Verkefnastjórnun

Verkefnastjórnun

Viðfangsefni hópsins lúta að öllu er varðar verkefnastjórnun m.a. skilgreiningu og umhverfi verkefna, markmiðasetningu, skipulag, stjórnskipulag, upplýsingakerfi, áætlanagerð, ferla, gæðamál, ræs og lúkningu verkefna og reynslusögur. Faghópurinn er vettvangur fræðslu og umræðna um málefni er varða verkefnastjórnun. Hópurinn stendur fyrir fræðsluerindum og fyrirtækjaheimsóknum þar sem sérfræðingar ræða um málefni á sviðinu. Á fundum skapast vettvangur fyrir þverfaglegar umræður þar sem unnt er að skiptast á skoðunum og deila þekkingu og reynslu á sviði verkefnastjórnunar. Hópurinn er fyrir verkefnastjóra, stjórnendur fyrirtækja og stofnana, og alla þá sem hafa áhuga á málaflokknum, óháð þekkingu eða reynslu.

Viðburðir á næstunni

Skilvirk verkefnastýring í flóknum innkaupaverkefnum

Kristín Gestdóttir deildarstjóri innkaupa hjá Isavia mun fjalla um mikilvægi skilvirkrar verkefnastýringar við samningskaupviðræður. Farið verður yfir nýafstaðið verkefni hjá Isavia, frá upphafi til enda, og þann lærdóm og reynslu sem varð til á leiðinni.

 

Staðsetning: Isavia - Flugstjórnarmiðstöðin í Reykjavík, Reykjavíkurflugvöllur, 102 RVK (Inngangur er á suðurhlið hússins). Mynd af korti: https://ja.is/kort/?d=hashid%3AA6GNj&x=357228&y=406314&z=8&ja360=1&jh=135.7&type=map 

 

 

 

Samvinnutólið Teams - hvers vegna og hvernig

Vegna mikilla eftirspurnar og fjölda áskorana endurtökum við leikinn með frábærum fyrirlesurum!

Samvinnutólið Microsoft Teams, sem er hluti af Office 365, hefur farið sigurför um heiminn síðan það kom fyrst út fyrir rétt um 2,5 árum og fest sig rækilega í sessi sem eitt vinsælasta samvinnutól heims. En hvað er svona frábært við Teams og hvernig er hægt að nýta það sem best? 

Ragnhildur Ágústsdóttir er athafnakona með afar fjölbreyttan bakgrunn. Hún er viðskiptafræðingur með meistaragráðu í stjórnun og stefnumótun og starfaði sem ráðgjafi á því sviði um nokkurt skeið. En hraðinn og framþróunin í tæknigeiranum heillaði og í dag er hún sölustjóri Microsoft á Íslandi ásamt því að reka sitt eigið fyrirtæki ásamt manni sínum, milli þess sem hún tekur að sér að halda hvatningaerindi um valkyrjur, nýsköpun, tæknibyltinguna og mikilvægi þess að þora.

 
Með Ragnhildi verður engin önnur en Sesselía Birgisdóttir, framkvæmdastjóri þjónustu og markaðar hjá Póstinum og markaðsmógúll með meiru sem hefur m.a. vakið mikla athygli fyrir erindi sitt “Þú sem vörumerki”. Sesselía mun segja frá sinni reynslu af Teams og hvernig hún hefur nýtt tólið í sínum störfum. Frábært innlegg frá sjónarhóli svokallaðs “super-users”.
 
Viðburðurinn verður haldinn í Háskólanum í Reykjavík, stofa V101, Menntavegi 1. 

Fréttir

Samvinnutólið Teams - hvers vegna og hvernig

Að taka sín eigin meðul: Reynslusaga

Það voru þær Kristrún Anna Konráðsdóttir verkefnaráðgjafi og Lára Kristín Skúladóttir stjórnunarráðgjafi sem vinna á Umbótastofu hjá VÍS sem tókum á móti Stjórnvísifélögum í morgun en mikill áhugi var fyrir fundinum og mættu á annað hundrað manns. Kristrún og Lára sögðu á hreinskilinn hátt frá reynslu sinn og lærdómi sem þær hafa dregið á síðustu árum í störfum sínum sem sérfræðingar í lean, verkefnastjórnun og stjórnunarráðgjöf. 

Ástríða Kristrúnar liggur í að hjálpa fólki að takast á við og leiða breytingu í síbreytilegu umhverfi.  Lára sagðist elska að grúska, læra, rökræða, tengja saman hugmyndir og praktík, búa til eitthvað nýtt og styðja fólk í að ná árangri.   Þær eiga það sameiginlegt að hjálpa fólki að vaxa og hafa ástríðu fyrir fólki, skapa og vinna í fyrirtæki þar sem má gera mistök og fólki hlakkar til að mæta í vinnuna. 

 

Lára sagði frá því að þær hefðu verið farnar að finna fyrir ákveðnum einkennum þ.e. mættu skilningsleysi, áhugaleysi og andstöðu.  Aðrir áttu erfitt með að skilja þær sem leiddi til þess að þær áttu erfitt með að selja hugmyndir sínar.  Lára nefndi líka hvað það væri erfitt að ná ekki árangri strax því starfið þeirra er ekki áþreifanlegt.  Þegar maður sér sjaldan árangur af því sem maður gerir þá slokknar á ástríðunni.  Það var ákveðinn skurðpunktur þar sem þær settu sér ásetning um að hjálpast að við að gera eitthvað í þessu þ.e. byrja að taka inn sín eigin meðul. 

Það sem þær byrjuðu á var að gefa hvor annarri endurgjöf.  Þetta er Lean og Agile 101, vera alltaf að rýna og fá skilning á því að við erum ekki fullkomin.  Lára sagði að þær hafi ákveðið að hætta að nota sömu aðferðir og höfðu alltaf verið notaðar.  Þær byrjuðu á að setja sér skýran ásetning.  Þegar þær fóru að gefa hvor annarri skýra endurgjöf þá fóru þær að sjá munstur hjá sjálfri sér sem þær þurftu að horfast í augu við.  Ástæðan fyrir þessu öllu var sú að þær voru of uppteknar af fræðunum og réttu leiðinni. Lára sagði að hún hefði hlustað til að svara og til að gefa óumbeðin ráð.  Raunverulega voru þær ekki að hlusta á hugmyndir viðskiptavinarins og síns fólks.  Í dag eru þær markvisst að æfa sig í að hlusta, bæði á það sem sagt er og það sem ekki er sagt.  Fókusinn er á að heyra þarfir og mæta þörfum með þeim aðferðum sem henta hverju sinni (pull í staðinn fyrir push). Þær fóru að hlusta á orðfæri viðskiptavina og nota orðalag hans.  Það sem breyttist í kjölfarið var traustara samband við viðskiptavininn og til varð dýpra samband sem byggir á traustari grunni en áður. 

Það sem þær gera alla daga í sínu starfi er að hvetja stjórnendur til að tala um erfiðu hlutina, vera hugrakkir, berskjalda sig, og hjálpa fólkinu sínu að vaxa.  Mikilvægt er að sjá ekki einungis brestina hjá hinum en ekki bjálkann í sínum eigin, muna þarf að sjá styrkleikana sína en horfa ekki einungis á veikleikana,

Mikilvægt er að vera maður sjálfur en reyna ekki að stöðugt að hjakka í sínum veikleikum.  Það grefur undan sjálfstraustinu.  Ótrúlega oft skortir stjórnendur hugrekki til að taka erfiðu samtölin.  Ástæðan er sú að við erum stöðugt að passa upp á að allir séu góðir en árangurinn verður enginn.  Allir voru hvattir til að þekkja sína flóttaleið. 

Meðalið er hugrekki.  Fara markvisst út fyrir þægindarammann, nota eigin sögur, hættu að væla, komdu að kæla.  Vera í núinu og nýta orkuna í það sem við höfum stjórn á, tala um tilfinningar, taka niður glansmyndina og horfast í augu við okkur sjálf.   Það er svo mikilvægt að vera góð fyrirmynd. Þær fóru markvisst að hugleiða og æfa sig í að vera í núinu.  Einungis er hægt að stjórna því sem er núna.  Hugleiðsla er ekki bara bóla og erfitt að tengja leiðtogann við núvitundina.  Hugleiðsla hjálpar fólki að kjarna sig, vera inn í sínum tilfinningum og stjórna sér.  Líkingin er sú að stöðugir stormsveipir eru á sveimi í vinnunni sem skella á okkur og fullt af tilfinningum sem koma.  Því hjálpar hugleiðsla á morgnana og orkan fer í að stýra því sem við höfum stjórn á.  Eitthvað sem þú hefur enga stjórn á geturðu sleppt.  Stærsta meðalið var að taka niður glansmyndina sína. 

Þegar við skyggnumst undir húddið á okkur sjálfum sjáum við hina réttu mynd af okkur.  Mikilvægt er að sjá sín eigin hegðunarmynstur sem eru bæði styrkleikar og veikleikar.  Persónuleikapróf sína okkur hvar styrkleikurinn er.  Varðandi að breyta hegðun hjá sjálfum sér þá er mikilvægast af öllu að taka niður sína eigin glansmynd og sjá sig með öllum sínum fjölbreytileika.  Munurinn er sá að við hættum að breyta glansmyndinni því hún er barasta alls ekki til. 

Það sem er predikað alla daga er „tilgangur“.  Hann þarf að vera skýr og það þurfa sameiginleg markmið okkar líka að vera.  Allt sem fer á blað gerir hlutina miklu skýrari. 

Það sem þær eru að æfa sig í núna er að setja miklu markvissari takt í allt innra starf, fókusinn er í forgangi og störfin vel skilgreind. 

Því meira sem þær eru þær sjálfar og eru til staðar því meira fá þær til baka.  Þá eykst traustið. 

Uppskeran er sú að nú eru oftar tekin erfiðu samtölin.  Það er meðbyr með þeim draum að taka þátt í að skapa fyrirtæki þar sem fólk þorir að vera það sjálft, fær að þróast og vaxa, gerir mistök og lærir af þeim saman, nær og fagnar árangri, nýtur þess að mæta í vinnuna á hverjum degi.

 

Hvað hafa reynsluboltarnir lært og eru að miðla áfram?

Fundinum var streymt og má nálgast streymið á facebooksíðu Stjórnvísi.  Pétur og Marianna fóru til Hartford, Connecticut í október til að vera með erindi á ráðstefnunni The Northeast Lean Conference, sem haldin er af þekkingar- og ráðgjafafyrirtækinu GBMP. Þessi ráðstefna er ein af virtustu Lean ráðstefnum sem haldin er í Ameríku og mörg erindi voru áhugaverð. Þema ráðstefnunnar var “Total employee engagement – engaging hearts and minds” en eins og heitið gefur til kynna þá snýst Lean um að þróa fólk.

Marianna sagði að ráðstefnan hefði snúist um fólk.  Lean var framleiðslumiðað en er nú meira þjónustumiðað og nú er það nýjasta að lean snýst um fólk.  Allt snýst loksins um menningu.  Vegferðir snúast um lærdóm.  Grunnurinn í lean er að hjálpa og það er í lagi að vera auðmjúkur í lærdómsferlinu.  Maríanna spurði Stjórnvísifélaga að svara: „Hvernig er góður leiðtogi“?  Ýmis svör komu eins og „Hvetjandi, fyrirmynd, er til staðar, skapar umgjörðina, virkjar fólk, hlusta, ber virðingu, skapar vettvang þar sem má gera mistök og ríkir traust, þróar fólkið.  Marianna sagði að það að vera leiðtogi væri ekki háð titli.  Allir eru leiðtogar og bera vonandi virðingu fyrir hvorir öðrum.  En hvernig er hægt að skapa rými þar sem allir eru leiðtogar, virkja hugvit allra?.  Mikið var rætt um ráðningarferli á ráðstefnunni því lean snýst um fólk.  Hvernig er verið að ráða inn; eftir menntun, hæfni, karakter, karisma.  „Hire for Character, Train for Skill“.  Mikilvægt er að manneskjan sem er ráðin passi inn í þá menningu sem er til staðar.  Varðandi menningu þá er mikilvægt að vinnustaðir þekki sína menningu.  Á ráðstefnunni var verið að lemja niður múra og veggi.  Mannauður er það sem skiptir öllu máli.  Tvö fyrirtæki eru með allt það sama til staðar en það sem sker úr um hvort nær samkeppnisforskoti er sú menning sem er til staðar.  Fyrirtæki eru oft rög við að fjárfesta í fólki en ekki við að fjárfesta í tækni.  Innleiðing á Íslandi hefur mest snúist um ferla að gera þá skilvirkari en megintilgangurinn er að þróa fólk.  Er einhver ótti til staðar?  Helgun í starfi þýðir að mæta með höfuð, hendur og ekki síst hjartað í vinnuna.   

Lean er inntak á hverjum einasta degi, ekki uppáskrifað frá lækni og sýndi Marianna skemmtilegar myndlíkingar sem fyrirlesarar tóku.  Lean snýst um að gera stöðugt betur í dag en í gær.  Eins og í öðru er til þroskamódel í Lean.  Mikilvægt er frá degi eitt að fjárfesta í menningu.  Þegar nýliðar koma inn í fyrirtæki þá eiga þeir að finna hvernig menningin er „Svona gerum við“.  Daglegi takturinn, töflufundirnir snúast ekki um töfluna sjálfa heldur samskiptin við töfluna, þetta snýst um að hver einasti aðili við töfluna sé leiðtogi.  Á ráðstefnunni voru allir sammála um og studdu við með rannsóknum að allt snýst þetta um fólk en hvernig á þá að gera hlutina?  Mikilvægt er að læra að sjá hvernig flæðið er í fyrirtækinu.  Er viðskiptavinurinn að fá það sem hann vill?  Ef ekki hvað er þá að? Hvað er í gangi? Nota daglega vettvanginn til að spyrja hvernig við getum stöðugt bætt okkur.  Þetta snýst aldrei um neitt annað en umhverfið og það er fólkið sjálft sem þekkir það best, hvernig kem ég hugmynd á framfæri?  Allt snýst því um árangur og samskipti.  Lærdómslykillinn er að koma saman á hverjum degi og læra eitthvað nýtt.  Hvar er fókusinn okkar?  Er hann á tólin eða er hann á fóllkið? 

Pétur fór yfir stöðuna á lean í dag skv. fyrirlestri Dr. Alan G. Robinsson. Er lean gölluð hugmyndafræði?  Eru geirar þar sem lean er ekki að ná fótfestu?  T.d. í menntageiranum, heilbrigðisgeiranum? Útgáfa Alan var sú að erfiðasta fólkið er langskólagengna fólkið sem er komið á þann stað að erfiðast er að ná í það.  Þegar verið er að tala um lean er verið að tala um Japani sem eru löngu dánir.  Í lok dags, alveg sama hvað þú gerir þá snýst þetta alltaf allt um fólk.  Mikilvægt er að allir í fyrirtækinu séu með, ekki einungis efsta lagið.  Hversu margar hugmyndir erum við með innleiddar pr. starfsmann á dag.  Marel og Össur mæla þetta og í framleiðslu þá skipta hugmyndir frá starfsmönnum öllu máli.  Þetta er frábær mælikvarði á hugmyndir frá starfsfólki.  Af hverju er ekki farið í alla starfsmenn þegar verið er að innleiða þekkingu.  Mannlegi fókusinn er það sem öllu máli skiptir í dag varðandi lean og flöskuhálsinn erum við sjálf, ekki virkja einungis höfuðið á öllum heldur hjartað. 

Pétur og Marianna báðu félaga í lokin um að ræða sín í milli hverjar væru helstu áskoranirnar á þeirra vinnustað.  Sem dæmi var eftirfarandi nefnt: Ná sama kúltúr í öllum deildum, stóra áskorunin er að hleypa starfsmanninum að, til að komast áfram þarf maður að fá stöðuhækkun og til að fá völdum þarftu að halda hlutunum að þér en í lean verðurðu miklu betri stjórnandi, talandi um sjálfan sig, þá er mikilvægt að fá þessa auðmýkt, opna á hana, mikilvægt með töflufundi er „samskipti“ – af hverju var allt þetta mannlega tekið út úr vinnunni?  Af hverju er ekki hægt að tala um hvernig við höfum það daglega? Ótti er eitt af því sem truflar okkur hvað mest.  Trúverðugleiki þarf að vera til staðar, það er hornsteinninn. Fólk finnur traustið í menningunni.  Fyrsta skrefið er að koma auga á áskoranirnar.  Hvað vantar til að vinna í gegnum hlutina? Hvað vantar þig til að allir gangi í takt?  Tími? Er það virði að fjárfesta í mannauðnum? Mikilvægt er að auglýsa hvað vel er gert, fagna sigrum.  Mikilvægt er að geta tekið á móti hrósi, vel gert! En fyrir hvað?  Mikilvægt er að veita sérsniðna endurgjöf,

 

Stjórn

Anna Kristín Kristinsdóttir
-1 - Formaður - ISAVIA ohf.
Ásta Lára Jónsdóttir
Annað - Stjórnandi - ISAVIA ohf.
Haukur Ingi Jónasson
Annað - Stjórnandi - Háskólinn í Reykjavík
Kolbrún Arnardóttir
Verkefnastjóri - Stjórnandi - ISAVIA ohf.
Lovísa Björk Júlíusdóttir
Stjórnandi - LS Retail
Sveinbjörn Jónsson
Verkefnastjóri - Stjórnandi - ISAVIA ohf.
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?