Faghópur um Verkefnastjórnun

Faghópur um Verkefnastjórnun

Viðfangsefni hópsins lúta að öllu er varðar verkefnastjórnun m.a. skilgreiningu og umhverfi verkefna, markmiðasetningu, skipulag, stjórnskipulag, upplýsingakerfi, áætlanagerð, ferla, gæðamál, ræs og lúkningu verkefna og reynslusögur. Faghópurinn er vettvangur fræðslu og umræðna um málefni er varða verkefnastjórnun. Hópurinn stendur fyrir fræðsluerindum og fyrirtækjaheimsóknum þar sem sérfræðingar ræða um málefni á sviðinu. Á fundum skapast vettvangur fyrir þverfaglegar umræður þar sem unnt er að skiptast á skoðunum og deila þekkingu og reynslu á sviði verkefnastjórnunar. Hópurinn er fyrir verkefnastjóra, stjórnendur fyrirtækja og stofnana, og alla þá sem hafa áhuga á málaflokknum, óháð þekkingu eða reynslu.

Viðburðir

Stjórnlaus fyrirtæki?

Fundinum verður streymt á facebook síðu Stjórnvísi: https://www.facebook.com/Stjornvisi/

Eitt af stóru verkefnum þeirra sem leiða fyrirtæki og stofnanir í dag er að finna leiðir til þess að takast á við gríðarlega örar breytingar í fyrirtækjaumhverfinu okkar. Hraði breytinga í umhverfi fyrirtækja er orðinn mikill og hæfni fyrirtækja til að bregðast við því er jafnvel orðið það sem hefur mest áhrif á hverjir halda velli. Eitt af því sem skiptir sköpum í aðlögunarhæfni fyrirtækja er ríkjandi stjórnskipulag.

Gæti forskot fyrirtækja leynst í því að umbylta hefðbundnu skipulagi? Kristrún mun fjalla um fyrirtæki sem tekið hafa stór skerf til þess að geta brugðist hraðar við breytingum í umhverfi sínu með því að færa ákvörðunarvald alfarið til starfsmanna.

Kristrún Anna Konráðsdóttir starfar sem verkefnastjóri hjá VÍS og hefur ástríðu fyrir því að skapa umhverfi þar sem fólk fær að blómstra. Hún útskrifaðist úr MPM náminu í HR 2017, starfaði lengi í ferðaþjónustu hér heima og í Bretlandi en síðastliðin ár hefur hún starfað sem verkefnastjóri í tæknigeiranum.

Stafræn vegferð Reykjavíkurborgar – með upplifun notandans að leiðarljósi.

Stafræn vegferð Reykjavíkurborgar – með upplifun notandans að leiðarljósi.  

 

Arna Ýr Sævarsdóttir, verkefnastjóri hjá Reykjavíkurborg kynnir innleiðingu þjónustustefnu borgarinnar. Arna fjallar um breytingar á vinnulagi og hvernig notast er við aðferðafræði “design thinking”. Aðferðafræðin byggir á skapandi og stefnumótandi aðferðum til að ýta undir nýsköpun og auka upplifun notendanna.

Aðferðafræðin kallar á þverfagleg teymi með aðkomu fleiri hagsmunaaðila og reynt að vinna gegn  því að mengi þátttakenda sé einsleitt.

Þröstur Sigurðsson deildarstjóri kynnir starfsemi Rafrænnar þjónustumiðstöðvar Reykjavíkurborgar og hvernig unnið er gegn sílómyndunum og hvatt til þátttöku fleiri aðila í rafvæðingu ferla með það að leiðarljósi að skapa jákvæða upplifun fyrir notendur, bæði borgarbúa og starfsfólk borgarinnar

Dagur verkefnastjórnunar - framtíðin í verkefnastjórnun?

Dagur verkefnastjórnunar verður haldinn hátíðlegur í Háskólanum í Reykjavík 11. maí nk. í samstarfi Verkefnastjórnunarfélags Íslands, Stjórnvísi og MPM-námsins í HR. 

Kl. 9:00-12:00 málstofa um framtíðina í verkefnastjórnun

Á málstofunni verður spáð í framtíðina og hún skoðuð út frá fjórum áhugaverðum málaflokkum. 

- Samsetningu atvinnulífs
- Umhverfis- og loftlagsmálum
- Tækni 
- Aldamótakynslóðinni

Erindi verða haldin um hvern og einn málaflokk og að þeim loknum fer fram vinnustofa með svokölluðu "world cafe" sniði. Þar verða spurningar lagðar fram til umræðu fyrir málstofugesti og þeir fá tækifæri til að velta fyrir sér hvernig framtíðin getur komið til með að líta út frá sjónarhóli verkefnastjórnunar.

Málstofan fer fram í stofu M325 í Háskólanum í Reykjavík. Hún er öllum opin og gjaldfrjáls en nauðsynlegt er að skrá sig til leiks til að tryggja sér sæti.

Skráning fer fram hér:
https://www.vsf.is/is/dagur-verkefnastjornunar-11-mai-2018

Dagur verkefnastjórnunar var einstaklega vel heppnaður í fyrra og við hlökkum til að endurtaka leikinn í ár.

——————————————————————

Dagskrá eftir hádegi á Degi Verkefnastjórnunar sem kynnt verður sérstaklega. 

Kl. 13:00-17:00 Kynningar á lokaverkefnum útskriftarnemenda MPM-námsins.

Kl.17:00-19:00 Hátíðarkokteill MPM-náms og VSF.
 

Fréttir

Dagur verkefnastjórnunar - framtíðin í verkefnastjórnun?

Dagur verkefnastjórnunar verður haldinn hátíðlegur í Háskólanum í Reykjavík 11. maí nk. í samstarfi Verkefnastjórnunarfélags Íslands, Stjórnvísi og MPM-námsins í HR. 

Kl. 9:00-12:00 málstofa um framtíðina í verkefnastjórnun

Á málstofunni verður spáð í framtíðina og hún skoðuð út frá fjórum áhugaverðum málaflokkum. 

- Samsetningu atvinnulífs
- Umhverfis- og loftlagsmálum
- Tækni 
- Aldamótakynslóðinni

Erindi verða haldin um hvern og einn málaflokk og að þeim loknum fer fram vinnustofa með svokölluðu "world cafe" sniði. Þar verða spurningar lagðar fram til umræðu fyrir málstofugesti og þeir fá tækifæri til að velta fyrir sér hvernig framtíðin getur komið til með að líta út frá sjónarhóli verkefnastjórnunar.

Málstofan fer fram í stofu M325 í Háskólanum í Reykjavík. Hún er öllum opin og gjaldfrjáls en nauðsynlegt er að skrá sig til leiks til að tryggja sér sæti.

Skráning fer fram hér:
https://www.vsf.is/is/dagur-verkefnastjornunar-11-mai-2018

Dagur verkefnastjórnunar var einstaklega vel heppnaður í fyrra og við hlökkum til að endurtaka leikinn í ár.

——————————————————————

Dagskrá eftir hádegi á Degi Verkefnastjórnunar sem kynnt verður sérstaklega. 

Kl. 13:00-17:00 Kynningar á lokaverkefnum útskriftarnemenda MPM-námsins.

Kl.17:00-19:00 Hátíðarkokteill MPM-náms og VSF.
 

prufa

prufa

Verkefnastjórnun eða verkefnavinna?

Verkefnastjórnun eða verkefnavinna hóf veturinn á kynningu á mikilvægi verkefnisskilgreininga og verkefnisáætlana sem grunninn að góðri verkefnastjórnun. Áhersla kynningarinnar var á hvort verkefnastjórar skilgreini hlutverk sitt sem verkefnavinnu og verkefnastjórnun. Fundurinn var haldinn í Háskólanum í Reykjavík og fyrirlesarinn var Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM, samræmingarstjóri fjárfestingaverkefna hjá Isavia. Fundinum var streymt. 

Sveinbjörn sagði að oft væru bestu sérfræðingarnir settir í verkefnastjórnun.  Verkefnastjórar virðast fyrir mörgum aldrei gera neitt, rétt eins og stjórnandi Sinfóníunnar en það er fullt í gangi.  Verkefnastjórar halda oft að valdið sé þeirra en þeir geta ekki tekið ákvörðun nema ræða við eiganda verkefnisins.  Hvenær ertu í stól verkefnastjórans og hvenær í verkefnavinnunnar.  Ómeðvitað er margt fólk að nýta sér verkfæri verkefnastjórnunarinnar.  Sveinbjörn velti upp spurningunni hvort áætlunargerð sé óþörf? Bara tímafrek og dýr? Verkefnisáætlun dregur úr hættu á deilum, hún hjálpar verkefnisstjóranum og mikilvægt að nýta hana sem samskiptatæki.  Áætlunin er samskiptatæki, staðfestir skilninginn, kemur auga á vandamál og sett eru upp viðmið um að mæla frammistöðu.

En hvernig á að byrja verkefnið.  Sveinbjörn sýndi einfalda skilgreiningu á einfaldri uppbyggingu, því minna – því betra.  Eitt sem er mjög mikilvægt er að nota sama „subject“ í tölvupósti varðandi sömu verkefni.  Rétt heiti er gríðarlega mikilvægt þannig að allir skilji hvaða verkefni er verið að tala um hverju sinni, best er að hafa lýsandi titil á heiti verkefnisins.  Þessi einfalda uppbygging felst í 1.heiti verkefnisins 2.tilgangur, grunnhugmynd og réttlæting verkefnis 3. Afmarkanir, tíma,kostnaðar-eða umhverfis 4.afurðir sem verkefnið á að skila. Hvað á að koma út úr verkefninu (deiliverables) 5. Eigandi verkefnis 6.bakhjarl 7.verkefnisstjóri 8.þátttakendur. 

Sveinbjörn tók dæmi um einfaldan hlut í flest öllum fyrirtækjum eins og haustferð.  Einhver verður eigandi haustferðarinnar – hverju á hann að skila?  Er einhver þörf á að búa til verkefni í kringum eina haustferð?  Jú, það verður að búa til afmarkanir eins og kostnaður o.fl.

Uppbygging verkefnisáætlunarinnar er mikilvæg.  Verkefnisgreinar, markmið og árangursmælikvarðar, meginrás, tímaáætlun, kostnaðaráætlun, skipurit verkefnis, framkvæmd, samvinna.  Mikilvægt er að ákveða hvort nota eigi Trelló eða e-mail. Allt um þetta má sjá í bókinni þeirra Helga og Hauks.  Gera þarf áhættugreiningu, hvað getur farið úrskeiðis og hver á árangurinn að vera.

Umtalaðasta verkefnastjórnunarslysið var í Bretlandi 2011 200billjón pund sem varðaði rafrænar sjúkraskrár.   Það sem klikkaði var að aldrei var rætt við lækni í öllu ferlinu.  Á Íslandi var mikið rætt um þegar Strætó tók við að keyra fatlaða, þá var ekki unnið nægilega með notendum en þetta er verkefni sem búið er að laga.  Gríðarlega mikilvægt er að fá stuðning yfirstjórnar.   Þeir þættir sem hafa áhrif á árangur eru 1. Vinna með notendum 2. Stuðningur yfirstjórar 3.skýr markmið 4.skýrar kröfur.

Óbeinn kostnaður er oft gríðarlega vanmetinn.  Dæmi um slíkan kostnað eru fundir starfsmanna t.d. fyrir árshátíð o.fl.  hvað kostar að fá 6 menn í eina klukkustund.  Standandi fundir eru mikilvægir því þeir stytta fundartímann.  Gott er að setja upp bjöllu og er henni hringt ef fólk er að fara of nákvæmt í verkefni.  Stuttir ræsfundir eru líka mikilvægir.  Einnig er mikilvægt að loka verkefninu formlega en því er oft sleppt vegna þess að nýtt verkefni er hafið.  Verkefnið er ekki búið fyrr en því hefur verið lokið formlega, hvað tókst vel? Hvað tókst illa? Hvað vantaði? Bera saman áætlun og raun.  Við eigum að fagna mistökum, þau gerast.  En að gera sömu mistökin aftur og aftur, það gengur ekki upp.  Muna líka að fagna áfanganum. 

Sveinbjörn endaði fyrirlesturinn sinn á því að ræða hvort þú þarft að vera sérfræðingur í verkefni sem þú stýrir.  Niðurstaðan var sú að verkefnastjórinn er að stýra verkefninu en ekki að vera sérfræðingurinn. Verkefnisstjóri á aldrei að gera áætlun einn.  Þeir sem eiga verkefnið eiga að gera hana.  Verkefnisstjóri ver 90% af tímanum sínum í samskipti, halda utan um verkefnið.   

 

 

Stjórn

Hafdís Huld Björnsdóttir
Sérfræðingur - Formaður - VÍS
Anna Kristín Kristinsdóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Háskólinn í Reykjavík
Ásta Lára Jónsdóttir
Annað - Stjórnandi - Háskólinn í Reykjavík
Elka Halldórsdóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Marel Iceland ehf
Falasteen Abu Libdeh
Sérfræðingur - Stjórnandi - Eimskip
Haukur Ingi Jónasson
Annað - Stjórnandi - Háskólinn í Reykjavík
Kolbrún Arnardóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - ISAVIA ohf.
Sigurjón Hákonarson
Stjórnunarráðgjafi - Stjórnandi - Expectus
Starkaður Örn Arnarson
Forstöðumaður - Stjórnandi - Creditinfo
Sveinbjörn Jónsson
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Samskip
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?