Persónuvernd í æskulýðsstarfi og samstarf persónverndarfulltrúa

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Fyrsti fundur vetrarins á vegum faghóps um persónuvernd var haldinn í hádeginu í dag og sneri hann að persónuvernd í æskulýðsstarfi og samstarfi persónuverndarfulltrúa sveitarfélaga. Fyrirlesarar voru þær Erla Bjarný Jónsdóttir og Bryndís Gunnlaugsdóttir. 
Persónuvernd í æskulýðsstarfi.  Erla Bjarný fór yfir hvað þarf að hafa í huga varðandi persónuvernd í íþróttastarfi. Hvaða forrit eru notuð við miðlun persónuupplýsinga og hvernig er farsælast að miðla persónuupplýsingum, t.d. ljósmyndum og öðru efni tengdu íþróttaviðburðum, til annarra. Einnig fór hún yfir hvað ber að varast við vinnslu persónuupplýsinga í íþróttastarfi.
Erla Bjarný sagði að þjálfarar væru að fá gríðarlega mikið af persónulegum upplýsingum um börn í gegnum messanger og facebook.  Hvernig er hægt að tryggja öryggi þessara upplýsinga?   Erla Bjarný komst að því að það væri ekki neitt einasta íþróttafélag með persónuverndarfulltrúa. Hún skoðaði blak og fótbolta og það eru rosalega mikið af persónulegum upplýsingum sem foreldrar gefa eins og t.d. er varðar lyfjagjöf.  Erla Bjarný er búin að leggja til að félög sameinist t.d. um persónuverndarfulltrúa.  Erla fór inn á 14 félög í gær og sá hvergi félag sem vísaði í persónuverndarlög.  Hún segir hvergi minnst á persónuvernd eða eitthvað tengt persónuvernd.  Erla Bjarný sagði að næstum allt væri persónugreinanlegt í því félagi sem hún er þjálfari sökum þess hve fáir eru í hennar flokki.  Yfir 100 félög eru að nota Sportabler í dag. Þar er hægt að setja upp heimaæfingar og þar er hægt að aðlaga sitt starf að því.  Hægt er að gera vinnslusamninga við félögin og skoðað hvort verið sé að fara á skjön við persónuverndarlögin.  Mentor íþróttafélaganna í dag er Sportabler.  En utan frá sérðu ekki neitt tengt persónuvernd.  Næst skoðaði hún Facebook sem einnig er mikið notað. Um leið og þú setur eitthvað á facebook þá hefur facebook heimild til að nota þær upplýsingar.  Í skóla-og frístundastarfi hefur verið reynt að færa samskiptin af facebook þar sem þú hefur forræði á upplýsingunum. Google lausnin er mjög sniðug. Þjálfarar eru oft með skjal fyrir hvern og einn og þar er haldið utan um tölfræði fyrir hvern og einn aðila.  Þetta eru risaskjöl og þar eru skráðar heilsufarsupplýsingar.  Google er ekki með vinnslusamning í boði, þú gengst einfaldlega undir þeirra skilmála og þeir nýta upplýsingar til 3ja aðila.  Google lausnin er sniðug en það þarf að vera meðvitaður um í hvað hún er notuð.  Frumkvæðisathugun persónuverndar Arion banka. Persónuvernd sagði ekki heimild til að setja inn á samfélagsmiðil þar sem þeir hefðu ekki eign á gögnunum. Því þurfa allir foreldrar að vera meðvitaðir um hvernig myndum af mótum er stjórnað. Myndir hjá hennar félagi eru t.d. geymdar á GooglePhoto í Írlandi og margir geyma þau í Dropbox.  Guðmundur minntist á Sideline og Nóri sem annrs konar kerfi sem hægt væri að nota.

"Sameinuð stöndum vér, sundruð föllum.."Samstarf persónuverndarfulltrúa sveitarfélaga.  Bryndís Gunnlaugsdóttir sagði að hennar fyrsta verk hefði verið að boða persónuverndarfulltrúa til sín. Hvað er svona sérstakt við persónuverndarfulltrúa innan sveitarfélaga.  Af hverju virkar einn hópur en annar ekki?  Bryndís finnur gríðarlega orku í persónuverndarhópnum hjá sveitarfélögunum.  Eitt af lykilatriðunum er að sambandið (hagsmunafélag sveitarfélaga) boðar til fundarins sem gefur ákveðinn status.  Engar risaeðlur eru inn á fundinum því persónuverndarfulltrúar hafa ekki verið til áður.  Því vissi enginn út í hvaða vegferð væri verið að fara.  Flestir upplifðu sig sem eyland á sínum vinnustað.  Jafningjar hittust sem ekki var hægt að finna á vinnustað því eitt persónuverndarnörd er á hverjum vinnustað. Sveitarfélögin eru 77 og því eru fulltrúarnir með mjög ólíka þekkingu. Umræðan varð því kraftmikil og fjölbreytt, leyfilegt var að spyrja kjánalegra spurninga. Strax í upphafi var leyfilegt að spyrja um hvað sem er, fullkomið traust ríkti innan hópsins því allir voru að vinna saman. Deilt var skjölum milli sveitarfélaga og allir voru óhræddir við að deila hálfum hugmyndum. Gagnrýni varð jákvæð upplifun, rýnt var til gagns í ljósi þess trausts sem byggt var á frá upphafi. Það er kúltúrinn sem skiptir öllu máli í svona starfi.  Þeir sem síðar hafa komið inn í hópinn upplifa þessa miklu virðingu.  Saman ná þau að búa til miklu meiri orku en þau gera ein.
Það sem gengur ekki nægilega vel hjá persónuverndarfulltrúum er að hlutirnir ganga frekar hægt hjá stjórnsýslunni.  Sum sveitarfélög eru með sérfræðinga sem persónuverndarfulltrúa. Sama kaffibollaspjallið næst ekki í dag út af Covid, staðan er óljós víða því margir voru ráðnir tímabundið. Nú eru tekjur sveitarfélaga að skerðast og því gæti persónuverndarfulltrúum fækkað.  Bryndís sagði að allir verði að bera ábyrgð á að hópurinn hittist, allir bera ábyrgð á hvað er á fundinum og það sem skiptir mestu máli er að kúltúrinn innan hópsins ræður því hvort hann nær árangri eða ekki og ALLIR eru ábyrgir innan hópsins. Allir munu ekki vera með jafnt framlag en hvert einasta púsl skiptir máli og það eru tíð og góð samskipti sem eru lykillinn að trausti og að gagnrýnin umræða geti átt sér stað. Það eru einstaklingarnir sem sitja við borðið og mæta og eru tilbúnir að deila og koma til borðsins eins og þau eru klædd. 

Um viðburðinn

Persónuvernd í æskulýðsstarfi og samstarf persónverndarfulltrúa

Hér er linkur á fundinn: Join Microsoft Teams Meeting

Næsti viðburður á vegum faghóps um persónuvernd snýr að persónuvernd í æskulýðsstarfi og samstarfi persónuverndarfulltrúa sveitarfélaga. Fyrirlesarar verða þær Erla Bjarný Jónsdóttir og Bryndís Gunnlaugsdóttir. Fundurinn fer fram á Teams. 

Persónuvernd í æskulýðsstarfi

Erla Bjarný mun fara yfir hvað þarf að hafa í huga varðandi persónuvernd í íþróttastarfi. Hvaða forrit eru notuð við miðlun persónuupplýsinga og hvernig er farsælast að miðla persónuupplýsingum, t.d. ljósmyndum og öðru efni tengdu íþróttaviðburðum, til annarra. Einnig verður farið yfir hvað ber að varast við vinnslu persónuupplýsinga í íþróttastarfi.

"Sameinuð stöndum vér, sundruð föllum.."

Samstarf persónuverndarfulltrúa sveitarfélaga

Bryndís mun fjalla um samstarf persónuverndarfulltrúa innan sveitarfélaga en allt frá því að ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tóku gildi hafa persónuverndarfulltrúar innan sveitarfélaga haldið reglulega samráðsfundi þar sem fjallað er um verkefnin og áskoranir er fylgja starfinu. Starfsemi sveitarfélaga nær yfir mjög fjölbreytt svið allt frá félagsþjónustu og leik- og grunnskóla yfir í skipulagsmál, málefni fatlaðra og aldraðra sem og frístundaheimili og félagsmiðstöðvar.

 

Staðsetning: Teams

Skráðir þátttakendur fá sendann hlekk á viðburðinn í tölvupósti. 

 

Um fyrirlesara:

Persónuvernd í æskulýðsstarfi

Erla Bjarný Jónsdóttir er persónuverndarsérfræðingur hjá á Umhverfis- og skipulagssviði Reykjavíkurborgar, áður starfaði hún sem persónuverndarfulltrúi Fjarðabyggðar. Erla hefur áralanga reynslu sem afreksleikmaður, þjálfari og loks formaður blakdeildar íþróttafélagsins Álftanes. Ásamt þessu hefur Erla unnið sem verkefnastjóri og þjálfari fyrir yngri landslið Íslands í blaki.

Bryndís Gunnlaugsdóttir er lögfræðingur hjá Sambandi íslenskra sveitarfélaga. Bryndís vann áður hjá PwC, ríkisskattstjóra og KeyHabits ehf. Hún hefur einnig víðtæka reynslu úr stjórnar- og nefndarstörfum sem forseti bæjarstjórnar í Grindavík, formaður stjórnar ALM verðbréfa hf., stjórnarmaður í úrvinnslusjóði og Lánasjóði sveitarfélaga svo dæmi séu nefnd.

Fleiri fréttir og pistlar

Faghópur um sjálfbæra þróun

Aðalfundur faghóps um samfélagslega ábyrgð var haldinn í byrjun maí. Í stjórnina voru kjörin Eiríkur Hjálmarsson, Orkuveitunni, Eva Magnúsdóttir, Podium, Freyr Eyjólfsson, Sorpu, Halldóra Ingimarsdóttir, Sjóvá, Harpa Júlíusdóttir, Festu, Rósbjörg Jónsdóttir, SPI á Íslandi/Orkuklasinn, Viktoría Valdimarsdóttir, Ábyrgum lausnum, Þóra Rut Jónsdóttir, Advania og Þórdís Sveinsdóttir, Lánasjóði sveitarfélaga. Á fundinum var jafnframt ákveðið að leggja til nafnabreytingu. Á fyrsta stjórnarfundi nýrrar stjórnar í júní var  samþykkt að breyta nafninu og heitir hópurinn hér eftir faghópur um sjálfbæra þróun. Eva Magnúsdóttir mun áfram vera formaður.

Fyrsta verkefni nýrrar stjórnar verður að gera könnun meðal félagsmanna á áhugasviðum þeirra og verða niðurstöður hennar notaðar við mótun dagskrár næsta vetrar. Félagsmenn eru hvattir til þess að láta til sín taka og svara könnunni og hafa þannig áhrif á dagskrána. 

Fyrsta stjórn nýstofnaðs faghóps um almannatengsl og samskiptastjórnun

Nýr faghópur hefur verið stofnaður um almannatengsl og samskiptastjórnun og kom ný stjórn saman í hádeginu í dag. Erla Björg Eyjólfsdóttir stofnandi faghóps var kosin formaður með einróma samþykki og stuðningi fundarins.

Stjórn faghópsins hvetur alla áhugasama til að skrá sig í faghópinn en það er gert með því að smella hér.  Þar er jafnframt að finna upplýsingar um markmið og tilgang þessa nýja faghóps. Stjórnin stefnir að því að halda sinn fyrsta fund í haust og kynna til leiks það sem er framundan á komandi starfsári.  

 

Stjórn þessa nýja öfluga faghóps skipa: Erla Björg Eyjólfsdóttir formaður, Andrea Guðmundsdóttir Háskólinn á Bifröst, Ásta Sigrún Magnúsdóttir Menningar- og viðskiptaráðuneytið, Eva Bergþóra Guðbergsdóttir Reykjavíkurborg, Guðmundur Heiðar Helgason Strætó BS, Gunnar Hörður Garðarsson samskiptastjóri Ríkislögreglustjóra, Gunnar Kristinn Sigurðsson KPMG, Gunnlaugur Bragi Björnsson Viðskiptaráð Íslands, Heiða Ingimarsdóttir Múlaþing og Ingvar Örn Ingvarsson Cohn & Wolfe á Íslandi.

 

 

 

 

Sjálfbærniskýrslur Lífeyrissjóðs Verzlunarmanna og Play valdar skýrslur ársins

 Viðurkenningar fyrir sjálfbærniskýrslur ársins voru veittar fyrr í dag við hátíðlega athöfn á Nauthóli.  Að þessu sinni voru flugfélag og lífeyrissjóður talin hafa gefið út eftirtektarverðustu skýrslur ársins. 

Festa - miðstöð um sjálfbærni, Stjórnvísi og Viðskiptaráð Íslands veittu fyrr í dag viðurkenningar fyrir sjálfbærniskýrslu ársins. Þetta er í fimmta sinn sem slíkar viðurkenningar eru veittar og að vanda var hátíðleg stemning þegar fulltrúar útgefenda skýrslanna veittu viðurkenningunum móttöku. Viðurkenningin er veitt fyrirtækjum og stofnunum sem birta upplýsingar um sjálfbærni sína og samfélagsábyrgð með markvissum og vönduðum hætti.

Að þessu sinni voru það Lífeyrissjóður Verzlunarmanna og flugfélagið Play sem talin voru hafa gefið út eftirtektarverðustu sjálfbærniskýrslur ársins 2022, fyrir rekstrarárið 2021. Skýrslur Lífeyrissjóðs Verzlunarmanna og Fly Play hf. voru valdar úr metfjölda tilnefninga en að þessu sinni bárust 48 tilnefningar þar sem skýrslur frá 33 aðilum voru tilnefndar, sem er tæplega 40% fleiri en hlutu tilnefningu árið 2021.

 

Hnitmiðuð og einlæg framsetning mikilvægra þátta

Starfsemi viðurkenningahafa ársins er afar ólík, þó miklar kröfur og strangt regluverk gildi um starfsemi þeirra beggja. Annars vegar er um að ræða lífeyrissjóð, með yfir 60 ára sögu, sem hefur það hlutverk að tryggja sjóðfélögum sínum lífeyri og hins vegar ungt lággjaldaflugfélag sem leggur sig fram um að bjóða lágt verð til skemmtilegra áfangastaða.

Í rökstuðningi dómnefndar fyrir vali ársins segir að sjálfbærniskýrsla Lífeyrissjóðs verzlunarmanna sé gott dæmi um upplýsingagjöf sjálfbærniþátta eins og best verður á kosið en í skýrslunni er farið yfir markmið, árangur og aðgerðir sjóðsins.

„Upplýsingarnar eru mælanlegar, samanburðarhæfar og viðeigandi fyrir starfsemi sjóðsins. Framsetning er skiljanleg og aðalatriði dregin fram á einlægan máta. Lífeyrissjóðir hafa gríðarleg áhrif í íslensku atvinnulífi, og því mikilvægt að aðrir lífeyrissjóðir taki sér upplýsingagjöf Lífeyrissjóðs verzlunarmanna til fyrirmyndar.“

Play er ungt félag og því að stíga sín fyrstu skref í skýrlsugerð. Til þessa var horft við mat skýrslunnar en í rökstuðningi dómnefndar segir að skýrslan sýni skilmerkilega að fyrsta sjálfbærniskýrsla fyrirtækja þurfi hvorki að vera innihaldslítil né gefa sérstaklega til kynna að fyrirtæki séu að stíga sín fyrstu skref í slíkri upplýsingagjöf.

„Sjálfbærniskýrsla Play er hnitmiðuð, beinir ljósum að mikilvægum þáttum fyrir fyrirtækið, í þessu tilviki losun gróðurhúsalofttegunda. Í skýrslunni er einnig farið yfir hvernig fyrirtækið ætlar að beita sér í loftslagsmálum, sem er jákvætt að sjá fyrir fyrirtæki í jafn mengandi iðnaði og flugiðnaðurinn er.“

 

Tenglar:

 

Dómnefnd og nýskipað fagráð

Í dómnefnd ársins sátu þau Reynir Smári Atlason, forstöðumaður sjálfbærnimála hjá Creditinfo sem var formaður fómnefndar, Jóhanna Hlín Auðunsdóttir, forstöðumaður loftslags og umhverfis hjá Landsvirkjun og Stefán Kári Sveinbjörnsson, verkefnastjóri í stefnumótun og sjálfbærni hjá Isavia.

Reynir Smári Atlason, formaður dómnefndar, segir að mörg íslensk fyrirtæki eigi hrós skilið fyrir vandaða upplýsingagjöf:

„Upplýsingagjöf sjálfbærniþátta margra Íslenskra fyrirtækja er nú orðin að sömu gæðum og við sjáum hjá þeim sem standa sig best erlendis,“ sagði Reynir Atli Smárason, formaður dómnefndar og útskýrir að þessi fyrirtæki séu betur undirbúin fyrir komandi regluverk og ákall fjárfesta en þau fyrirtæki sem ekki hafa lagt áherslu á slíka upplýsingagjöf.“

Markmið Festu, Stjórnvísis og Viðskiptaráðs með viðurkenningunni er meðal annars ýta undir notkun mælanlegra markmið og vandaðrar upplýsingagjafar á sviði sjálfbærni. Til að sinna því, samhliða stórauknum fjölda útgefinna sjálfbærniskýrsla, var að þessu sinni sett á laggirnar sérstakt fagráð sem lagði mat á allar þær skýrslur sem hlutu tilnefningu og undirbjó störf dómnefndar.

Fagráðið var skipað þremur nemendum við Háskólann í Reykjavík sem hafa lokið sérstöku námskeiði með áherslu á sjálfbæran rekstur og upplýsingagjöf, þeim Nikólínu Dís Kristjánsdóttur, Ísak Grant og Söru Júlíu Baldvinsdóttur.

 

Hvatning til áframhaldandi góðra verka

Það var Guðmundur Þ. Þórhallsson, framkvæmdastjóri, sem veitti viðurkenningunni móttöku fyrir hönd Lífeyrissjóðs Verzlunarmanna. Guðmundur sagðist taka við viðurkenningunni með stolti og hún væri stjórn, stjórnendum og öllu starfsfólki sjóðsins mikil og góð hvatning til að halda áfram á sömu braut:

„Það krefst góðrar samvinnu og úthalds að breyta starfsháttum og viðteknum venjum. Við gerð skýrslunnar var leitað eftir viðhorfum sjóðfélaga varðandi sjálfbærni í rekstri sjóðsins og kom þar fram rík áhersla þeirra á mikilvægi ábyrgra fjárfestinga og góðra stjórnarhátta.  Með sjálfbærniskýrslu LV kynnir sjóðurinn fyrir sjóðfélögum og öðrum haghöfum stefnumótun, markmið og árangur í sjálfbærnivegferð lífeyrissjóðsins. Opið og upplýst samtal við þá sem hagsmuna hafa að gæta skiptir miklu máli fyrir öflugan rekstur og aðlögun sjóðsins að síbreytilegu rekstrarumhverfi.“

Fyrir hönd Fly Play hf. var það Birgir Jónsson, forstjóri, sem veitti viðurkenningunni móttöku. Birgir sagði það að hljóta viðurkenningu sem þessa á fyrstu metrum flugfélagsins væri fyrirtækinu mikill heiður en ekki síður hvatning:

„Frá fyrsta degi hefur PLAY lagt mikla áherslu á sjálfbærni. Það skiptir okkur máli að sjálfbærni sé hluti af viðskiptamódeli félagsins og þar með hluti af allri ákvarðanatöku. Við höfum nú þegar byggt upp sterkan grunn og sett okkur háleit markmið í þessum efnum. Næstu skref eru að innleiða og fylgja eftir þeim markmiðum og lykilmælikvörðum sem við höfum sett okkur. Við förum tvíelfd inn í þá vegferð eftir að hafa hlotið þessa ánægjulegu viðurkenningu.“ 

Mynd

Á mynd, frá vinstri: Svanhildur Hólm Valsdóttir, framkvæmdastjóri Viðskiptaráðs, Gunnhildur Arnardóttir, framkvæmdastjóri Stjórnvísi, Gunnlaugur Bragi Björnsson, samskiptastjóri Viðskiptaráðs, Guðmundur Þ. Þórhallsson, framkvæmdastjóri Lífeyrissjóðs Verzlunarmanna, Birgir Jónsson, forstjóri Play, Harpa Júlíusdóttir, verkefnastjóri Festu, og Hrund Gunnsteinsdóttir, framkvæmdastjóri Festu.

Næsti viðburður 7. júní kl 13: áhrif fjarvinnunnar á eftirspurn eftir skrifstofuhúsnæði - lokaverkefni MBA

Næsti viðburður okkar verður haldinn þriðjudag 7. júní en þá kynna Sveinbjörg Birna Sveinbjörnsdóttir, framkvæmdastjóri og lögmaður hjá Lagastoð, og Unnur Ágústsdóttir, stjórnunarráðgjafi hjá Eflu, lokaverkefnið í MBA námi þeirra en stjórn faghóps okkar tók þátt í könnun sem er hluti af rannsókninni. Þær koma til með að verja verkefnið um viku eftir þennan viðburð, við fáum þar með smá forskot á þekkingu um þessa áhugaverða þróun fjarvinnunnar og áhrif hennar á skrifstofuhúsnæði.

Endilega mætið sem flest og skráið ykkur á viðburðarsíðunni.

Diversify Nordics Summit

The Diversify Nordic Summit is the first-ever conference on Diversity, Equity, Inclusion and Belonging that brings together stakeholders from Denmark, Finland, Iceland, Norway and Sweden.

Now more than ever, there’s a need to create inclusive and human-centric hybrid workplace environments to recruit and build productive and efficient teams, and ensure a collective Nordic society that is inclusive of all its inhabitants across social systems and structures.

The DNS is a meeting place for practitioners in the Nordics to share their work and discuss themes across diversity parameters including but not limited to gender, ethnicity, religion, neurodiversity, race, sexual orientation, identity, disability, age and other topics relevant to the priorities that intersect with the workplace and society at large. Engage in this full-day event that addresses current challenges in the Nordics, and gain insight into practical, impactful and measurable solutions.

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?