Faghópur um Verkefnastjórnun

Faghópur um Verkefnastjórnun

Viðfangsefni hópsins lúta að öllu er varðar verkefnastjórnun m.a. skilgreiningu og umhverfi verkefna, markmiðasetningu, skipulag, stjórnskipulag, upplýsingakerfi, áætlanagerð, ferla, gæðamál, ræs og lúkningu verkefna og reynslusögur. Faghópurinn er vettvangur fræðslu og umræðna um málefni er varða verkefnastjórnun. Hópurinn stendur fyrir fræðsluerindum og fyrirtækjaheimsóknum þar sem sérfræðingar ræða um málefni á sviðinu. Á fundum skapast vettvangur fyrir þverfaglegar umræður þar sem unnt er að skiptast á skoðunum og deila þekkingu og reynslu á sviði verkefnastjórnunar. Hópurinn er fyrir verkefnastjóra, stjórnendur fyrirtækja og stofnana, og alla þá sem hafa áhuga á málaflokknum, óháð þekkingu eða reynslu.

Viðburðir

Hvernig getur tæknin hjálpað okkur að vinna saman

Vinnur þú með mörgum að mörgum mismunandi verkefnum og veist stundum ekki í hvorn fótinn þú átt að stíga? Ýmis forrit eru í boði sem geta hjálpað til við að halda utan um verkefni, forgangsraða og tengja samstarfsaðila saman.

Við höfum fengið 4 reynslubolta til að segja okkur frá því verkfæri sem hefur nýst þeim best og í hvaða tilgangi þau eru notuð.

 

Magnús Árnason er markaðsstjóri Nova, stærsta skemmtistaðar í heimi, þar sem verkefnin eru fjölmörg og flæða á milli starfsmanna, deilda og samstarfsaðila. Nova hefur innleitt Asana verkefnastjórnunarforritið með mjög góðum árangri og ætlar Magnús að fræða okkur um hvernig best er að halda utanum verklag og verkflæði í teymisvinnu með hjálp Asana.

https://asana.com/

 

Hafdís Huld Björnsdóttir er með meistaragráðu í verkefnastjórnun (MPM) frá Háskólanum í Reykjavík og BSc. gráðu í viðskiptafræði frá Háskólanum á Akureyri. Hafdís er snillingur í því að taka að sér fjölbreytt og ólík verkefni með mismunandi hópum. Hafdís mun segja frá því hvernig hún persónulega nýtir www.trello.com til halda mörgum boltum á lofti og gera lífið einfaldara, skilvirkara og skemmtilegra.

https://trello.com/

 

Egill Rúnar Viðarsson er grafískur hönnuður á vefmiðladeild Hvíta hússins, auglýsingastofu. Egill er með óbilandi áhuga á skipulagi og þróunarsamstarfi milli fólks með mismunandi sérfræðiþekkingu. Egill er einnig visst skipulags-frík með veikan blett fyrir borðspilum, tölvuleikjum og þá sérstaklega fyrir sundurgreiningu á vandræðalegum þögnum sem upp koma þegar einhver utanaðkomandi brýtur óskrifaða reglu í mannlegum samskiptum.

#slack-er-margt-til-lista-lagt

Samskiptaforritið Slack hefur hratt rutt sér til rúms síðan 2013 þegar það kom fyrst á sjónarsviðið. Í dag nýta rúmlega 8 milljónir notenda Slack – jafnt í vinnu sem utan. Hvað er það sem Slack gerir svo vel, hvernig má nýta Slack í alls kyns annað og hvað getum við lært?  

https://slack.com/

 

Lísa Jóhanna Ævarsdóttir er verkefnastjóri hjá Hey Iceland og framkvæmdastjóri Lean Ísland. Lísa hefur mikla reynslu af verkefnastjórnunarforritinu Trello og hefur hún kennt á námskeiðum af og til síðustu ár. Lísa  nýtir forritið mikið í daglegum störfum og ætlar að miðla af reynslu sinni og fræða okkur um kosti Trello og hvernig það hjálpar henni að halda utanum verkefnin og koma þeim í framkvæmd.

https://trello.com/

Aðalfundur faghóps um verkefnastjórnun

Góðan daginn,

Aðalfundur faghóps um verkefnastjórnun verður haldinn þriðjudaginn 21. ágúst klukkan 17:15 á Hilton (Lobby bar)

  • Farið verður yfir starf síðasta árs.
  • Lögð drög að stjórn næsta árs.
  • Lögð drög að stefnu næsta árs.

Við erum einnig að leita eftir framboðum í hlutverk formanns. Vinsamlega sendið ábendingar og áhuga ykkar á hafdish@vis.is

Kv. Stjórnin

Stjórnlaus fyrirtæki?

Fundinum verður streymt á facebook síðu Stjórnvísi: https://www.facebook.com/Stjornvisi/

Eitt af stóru verkefnum þeirra sem leiða fyrirtæki og stofnanir í dag er að finna leiðir til þess að takast á við gríðarlega örar breytingar í fyrirtækjaumhverfinu okkar. Hraði breytinga í umhverfi fyrirtækja er orðinn mikill og hæfni fyrirtækja til að bregðast við því er jafnvel orðið það sem hefur mest áhrif á hverjir halda velli. Eitt af því sem skiptir sköpum í aðlögunarhæfni fyrirtækja er ríkjandi stjórnskipulag.

Gæti forskot fyrirtækja leynst í því að umbylta hefðbundnu skipulagi? Kristrún mun fjalla um fyrirtæki sem tekið hafa stór skerf til þess að geta brugðist hraðar við breytingum í umhverfi sínu með því að færa ákvörðunarvald alfarið til starfsmanna.

Kristrún Anna Konráðsdóttir starfar sem verkefnastjóri hjá VÍS og hefur ástríðu fyrir því að skapa umhverfi þar sem fólk fær að blómstra. Hún útskrifaðist úr MPM náminu í HR 2017, starfaði lengi í ferðaþjónustu hér heima og í Bretlandi en síðastliðin ár hefur hún starfað sem verkefnastjóri í tæknigeiranum.

Fréttir

Verkefnastjórnun eða verkefnavinna?

Verkefnastjórnun eða verkefnavinna hóf veturinn á kynningu á mikilvægi verkefnisskilgreininga og verkefnisáætlana sem grunninn að góðri verkefnastjórnun. Áhersla kynningarinnar var á hvort verkefnastjórar skilgreini hlutverk sitt sem verkefnavinnu og verkefnastjórnun. Fundurinn var haldinn í Háskólanum í Reykjavík og fyrirlesarinn var Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM, samræmingarstjóri fjárfestingaverkefna hjá Isavia. Fundinum var streymt. 

Sveinbjörn sagði að oft væru bestu sérfræðingarnir settir í verkefnastjórnun.  Verkefnastjórar virðast fyrir mörgum aldrei gera neitt, rétt eins og stjórnandi Sinfóníunnar en það er fullt í gangi.  Verkefnastjórar halda oft að valdið sé þeirra en þeir geta ekki tekið ákvörðun nema ræða við eiganda verkefnisins.  Hvenær ertu í stól verkefnastjórans og hvenær í verkefnavinnunnar.  Ómeðvitað er margt fólk að nýta sér verkfæri verkefnastjórnunarinnar.  Sveinbjörn velti upp spurningunni hvort áætlunargerð sé óþörf? Bara tímafrek og dýr? Verkefnisáætlun dregur úr hættu á deilum, hún hjálpar verkefnisstjóranum og mikilvægt að nýta hana sem samskiptatæki.  Áætlunin er samskiptatæki, staðfestir skilninginn, kemur auga á vandamál og sett eru upp viðmið um að mæla frammistöðu.

En hvernig á að byrja verkefnið.  Sveinbjörn sýndi einfalda skilgreiningu á einfaldri uppbyggingu, því minna – því betra.  Eitt sem er mjög mikilvægt er að nota sama „subject“ í tölvupósti varðandi sömu verkefni.  Rétt heiti er gríðarlega mikilvægt þannig að allir skilji hvaða verkefni er verið að tala um hverju sinni, best er að hafa lýsandi titil á heiti verkefnisins.  Þessi einfalda uppbygging felst í 1.heiti verkefnisins 2.tilgangur, grunnhugmynd og réttlæting verkefnis 3. Afmarkanir, tíma,kostnaðar-eða umhverfis 4.afurðir sem verkefnið á að skila. Hvað á að koma út úr verkefninu (deiliverables) 5. Eigandi verkefnis 6.bakhjarl 7.verkefnisstjóri 8.þátttakendur. 

Sveinbjörn tók dæmi um einfaldan hlut í flest öllum fyrirtækjum eins og haustferð.  Einhver verður eigandi haustferðarinnar – hverju á hann að skila?  Er einhver þörf á að búa til verkefni í kringum eina haustferð?  Jú, það verður að búa til afmarkanir eins og kostnaður o.fl.

Uppbygging verkefnisáætlunarinnar er mikilvæg.  Verkefnisgreinar, markmið og árangursmælikvarðar, meginrás, tímaáætlun, kostnaðaráætlun, skipurit verkefnis, framkvæmd, samvinna.  Mikilvægt er að ákveða hvort nota eigi Trelló eða e-mail. Allt um þetta má sjá í bókinni þeirra Helga og Hauks.  Gera þarf áhættugreiningu, hvað getur farið úrskeiðis og hver á árangurinn að vera.

Umtalaðasta verkefnastjórnunarslysið var í Bretlandi 2011 200billjón pund sem varðaði rafrænar sjúkraskrár.   Það sem klikkaði var að aldrei var rætt við lækni í öllu ferlinu.  Á Íslandi var mikið rætt um þegar Strætó tók við að keyra fatlaða, þá var ekki unnið nægilega með notendum en þetta er verkefni sem búið er að laga.  Gríðarlega mikilvægt er að fá stuðning yfirstjórnar.   Þeir þættir sem hafa áhrif á árangur eru 1. Vinna með notendum 2. Stuðningur yfirstjórar 3.skýr markmið 4.skýrar kröfur.

Óbeinn kostnaður er oft gríðarlega vanmetinn.  Dæmi um slíkan kostnað eru fundir starfsmanna t.d. fyrir árshátíð o.fl.  hvað kostar að fá 6 menn í eina klukkustund.  Standandi fundir eru mikilvægir því þeir stytta fundartímann.  Gott er að setja upp bjöllu og er henni hringt ef fólk er að fara of nákvæmt í verkefni.  Stuttir ræsfundir eru líka mikilvægir.  Einnig er mikilvægt að loka verkefninu formlega en því er oft sleppt vegna þess að nýtt verkefni er hafið.  Verkefnið er ekki búið fyrr en því hefur verið lokið formlega, hvað tókst vel? Hvað tókst illa? Hvað vantaði? Bera saman áætlun og raun.  Við eigum að fagna mistökum, þau gerast.  En að gera sömu mistökin aftur og aftur, það gengur ekki upp.  Muna líka að fagna áfanganum. 

Sveinbjörn endaði fyrirlesturinn sinn á því að ræða hvort þú þarft að vera sérfræðingur í verkefni sem þú stýrir.  Niðurstaðan var sú að verkefnastjórinn er að stýra verkefninu en ekki að vera sérfræðingurinn. Verkefnisstjóri á aldrei að gera áætlun einn.  Þeir sem eiga verkefnið eiga að gera hana.  Verkefnisstjóri ver 90% af tímanum sínum í samskipti, halda utan um verkefnið.   

 

 

Opin fyrirlestur - Are you kidding me!!! Finding Happiness When You're Fat, Broke, and Surrounded by Idiots

Stjórn faghóps um verkefnastjórnun vekur athygli á opnum fyrirlestri á vegum MPM námsins um hamingjuna með heimsþekkta uppistandara Judy Carter, í tilefni tíu ára afmælis námsins.

Opni fyrirlesturinn er með Judy Carter og Eddu Björgvinsdóttur og verður haldinn þriðjudaginn 25. apríl kl. 17-19 í Háskóla Reykjavíkur í stofu M101.

Judy Carter er óvenjulegur fyrirlesari sem er í senn stórkostlega fyndin, djúphyggin og með mjög áhugaverð skilaboð fyrir áheyrendur sína. Hún sýnir í fyrirlestri sínum fram á gildi þess að segja sögur og nýta skop og grín til þess að leysa vandamál, draga úr ágreiningi og sjá gildi þess jákvæða. Viðmið hennar „ekki verða æstur, vertu fyndinn,“ hvetur fólk til að takast á við breytingar, nýja tækni, jafnvægi á milli vinnu og einkalífs, kulnun í starfi - svo ekki sé talað um yfirþyrmandi vinnuálag - með gríni og glensi í stað örvæntingar.

Judy hefur komið fram í yfir 100 sjónvarpsþáttum, þar á meðal hjá Oprah Winfrey, og hún hefur unnið með Prince, Jerry Seinfeld, Jay Leno og Sarah Silverman. Hún er höfundur bókanna The Comedy Bible og Stand Up Comedy. Þetta er einstakt tækifæri til að læra um leiðtogahlutverkið og faglega stjórnun af þessari bráðfyndnu konu.

Edda Björgvins er landsmönnum að góðu kunn en hún hefur haldið fyrirlestra og námskeið um húmor á vinnustöðum sl. 10 ár. Á fyrirlestrinum mun hún hita upp fyrir Judy með vangaveltum um hversu grafalvarlegt samskiptatæki húmor er.

Judy mun halda tvo námskeið á vegum MPM námsins í Háskólanum í Reykjavík.
Managing Projects with Comedy - 26. apríl kl. 13-17. Sjá nánar https://www.ru.is/opnihaskolinn/managing-projects-with-comedy/managing-projects-with-comedy-1
Managing with Your Story - 27. apríl frá kl. 13-17
https://www.ru.is/opnihaskolinn/managing-with-your-story/managing-with-your-story-1

Sjá nánar á vef HR undir https://www.ru.is/haskolinn/vidburdir-hr/allir-vidburdir/are-you-kidding-me-finding-happiness-when-you-re-fat-broke-and-surrounded-by-idiots

Set ég þristinn út! - Er A3 ferli, skýrsla eða verkefnastjórnunartæki?

Faghópur um verkefnastjórnun hélt í morgun fund í Capacent þar sem umræðuefnið var A3, eða þristar sem gegna veigamiklu hlutverki í "lean" skipulagsheildum. Sumir sérfræðingar ganga svo lagt að halda því fram að þristarnir séu hjartað í lean. Eru þeir ferli, skýrsla eða verkefnastjórnunartæki? Eru þeir kannski allt þetta og margt fleira til?
Steinþór Þórðarson ráðgjafi hjá Capacent fjallaði um margvíslegt notagildi þristanna og þá almennu eiginleika sem gera þá að þessu notadrjúga áhaldi og rakti dæmi um notkun þeirra við ólík viðfangsefni frá stefnumótun til afmarkaðra umbótaverkefna. Steinþór ræddi um sína reynslu af notkun þrista í margvíslegu umhverfi, bæði rótgrónu straumlínustjórnunarfyrirtæki og skipulagsheildum sem eru að stíga sín fyrstu skref.
Steinþór starfaði áður hjá Alcoa. Steinþór hvatti alla til að taka eitt A4 blað og brjóta það í fernt. Vinstra megin átti að skrifa 1. Hvað getur jákvætt leitt af því að mæta á þetta erindi? 2. Hver er staðan? Af hverju er ég hér og að hverju er ég að leita? Allir voru hvattir til að skrá niður hugyndir sem hægt væri að nota til að bæta eitthvað, eitthvað sem rímar við mín markmið.
Þegar horft er á vandamál þarf að spyrja sig margra spurninga Steinþór sagði söguna af Bossie sem kom með vandamál sem þurfti að leysa. Tillaga Bossie var að auka framboð, en vandamálið var eftir A3 rýningu að það þurfti að auka eftirspurn. A3 er tilgáta sem segir að með því að framkvæma aðgerðirnar í áætluninni muni ástandið breytast frá núverandi ástandi í æskilegt ástand og skila þeim ávinningi sem lýst er i byrjun. Þristar snúast um vandamál eða tækifæri. Skilningur birtist á eðli vandans. Þristar eru notaðir til að: greina stöðu, setja markmið, selja hugmynd, leysa vandamál, finna sóun og umbótatækifæri, kynna öðrum hugmynd eða stöðu mála, skapa sameiginlega sýn á vandamál eða tækifæri, fylgja framkvæmd eftir o.fl.
Þristurinn skarast við og kallast á við ýmsar aðrar lean aðferðir og tól: kortlagning virðiskeðju, núverandi og æskilegri stöðu er oft best lýst með virðiskeðjukorti, rótargreining, ætti að vera hluti af flestum þristum sem fjalla um lausn vandamál. A3 er áætlun fyrir PDCA plan-do-check-act. Steinþór sýndi Business Case frá Elkem.. Góður þristur ætti að tilgreina gilda ástæðu fyrir þeirri breytingu sem lögð er til, helst með tilvísun í þarfi viðskiptavinar eða vandamál, innramma núverandi stöðu eins nákvæmlega og hægt er. Nóta vísarnir í stöðluð skjöl þegar hægt er,. Draga upp lýsandi mynd af þeirri stöðu sem stefnt er að. Þarf að vera raunhæf og tímasett t.d. 30, 60, 90 dag a vörður. Segja sögu sem allir skilja. Til er App með spurningunum sem þarf að spyrja sig.

Stjórn

Anna Kristín Kristinsdóttir
Verkefnastjóri - Formaður - Háskólinn í Reykjavík
Ásta Lára Jónsdóttir
Annað - Stjórnandi - Háskólinn í Reykjavík
Elka Halldórsdóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - Marel Iceland ehf
Falasteen Abu Libdeh
Sérfræðingur - Stjórnandi - Eimskip
Hafdís Huld Björnsdóttir
Sérfræðingur - Stjórnandi - VÍS
Haukur Ingi Jónasson
Annað - Stjórnandi - Háskólinn í Reykjavík
Kolbrún Arnardóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - ISAVIA ohf.
Lovísa Björk Júlíusdóttir
Stjórnandi - LS Retail
Sigurjón Hákonarson
Stjórnunarráðgjafi - Stjórnandi - Expectus
Starkaður Örn Arnarson
Forstöðumaður - Stjórnandi - Creditinfo
Sveinbjörn Jónsson
Verkefnastjóri - Stjórnandi - ISAVIA ohf.
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?