Jóhanna Jónsdóttir, formaður faghópsins sett fundinn og kynnti faghópadagskrá vetrarins. Thomas Möller, framkvæmdastjóri Rýmis, fjallaði um 13 leiðir til að lækka birgðir og minnka fjárbindingu. Rými er 12 manna fyrirtæki og í því fyrirtæki er rætt um innkaup mörgum sinnum í viku. Allt sem er keypt á lager er fundað um. Almennt er sagt að birgðir kosti 30%. Milljón sparað í birgðum eru 300 þúsund. Stundum er framlegð fórnað fyrir fjárbindingu. Pedro Videla kennari í MBA-námi í HR sagði „In economics there are no solutions ongly trade off“. Á ég að eiga miklar birgðir eða minni birgðir?. Hjá Ofnasmiðjunni Rými eru 3000 virk vörunúmer. Fyrsta sem gert er þegar verið er að verðmeta fyrirtæki er að skoða birgðirnar. Það sem er eldra en 1 ár er yfirleitt verðlaust. Heimilin eru yfirleitt með 8 daga birgðir, matvöruverslanir eru með 25 daga birgðir fyrir heimilin. Olíufyrirtækin eiga ekki birgðirnar sínar heldur aðilinn erlendis, þeir greiða því jafnóðum og þeir nota olíuna. Grjótnámur eru með 1000 daga birgðir. Í bílaverksmiðjum eru birgðir að koma sama dag og þær eru nýttar. Thomas hvatti aðila til að heimsækja birgjana sína. En hvernig er hægt að auka veltu hraðann? Einnig skoraði Thomas á aðila til að googla „ Logistics cost „ En hvers vegna birgðir? Óvissa, þjónustustig, ómarkviss innkaup.
Alltaf þarf að hugsa kosti og galla þess að hafa of miklar eða litlar birgðir. Fyrirtæki eru verðmetin út frá birgðastýringu. Pareto var Ítali sem skoðaði hverjir ættu peningana og fékk út 80/20 hlutfallið. Mikilvægt er að skoða slíkt í hvert skipti og pantað er inn. Allir ættu einnig reglulega að gera ABC greiningu. „A“ vörur eiga að fá fókusinn. Einnig þarf að nota réttu mælikvarðana. Smásala notar birgðadaga sem greiningu, sumir nota veltuhraða og birgðahaldskostnað. Veltuhraði er góður en birgðadagar eru mikilvægari. Málningarverslanir eru með frestun þ.e. 90% af málningunni er blandaður á staðnum. Alltaf að fresta eins lengi og hægt er því sem viðskiptavinurinn vill. Má lækka þjónustustigið? Lykillinn að árangri er að fórna t.d. vörunúmerum, alltaf að hugsa hverju get ég fórnað? Getum við fækkað vörunúmerum? Aldi er t.d. með eina tegund af sjampó „Aldi-sjampóið“. Hvergi í heiminum er eins hátt þjónustustig og á Íslandi. Haltu fókus! - vertu í því sem þú ert góður í!
Kristján M. Ólafsson, verkefnastjóri á ráðgjafasviði KPMG fjallaði um skilvirk innkaup. Tækifæri starfsfólks í innkaupum til að auka þekkingu sína eru takmörkuð á Íslandi, ekkert skólastig á Íslandi býður upp á almennt nám í fræðunum. Menntun innkaupafólks er oft með lærdómi af reynslu vinnufélaga og hún er ekki alltaf sú besta. Árangurinn af bættu „procurement ferli“ er lægri fjárbinding og minni vöruskortur. Oft þarf lítið til að ná miklum ávinningi. 80/20 reglan er svo mikilvæg. Ótrúlega algengt er að eftirfylgni gleymist og þá tapast ávinningurinn, mikilvægt er einnig að tryggja mælikvarða árangurs. Kristján hvatti aðila til að fara yfir glærurnar, hugsa hvað get ég innleitt hjá mér og ef enginn tími er til þá skal fá inn ráðgjafa tímabundið. Mikilvægt er að þekkja markaðinn vel, OR skoðar veðurspár til að sjá hversu mikið þeir muni selja af heitu vatni. Einungis 4% fyrirtækja segjast hafa nýtt sér skilvirk innkaup við að ná forskoti í samkeppni. Hvernig er framlegð reiknuð: Sala - breytilegur kostnaður. Ein stærsta meinsemd í fyrirtækjum er hvernig framlegð er reiknuð. Af hverju eiga fyrirtæki svona mikið af birgðum þar sem skipaferðir hingað eru svona tíðar?
Ráðast í þetta verkefna að lækka birgðadaga. Það er ekki auðvelt að finna mælikvarða árangurs, styðja mælikvarðarnir hver við annan? Eru mælikvarðarnir grunnur að bónuskerfi?. Ungt fólk er með allt öðruvísi innkaupahegðun en eldri kynslóðir. Þeim finnst ekkert mál að kaupa á netinu, samkeppnin er að koma annars staðar frá.
