Verkefnastjórnun

Verkefnastjórnun

Viðfangsefni hópsins lúta að öllu er varðar verkefnastjórnun m.a. skilgreiningu og umhverfi verkefna, markmiðasetningu, skipulag, stjórnskipulag, upplýsingakerfi, áætlanagerð, ferla, gæðamál, ræs og lúkningu verkefna og reynslusögur. Faghópurinn er vettvangur fræðslu og umræðna um málefni er varða verkefnastjórnun. Hópurinn stendur fyrir fræðsluerindum og fyrirtækjaheimsóknum þar sem sérfræðingar ræða um málefni á sviðinu. Á fundum skapast vettvangur fyrir þverfaglegar umræður þar sem unnt er að skiptast á skoðunum og deila þekkingu og reynslu á sviði verkefnastjórnunar. Hópurinn er fyrir verkefnastjóra, stjórnendur fyrirtækja og stofnana, og alla þá sem hafa áhuga á málaflokknum, óháð þekkingu eða reynslu.

Viðburðir

Innleiðing á Microsoft Teams - reynslusaga Isavia

Click here to join the meeting
Vorið 2020 innleiddi Isavia Microsoft Teams lausnina í starfsemi sína. Þeir ætla að miðla með okkur reynslu sinni á innleiðingunni og fara yfir undirbúning, innleiðingarferil og árangurinn. 

Guðrún Helga Steinsdóttir er verkefnastjóri á sviði Stafrænnar þróunar hjá Isavia. Guðrún Helga er með meistaragráðu í Upplýsingastjórnun MIM og í Viðskiptafræði MBM, hún hefur umtalsverða reynslu af því að stýra innleiðingum á upplýsingakerfum og öðrum stærri umbótaverkefnum. Hún mun fara yfir heildar feril innleiðingar á Teams á tímum Covid, hverjar voru helstu áskoranirnar, hvaða leið var farin og hvernig gekk. Þá situr hún í stjórn Vertonet, hagsmunasamtök kvenna í upplýsingatækni á Íslandi. 
 
 

Microsoft Teams meeting

Join on your computer or mobile app

Click here to join the meeting

 

Raf-magnaðir viðburðir!

Click here to join the meeting

Jón Þórðarson hjá Proevents mun fara yfir viðburðarstjórnun í breyttu umhverfi. 

Það er magnað að ástandið vegna Covid hefur sýnt okkur hvað hægt er að gera skemmtilega og mikilvæga hluti þegar maður hugsar út fyrir boxið! Þörf okkar fyrir að fræðast, hittast og skemmta okkur saman, er alltaf til staðar og því verðum við að finna leiðir sem virka í nýjum heimi. Lykilatriðið er að sjá alltaf tækifærin í aðstæðunum með því að beita skapandi hugsun. Jón mun gefa okku innsýn í nýjar víddir þegar kemur að raf-mögnuðum viðburðum og nauðsyn þess að hafa faglega nálgun við framkvæmd þeirra.

Viðburðurinn verður tekinn upp og upptakan sett á Facebook síðu okkar

Jón Þórðarson er stofnandi og eigandi Proevents ásamt Ragnheiði Aradóttur. Hann hefur mikla reynslu af viðburðaþjónustu auk langrar stjórnunarreynslu úr viðskipta- og listalífinu. Sem viðburðastjóri hefur Jón starfað með mörgum af stærstu fyrirtækjum landsins að fjölbreyttustu viðburðum hvort sem eru árshátíðir, hvataferðir, móttökur, stórir viðburðir í beinni sjónvarpsútsendingu og verðlaunaafhendingar svo eitthvað sé nefnt. Hann starfaði m.a. sem sýningastjóri í Borgarleikhúsinu í áratug.

Jón hefur BSc í viðskiptafræði. Hann hefur mikla ánægju af að vinna með ólíku fólki og hefur óþrjótandi metnað fyrir því að viðburðir á hans vegum séu unnir á framúrskarandi hátt.

Vegferð og ávinningur með Lean Six Sigma svarta beltis vottun

Viðburðurinn fer fram á Zoom og hérna er hlekkur á fundinn. Magnús Ívar Guðfinnsson sem var vottaður með svart belti í Lean Six Sigma fyrr á árinu, kynnir hvaða námskeið og áfanga er hægt að sækja til að bæta við Lean Six Sigma (LSS) þekkingu á vefnum, ásamt því að fara í umgjörð um vottunina, vegferðina og sjálft verkefnið sem þarf að skila skv. ákveðnum skilyrðum fyrir svarta beltis vottun. Verkefnið sem Magnús Ívar vann úrbótaverkefni á alþjóðlegu teymi sem vinnur úr og metur ábyrgðarkröfum frá viðskiptavinum Marel víðs vegar um heiminn. Farið er yfir DMAIC nálgunina við úrlausn mála sem upp koma í starfseminni. Alþjóðlaga viðurkenndar LSS vottanir á gula, græna og svarta beltinu er afar áhrifarík leið til að ná bættum árangri í rekstri og innhalda og hafa breiða skírskoðun í Lean, Six Sigma, ISO gæðastjórnun, stjórnun viðskiptaferla (BPM) og breytingastjórnun.

Fréttir

Raf-magnaðir viðburðir!

Viðburðurinn var tekinn upp og er aðgengilegur á facebooksíðu Stjórnvísi.
Jón Þórðarson hjá Proevents fór í morgun yfir viðburðarstjórnun í breyttu umhverfi. Fundurinn var á vegum faghópa um Þjónustu- og markaðsstjórnunVerkefnastjórnunStafræn fræðsla.

 

Vegferð og ávinningur með Lean Six Sigma svarta beltis vottun

Glærur af fundinum eru aðgengilegar undir ítarefni.
Erla Einarsdóttir Marel formaður faghóps um BPM setti fundinn, kynnti stjórn faghópsins Stjórnvísi og Magnús.  Stjórn faghóps um BPM er stór stjórn sem heldur bæði smærri lokaða fundi einungis fyrir stjórn faghópsins sem og stærri opna fundi. Erla sagði að þar sem tíminn væri það mikilvægasta sem við ættum þá væri mikilvægt að faghópar héldu sameiginlega fundi. Að lokum kynnti Erla dagskrá faghópsins framundan og hvatti að lokum alla til að skrá sig í faghópinn og vera meðlimir í Stjórnvísi. 

Magnús Ívar Guðfinnsson sem var vottaður með svart belti í Lean Six Sigma fyrr á árinu, kynnti á morgunverðarfundi á vegum faghópa Stjórnvísi um lean, gæðastjórnun, verkefnastjórn og stjórnun viðsptaferla (BPM) hvaða námskeið og áfanga er hægt að sækja til að bæta við Lean Six Sigma (LSS) þekkingu á vefnum, ásamt því að fara í umgjörð um vottunina, vegferðina og sjálft verkefnið sem þarf að skila skv. ákveðnum skilyrðum fyrir svarta beltis vottun. Verkefnið sem Magnús Ívar vann úrbótaverkefni á alþjóðlegu teymi sem vinnur úr og metur ábyrgðarkröfum frá viðskiptavinum Marel víðs vegar um heiminn. Farið er yfir DMAIC nálgunina við úrlausn mála sem upp koma í starfseminni. Alþjóðlaga viðurkenndar LSS vottanir á gula, græna og svarta beltinu er afar áhrifarík leið til að ná bættum árangri í rekstri og innhalda og hafa breiða skírskoðun í Lean, Six Sigma, ISO gæðastjórnun, stjórnun viðskiptaferla (BPM) og breytingastjórnun.

 

Verkefnastjóri undir pressu

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.  Einnig geta innskráðir nálgast glærur af fundinum þar sem sjá má tilvísanir í þær rannsóknir sem vísað var til í erindinu. Rúmlega tvöhundruð og þrjátíu manns sóttu í morgun fund á vegum faghóps um verkefnastjórnun. Hvað gerist þegar verkefnastjóri hefur sífellt minni tíma til að sinna verkefnum sem hann/hún leiðir? Fjallað var um þetta algenga vandamál og hvaða áhrif það getur haft á framgang og niðurstöðu verkefna og upplifun af verkefnastjórnun.

Fyrirlesari var Aðalbjörn Þórólfsson. Aðalbjörn hefur 20 ára reynslu sem verkefnastjóri og stjórnandi hjá fyrirtækjum eins og Íslandsbanka og Símanum.  Hann starfar nú sem sjálfstæður ráðgjafi í verkefnastjórnun undir merkjum Projectus www.projectus.is

Hákon Róbert Jónsson Advania sem situr í stjórn faghóps um verkefnastjórn kynnti Aðalbjörn. Aðalbjörn hefur verið mjög lánsamur varðandi verkefni síðan hann byrjaði að starfa sjálfstætt.  Aðalbjörn sagði verkefnastjóra almennt vinna undir pressu.  Ein spurning sem hann hefur oft fengið er hvað eru verkefnastjórar almennt að vinna í mörgum verkefnum?  Mikilvægt er að setja ekki of mörg verkefni á verkefnastjóra til þess að þeir brenni ekki út eða hætti. 

En hvernig stofnar verkefnastjórinn virði? Hlutverk verkefnastjórans er vítt, hann skilgreinir verkefnið og sér um undirbúning, framkvæmd og verklok. Það er hlutverk verkefnastjórans að auka gæði undirbúnings og framkvæmd.  Hvoru tveggja er jafn mikilvægt.  Góður undirbúningur er mjög mikilvægur. Rannsóknir sýna að þrátt fyrir að verkefni  hafi góðan undirbúning er framkvæmdin stundum ekki góð. Proactive – Reactive – Clueless.  Hægt er að skipta fólki upp í þessa þrjá hópa.  Maður er Proactivur ef verkefnið er vel skilgreint í upphafi, samþykktarferli, áhættur eru greindar og stjórnað, áætlanir eru skilgreindar og samþykktar, framvinda er mæld, fundir eru haldnir til að halda alla upplýsta, passað er upp á að allir hagsmunaaðilar eru með og ákvarðanir eru undirbúnar.  Aðalbjörn kynnti nýlega US rannsókn sem sýnir að 94% verkefnastjóra upplifa streitu vegna vinnu. Streita getur verið hvetjandi en of mikil streita hefur neikvæð áhrif.  Með of mikilli streitu missum við yfirsýn, samskipti geta orðið erfiðari, fókus minnkar og óánægja eykst.  Viðverandi álag fer með fólk.  Mikilvægt er að stjórnendur séu vel upplýstir til þess að stuðningur þeirra nýtist.  Verkefnastjóri er ekki fundarstjóri á sterum, hann á að auka virði verkefnisins.  En hvað eru hæfilega mörg verkefni? Fjöldi verkefna segir ekki allt heldur flækja verkefna. Verkefni eru einfaldari ef markmið með þeim eru skýr, eignahald skýrt, stuðningur frá stjórnendum, ef birgjar eru margir eykur það flækju sem og tímabelti, tungumál geta einnig aukið flækjustig og jafnvel stöðvað það sem og þegar verið er að beita nýrri tækni. Reyndur verkefnastjóri ræður við 5 álagspunkta.  Verkefni með hátt flækjustig mælist með 5 álagsunkta. Óreyndur verkefnastjóri ræður við ca 3 álagspunkta.

Varðandi úrræði mælti Aðalbjörn með að 1. Skilgreina vel verkefnið 2. Áætlanagerð 3. Eftirlit með framvindu  4. Stjórnun umfangs 5. Áhættustýring (ekki vera að slökkva elda) 6. Góð og lýsandi upplýsingagjöf.  Aðalbjörn vísaði í rannsókn sem sýnir að í 42% tilfella skilja stjórnendur ekki tilgang verkefnastjóra.  Ráð sem Aðalbjörn gaf til verkefnastjóra er að geta speglað verkefnið með öðrum. Passa upp á að allir séu vel upplýstir. Ekki fegra hlutina heldur draga allt upp á yfirborðið og passa upp á gagnsæi.   Í lok fundar voru áhugaverðar umræður.    

Stjórn

Anna Kristín Kristinsdóttir
-1 -  Formaður - ISAVIA ohf.
Aðalsteinn Ingólfsson
Verkefnastjóri -  Stjórnandi - Marel Iceland ehf
Gauti Marteinsson
Verkefnastjóri -  Stjórnandi - Advania
Guðrún Jóna Jónsdóttir
Verkefnastjóri -  Stjórnandi - ISAVIA ohf.
Hákon Jónsson
Verkefnastjóri -  Stjórnandi - Advania
Lovísa Björk Júlíusdóttir
Stjórnandi - LS Retail
Sveinbjörn Jónsson
Verkefnastjóri -  Stjórnandi - ISAVIA ohf.
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?