Jóhanna Jónsdóttir deildarstjóri innkaupa hjá Distica og Guðmundur Á. Árnason ráðgjafi hjá Capacent voru með fræðslu í Veritas sem snýr að birgðastýringaverkefni fyrirtækisins. Jóhann sagði helstu áskoranir í vinnuumhverfi Distica vera opinberar kröfur: GDP-reglugerðar númer, ISO 9001 vottun og starfsleyfi frá Lyfjastofnun. Áskoranir í flutningum eru hitastillingar og lyf þurfa meira eftirlit í flutningum.
Aðdragandi verkefnisins. Capacent var fengið til að vinna úrætur í veltufé. Vorið 2013 var byrjað að vinna. Gerð var könnun um hlutverk og ábyrgð einstakra deilda til þess að hún væri skýr. Könnunin nýttist vel við mótun og framkvæmd úrbótaverkefna með það að markmiði að skerpa á ábyrgð. Stigagjöf var 1-5, mjög skýr yfir í mjög óskýr. Meginmarkmið verkefnisins var að lækka fjárbindingu í birgðum sem hlutfall af vörusölu án þess að það komi niður á afgreiðslu frammistöðu til viðskiptavina.
Lykil árangursmælikvarðar voru afgreiðsla, frammistaða og biðtími birgða sem er mældur í birgðadögum, hver birgðadagur batt um x milljónir króna á lager þegar verkefnið hófst. Afurðin: ný birgðastefna og samræmt birgðastýringarferli sem nær til allra fyrirtækja Veritas. Ný birgðamarkmið og mælikvarðar. Hvort tveggja unnið niður á deildir og jafnvel vörunúmer. Þjálfun starfsfólks í framkvæmd innkaupa og birgðastýringu og aukið samstarf sölu-og innkaupafólks. Verkefnið hófst á 2ja daga vinnustofu í apríl 2013, núverandi staða var skilgreind. Skilgreining útbótaverkefna. Sett var fram framtíðarsviðsmynd, hvaða árangri höfum við náð. „Við erum stödd hér í þessum sal í maí 2014. Við erum að fagna verklokum og þeim góða árangri sem náðst hefur með fækkun birgðadaga og betra samspili í heildarferlinu. Við höfum unnið vel með öðrum og við erum sátt í okkar hlutverki, sérstaklega þar sem við höfum skilað miklum árangri. Við finnum að okkar starfseining, ráðgjafarnir frá Capacent og aðrir innan Veritas hafa lagt mikið á sig og við vitum að það hefur skilað árangri. Stofnaður var stýrihópur,fjármálastjóri Veritas, framkvæmdastjóri Vistor, Distica og ráðgjafi frá Capacent. Vinnuaðferðir: mikið virði var í því, unnið var með þristum (A3), verkefnið brotið niður og unnið í sprettum. Einfaldur verkefnaveggur settur upp, staða verkefna var mjög aðgengileg og sýnileg, lágmarks utanumhald og eitt fundarherbergi tekið undir verkefnið.
Árangursmælikvarðar birgðastefnu:
- Birgðastýringarferlið var endurskoðað reglulega og umbætur innleiddar. 2. Starfsfólk þekkir birgðastefnu og markmið 3. Starfsfólk þekkir birgðastýringarferli, hlutverk sitt og ábyrgð, 4. Starfsfólk þekki hlutverk og ábyrgð annarra þátttakenda í Birgðastýringaferlinu. Samningar við birgja styðja við birgðastefnu.
- Birgðir og afgreiðsla: 1. Biðtími birgða stenst viðmið 2. Afgreiðsluframmistaða stenst viðmið 3. Dagafjöldi á bið stenst viðmið 4. Aldursgreining birgða stenst viðmið.
- Hlutverk Distica. 1. Þjónustumarkmið vörumóttöku standast viðmið 2. Þjónustumarkmið gæðadeildar standast viðmið 3. Ferli vöktunar vöruskila stenst viðmið.
- Markmið og mælikvarðar: Mælaborð markaðsstjóra og innkaupafulltrúa. Notuðu Excel og Power Piwot til að fylgjast m eð. Skoðuðu punktstöðu birgða, kostnaðarverð seldra vara, hvað eru margir dagar á lager. Teknar voru dagsstöður til að ná réttum mælikvörðum. Mánaðarmót segir okkur ekki alla stöðu. Distica er með vefgátt eins og vel. Hver og einn getur skoðað biðtíma birgða, raun, markmið og frávik, biðtími, birgðir, punktastaða, ksv. Í þúsundum króna. Einnig var innleidd aldurgreining fyrir hvern og einn. Hægt er að skoða vörur með hæstu birgðastöðu, og í sölu. Fylgst var með lagerum, passa þarf sérlega vel upp á fyrningu og koma þeim vörum í sölu. Varðandi tölvukerfin: hvernig var hægt að brjóta vörunar niður. Navision, AGR, Cognos plannning og upplýsingagátt.
- Mikilvægt er að flokka vöruna sína: 1. Áríðandi 2. Samkeppni og A sala, 3 A sala/A sölulínur 4. Samkeppni (mikil/lítil) 5. Óskilgreint AGR er frábært kerfi til aða halda utan um birgja, spáir fyrir um ýmsa hluti eins og vöruþurrð og fl.
Helstu áskoranir voru: innleiðing nýs verklags fylgir aukið álag og óvissa til skamms tíma, sleppa hendinni og treysta, ekki einungis ný vinnubrögð heldur einnig nýir samstarfaðilar og kerfi, viðbót við hefðbundið daglegt amstur, tilkeyrsla nýrra stillinga og sveigjanleiki þeirra gagnvart óvæntum uppákomum og mistökum.
Ávinningur: Þekking á vörustjórnunarferlinu, aukin samvinna Distica og markaðsfyrirtækja, sterkari innkaupadeild, meðalstaða birgða og birgðadagarnir (DIS) hafa lækkað um 25%, birgðadagar hafa sveiflast en leitnin er mikið niður á við, skýrari sýn á vöruframboð og eðli varanna.
