Verkefnastjórnun eða verkefnavinna hóf veturinn á kynningu á mikilvægi verkefnisskilgreininga og verkefnisáætlana sem grunninn að góðri verkefnastjórnun. Áhersla kynningarinnar var á hvort verkefnastjórar skilgreini hlutverk sitt sem verkefnavinnu og verkefnastjórnun. Fundurinn var haldinn í Háskólanum í Reykjavík og fyrirlesarinn var Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM, samræmingarstjóri fjárfestingaverkefna hjá Isavia. Fundinum var streymt.
Sveinbjörn sagði að oft væru bestu sérfræðingarnir settir í verkefnastjórnun. Verkefnastjórar virðast fyrir mörgum aldrei gera neitt, rétt eins og stjórnandi Sinfóníunnar en það er fullt í gangi. Verkefnastjórar halda oft að valdið sé þeirra en þeir geta ekki tekið ákvörðun nema ræða við eiganda verkefnisins. Hvenær ertu í stól verkefnastjórans og hvenær í verkefnavinnunnar. Ómeðvitað er margt fólk að nýta sér verkfæri verkefnastjórnunarinnar. Sveinbjörn velti upp spurningunni hvort áætlunargerð sé óþörf? Bara tímafrek og dýr? Verkefnisáætlun dregur úr hættu á deilum, hún hjálpar verkefnisstjóranum og mikilvægt að nýta hana sem samskiptatæki. Áætlunin er samskiptatæki, staðfestir skilninginn, kemur auga á vandamál og sett eru upp viðmið um að mæla frammistöðu.
En hvernig á að byrja verkefnið. Sveinbjörn sýndi einfalda skilgreiningu á einfaldri uppbyggingu, því minna – því betra. Eitt sem er mjög mikilvægt er að nota sama „subject“ í tölvupósti varðandi sömu verkefni. Rétt heiti er gríðarlega mikilvægt þannig að allir skilji hvaða verkefni er verið að tala um hverju sinni, best er að hafa lýsandi titil á heiti verkefnisins. Þessi einfalda uppbygging felst í 1.heiti verkefnisins 2.tilgangur, grunnhugmynd og réttlæting verkefnis 3. Afmarkanir, tíma,kostnaðar-eða umhverfis 4.afurðir sem verkefnið á að skila. Hvað á að koma út úr verkefninu (deiliverables) 5. Eigandi verkefnis 6.bakhjarl 7.verkefnisstjóri 8.þátttakendur.
Sveinbjörn tók dæmi um einfaldan hlut í flest öllum fyrirtækjum eins og haustferð. Einhver verður eigandi haustferðarinnar – hverju á hann að skila? Er einhver þörf á að búa til verkefni í kringum eina haustferð? Jú, það verður að búa til afmarkanir eins og kostnaður o.fl.
Uppbygging verkefnisáætlunarinnar er mikilvæg. Verkefnisgreinar, markmið og árangursmælikvarðar, meginrás, tímaáætlun, kostnaðaráætlun, skipurit verkefnis, framkvæmd, samvinna. Mikilvægt er að ákveða hvort nota eigi Trelló eða e-mail. Allt um þetta má sjá í bókinni þeirra Helga og Hauks. Gera þarf áhættugreiningu, hvað getur farið úrskeiðis og hver á árangurinn að vera.
Umtalaðasta verkefnastjórnunarslysið var í Bretlandi 2011 200billjón pund sem varðaði rafrænar sjúkraskrár. Það sem klikkaði var að aldrei var rætt við lækni í öllu ferlinu. Á Íslandi var mikið rætt um þegar Strætó tók við að keyra fatlaða, þá var ekki unnið nægilega með notendum en þetta er verkefni sem búið er að laga. Gríðarlega mikilvægt er að fá stuðning yfirstjórnar. Þeir þættir sem hafa áhrif á árangur eru 1. Vinna með notendum 2. Stuðningur yfirstjórar 3.skýr markmið 4.skýrar kröfur.
Óbeinn kostnaður er oft gríðarlega vanmetinn. Dæmi um slíkan kostnað eru fundir starfsmanna t.d. fyrir árshátíð o.fl. hvað kostar að fá 6 menn í eina klukkustund. Standandi fundir eru mikilvægir því þeir stytta fundartímann. Gott er að setja upp bjöllu og er henni hringt ef fólk er að fara of nákvæmt í verkefni. Stuttir ræsfundir eru líka mikilvægir. Einnig er mikilvægt að loka verkefninu formlega en því er oft sleppt vegna þess að nýtt verkefni er hafið. Verkefnið er ekki búið fyrr en því hefur verið lokið formlega, hvað tókst vel? Hvað tókst illa? Hvað vantaði? Bera saman áætlun og raun. Við eigum að fagna mistökum, þau gerast. En að gera sömu mistökin aftur og aftur, það gengur ekki upp. Muna líka að fagna áfanganum.
Sveinbjörn endaði fyrirlesturinn sinn á því að ræða hvort þú þarft að vera sérfræðingur í verkefni sem þú stýrir. Niðurstaðan var sú að verkefnastjórinn er að stýra verkefninu en ekki að vera sérfræðingurinn. Verkefnisstjóri á aldrei að gera áætlun einn. Þeir sem eiga verkefnið eiga að gera hana. Verkefnisstjóri ver 90% af tímanum sínum í samskipti, halda utan um verkefnið.
