Umbótavinnustofur, eða Kaizen Blitz, er eitt af verkfærum Straumlínustjórnunar sem sífellt fleiri fyrirtæki nýta sér. Í örstuttu máli felst aðferðin í að setja saman hóp fulltrúa allra þeirra aðila sem að tilteknu ferli koma og setja þeim markmið um að leysa tiltekið úrlausnarefni í snarpri vinnulotu. Á fundi faghóps um Lean í HR í morgun voru fyrirlesararnir þau Kristjana Kjartansdóttir, gæðastjóri OR, og Sveinn Valtýr Sveinsson, yfirverkefnastjóri í rekstrarráðgjöf hjá Ernst & Young. Þau deildu sínum reynslusögum frá umbótavinnustofum. Hvað hefur virkað vel og hvað ekki? Eftir kynningarnar var tími fyrir umræður þar sem áheyrendum í sal gefst tækifæri til að spyrja spurninga og ráða.
Sveinn Valtýr segir Lean vera hugarfræði og engin ein formúla til fyrir hvernig Lean er innleitt. Reynslu sína sækir Sveinn m.a. til starfa sinna hjá Rio Tinto. Mikilvægt er að skilgreina vandamál áður en farið er í að leysa það. Oft vantar að skilgreina vandamál nægilega vel. Miklu máli skiptir líka hvernig hópurinn er valinn og að lokum að tímasetja þ.e. upphaf og endi. Í hverjum hóp eru bæði dúerar og farþegar. Dúerarnir eru fólk sem skilar einhverju til verkefnisins og farþegar eru þeir sem hafa ekki neitt fram að færa. Þægileg hópastærð er 3-5. Kaizen vinnustofur standa í 3-5 daga og stíga aðilarnir þá alveg úr sínu starfi. Mikilvægt er að hafa ferilseiganda. Rio Tinto notar Lean sig sigma í öllum sínum vinnustofum. Byrjað er að skilgreina(define), measure(mæla), analyze(greining improve (bæta) og control(viðhalda). Kaizen Blitz eða Practical problem solving. Þá er hópur stofnaður utan um lítil verkefni u.þ.b. 5 klst. Vandamálinu er líst og fylgt eftir. Varðandi að stofna hóp um stærri verkefni er oft langur undirbúningur vegna þess að losa þarf fólk úr sínum störfum.
Kristjana Kjartansdóttir kynnti fyrir okkur hvernig OR er samsett. ON selur rafmagn, Veitur starfa í sérleyfisrekstri og deila vatni, Gagnaveita Reykjavíkur selur gagnamagna og OR er móðurfélagið. Kristjana sagði að þau hefðu viljað velja fyrsta Kaizen verkefnið og það var barátta milli deilda hver fengi fyrsta verkefnið. Gildi OR er framsýni, hagsýni og heiðarleiki og það er Lean. Þegar búið var að fara í gegnum fyrstu umbótavinnustofuna (kaizen). Tilgangur með vinnustofum er alltaf tvíþættur 1. Leysa vandamál og bæta árangur 2. Þjálfa þátttakendur. Skoðuð er núverandi staða, horft á draumaferli, framtíðarferli, verkefni skilgreind sem liður í innleiðingu á framtíðarferli og árangur metinn. Til að tryggja að verkefnið festist í sessi þá þarf að festa ferilinn. Alltaf er þristurinn notar A3. Hvert er vandamálið, hver er orsökin, hvernig er hægt að mæla þetta ferli. Plan, Do, Check, Act, Kristjana fór yfir verkefni sem tókst að leysa á 3 klst. sem var endurgreiðsla inneigna. Gagnkvæmur skilningur á verkefninu óx. Þetta leiddi til tímasparnaðar í þjónustunni, sparnaðar í greiðslubókhaldi og stóraukinni þjónustu við viðskiptavininn. Hvað er verið að skoða, fyrir hvern er vinnan unnin, hvaða virði er í vinnunni og hver er útkoman. (PDCA). Núverandi ferli eru gulir miðar, hvað er að bögga þig bláir miðar, umbótahugmyndir. Nokkur dæmi sem hafa verið unnið eru að uppgjörsferlið var stytt um einn mánuð. Í fyrstu atrenu var kortlagning og skráð hvernig ferlið væri að virka, ávinningurinn sást strax í því að þau gátu farið í sumarfrí og ekkert hringt í þau á meðan. Þau spurðu um hvers vegna var verið að gera 6 og 9 mánaða uppgjör. Það var enginn að kalla eftir þeim og því var hætt. Þannig spöruðust 60 dagar í vinnu. Kristjana ræddi líka verkefni sem ekki hafa gengið jafn vel. Ástæðan er jafnvel sú að ekki var skilgreint nægilega vel hvert væri vandamálið. Þú lagar ekki óstjórn með því að bæta feril. Eitt verkefni var að stefna að 0 slysum. Öryggishandbókin var ekki vandamál en öryggisstefna var ekki að skila sér. Farið var í að skoða hvernig stefnan hríslast niður til stjórnenda. Núna eru 10 verkefni í gangi sem þessu tengist. Enn eitt verkefnið var Rýni stjórnenda, þar voru spöruð 40 dagsverk hjá framkvæmdastjóra á ári því mikið var um upplýsingar sem enginn var að óska eftir. Að lokum fjallaði Kristjana um hvað stjórnendum OR finnst um lean? Helstu svör voru þessi: Bætt öryggi, þekking og stöðugar framfarir o.fl.
