Fundurinn var tekinn upp og má nálgast ásamt fleiri fundum á facebooksíðu Stjórnvísi.
Faghópur um verkefnastjórnun hóf veturinn á kynningu á grunnatriðum verkefnastjórnunar. Fjallað var um hvað felst í því að stýra verkefnum og hvar er hægt að beita aðferðafræði verkefnastjórnunar og hvert raunvirði hennar er. Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM samræmingarstjóri byggingar hjá Isavia fór yfir nokkur dæmi um hvar og hvernig verkefnastjórnun nýtist til að ná árangri í verkefnum. Sveinbjörn byrjaði á að ræða árangurvæntingargildi en 75% verkefnastjóra IT verkefna búast við að verkefnið klikki áður en það fer af stað.
En hvað er verkefnastjórnun og verkefni? Það er aðferðafræði til að vinna markvisst að því að ná markmiði í verkefnum. En er ég að hugsa um að ná árangri í verkefninu eða er ég einungis að reyna að ná að leysa það? Það er mikilvægt að gera sér grein fyrir því hvort maður er að stýra verkefninu eða er ég að vinna markvisst að því að ná árangri í verkefninu. Er þetta skref í átt að því að ná árangri í verkefninu? Að leysa verkefni eða stýra því? Hugsa þarf um tímann sem verkefnið tekur, kostnaðinn og gæðin. Klárum við á tíma, höldum við réttum kostnaði og gæðum? Mikilvægt er að hafa yfirsýn yfir árangurinn, verkefnastjórinn er ekki með ákvörðunarvaldið að breyta kostnaði, tíma eða gæðum.
Verkefnastjórnun er öflug aðferðafræði sem virkar á öll verkefni. Öll verkefni eru eins því þau eru markmið sem við viljum ná. Allar breytingar eru verkefni því við erum að breyta til að ná markmiði. Breytingastjórnun er verkefnastjórnun þ.e. skipta um forstjóra eða skipurit eða annað. Verkefnastjórnun leggur áherslu á samskipti, það þarf að upplýsa verkefniseigandann. Sveinbjörn hefur aldrei kynnst verkefnastjóra sem ekki hefur þurft að breyta.
Verkefni þarf að vera einstakt. Það þarf að vera sundurliðað – annars er það ekki verkefni. Upphaf og endir og verkefnin eru margs konar. Öll verkefni snúast um það hvort við séum að skila á réttum tíma, réttum kostnaði og í réttum gæðum.
Árangur við verkefnastjórnun er annar en árangurinn sem skilast af afurðinni. Þegar verkefni lýkur þá á að vera auðvelt að meta árangurinn. Hvaða eiginleika á afurðin að skila, á hvaða kostnaði, í hvaða gæðum og á hvaða tíma. Æviskeið verkefnisins; byrja þarf á að skilgreina verkefnið þ.e. hvað á að koma út úr verkefninu, síðan kemur framkvæmdin og að lokum skilamat. Alltaf þarf að gera upp verkefnið, var eitthvað í áhættugreiningunni sem hefði mátt gera betur. Hvaða áhrif hefur t.d. fjarvinnan? En hvað þarf að skilgreina áður en farið er af stað? Skilgreiningafasinn er gríðarlega mikilvægur þannig að skilningurinn þarf að vera til staðar. Erfitt er að gera áætlun um eitthvað sem maður veit lítið um. Ódýrara er að gera breytingar í skilgreiningarfarsa en í framkvæmdafarsa. Hlutverk verkefnastjórans er að 1. leiða hóp að settu markmiði 2. Virkja alla einstaklinga í hópnum 3. Ná fram því besta í hverjum og einum 4. Deila út verkefnum m.v. þekkingu, reynslu og getu 5. Hafa yfirsýn yfir verkefnaþætti og stöðu þeirra 6. Veita reglulega skýra og uppbyggilega endurgjöf 7. Ekki gera allt sjálfur 8. Ekki vera bara með sérfræðihattinn muna líka eftir stjórnendahattinum.
Eigandi verkefnisins þarf að vera tengiliður verkefnisins inn í rekstursins. Hlutverk eigandans er að selja verkefnið EKKI verkefnastjórans. Stuðningur yfirstjórnar er að tryggja verkefnastjóranum aðgengi að mannafla og öðrum aðföngum t.d. sérfræðingum. Eigandinn verður að tryggja að allir viti hver forgangsröð annarra starfsmanna er. Eigandinn einn og sér skilgreinir árangur verkefnisins. Verkefnisstjórinn selur verkefnið til yfirstjórnar. Við þurfum því að spyrja okkur: „Af hverju erum við að vinna þetta verkefni?“ sem er fyrsti farsi. Hvernig náum við að uppfylla þennan tilgang? Með afurð? Er mælanleiki á afurðinni? Afurðin er það sem við stöndum uppi með í lok verkefnisins.
