Innri ró í erli dagsins - jóga Nidra á vinnustöðum

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Á fundi vörustjórnunar – innkaupa og birgðastýringu sagði Eva Guðrún Torfadóttir, starfsmaður Implement Consulting Group frá starfsemi þessa virta alþjóðlega ráðgjafafyrirtækis og fór yfir nokkur verkefni tengd vörustjórnun sem fyrirtækið hefur unnið.
Implement er danskt ráðgjafafyrirtæki sem sérhæfir sig m.a. í ráðgjöf við innkaup, lagerhald og öðru tengdu vörustjórnun. Sérstaða Implement felst í áherslu á þátttöku í öllu umbreytingarferlinu, allt til enda. Unnið er náið með viðskiptavinum í gegnum allt ferlið, frá greiningarvinnu þar til nýjum verkferlum og lausnum er hrint í framkvæmd.
Mörg af stærstu fyrirtækjum Skandinavíu hafa leitað til Implement og má þar nefna Mærsk, Flying Tiger, Novo Nordisk, IKEA og Pandora. Verkefnin eru fjölbreytt en markmiðið er alltaf það sama: Að finna hvernig fyrirtæki geta hagrætt í starfsemi sinni og aukið skilvirkni.
Implement hefur hjálpað fyrirtækjum að svara þessum spurningum ásamt mörgum fleirum með greiningarvinnu: - Hversu mikið þarf að eiga á lager? - Hversu mikið á að kaupa inn í einu og hve oft?- Hvaða birgja á að velja? - Hversu stórt þarf vöruhúsið að vera?

Eva sagði teymið alltaf vinna að því að finna bestu lausn og vinna vel saman.  Hafa viðskiptavininn með frá upphafi.  Mantran í fyrirtækinu frá upphafi hefur verið að hjálpa fyrirtækjum að breytast og sjá árangur. Unnið er náið að því að finna bestu lausn og innleiða alla leið.  Teymið þeirra er með frá hugmynd til framkvæmdar. 
Eva kynnti þrjú verkefni.  Case A. Rótgróið danskt fyrirtæki með sölu-og þjónustustöðvar um allan heim. Með nýjum yfirmanni urðu ýmsar breytingar.  Hann fór m.a. að velta fyrir sér af hverju birgðastaðan væri svona há? Fyrirtækið átti ekki svar og því var haft samband við þau.  Það fyrsta sem þau sáu var 1. Vantaði skýra stefnu, tilgang með vinnunni og markmið í innkaupadeild.  Hver starfsmaður átti nokkra birgja og voru starfmenn í innkaupdeild fimmtán talsins. 3. Það vantaði samstarf við birgja og ferlarnir voru óskýrir því starfsmenn unnu eftir sinni tilfinningu og voru búið að vinna þarna mjög lengi.  Því fór mikill tími í að sjá hvar varan var stödd í ferlinu.  4. Þegar var pantað þá var alltaf bætt aðeins meira við til að lenda aldrei í í skorti á vörum.  5. Birginn var orðinn pirraður því hann vissi aldrei hvenær þessar stóru pantanir komu og gat því ekki vitað hvenær hann ætti að fara að framleiða.  Bæði birginn og fyrirtækið voru því báðir með alltof mikið af vörunni.  Eftir greiningu sáu þau að 32% af vörunum voru stöðugar og því auðvelt að spá fyrir um eftirspurnina og  21% frekar stöðugar. Fyrirtækið var því ekki að leggja sitt af mörkum við að auðvelda birgjunum vinnuna.  Ákveðið var að innleiða Kanban kerfi.  Pantað er þegar birgðastaðan er komin niðurfyrir ákveðna tölu.  Þannig er hægt að plana miklu betur.  Birginn getur þá séð raunverulega eftirspurn og þau gátu farið að nýta sínar vélar miklu betur.  Fyrirtækið gat síðan stólað á birgjann sem alltaf var tilbúinn með vörur á réttum tíma.   KPI´s var skilgreint, að hverju er stefnt. Settir voru á hálfs mánaðar fundir og dagskrá sett fram.  Þarna breyttust samskiptin algjörlega.  Niðurstaðan var sú að með því að innleiða Pull kerfi urðu samskipti betri, veltuhraðinn fór úr 90 dögum í 7 daga og á endanum voru allir glaðir.  Birgðastaðan lækkaði um 40% og verkefnið var því mjög skemmtilegt.

Case B.  E-commerce.  Þau hafa unnið mörg verkefni sem tengjast netverslun.  Það helsta er að komin er ný kynslóð sem þekkir ekkert annað en hafa allt í símanum sínum.  Þessi kynslóð krefst mikils hraða. Viðskiptavinurinn vill ráða hvernig hann stýrir innkaupunum, vill jafnvel fá sent heim.  Oft er byrjað á að skoða á netinu og jafnvel í framhaldi fara í verslun og skoða vöruna áður en gengið er frá kaupunum. Það er ekki nóg að skella upp einni heimasíðu því flækjustigið hefur aukist mikið.  Búið er að flækja leiðirnar mikið. Flóknara flutningskerfi frá vöruhúsi í búð og frá vöruhúsi og heim.  Hægt að panta á netinu og skila í búð þannig að búðin verður að vera tilbúin í ýmislegt.  Vöruhús – dreifing – þjónustustig.  Hverju er verið að lofa viðskiptavininum?  Er verið að lofa honum að afgreiða vöruna á morgun? Er hægt að senda vörur um helgi? Allt þarf að passsa upp á til að uppfylla loforð.  Oft er borið saman við samkeppnisaðilann.  Hvað þarf að kaupa mikið til að fá fría heimsendingu?  Skoða þarf umbúðir, reikning og skilamiða.  Ýmislegt er hægt að bæta við vöruna til að viðskiptavinurinn fái jákvæðari upplifun eins og senda eitthvað skemmtilegt með.   Einnig er aðstoðað við dreifileiðir og í þjónustuveri.  Mikilvægt er fyrir Þjónustuver að geta svarað hvar varan er stödd og þau svarað viðskiptavininum strax ef eitthvað er.

Í Case C  var farið í hvernig fyrirtækið hefur aðstoðað við að hraða við að taka saman pantanir í vöruhúsum og hve vinnuaðstaða skiptir miklu máli.  T.d. skiptir dagsbirta máli fyrir starfsmenn. 

Að lokum kynnti Eva nýja lausn “Autostore” sem er kerfi sem er með plastkössumsem eru staflaði sextán saman hver ofan á annan. Rótbotar ná síðan í kassana.  Auðvelt að byrja smátt og bæta við seinna.  Hægt er að setja þetta inn í vöruhúsin sem þú ert með nú þegar og þetta er einstaklega auðvelt í uppsetningu og einnig hagstætt.  Þetta er allt annar verðflokkur en áður þekkist og orðið gríðarlega vinsælt.   

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Faghópur um gæðastjórnun og ISO staðla hélt í morgun fund þar sem farið var yfir meðhöndlum ábendinga / frábrigði / atvik / úrbætur / umbætur og þau orð sem eru notuð.

Hvað er rétt og hvað er rangt? Mikill áhugi var fyrir fundinum sem var sóttur af yfir 60 manns. 
María Hedman formaður faghópsins setti fundinn og bauð alla velkomna. Einn mikilvægasti þátturinn hjá gæðastjórum er að meðhöndla ábendingar rétt því ef svo er ekki er orðspor fyrirtækisins í húfi.

María kynnti stjórn faghópsins og dagskrána framundan.  Í framhaldi fór Sveinn hjá Jensen ráðgjöf yfir mikilvægi hugtaka. Þeir stjórnunarstaðlar sem er búið að búa til eru samstilltir.  En nokkur hugtök eru samræmd alþjóðlega á milli staðlanna.   Kvörtun er gæðatengt hugtak. Atvik er atburður sem verður til vegna vinnu eða meðan á vinnu stendur og gæti valdið eða veldur áverka og vanheilsu.  Aðalatriðið er að skrá þau og þau koma fram í ISO 45001 og einnig í ISO 55000 sem er eignastjórnunarstaðall. Frábrigði kemur fram í ISO 9000, 27000, 45001, 55000, ISO /IEC 17025. Skilgreiningin er sú að krafa er ekki uppfyllt. Frávik (deviation) er ekki skilgreint hugtak en notað í texta. Mikilvægt er að vanda til verka hvernig orð eru notuð. Umbætur er athöfn til að bæta frammistöðu, stöðugar umbætur eru endurtekin athöfn til að bæta frammistöðu.  Úrbætur eru aðgerðir til að eyða orsök frábrigðis eða atviks og til að koma í veg fyrir endurtekningu. Orsakir frábrigða geta verið af ýmsum orsökum því er ekki til ein einföld skýring. 

Sveinn sagði að um leið og fólk fari að skilgreina hugtökin þá getur það búið til ferla og verklag.  Mikilvægt er að hafa sömu orð yfir sömu hugtökin. 

Sveinn talaði um ábendingu (indication) sem er sér íslenskt hugtak.  Hvorki skilgreint hugtak né notað í megintexta staðlanna.  Samskipti við viðskiptavini: að fá endurgjöf frá viðskiptavinum varðandi vörur og þjónustu þ.m.t. kvartanir viðskiptavina. Ábending er mikilvæg en það má ekki verða of upptekinn af kvörtunum.  Ábendingar eru ýmiss konar og orðið er ágætis safnorð.  Ábending, kvörtun og atvik eru á svipuðum slóðum.  Mikilvægt er að átta sig á hverju við viljum safna saman.  María hvatti Stjórnvísifélaga til að deila reynslu sinni og segja frá hvernig þetta væri á þeirra vinnustað.   Virkilega áhugaverðar umræður urðu meðal fundargesta í lok fundar. Að endingu sagði Sveinn að mikilvægt væri að hafa hlutina ekki of flókna fyrir starfsmenn. 

Rannís auglýsir eftir umsóknum um styrki til námskeiða í íslensku. Áformað er að verja allt að 120 m.kr. til íslenskukennslu útlendinga árið 2021*. Umsóknarfrestur er til 3. desember 2020, kl. 16:00.

Fræðsluaðilar, fyrirtæki og stofnanir sem bjóða starfsmönnum sínum upp á skipulagða kennslu í íslensku og eru á fyrirtækjaskrá geta sótt um styrki.

Upplýsingar um sjóðinn veitir Skúli Leifsson, sérfræðingur á mennta- og menningarsviði i síma 515 5843 og á skuli.leifsson@rannis.is

Streymi af fundinum er á facebooksíðu Stjórnvísi. Helga Jóhanna Bjarnadóttir umhverfis- og efnaverkfræðingur og sviðsstjóri Samfélagssviðs EFLU flutti í morgun áhugavert erindi á vegum faghópa um framtíðarfræði og loftslagsmál.  Í Eflu eru m.a. unnin verkefni á sviði skipulags-, umhverfis- og samgöngumála. Helga hefur um árabil sinnt ráðgjöf á sviði umhverfis- og öryggismála í fyrirtækjum og sveitarfélögum, vistvænni hönnun og mati á  kolefnisspori bæði fyrir vörur og fyrirtæki.

Karl Friðriksson formaður faghóps um framtíðarfræði setti fundinn og kynnti Helgu Jóhönnu. Fjöldi manns mætti á fundinn og hvatti Karl fundargesti til að skrá sig í nýstofnaðan faghóp um loftslagsmál.  Helga hóf erindi sitt á að segja frá hvað þurfi að gerast á næsta árum.  Mikilvægt er að fara úr línulegu hagkerfi í hringrásarhagkerfi.  Í línulega hagkerfinu er vörunni hent í lokin en í hringrásarhagkerfi er það eins og náttúran hefur það og í lokin er ekki hent heldur endurframleitt, deilt og endurunnið.  Deilihagkerfið er farið að vera sýnilegt t.d. að deila hjólum sem er orðið sýnilegt.  Fljótlega verður farið að deila bílum.

En hvernig eru umhverfismál að hafa áhrif á atvinnulífið.  Nú er kallað eftir meira gagnsæi og upplýsingum um eiginleika vöru og þjónustu. Núna er samfélagið að verða tilbúið fyrir græna vöru og þjónustu og fjármagnstofnanir eru byrjaðir að bjóða upp á græn skuldabréf og vistvæna græna valkosti.  En hvað er umhverfisvænt?  Ísland hefur sett sér markmið að vera kolefnishlutlaust 2040.  Fyrirtæki leggja fram samfélagsskýrslur. Við mat á vörum er Svanurinn, vistspor o.fl.  Varðandi mat á fyrirtækjum og skilgreiningu á umhverfisáhrifum í rekstri er mest notað Green House Gas Procontrol, Global Reporting Initiative o.fl.  Fyrir rekstur er horft á kolefnissport fyrir árið, fyrir einstaka vöru er horft upp og niður virðiskeðjuna.   

Upptöku af fundinum má nálgast hér: „Nú er veður til að skapa“ var yfirskrift fundar faghóps um stefnumótun og árangursmat í morgun.  Formaður faghópsins Þorsteinn Sigurlaugsson setti fundinn og sagði fyrirsögnina tilvísun í kvæði eftir Tómas Guðmundsson. Öflug nýsköpun er forsendan fyrir kraftmiklu efnahagslífi til framtíðar. En nýsköpun á sér ekki aðeins stað innan sprotafyrirtækja, hún þarf ekki síður að eiga sér stað innan rótgróinna fyrirtækja á hefðbundnum mörkuðum. Ein lykilforsendan fyrir öflugri nýsköpun er að virkja sköpunargleði starfsfólks. En það er hægara sagt en gert.

Á þessum fundi leituðust þau Björgvin Ingi Ólafsson, meðeigandi hjá Deloitte, og Birna Dröfn Birgisdóttir, doktorsnemi við HR, við að svara tveimur spurningum sem varða miklu í þessu samhengi í tveimur stuttum fyrirlestrum.
Björgvin Ingi Ólafsson: "Hverjir eru lykilþættirnir sem þurfa að einkenna stefnu og menningu fyrirtækisins til að skapa frjóan jarðveg fyrir sköpunargleðina?”

Björgvin byrjaði á að hugleiða af hverju væri oft erfitt að koma hugmyndinni inn í kraftinn og hafa áhrif.  Eru fyrirtæki að setja kraftinn í öndvegi? Í því sambandi ákvað Björgvin að skoða gildi nokkurra fyrirtækja en þau gefa hugmynd um hvað fyrirtæki vilja. Gildin eru oft með tilvísun í rekstur og oft skammtímaávinning.  Dæmi um gildi sem tengjast sköpunarkrafti voru framsækni og sköpunarkraftur og þau fundust hjá Matís og FB.  Það eru því fá fyrirtæki sem setja sköpunargleðina á oddinn.  Áskorunin við að breyta fyrirtækjum er sú sama og að breyta sköpunarkrafti. 

Björgvin spurði hvað er fyrirtæki? Lögformleg eining, teiknuð upp til að bregðast við þeim verkefnum sem þau sinna.  Augljóst er hver gerir hvað. En þeir sem eru skapandi passa ekkert endilega inn þar sem slíkt skipulag er.  Hvernig getum við þá breytt þessu? Og hvað er sköpunarkraftur sem þrífst ekki í svona boxum og hvernig virkjum við hann.  Sköpunarkraftur felur í sér að vilja gera mistök og leyfa þau. Björgvin tók dæmi um Coca Cola sem fór í mikla vinnu til að búa til „new coke“.  Þau bjuggu til nýtt coke og niðurstaðan var sú að fólk var ekki sátt því það saknaði gömlu bragðtegundarinnar.  Þessi herferð kostaði Coke fyrirtækið mikið en til lengri tíma ekki.  Það sem Coke lærði á þessu var að þau ættu að vera trú vörumerkinu og virkja áfram sköpunarkraftinn í fólkinu sínu. Öll fyrirtæki þurfa að skapa til að breytast.  Til að breytingar verði þarftu að hafa skýra framtíðarsýn, rétta fólkið, réttu hvatana, réttu auðlindirnar og afl til að koma hlutunum í verk.  Breytingar eru erfiðar og við þurfum að vilja gera mistök og tilraunir.  Umburðarlyndi er eitthvað sem mikilvægt er að tileinka sér því með umburðarlyndi nærðu meiri árangri.  Meira að segja fyrirtæki eins og Facebook fór af stað með sýn varðandi að hreyfa sig hratt en þau þurfa í dag að leggja áherslu á öryggi. En hvernig verður veður til að skapa? Við þurfum samhent teymi sem er ólíkt, getur rætt saman út frá styrkleikum hvors annars og er sveigjanlegt.  Við verðum að umbera mistök því án mistaka verða ekki framfarir.  Það er því lykilatriði við að búa til eitthvað nýtt og skapa að umbera mistök. 

Birna Dröfn Birgisdóttir: "Hvaða aðferðir geta starfsmenn notað til að nýta og efla sköpunargleði innan fyrirtækisins?"

Birna talaði um hve mikilvægt er að hafa sýn.  Sköpunargleði er svo margt, eitthvað sem er nýtt og nytsamlegt fyrir manneskjuna sjálfa, fyrirtækið, samfélagið eða heiminn.  Hugtakið er vítt og á við svo margt. Það eru litlu atriðin sem hjálpa okkur við að vera meira skapandi eins og að gera tilraunir í eldhúsinu við mataruppskrift. Ótrúlega margt hefur áhrif á sköpunargleði okkar t.d. næsti yfirmaður, umhverfið, líðan.  Einn stærsti rannsakandi á þessu sviði rannsakaði hvað það væri innan fyrirtækja sem stuðlaði að aukningu sköpunargleði innan fyrirtækja. Niðurstaðan var litlu sigrarnir sem ýta undir sköpunargleðina og gera okkur jákvæð og láta okkur hlakka meira til að mæta í vinnuna.  Það er sem sagt eitthvað lítið sem býr til eitthvað stórt. En litlu sigrarnir þurfa að hafa tilgang fyrir viðkomandi. En það koma alltaf bakslög í lífinu og þá veistu aldrei hvort þau eru góð eða slæm.  Alltaf þegar við gerum mistök eigum við að líta á það sem tilraunir rétt eins og Thomas Edison sem gerði ekki 10 þúsund mistök heldur 10 þúsund tilraunir. Hlutverk yfirmanna er gríðarlega mikið og mælt er með að þeir fari yfir gátlista og skoði hvaða eina atriði þeir geti gert næsta dag til að auðvelda litla sigra.  Yfirmenn eiga að einbeita sér að því að stýra litlum sigrum og að sjá til þess að hverjum og einum starfsmanni sé mikilvægt að vita hverju hann áorkar daglega. 

Í lok erinda voru umræður. 
Björgvin Ingi Ólafsson stýrir stjórnenda- og stefnumótunarráðgjöf Deloitte. Hann er með MBA gráðu frá Kellogg School of Management auk hagfræðiprófs frá HÍ. Hann hefur áralanga reynslu af stjórnun og stjórnendaráðgjöf hér á landi og erlendis. Björgvin hefur setið í stjórnum fjölmargra fyrirtækja og sinnt kennslu bæði við HÍ og HR.

Birna Dröfn Birgisdóttir hefur rannsakað sköpunargleði og þjónandi forystu í doktorsnámi sínu við Háskólann í Reykjavík. Hún er viðskiptafræðingur með meistaragráðu í alþjóðaviðskiptum frá Griffith University í Ástralíu. Einnig er hún stjórnendamarkþjálfi, hefur lært NLP (Neuro-linguistic programming) og mannauðsstjórnun og hefur meðal annars starfað við stjórnun og kennslu.