Magnús Ívar Guðfinnsson, MSc, fjallaði í dag hjá Ölgerðinni um helstu áskoranir við að koma ferlastjórnun á koppinn í fyrirtækjum og stofnunum. Magnús starfar í dag hjá Marel en var áður í Össur, Deloitte, Vodafone, Símanum og fleiri fyrirtækjum. Magnús fór yfir þann ávinning sem felst í því að skilgreina og stjórna ferlum sem auðlindum í starfseminni. Einnig fjallaði hann um helstu áskoranir í starfseminni í dag - hverju breytir BPM? Hver er munurinn á BPM og Lean, gæðastjórnun o.fl. Hvar og hvernig skal hefja vinnu við BPM og skráningu ferla og hvert er notagildið og ávinningurinn af BPM? Magnús gaf út bókina „Horft til framtíðar“ sem er einföldun á stefnumótun.
Þegar verið er að mappa ferla er verið að segja hvernig við erum að vinna og fá sameiginlegan skilning. Hvaða vandamál erum við að leysa með BPM? Hvað viljum við bæta í starfseminni? Magnús tók dæmi um Deutsche Bank þar sem teymi innan bankans byggja upp eigin kerfi og keppast innbyrðis. Þeir eru með flókið kerfi og UT kerfið er ábótavant, of mikið treyst á mannshöndina og hugann. Alvarleg mistök hafa því verið gerð í bankanum. En hvað þarf að laga í fyrirtækjum í dag? Í upphafi er ótrúlega gaman en þegar starfsmönnum fjölgar, komnir yfir 30 fer yfirsýnin að tapast, sérstaklega ef fyrirtækið vex of hratt. Því er mikilvægt að hafa góða verkefnastjóra. Við höfum bókhalds-og fjárhagsmælingar sem segja okkur hvað gerðist en mikilvægt er að fá viðbótarmælingar KPI sem segja okkur hvað er að gerast. Oft er þetta mikill hausverkur hjá fyrirtækjum að ná upp réttum mælingum. Lars landsliðsþjálfari er dæmi um mann sem hefur náð stórkostlegum árangri með aga. Hann kom Nígeríu á HM og núna Íslandi á EM, hvað er hann að gera? Einföldun skiptir öllu máli og staðfesting á hvernig okkur gengur.
Upp kemur vandamál: ráðum ráðgjafa, kaupum upplýsingakerfi, þetta var lausnin 2007. Ekki var unnið í rót vandamálanna og starfsmenn ekki teknir með. Vandamálið færist einfaldlega til, það er ekki lagað. Skilgreina þarf vandamálið, takmarka ályktanir, ekki sitja inn í fundarherbergi heldur fara á staðinn og skoða(GEMBA), ekki gefa þér eitthvað, kynntu þér staðreyndir, mældu hlutina og efldu teymið. Fólk vill fá að vita hvað er verið að gera og vera með. BPM er ramminn, tekin eru tól frá Lean o.fl., hlutirnir eru gerðir á faglegan hátt og notuð sýnileg stjórnun. Ferlavinnu líkur aldrei, þegar við erum að gera við húsin okkar tökum við upp teikningar af húsinu.
Feril þarf að tengja við stefnu og horfa þarf á þá sem auðlind. Þá þarf að laga. Öll ferlavinna á að miða að því að kanna ánægju viðskiptavina (innri viðskiptavinir eru starfsmenn). Ferlana þarf að setja með gæðahandbókinni og brúa bilið við IT. Magnús mælti með bókinni: „This is Lean?“ sem er einföld og sýnir hversu mikilvægt er að sjá heildarsýnina. Áður voru skipurit fyrirtækja á lóðréttum blokkum.
Ferlar hjálpa nýjum starfsmönnum mikið við að komast inn í störf. En hver er munurinn á BPM og Lean? Lean og BPM eru bæði gæðamál. Í ISO eru gæðin stöðluð. Í BPM er gengið enn lengra, stöðugt er unnið að endurbótum. Lean er meira í framleiðslunni. Six Sigma kemur úr gæðastjórnuninni,að fljúga er 11 sigma að fá töskuna er 4 sigma. Six Sigma er frekar amerískt og notað mikið þar sem er statistik.
Í stefnumiðaðri stjórnun er skýrt hvað hver einasti starfsmaður er að gera og hans verksvið er partur af því að koma stefnu fyrirtækisins í framkvæmd. Hann sér hlutverk sitt í stefnu fyrirtækisins. Þetta er árangursrík mannauðsstjórnun. Ferill eru endurteknar athafnir. Miklu máli skiptir hver er eigandinn á ferlinum. Borin er meiri virðing fyrir feril sem er í eigu framkvæmdastjóra. Ef ferlum er breytt þarf alltaf IT að hafa samband við eiganda ferilsins. Reyna að gera liti inn í ferlana til þess að auðvelda að skoða hann.
Varðandi skráningu ferla þá er mikilvægt: 1. Fá starfsmenn með í skráningu ferla(einn ábyrgur fyrir verkinu). Ræða við hópstjóra hvað á að gera, af hverju? 2.. Fá ferlaskrefin ef starfsmaður er ekki á staðnum í pósti; skrá einfaldan lóðréttan feril í smærri hópum á nokkrum fundum 3. Þegar drög liggja fyrir, labba í gegnum ferlið og taka út ferlið og skrá viðbótarupplýsingar 4. Finna eigenda, ábyrgðaraðila 5. Hafa ferla uppi, sýnilega 6. Ræða ferla vegna breytinga, úrbóta, vandamála, hverju þarf að breyta í ferlinu? 7. Sífellt að auka hraða og gæði í ferlinu (ekki fórna gæðum fyrir aukinn hraða) 8. Spyrja viðskiptavini hvernig þeir upplifi þjónustuna/svörun/gæðin).
HELSTU ÁSKORANIR OG ÁVINNINGURINN AF STJÓRNUN VIÐSKIPTAFERLA (BPM)
Fleiri fréttir og pistlar
Sjá skýrsluna með því að opna eftirfarandi vefslóð AI Index Report 2024 – Artificial Intelligence Index (stanford.edu)
Klukkan:17:00
1) Kosning fundarstjóra og fundarritara
2) Skýrsla stjórnar
3) Skýrsla gjaldkera
4) Kosning tveggja meðstjórnenda til tveggja ára
5) Kosning formanns til eins árs
6) Kosning tveggja varamanna til eins árs í senn
7) Kosning tveggja endurskoðenda til eins árs
Ákvörðun félagsgjalds
9) Önnur mál
Auglýst er eftir framboðum til stjórnarsetu. Vinnís og NES eru að ganga í gegnum heilmiklar breytingar og mjög spennandi framundan. Vinnís er hluti af NES (Nordic Ergonomic and Human factor Society) og er því seta í stjórn aukið tækifæri til norrænnar samvinnu, þátttöku í ráðstefnum og útvíkkunar tengslanets í faginu.
THE GLOBAL 50 – Meginkraftar framtíða.
Dubai Future Foundation, sem er samstarfsaðili Framtíðarseturs Íslands, var að gefa út áhugaverða skýrslu, The Global 50, um 50 meginkrafta til framtíðarvaxtar, velmegunar og velferðar. Sumir þessara krafta eru hægt rísandi, en aðrir í nærri en allir þarfnast íhugunar, þó svo langt sé í að þeir skelli á okkur.
Skoðið þessa vefslóð, þar er síðan hægt að ná í skýrsluna sem pdf.
The Global 50 Report | Dubai Future Foundation
Njótið dags og framtíðar.
Ágætu félagsmenn faghóps um breytingastjórnun
Til upplýsinga er áhugavert námskeið í breytingastjórnun í Opna háskólanum í apríl sem einhver hér gætu haft áhuga á. Námskeiðið fjallar um leiðir til að ná árangri í breytingum en jafnframt er farið dýpra í að gera breytingar auðveldari á vinnustaðnum. Kynntar verða til sögunnar viðurkenndar aðferðir í breytingastjórnun í bland við sannreynda hugmyndafræði kennara sem ræðst á orsök vanda vinnustaðarins. Kennari námskeiðsins er Ágústs Kristjáns Steinarrsson, stjórnunarráðgjafi í breytingum, en hann var áður formaður faghóps um breytingar hjá Stjórnvísi.
Allar nánari upplýsingar og skráning er hér: Opni háskólinn – Háskólanum í Reykjavík (ru.is) auk þess er hér kynningarmyndband
FP&A Trends Group er alþjóðleg hugveita ætluð stjórnendum og sérfræðingum í fjármálum, áætlanagerð og greiningu. Hugveitan stendur fyrir fjölda áhugaverðra funda ár hvert þar sem toppstjórnendur og sérfræðingar víðsvegar um heim deila reynslu sinni og þekkingu. Þar á meðal eru fjármálastjórar og aðrir toppstjórnendur margra stærstu fyrirtækja heims.
FP&A Trends Group gefur einnig út vefritið FP&A Insights sem hefur 450.000 áskrifendur. Hugveitan gefur jafnframt út rannsóknir á sérsviði sínu. Hún hefur útibú í 18 löndum sem standa fyrir reglubundnum fundum, meðal annars í Kaupmannahöfn, Stokkhólmi og Helsinki, sem er nýjasta útibúið.
Hugveitan heldur einnig úti vinnuhópi rúmlega 40 stjórnenda og sérfræðinga í notkun gervigreindar á sviði fjármála, áætlanagerðar og greiningar. Hér má sjá ýmsar greinar og fyrirlestra frá fundum vinnuhópsins, þar á meðal umfjöllun stjórnenda hjá Microsoft, Philips, Swarowski og fleiri fyrirtækjum um eigin vegferð og reynslu af innleiðingu gervigreindarlausna.
Aðgangur að FP&A Trends Group og áskrift að FP&A Insights er ókeypis og tilvalið fyrir stjórnendur, sérfræðinga og annað áhugafólk um fjármál, áætlanagerð og greiningu að skrá sig og fá þannig tækifæri til að fylgjast með því nýjasta á sínu sviði.
Nánari upplýsingar um starfsemi FP&A Trends Group og hlekk á skráningu má finna hér.