Innri ró í erli dagsins - jóga Nidra á vinnustöðum

Vodafone (Sýn hf) bauð vörustjórnunarhópnum (innkaup og birgðastýring) í heimsókn á dögunum. Það var vel mætt á viðburðinn og voru það þær Eydís Ýr Rosenkjær, deildarstjóri innkaupa og lagers, og Guðrún Gunnarsdóttir, aðfangastjóri hjá Vodafone, sem tóku á móti okkur í höfuðstöðvum fyrirtækisins. 

Eydís lýsti því hvernig innkaupum og birgðastýringu er háttað hjá Vodafone og hvaða ávinningi það skilaði fyrirtækinu að hafa miðlægan lager. Hún talaði einnig um kosti þess að vera með miðlægan flutning og getur verðmunur á tilboðum verð allt að 30-40%. Innkaupadeildin sér um innkaup á endabúnaði, farsímum og aukahlutum en fyrirtækið rekur 4 verslanir auk þess að vera með vefverslun. Mikið er lagt upp úr birgðanákvæmni og er allur lager bæði í vöruhúsi og verslunum talinn að minnsta kosti einu sinni í mánuði. Unnið er eftir ákveðnum mælikvörðum, til að mynda lágmarksbirgðir, tíðni pantana, afskrifta og frávikum við talningar. Hún fór yfir gagnsemi þessara mælikvarða og útfærslu þeirra hjá Vodafone.

Guðrún Gunnarsdóttir fór yfir hvernig þeirra útboðsaðferðir og samningastjórnun í innkaupum skilar fyrirtækinu betri árangri. Þau framkvæma verðkannanir fyrir allt það sem er keypt m.a. vörur, þjónustu og ráðgjöf, bæði innanlands sem utan. Birgjamat er líka framkvæmt á mjög faglegan hátt en þau eru mismunandi eftir stærð og staðsetningu birgja. Einnig talaði hún um hvernig miðlæg innkaupastýring fyrir öll vörumerki félagsins hafi hjálpað þeim að ná fram fjárhagslegum sparnaði og hafi um leið aukið gæði og öryggi innkaupa. Samstæðan veltir rúmlega 22 milljörðum á ári en innkaup á vörum og þjónustu er ríflega helmingur þeirrar fjárhæðar og skiptir því hvert prósentustig sem sparað er gríðarlegu máli fyrir hagnað fyrirtækisins. Guðrún sagði frá því hvernig ráðgjöf við stjórnendur vegna tilboða og samninga kemur að gagni, skjalastýringu samninga og hvernig þau hafa með því náð að hámarka virði samninga. Þau eru með eigið samningastjórnunarkerfi sem heldur utan um alla samninga fyrirtækisins en yfir 5.000 samningar eru í gildi um kaup á vörum og þjónustu. Hún sagði einnig frá þeim ávinningi sem hlýst af samstarfi í innkaupum við Vodafone Group.

Til að sækja glærur frá fyrirlestrinum: Smellið hér!

Á morgunfundi á vegum faghóps um lean í morgun var það Daði Jóhannesson framkvæmdarstjóri Hringrásar sem tók á móti Stjórnvísifélögum og fór í gegnum þær endurbætur sem Hringrás hefur unnið að seinustu tvö ár er varða straumlínustjórnun endurvinnslunnar. Hringrás, áður Sindri og Sindrastál hefur safnað málmum til endurvinnslu í 30 ár og er elsta endurvinnslufyrirtæki landsins.  Safnað er efnum á 3 stöðum í kringum landið. Hringrás er stærsti söfnunaraðili notaðra raftækja á landinu.  Allt er flutt út því engin endurvinnsla er á Íslandi, hvorki í plasti eða pappír en stórar hugmyndir eru í Hveragerði.  Plast frá Íslandi fer til Hollands sem orkugjafi.  Hringrás kaupir efni til endurvinnslu, flytja efnið til söfnunarstöðva, flokka, vinna og pakka, flytja efnið til Evrópu og selja efni til endurvinnslu. Holland er framarlega í endurvinnslu sem og Svíþjóð.  Í fyrra voru flutt út 49000 tonn og þá kemur spurningin hvort eitthvað sé hægt að gera hér heima varðandi fótsporið. 

Hringrás er búið að vera að vinna með lean sl. tvö ár.  Árið 2017 fékk núverandi eigandi Gamma félagið sem veð fyrir skuldum og ákváðu að reyna að bjarga félaginu.  Skipt var um stjórnendur og höfðu nýir eigendur og stjórnendur enga reynslu úr sambærilegum rekstri.  Tækjabúnaður var í slæmu ástandi, sjóðstreymið mjög þungt, miklar birgðir af óunnu og óflokkuðu efni og leyfismál í ólestri. 

Varðandi lean innleiðinguna þá var byrjað á að fókusa á sóun og hvernig hægt væri að nýta lóðina betur. Ákveðið var að gera eitthvað lítið á hverjum degi og það fyrsta sem ráðist var á var flokkun. Hringrás hætti að urða dekk, keypti baggavél og fór að flytja dekkin út. Að ári liðnu var búið að rýma flokkunarsvæðið og byrjað að flokka. Eldvaranarveggir voru settir á milli hólfa; bílar, brotajárn o.fl.    Markmið var sett um að í lok árs 2019 yrði portið tómt og lóðin hrein.  Hjá Hringrás eru í dag í kringum 50 manns og það allra mikilvægasta er að innleiða lean kúltúrinn því eigendur og stjórnendur verða að vera með.  Ábatinn er sjáanlegur og búið að laga margt en gera má betur varðandi innleiðinguna. Lærdómurinn er sá að það sem hefur tekist vel er að 1. Allir starfsmenn hittast á slaginu 8 á morgnana, ræða hvernig gekk í gær, hvað á að gera í dag, hver eru vandamálin og hverju þarf að breyta.  2. Aðstoð frá ráðgjafa var mjög góð 3. Skrifstofan var sameinuð á einn stað og allir sitja saman í afgreiðslunni, allir geta tekið vigtina 4. Einföld og skýr markmið voru sett þ.e. mynd var hengd upp sem sýndi portið hreint (klára alla vinnu hvern dag áður en farið er heim)  5. Facebook – gekk vel í samskiptum.  Það sem ekki gekk eins vel var: 1. Hefðu átt að byrja á sjálfum (Japanir byrja t.d. á sjálfum sér) 2. Læra að sjá sóun í störfum sínum t.d. að byrja á sjálfum sér varðandi sóun, t.d. þegar farið er út að borða þá er tekin mynd á símann af kvittuninni og send beint á bókhaldið, hætta að senda bréfapóst o.fl. .  3. Viðurkenna að erfitt sé að breyta því hvernig fólk vinnur 4. Þjálfun, þjálfun, þjálfun.  Að lokum sagði Daði að það mikilvægasta af öllu væri að fá fólk með sér.  

Faghópur um mannauðsstjórnun vekur athygli á ráðstefnu sem á erindi til allra sem koma að mannauðsmálum.

Kynslóðastjórnun í takt við 4. iðnbyltinguna

Áskoranir á tímum margbreytileika

21.nóvember, 2019 – Á GRAND HÓTEL

Heilsuvernd og Hagvangur

Eðli vinnumarkaðarins er að taka miklum breytingum sem rekja má til fjórðu iðnbyltingarinnar og kynslóðanna sem starfa á vinnumarkaðinum í dag. Sú staðreynd, að aldrei fyrr hafa eins margar kynslóðir verið starfandi á sama tíma á vinnumarkaðinum, örar tæknibreytingar og sjálfvirknivæðing, hefur í för með sér krefjandi áskoranir fyrir flest fyrirtæki og stjórnendur.

Hvernig komum við á móts við ólíkar væntingar og þarfir kynslóðanna til vinnu – og hvernig byggjum við jafnframt upp öfluga og sameinaða liðsheild sem skapar árangur? Er þörf á breyttum stjórnarháttum?

Sérhvert eitt okkar er mikilvægt en á sama tíma erum við mikilvæg sem heild. Því eru bestu teymin oft þau sem byggja á styrkleika allra kynslóða á vinnustaðnum. Við þurfum á hvort öðru að halda. Viska, reynsla og færni eldri kynslóðanna í bland við snerpu, innsýn og frumkvöðlasýn yngri kynslóðanna gæti verið lykillinn að árangri.

Hvað einkennir kynslóðirnar, hverjir eru styrkleikar þeirra, áherslur og þarfir, hvernig störfum við saman og hvernig nýtist sú vitneskja okkur til þess að viðhalda atvinnuhæfni (employability) og samkeppnishæfni fyrirtækisins á tíma fjórðu iðnbyltinarinnar?

Á ráðstefnunni verður leitast við að svara þessum spurningum og skýra hvernig hinar ólíku áherslur kynslóðanna megi nýta á jákvæðan hátt.

Með opnum huga og framsýni eru tækifærin óendaleg!

Nánari upplýsingar um dagskrá og skráningu á vefsíðu Heilsuverndar

Undanfarna mánuði hafa Claudia A Wilson og Auður Tinna Aðalbjarnardóttir unnið að gerð ítarlegrar skýrslu um jafnrétti innflytjenda á atvinnumarkaði hérlendis. Í tilefni af því að skýrslan hefur nú verið gefin út verður haldinn opinn hádegisfundur til kynningar á skýrslunni á milli kl. 12-13 þann 7. nóvember nk. í Hannesarholti, Grundarstíg 10, Reykjavík. Allir velkomnir. Kynningin fer fram á ensku.

Fundarstjóri: Tatjana Latinovic, formaður Kvenréttindafélags Íslands og Innflytjendaráðs.

These past few months, Claudia A Wilson and Auður Tinna Aðalbjarnardóttir have been conducting an extensive research on the equality of immigrants in the Icelandic labor market- the public sector.

The report is now completed and published. The findings will be presented in English at an open meeting on November 7, 2019 from 12 noon – 1pm on at Hannesarholt, Grundarstíg 10, Reykjavík. Everyone is welcome.

Event chair: Tatjana Latinovic, chairperson for the Icelandic Women’s Rights Association and the Immigration Council

Að skapa sín eigin tækifæri

 Faghópur um verkefnastjórnun Stjórnvísi hélt í morgun fund í Nýsköpunarmiðstöð Íslands. Á fyrirlestrinum kynntust þátttakendur ferlinu frá hugmynd að framkvæmd. Í því felst að virkja eigin frumkvöðlahugsun og forgangsraða hugmyndum sem vekja áhuga. Farið var yfir mótun viðskiptahugmyndarinnar, teymismyndun og fjármögnun í þeim tilgangi að veita þátttakendum trú á eigin hugmyndaferli. Þátttakendur fengu innsýn í frumkvöðlaumhverfið á Íslandi og þann stuðning sem í boði er fyrir hugmyndaríkt fólk. Fundurinn var fyrir alla sem vilja opna á eigin frumkvöðlahugsun og efla sig í ferlinu að fá hugmyndir og fylgja þeim eftir. Fyrirlesarar voru þær Hafdís Huld Björnsdóttir og Svava Björk Ólafsdóttir.
Hafdís Huld er með meistaragráðu í verkefnastjórnun (MPM). Hún hefur mikla reynslu af breytingastjórnun og að vinna með menningu skipulagsheilda. Hún hefur unun af því að skapa vettvang þar sem teymi finna í sameiningu lausnir til að bæta umhverfi sitt. Hafdís Huld hefur starfað sem lean sérfræðingur, verkefnastjóri og rekstrar- og mannauðsstjóri. Í dag er hún sjálfstætt starfandi meistarasmiður, ráðgjafi og fyrirlesari.
Svava Björk Ólafsdóttir stundar nám í markþjálfun og er með meistaragráðu í verkefnastjórnun (MPM). Hún hefur mikla reynslu af stuðningsumhverfi frumkvöðla á Íslandi meðal annars í starfi sínu hjá Icelandic Startups. Hún hefur undanfarin ár sinnt ráðgjöf, fræðslu og stýrt fjölda verkefna með það að leiðarljósi að styðja við bakið á frumkvöðlum á fyrstu skrefunum. Í dag er hún sjálfstætt starfandi ráðgjafi, fyrirlesari og þjálfari á nýsköpunarviðburðum.

Hafdís byrjaði á að fara yfir hve mikilvægt er að njóta ferðalagsins við að skapa, ekki einungis að einblína á lokatakmarkið.  Þá er mikilvægt að staldra við því hugurinn er alltaf á fleygiferð.  Einnig að huga að því að sumt fólk hefur jákvæð áhrif á okkur og annað fólk dregur okkur niður.  Á vinnustöðum í dag er mikilvægt að skapa umhverfi sem veitir innblástur.  Ef slíkt umhverfi er ekki til staðar þá getur verið gott að skipta um umhverfi til að ná hugarrónni.  Hafdís nefndi Háskólann í Reykjavík sem dæmi um stað þar sem hún upplifir skapandi umhverfi, byggingin, aðkoman o.fl. Síðan eru athafnir t.d. að hafa leir á borðum, hafa eitthvað í höndunum.  Mikilvægt er líka fyrir hvern og einn er að hugsa hvar maður fær bestu hugmyndirnar; er það í göngutúr, í íþróttahúsinu?  Einnig að hugsa og trúa því að maður fái sjálfur frábærar hugmyndir. 

Til eru gríðarlega margar athafnir til að skapa.  Hvað gerist t.d. í hugleiðslu?  Mótflug (negative brainstorming) er að hugsa t.d. hvernig bý ég til neikvæðustu heimasíðuna og getur reynst vel frekar en hugsa alltaf jákvætt.  Í Disney nálguninni er allt hægt og engar hömlur.  Einnig voru nefndar fleiri aðferðir eins og að skipta um hatta.  Það sem er gott að hafa í huga er að við erum ótrúlega dugleg í að draga niður góðar hugmyndir, segja „já og“ í staðinn fyrir nei, hræðsla við mistök? Hugsa hvað er að halda aftur af okkur og muna að það er æfingin sem skapar meistarann.  Síðan kemur að því að velja af hverju þú ert í núverandi verkefnum? Hvar liggur ástíðan okkar? Hver er tilgangur okkar?  Hafdís tók alla í stutta hugleiðslu og bað fólk um að staldra við og hugsa hvers vegna þeir væru mættir á þennnan fund og hver væri ástríða hvers og eins. Ef allir eru besta útgáfan af sjálfum sér þá verður heimurinn svo sannarlega betri.  Hafdís fór í lokin yfir mjög gott módel til að forgangsraða hugmyndum.  Á x-ás eru venjulegar/frumlegar hugmyndir og á y-ás auðvelt/erfitt að framkvæma. 

Svava sagði mikilvægast fyrir frumkvöðla að fókusa fyrst á 1. Hvaða vandamál er verið að leysa? 2. Hver er þörfin? 3. Af hverju af hverju af hverju? 4. Hver á vandamálið? (hver er viðskiptavinurinn) 5. Hvaða virði gefið þið viðskiptavininum.  Til þess að ná utan um þetta þá þarf að skilja og geta sagt frá hugmyndinni sinni.  Ef þú heldur hugmyndinni þinni út af fyrir þá gerist ekki neitt, því er mikilvægt að deila og segja frá og geta sagt frá.  Mikilvægt er að hafa spurningarnar okkar opnar þegar verið er að spyrja hvort ákveðið vandamál er til staðar.  Hvað myndir þú vilja sjá í þjónustu eins og okkar?  Fá fólk til að tjá sig um hugmyndina.  Allir voru hvattir til að skoða „The Business Model Canvas“.  Nýsköpunarmiðstöð Íslands er með þetta módel á netinu.  Í öðrum hópnum eru markhóparnir og síðan er virðið.  Þá eru það tengsl við viðskiptavini, dreifileiðir og tekjur.  Síðan er endað á lykilsamstarfsaðilar, lykilstarfsemi, lykilauðlindir og kostnaður.  Það er bannað að skrifa beint á Canvas, það verður að nota límmiða því hugmyndin er alltaf að þróast og breytast.  Góðar hugmyndir eru að skoða vöru sem er til og módelinu er breytt s.s. eins og varðandi kaffi. Þú getur t.d. einungis keypt Expresso vél í ákveðinni búð í Kringlunni.  RBB tók auðlindina sem er hótel og gistirýmið og bættu við öðrum markhóp þ.e. fólk sem á rúm og herbergi og er tilbúið að leigja út.  Önnur tól er t.d. „value proposition Canvas“ og Customer Journey Mapping“.  Hvað gerirst frá því viðskiptavinurinn finnur okkur, hvert á ferðalagið að vera?  Varðandi þróun þá er það þróunarferlið, hönnun frumgerða.  Svava benti á bókin „The lean startup“ höf: Eric Ries.  Svava tók dæmi um SaaS hugbúnaðarfyrirtæki þar sem mikilvægt er að fá endurgjöf strax til þess að vita hvort viðskiptavinurinn vill kaupa.  Að þróa vöruna samhliða viðskiptavininum skiptir miklu máli til að stytta þróunartímann og vita að þú sért örugglega að þróa vöru sem er vel nýtt. 

Svava fór yfir hve frumkvöðlar eiga oft erfitt með að koma vörunni sinni á framfæri.  Svava tók dæmi um mann sem var að gefa út bók, hann prófaði hvaða litur/verð hentaði best áður en hann skrifaði bókina. Með þessari stuttu rannsóknarvinnu tókst honum að velja réttan lit á kápuna, rétt verð og skrifa metsölubók. Mjög mikilvægt er að gera viðskiptaáætlun, tímaáætlun, kostnaðaráætlun, markaðsáætlun.  Þörfin skiptir mestu máli, ekki kostnaðurinn og áætlunina þarf að endurskoða mjög reglulega.  Hugmynd er eitt en framkvæmd skiptir öllu máli.  Sá sem fjárfestir fjárfestir frekar í teymi en hugmynd.  Þegar verið er að bæta í teymi skiptir máli að fá styrkleika sem okkur vantar.  Teymið þarf að verða sterk heild því það er verkfærið sem framkvæmir og gerir hlutina að veruleika.  Hvernig ætlum við að vinna saman?  Það er að mörgu að huga og mikilvægt að hugsa um þá auðlind sem við erum.  En hvernig hittum við partner?  Engin ein leið er rétt en það er t.d. til síða á Facebook þar sem hægt er að óska eftir partner.  Varðandi að vaxa og fjármagna þá er þróunarferillinn mislangur. Sjóðirnir hjálpa fyrirtækjum yfir þennan feril þar til sala fer af stað.  Hægt er að taka lítil lán, einnig er hægt að fara í hópfjármögnun, viðskiptahraðla.  Það er svo mikið að fólki á Íslandi sem vill hjálpa og gefa góð ráð.  Mikilvægt er líka að mæta á viðburði hjá öllum þeim sem bjóða upp á þá.  Icelandic Startups, Nýsköpunarmiðstöð, Startup Iceland, Stjórnvísi eru allt aðilar sem vert er að skoða.  Að lokum sagði Svava að mikilvægast af öllu væru að vera með rétta fólkið því teymið er lykilatriðið, tala um hugmyndina, aldrei hætta að testa, þekkja viðskiptavinin og vandamálið hans, ekki vera eitthvað fyrir alla, æfa sig í ferlinu, og nýta þann stuðning sem er í boði.