlutverk. Þannig vita allir starfsmenn hvaða ferlum þeir eru að vinna í. Þeir vita nákvæmlega hversu mörg verk eru á þeirra könnu. Verkvísir(task gude) í AX7 er inn í kerfin og leiðir starfsmanninn í gegnum verklýsinguna skref fyrir skref. Framleiðslufyrirtækjum er oft skylt að hafa leiðbeiningar um t.d. samsetningu tækja á tungumáli heimalands varðandi tryggingar. Lykilatriðið í kerfinu er að nota ekki skjöl. Skjöl eru ekki góður miðill fyrir svona verk. Enginn keyrir framleiðslufyrirtæki í word.
Stefnan er alltaf grunnurinn, passa þarf sig á að gleyma sér ekki í smáatriðum.

HELSTU ÁSKORANIR OG ÁVINNINGURINN AF STJÓRNUN VIÐSKIPTAFERLA (BPM)

Magnús Ívar Guðfinnsson, MSc, fjallaði í dag hjá Ölgerðinni um helstu áskoranir við að koma ferlastjórnun á koppinn í fyrirtækjum og stofnunum. Magnús starfar í dag hjá Marel en var áður í Össur, Deloitte, Vodafone, Símanum og fleiri fyrirtækjum. Magnús fór yfir þann ávinning sem felst í því að skilgreina og stjórna ferlum sem auðlindum í starfseminni. Einnig fjallaði hann um helstu áskoranir í starfseminni í dag - hverju breytir BPM? Hver er munurinn á BPM og Lean, gæðastjórnun o.fl. Hvar og hvernig skal hefja vinnu við BPM og skráningu ferla og hvert er notagildið og ávinningurinn af BPM? Magnús gaf út bókina „Horft til framtíðar“ sem er einföldun á stefnumótun.
Þegar verið er að mappa ferla er verið að segja hvernig við erum að vinna og fá sameiginlegan skilning. Hvaða vandamál erum við að leysa með BPM? Hvað viljum við bæta í starfseminni? Magnús tók dæmi um Deutsche Bank þar sem teymi innan bankans byggja upp eigin kerfi og keppast innbyrðis. Þeir eru með flókið kerfi og UT kerfið er ábótavant, of mikið treyst á mannshöndina og hugann. Alvarleg mistök hafa því verið gerð í bankanum. En hvað þarf að laga í fyrirtækjum í dag? Í upphafi er ótrúlega gaman en þegar starfsmönnum fjölgar, komnir yfir 30 fer yfirsýnin að tapast, sérstaklega ef fyrirtækið vex of hratt. Því er mikilvægt að hafa góða verkefnastjóra. Við höfum bókhalds-og fjárhagsmælingar sem segja okkur hvað gerðist en mikilvægt er að fá viðbótarmælingar KPI sem segja okkur hvað er að gerast. Oft er þetta mikill hausverkur hjá fyrirtækjum að ná upp réttum mælingum. Lars landsliðsþjálfari er dæmi um mann sem hefur náð stórkostlegum árangri með aga. Hann kom Nígeríu á HM og núna Íslandi á EM, hvað er hann að gera? Einföldun skiptir öllu máli og staðfesting á hvernig okkur gengur.
Upp kemur vandamál: ráðum ráðgjafa, kaupum upplýsingakerfi, þetta var lausnin 2007. Ekki var unnið í rót vandamálanna og starfsmenn ekki teknir með. Vandamálið færist einfaldlega til, það er ekki lagað. Skilgreina þarf vandamálið, takmarka ályktanir, ekki sitja inn í fundarherbergi heldur fara á staðinn og skoða(GEMBA), ekki gefa þér eitthvað, kynntu þér staðreyndir, mældu hlutina og efldu teymið. Fólk vill fá að vita hvað er verið að gera og vera með. BPM er ramminn, tekin eru tól frá Lean o.fl., hlutirnir eru gerðir á faglegan hátt og notuð sýnileg stjórnun. Ferlavinnu líkur aldrei, þegar við erum að gera við húsin okkar tökum við upp teikningar af húsinu.
Feril þarf að tengja við stefnu og horfa þarf á þá sem auðlind. Þá þarf að laga. Öll ferlavinna á að miða að því að kanna ánægju viðskiptavina (innri viðskiptavinir eru starfsmenn). Ferlana þarf að setja með gæðahandbókinni og brúa bilið við IT. Magnús mælti með bókinni: „This is Lean?“ sem er einföld og sýnir hversu mikilvægt er að sjá heildarsýnina. Áður voru skipurit fyrirtækja á lóðréttum blokkum.
Ferlar hjálpa nýjum starfsmönnum mikið við að komast inn í störf. En hver er munurinn á BPM og Lean? Lean og BPM eru bæði gæðamál. Í ISO eru gæðin stöðluð. Í BPM er gengið enn lengra, stöðugt er unnið að endurbótum. Lean er meira í framleiðslunni. Six Sigma kemur úr gæðastjórnuninni,að fljúga er 11 sigma að fá töskuna er 4 sigma. Six Sigma er frekar amerískt og notað mikið þar sem er statistik.
Í stefnumiðaðri stjórnun er skýrt hvað hver einasti starfsmaður er að gera og hans verksvið er partur af því að koma stefnu fyrirtækisins í framkvæmd. Hann sér hlutverk sitt í stefnu fyrirtækisins. Þetta er árangursrík mannauðsstjórnun. Ferill eru endurteknar athafnir. Miklu máli skiptir hver er eigandinn á ferlinum. Borin er meiri virðing fyrir feril sem er í eigu framkvæmdastjóra. Ef ferlum er breytt þarf alltaf IT að hafa samband við eiganda ferilsins. Reyna að gera liti inn í ferlana til þess að auðvelda að skoða hann.
Varðandi skráningu ferla þá er mikilvægt: 1. Fá starfsmenn með í skráningu ferla(einn ábyrgur fyrir verkinu). Ræða við hópstjóra hvað á að gera, af hverju? 2.. Fá ferlaskrefin ef starfsmaður er ekki á staðnum í pósti; skrá einfaldan lóðréttan feril í smærri hópum á nokkrum fundum 3. Þegar drög liggja fyrir, labba í gegnum ferlið og taka út ferlið og skrá viðbótarupplýsingar 4. Finna eigenda, ábyrgðaraðila 5. Hafa ferla uppi, sýnilega 6. Ræða ferla vegna breytinga, úrbóta, vandamála, hverju þarf að breyta í ferlinu? 7. Sífellt að auka hraða og gæði í ferlinu (ekki fórna gæðum fyrir aukinn hraða) 8. Spyrja viðskiptavini hvernig þeir upplifi þjónustuna/svörun/gæðin).

Viðburðir

Er ekki nóg að vera Lean! / Aðalfundur faghóps um BPM

Formaður faghóps um stjórnun viðskiptaferla (BPM), Magnús Ívar Guðfinnsson, verður með kynningu á mismunandi leiðum í að straumlínulaga og samhæfa starfsemina með það að leiðarljósi að bæta þjónustu og gæði. Rætt verður um ólíkar leiðir sem hafa sammerkt að hafa ferla í forgrunni og nokkuð vel þekktar við að ná bættum árangri í starfseminni: Lean, BPM, Six Sigma og gæðastjórnun/ISO. Farið veðrur yfir hvaða áherslur eru að baki þessum aðferðum í stjórnun og hvað hentar vel í hvaða samhengi.
Eftir kynninguna og umræður í ca. klst. hefst aðalfundur BPM hópsins og stendur frá kl. 9.30 til 10.00. Bjóðum nýja meðlimi í faghópinn um stjórnun viðskiptaferla velkomna á kynninguna sem og á aðalfundurinn sem einnig er opinn öllum. Dagskrá aðalfundar: Val í stjórn, dagskrá framundan og umræða um starfið. Önnur mál.
Stjórn fagshóps um stjórnun viðskiptaferla (BPM)

Aðalfundur faghóps um BPM

Aðalfundur faghóps um BPM ferla verður haldinn í beinu framhaldi erindi sama dag.
Á aðalfudni verður upplýst um breytingar á stjórn, en nokkrir í stjórn sjá sér ekki fært að halda áfram starfinu en aðrir hafa óskað eftir að koma að starfinu. Öllum meðlimum Stjórnvísi er velkomið að bjóða sig fram í stjórn. Við munum raða í nýja stjórn, skipa formann og varaformann stjórnar ásamt því að fara yfir liðið ár og skoða það sem er framundan í starfi hópsins.

Áhugasamir aðilar um að koma í stjórn er bent á að hafa samband við formann fahgópsins eða framkvæmdastjóra Stjórnvísi.

Fundurinn verður í stofu 131 í Nátttúrufræðihúsinu Öskju (við Sturlugötu), Háskóla Íslands.

RapidValue - Virðisdrifnir viðskiptaferlar og þekkingarstjórnun í Microsoft viðskiptahugbúnaði

Pétur Snæland frá To-increase hugbúnaðarfyrirtækinu (www.to-increase.com) mun halda kynningu um rafræna viðskiptaferla þar sem m.a. eftirfarandi kemur fram:

RapidValue - Virðisdrifnir viðskiptaferlar og þekkingarstjórnun í Microsoft viðskiptahugbúnaði

· Virðisdrifnir viðskiptaferlar - Lykill að árangursríkri innleiðingu og notkun viðskiptahugbúnaðar

· RapidValue - Innleiðingar, prófanir og þjálfun byggð á stefnu stjórnenda

Pétur mun ræða um BPM nálgun hjá To-increase, ræða þann ávinning sem felst í að fjárfesta í lausn To-incerase og loks sjálfa eiginleika á lausninni.

Að loknu erindi Péturs sem er um klukkustund munum við upplýsa um breytingar á stjórn, en nokkrir í stjórn sjá sér ekki fært að halda áfram starfinu en aðrir hafa óskað eftir að koma að starfinu. Öllum meðlimum Stjórnvísi er velkomið að bjóða sig fram í stjórn. Við munum raða í nýja stjórn, skipa formann og varaformann stjórnar ásamt því að fara yfir liðið ár og skoða það sem er framundan í starfi hópsins.
Fundurinn verður í stofu 131 í Nátttúrufræðihúsinu Öskju (við Sturlugötu), Háskóla Íslands.