Hlutverk persónuverndarfulltrúa

Faghópur um persónuvernd hélt sinn fyrsta fund í morgun í Origo og var fullbókað á fundin.  Arna Hrönn Ágústsdóttir, lögfræðingur og persónuverndarfulltrúi Origo fjallaði um hlutverk persónuverndarfulltrúa, helstu verkefni persónuverndarfulltrúa, helstu áskorunum í starfi hans, hvað ber að varast o.s.frv. Jafnframt kynnti Arna ferlið að öðlast CIPP/E og CIPM vottun en hún hefur lokið CIPP/E vottun.  Elfur Logadóttir LL.M. í upplýsingatæknirétti flutti erindi um muninn á Privacy policy og Privacy notice. 

Arna byrjaði erindi sitt á að fjalla um hverjir þurfa að skipa persónuverndarfulltrúa.  Fyrirtæki eða stofnanir geta haft sameiginlegan persónuverndarfulltrúa en hann þarf að vera aðgengilegur fyrir alla.   Ef fyrirtæki skipar ekki persónuverndarfulltrúa en ber lagaleg skylda til þá liggja fyrir háar sektir.  Persónuverndarfulltrúinn þarf að hafa skilning á vinnslustarfseminni sem fer fram.  Miklu máli skiptir að efla vitundina hjá starfsfólkinu, hvað er verið að gera með persónuupplýsingar, fá starfsfólkið til að spila með. 

Persónuverndarfulltrúi þarf ekki endilega að vera lögfræðingur en hann þarf að hafa skilning á lagaframkvæmdinni og upplýsingatækni. Mikilvægt er að hafa góðan stuðning frá lögfræðingi.  Það mun koma ISO vottun fyrir GDPR.

Persónuverndarfulltrúi þarf að hafa stuðning æðstu yfirmanna og nægan tíma til að sinna starfinu.  Starfið getur verið hlutastarf í sumum hlutföllum og fullt starf í öðrum.  Hann þarf líka að geta myndað teymi og hann þarf stuðning frá upplýsingatæknideild og mannauðsdeild.  Einnig þarf þessi fulltrúi að mennta sig stöðugt og viðhalda þekkingu sinni.  Persónuverndarfulltrúi þarf sjálfstæði í störfum, á ekki að heyra undir neina deild heldur heyra beint undir forstjóra.  Ekki má reka hann eða refsa honum fyrir störf sín sem persónuverndarfulltrúi en að sjálfsögðu má refsa honum fyrir annars konar brot.  Persónuverndarfulltrúi skal ekki taka ákvörðun um tilgang eða aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga.  Persónuverndarfulltrúi má ekki undir neinum kringumstæðum taka sjálfan sig út s.s. vera með marga hatta. 

Helstu verkefni persónuverndarfulltrúa eru að hann þarf að vera lykilmaður í að efla persónuverndarvitund, vera góður í samskiptum og fá alla til að vinna með sér.  Hann þarf að innleiða og hafa eftirfylgni með verklagreglum og ferlum, veita starfsmönnum ráðgjöf, sjá um starfsmannaþjálfun er varða persónuupplýsingar, sjá um innri úttektir, hann er tengiliður við eftirlitsyfirvaldið, áhættustýring og hafa eftirlit með vinnsluskrám.

Varðandi úthýsingu þá getur verið kostur fyrir minni fyrirtæki að gera það.  Ókosturinn gæti verið sá að þetta gæti verið kostnaðarsamt.  Helstu áskoranir persónuverndarfulltrúans eru að starfsmenn fari eftir verklagsreglum og ferlum,  framkvæmd mats á áhrifum á persónuvernd (MÁP), að sjálfstæði og óhæði í starfi PVF sé tryggt, nýtt lögbundið starfshlutverk sem fylgir óvissa um framkvæmd og brot á lögbundinni þagnaskyldu – hversu víðtæk er þagnaskyldan. 

Elfur Logadóttir hjá ERA fræddi félaga um Privacy policy og Privacy notice.  Er þetta það sama?  Hvað segir reglugerðin?  Hver eru skilaboðin sem verið er að senda okkur?

Reglugerðin segir í 2.gr. að vinnustaðir skulu gera ráðstafanir sem fela í sér að ábyrgðaraðili innleiði viðeigandi persónuverndarstefnur. Mikilvægt er að vera með stjórnkerfi í fyrirtækinu en hvað er stjórnkerfi?  Það er reglustjórn fyrirtækja þ.e. að ná utan um þær reglur sem gilda fyrir reksturinn og byggja upp vinnubrögð og hugarfar til samræmis.  Stjórnkerfið rammar inn starfshættina, styrkir mikilvægustu rekstrarþættina, aðstoðar við stýringu á áhættu og stuðlar að gagnæi í rekstri, gæðastjórnkerfi, öryggisstjórnkerfi, umhverfisstjórnkerfi. Í hverju einasta stjórnkerfi eru meginskjöl: stefna, verklagsregla, vinnulýsingar og eyðublöð.  En hvar er þá persónuverndarstefnan?  Elfur sýndi stefnuskjöl OR þ.e. gæðastefnu og upplýsingaöryggisstefnu. 

Í persónuverndarstefnunni á að vera hægt að sjá hvað fyrirtæki eru að gera.  Stefnur segja alltaf til um hvað fyrirtækin eru að gera og að baki þeim eru tonn af reglum.  Persónuverndarstefnan á að vera á heimasíðu fyrirtækja og vera mjög auðlesanleg.

 

 

Um viðburðinn

Hlutverk persónuverndarfulltrúa.

Því miður er fullbókað á fundinn.  

Þann 14. maí nk. kl 8:30-10:00 mun Arna Hrönn Ágústsdóttir, lögfræðingur og persónuverndarfulltrúi Origo fjalla um hlutverk persónuverndarfulltrúa. Arna mun segja okkur frá verkefnum persónuverndarfulltrúa, helstu áskorunum í starfi hans, hvað ber að varast o.s.frv. Jafnframt mun Arna leiða okkur í gegnum það ferli að öðlast CIPP/E og CIPM vottun en hún hefur lokið CIPP/E vottun. Við hvetjum alla þá sem koma að persónuverndarmálum til að mæta!

 

Fleiri fréttir og pistlar

Hannaðu líf þitt! Það eru margar ranghugmyndir í gangi.

Fjölmenni var í Háskólanum í Reykjavík á fundi á vegum faghópa um markþjálfun og mannauðstjórnun.  Fyrirlesarinn Ragnhildur Vigfúsdóttir kynnti hugmyndafræðina og bókina Designing your life en hún fékk síðastliðið sumar réttindi eftir að hafa hlotið þjálfun hjá höfundum bókarinnar í US. Ragnhildur hvatti til þess að lesa bækurnar „Designing your life“ og „Daring Greatly“.  Í fyrirlestri sínum sagði Ragnhildur margar ranghugmyndir í gangi:  1. að gráðan þín ákvarði starfsferilinn 2. hafi menntaskólaárin ekki verið bestu ár ævi þinnar þá verði háskólaárin það 3. ef þú meikar það verður þú hamingjusöm/samur og 4. það er of seint.  En það er aldrei neitt of seint og þú þarf bara að finna köllun þína, það gerist ekki neitt fyrr en þú byrjar á einhverju. Það þarf að gefa hlutunum séns, málið er að byrja einhvers staðar.  Ragnhildur lagði mikla áherslu á að vandamál eru til að leysa þau og ekkert svar er til.  Útgangspunkturinn á að vera „Byrjaðu þar sem þú ert. Hugsaður eins o hönnuður; vertu forvitinn, prófaðu hluti, endurhugsaðu, mundu að þetta er ferli og biddu um hjálp.  Ragnhildur dreifði blöðum til allra þar sem félagar fylltu út „tankinn“ þ.e. mælaborð sem sýndi hver staðan væri á ást, leik, vinnu og heilsu.  Í ást er átt við hvort þú eigir í kærleiksríku sambandi við þína nánustu, hefurðu nægan tíma til að leika þér, ertu ánægður í vinnunni og með heilsuna.  Í dag eru margir að leika sér allt of mikið þ.e. í tölvunni.  Mikilvægt er að meta sig og skoða hvar maður getur gert örlítið betur og taka hænuskref, hvað er hægt að gera næstu daga.  Gera margar litlar tilraunir til að fylla á tankinn.  Sýna sjálfri sér samkennd.  Einnig er önnur æfing sem kallast áttavitinn.  Hver er ég? Hverju trúi ég? Hvað er ég að gera?  En þetta er lykillinn að því hvað næst?  Önnur gagnleg verkfæri er að spyrja sig spurninga eins og hvenær er gaman? Hvenær gleymirðu þér?  Einnig kynnti Ragnhildur Ódysseifsáætlunina sem byggist á því hvaða líf sé rétt fyrir þig núna.  Gerð er 5 ára áætlun sem gengur út á að finna þrjú algjörlega ólík líf.     

Frábærar móttökur í Marel á nýársfagnaði Stjórnvísi

Marel tók sérdeilis vel á móti stjórnum faghópa Stjórnvísi í dag með snittum og fleira góðgæti. Það kom skemmtilega á óvart að framkvæmdastjóri mannauðssviðs Marels á Íslandi Ketill Berg fagnaði 50 ára afmæli í dag og gaf sér tíma til að taka á móti stjórnum faghópanna enda sannkallaður Stjórnvísifélagi.  Í framhaldi af kynningu Ketils á því frábæra starfi sem á sér stað hjá Marel fór formaður Stjórnvísi Þórunn M. Óðinsdóttir örstutt yfir miða af Kick off fundi í haust og hvernig stjórn félagsins hefur unnið úr þeim umbótahugmyndum sem þar komu fram.  Sigurjón Þórðarson stjórnunarráðgjafi hélt alveg hreint stórkostlegan fyrirlestur um  "HVERNIG LEGGJA MÁ GRUNN AÐ GÓÐRI LIÐSHEILD".  Góð mæting var á fundinn og skemmtu allir sér vel.

Óskað er eftir tilnefningum til Stjórnunarverðlauna Stjórnvísi 2019.

Ágætu Stjórnvísifélagar.
Óskað er eftir tilnefningum til Stjórnunarverðlauna Stjórnvísi 2019.
Til að tilnefna fyrir árið 2019 smellið hér
Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi 2019 verða veitt í tíunda sinn þann 28. febrúar næstkomandi við hátíðlega athöfn á Grand hótel, Hvammi, kl.16:00-18:00. Forseti Íslands Hr. Guðni Th. Jóhannesson afhendir verðlaunin og flytur stutt ávarp. Þrír stjórnendur verða verðlaunaðir.

Stjórnvísifélagar eru hvattir til að taka þátt með því að tilnefna og rökstyðja millistjórnendur/yfirstjórnendur/frumkvöðul í fyrirtækjum innan sem utan raða Stjórnvísi sem þeim þykir hafa skarað framúr á sínu sviði. Dómnefnd birtir lista yfir þá sem hljóta lágmarksfjölda tilnefninga.
Frestur til að tilnefna rennur út 30. janúar 2019.
Hver og einn Stjórnvísifélagi getur tilnefnt og rökstutt eins marga og hann vill innan sem utan síns fyrirtækis. Opið er fyrir tilnefningar í öllum faghópum Stjórnvísi sem sjá má á vef félagsins; https://www.stjornvisi.is/is/faghopar
Dómnefnd tekur við öllum tilnefningum, vinnur úr þeim og útnefnir verðlaunahafa.
Viðmið við tilnefningu:
Að stjórnandinn hafi í starfi sínu eða einstöku verkefni sýnt af sér forystu, bæði í stjórnun og nýjum hugmyndum ásamt því að stuðla að auknum árangri í starfsemi þess fyrirtækis eða stofnunar sem hann starfar hjá.
Markmið Stjórnunarverðlauna Stjórnvísi er að vekja athygli á framúrskarandi starfi stjórnenda, örva umræðu um faglega stjórnun og hvetja félagsmenn til að auka þekkingu sína, hæfni og færni sem stjórnendur. Þannig vill Stjórnvísi stuðla að aukinni fagmennsku á sviði stjórnunar á Íslandi.

Dómnefnd. Það er Stjórnvísi mikið í mun að verðlaunin séu byggð á faglegu mati og því eru viðmið og ferli verðlaunanna vel skilgreind og dómnefnd er skipuð sérfræðingum og reynslumiklum stjórnendum.
Dómnefnd 2019 skipa eftirtaldir:

Borghildur Erlingsdóttir, formaður dómnefndar og forstjóri Einkaleyfastofunnar.

Friðrik Þór Snorrason, forstjóri Viss ehf. 

Gylfi Dalmann Aðalsteinsson, dósent við viðskiptafræðideild Háskóla Íslands.

Katrín S. Óladóttir, framkvæmdastjóri Hagvangs. 

Margrét Guðmundsdóttir, stjórnarformaður Festi hf. og fyrrverandi forstjóri Icepharma hf.,

Salóme Guðmundsdóttir, framkvæmdastjóri  Icelandic Startups.

Þröstur Olaf Sigurjónsson, dósent við viðskiptafræðideild Háskólans í Reykjavík.

Ritari dómnefndar er Gunnhildur Arnardóttir, framkvæmdastjóri Stjórnvísi. 

 

Nánari upplýsingar um Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi er að finna á heimasíðu félagsins:  https://www.stjornvisi.is/is/stjornunarverdlaun

 

Gleðilegt nýtt ár 2019!

Jólakveðja Stjórnvísi 2018

Stjórn Stjórnvísi óskar þér og fjölskyldu þinni gleðilegra jóla.
Við þökkum samstarfið á árinu og hlökkum til að takast á við ný og spennandi verkefni með þér á komandi ári.

Stjórn Stjórnvísi
Aðalheiður Ósk Guðmundsdóttir, Berglind Björk Hreinsdóttir, Guðjón Örn Helgason, Gunnhildur Arnardóttir framkvæmdastjóri, Gyða Hlín Björnsdóttir, Jón S. Þórðarson, Jón Gunnar Borgþórsson, Kristján Geir Gunnarsson, Sigríður Harðardóttir og Þórunn M. Óðinsdóttir

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?