Stefnumótun og árangursmat

Stjórn

Þuríður Stefánsdóttir Formaður , Bláa Lónið , Verkefnastjóri
Heimir Guðmundsson , INNNES , Deildarstjóri
Ingibjörg Sigrún Stefánsdóttir , Fjármálaeftirlitið , Framkvæmdastjóri
Jón Halldór Jónasson , Reykjavíkurborg - öll svið , Upplýsingafulltrúi
Margrét Einarsdóttir , Bláa Lónið , Verkefnastjóri
Svavar Jósefsson , Reykjavíkurborg - öll svið , Verkefnastjóri
Þorvaldur Ingi Jónsson , Sjúkratryggingar Íslands , Deildarstjóri
Viðburðir á starfsári 3
Viðburðir framundan 1
Fjöldi í hóp 647
Fjöldi mættra á fundum 89
Hlutverk hópsins er að fjalla um stefnumótun - allt frá mótun stefnu, framkvæmd hennar, eftirfylgni og árangursmælingar.

Markmið hópsins er að auka þekkingu á öllum þáttum stefnumótunar með því að miðla fræðilegri þekkingu og reynslu fyrirtækja og stofnana. Stefnumótun er allt það ferli sem snýr að mótun stefnu, framkvæmd hennar, eftirfylgni og árangursmælingum. Stefnur eru ólíkar varðandi innihald, formlegheit, framsetningu og hve ítarlegar þær eru. Umfjöllunarefni faghópsins verður því hin stöðuga hringrás stefnumótunar sem miðar að auknum árangri og samkeppnishæfni fyrirtækja, stofnana og samfélagsins í heild.

Stefnumiðað árangursmat (balanced scorecard) er aðferðafræði sem hjálpar stjórnendum skipulagsheilda við að innleiða, miðla og fylgjast með framgangi stefnu með árangursmælikvörðum. Faghópurinn Stefnumótun og árangur varð til eftir sameiningu tveggja hópa um stefnumótun og Balanced Scorecard.
Faghópurinn fær fyrirlesara eða stendur fyrir heimsóknum til fyrirtækja, stofnana og félagasamtaka. Fundir eru oftast með því sniði að fyrirlesari fjallar um afmarkað efni, segir frá aðferðum og reynslu sinni og í kjölfarið eru fyrirspurnir og umræður. Hópurinn stendur einnig fyrir morgunverðarfundum og ráðstefnum í samstarfi við aðra faghópa eða virta aðila utan Stjórnvísi. Stjórnendur fyrirtækja og stofnana, fólk í stjórnum fyrirtækja, millistjórnendur og alla þá sem hafa áhuga á stefnumótun og árangursstjórnun.

Fréttir

Persónuleg stefnumótun og leiðtogafærni á heimsmælikvarða

Nú þegar nýtt ár, Meistaramánuður og Lífshlaupið eru gengin í garð, heyrast orð eins og markmiðasetning, persónulegur árangur og sjálfsrækt á öllum kaffistofum landsins. Margir setja sér markmið af ýmsum toga, einkum og sér í lagi tengdum andlegri og líkamlegri heilsu, fjármálum, fjölskyldu, vinnu og starfsframa með misgóðum árangri. En hver er galdurinn við að móta sér stefnu, setja sér markmið og fylgja þeim eftir?
Brynjar Karl eigandi Key Habits og ráðgjafi til margra ára kynnti fyrir Stjórnvísifélögum tækni í hugarþjálfun sem snýst að mestu um að auka skuldbindingu gagnvart markmiðunum sem við setjum okkur. Fundurinn var á vegum faghóps um stefnumótun og árangursmat og var haldinn í húsakynnum Key Habits í Skeifunni 19.
Brynjar Karl er ráðgjafi fjölda stjórnenda, íþróttamanna, þjálfara og einstaklinga. Reynsla Brynjars er að mörgu leiti upprunnin frá vinnu hans með mörgum af stærstu íþróttaliðum heims í deildum eins og NBA, NFL og Ensku úrvalsdeildinni í knattspyrnu. Brynjar kemur úr íþróttaheiminum og byrjaði sjálfur að þjálfa lið 15 ára gamall. Þegar hann var 24 ára stofnaði hann sitt eigið fyrirtæki. Hann hefur m.a. hannað hugbúnað sem hjálpar einstaklingum og þjálfurum að ná árangri. Brynjar varpaði fram þeirri spurningu hvernig ætti að mæla löngun. Svarið við henni er að löngun er hægt að mæla með því að meta hversu mikil viðbrögðin eru við því að missa af því sem löngunin nær til. Eitt það mikilvægasta sem við eigum í lífinu er færni. Það þarf ákveðna færni að mæta á réttum tíma til vinnu og þessa færni hafa ekki allir tileinkað sér. Besta leiðin til að efla færni er skuldbinding.
Brynjar kynnti hið mennska tré sem samanstendur af þremur þáttum 1.selja 2.þjónusta 3. Lausnir. Þegar verið er að vinna með stefnumótun mannauðsins verður að fara í rætur trésins. Ræturnar einkennast af starfskunnáttu og stjórnun. Fyrsti punkturinn er að vinna með gildi og markmið einstaklingsins. Hvernig getum við eflt fólk? Við getum ekki gefið það sem við ekki eigum? Hvernig fáum við hóp til að hugsa um tímann milli vinnu þar sem viðkomandi er enn skuldbundinn vinnunni? Tveir aðilar tapa þegar við erum í lægð, það er vinnuveitandinn og fjölskyldan. Hver er minnsta einingin í velgengni fyrirtækis? Hegðun. Hver er myndbirtingin hjá einstaklingnum á gildunum? Færni er ástæðan fyrir að hópur skuldbindur sig. Það að vinna í sínum skuldbindingum er mikilvægast. Þeim mun lengra sem þú ferð frá því að vera byrjandi þeim mun erfiðara er að setja sig í spor þeirra sem maður er að þjálfa.
Brynjar fór yfir mikilvægi hugarþjálfunar. Sem hefur allt með viðmið, gildismat og lífsþætti að gera. Fyrst er að gera aðgerðaráætlun þar sem við spyrjum okkur um hvort til staðar sé vellíðan, tilgangur og hamingja. Ef virkni framheilans er lág þá höfum við enga orku. Það sem eykur virkni í framheila er góður svefn og réttur blóðsykur. En hvaða spurningum þurfum við að svara? Það besta við að skerpa fókus er að spyrja spurninga og fá endurgjöf. Það besta við mistök er að við lærum stöðugt af þeim og á endanum gleymum við þeim því við erum hætt að gera mistök og kominn inn góður vani
Að lokum var fólk hvatt til að skrifa niður „bjarta framtíð“ og gera stöðumat því þá veistu hvert þú vilt fara. En hvað getur stoppað þig? Mikilvægt er að hafa aðgerðaráætlun. Síðan þarf að henda inn verkefnum og venjum. Erfiðasta sem fólk gerir er að koma fram með styrkleika sína. Það er svo mikið unnið með því að taka ábyrgð á sjálfum sér. Við þurfum að læra að vera léleg, þannig tökum við á vandamálunum.

Að halda stefnunni - sýnileiki aðgerða og árangursmælikvarða hjá ÁTVR.

Fimmtudaginn 14. apríl hélt faghópur um stefnumótun og árangursmat fund í ÁTVR sem bar yfirskriftina „Að halda stefnunni - sýnileiki aðgerða og árangursmælikvarðar hjá ÁTVR. Það var Sveinn Víkingur Árnason framkvæmdastjóri vörudreifingar, heildsölu tóbaks og rekstrarsviðs hjá ÁTVR sem fjallaði um með hvaða hætti ÁTVR notar árangursmælingar til að fylgja eftir aðgerðum sem styðja við stefnu fyrirtækisins. Tæpt var á atriðum allt frá hugmyndafræðinni til þeirra kerfa sem notuð eru við að koma árangursmælingum á framfæri og kynna þær fyrir starfsfólki fyrirtækisins.
ÁTVR skerpir fókusinn með því að hafa sýnilega mælikvarða. ÁTVR er rekið eins og hvert annað fyrirtæki á markaði nema að hjá þeim er stífari lagarammi, þau eru með einkaleyfi á sínu sviði og úrræði til að bææta afkomu eru eingöngu í lækkun kostnaðar (engar söluhvetjandi aðgerðir). Leiðarljósið er að stuðla að bættri lýðheilsu og samfélagslegri ábyrgð með því að framfylgja stefnu stjórnvalda á sínu sviði. Stefnan er að vera eitt af fremstu þjónustufyrirtækjum landsins og fyrirmynd á sviði samfélagsábyrgðar.
Öllu máli skiptir að hafa sameiginlegan skilning allra starfsmanna þegar lagt er af stað, hver er ávinningurinn og hver er útkoman. Til að allir fái sameiginlegan skilning hvert er verið að fara skiptir máli að allir hafi sama skilning á hugtökunum sem eru notuð. Hvernig er t.d. tryggt að allir skilji hugtakið þjónusta eins? ÁTVR er með þjónustustefnu sem er kynnt í nýliðafræðslu, gildin: „lipurð, þekking, ábyrgð“ eru byggð inn í alla vinnu og ferla. Framkoma er skilgreind og innleiðing gildanna er á léttu nótunum. Varðandi samfélagsábyrgð þá gerði fyrirtækið könnun meðal starfsfólks hvað orðið samfélagsábyrgð þýðir. Einnig var kannað viðhorf viðskiptavina ÁTVR hvernig þeir upplifa að fyrirtækið sé að sinna samfélagsábyrgð.
Mikil áhersla hefur verið lögð á að allir skilji vel verkefni og að allir hafi í huga „Í upphafi skal endinn skoða“, þ.e. að vita hver útkoman á að vera. Gríðarlegu máli skiptir réttur skilningur á hugtökum.
Til að forma aðgerðir þá nýtir ÁTVR sér stefnumiðaða stjórnun og gerir árlegt endurmat á stöðunni. EFQM, sviðsmyndavinna, og eigin rýni gefur grunn að aðgerðaplani. Gefið er út fréttablað á pappír sem er sent heim til allra „Flöskuskeytið“. Þar með er tryggt að allir starfsmenn fái upplýsingar um hvað er að gerast innan fyrirtækisins. Dæmi úr aðgerðarplagginu er: „Ábyrgir starfshættir“. Við förum vel með verðmæti og notum auðlindir af ábyrgð. Skorkort verður áfram mikilvægt stjórntæki til að stuðla að aukinni skilvirkni og hagkvæmni. Utanumhald og umsýsla mælikvarða verður einfölduð og þeir gerðir sýnilegri. Aðgerðir: Nýtt kerfi sem heldur utan um árangursmælikvarða, þróa og einfalda mælikvarða, þróa mælikvarða. Mæld eru afköst í öllum vínbúðum, með hvaða hætti tekst verslunarstjórnum upp.
Mikil festa og eftirfylgni er í mælingunum sem er mánaðarleg. Mældir eru seldir lítrar pr. unnar klukkustundir. Annar mælikvarði er óskýrð rýrnun. Árið 2015 var niðurstaðan einungis 0,03%. Mikið eftirlit er með rýrnun að hálfu búðanna sjálfra, farið er yfir öll frávik, starfsfólki kennt að spotta líklega hegðun þjófa og líklegustu vörurnar eru taldar oftast. Rýrnun er ekki liðin og strax skoðað í öryggisvélum til að sjá hvað olli rýrnun viðkomandi vörutegundar.
Varðandi mælikvarða, hvað skiptir máli? Tilgangur og skilgreining mælikvarðans þarf að vera skýr, framsetning þarf að miðast við notendur, Til að höndla mælingar er notað Sharepoint 2013 með BI viðbótum, gögnin koma frá Navision, AGR, CRM, ýmsum könnunum og þjónustuaðilum. Mikill meirihluti uppfærist sjálfkrafa en t.d. niðurstöður kannana eru slegnar inn. Mælikvarðar eru meira og minna sýnilegir gagnvart öllum starfsmönnum í fyrirtækinu. Umbunakerfi er tengt mælikvörðunum, valin er vínbúð ársins í tveimur flokkum (stærri og minni vínbúðir), umbunin er gjafabréf/peningabréf til allra ásamt sameiginlegri skemmtun. Einnig er umbunað fyrir hulduheimsóknir, hún er í formi að kaupa eitthvað skemmtilegt með kaffinu.

Betri samkeppnisstaða með stefnumótun

Fjölmennur fundur var haldinn í Háskólanum í Reykjavík í morgun á vegum faghóps um stefnumótun og árangursmat Hvernig nær fyrirtæki betri samkeppnisstöðu með stefnumótun? Magnús Ívar Guðfinnsson viðskiptafræðingur tókst á við þessa spurningu í fyrirlestri sínum. Hann sýndi fram á mikilvægi stefnumótunar til að viðhalda samkeppnishæfni fyrirtækja og kynnti fimm þrep sem nauðsynleg eru við að setja fyrirtækjum stefnu. Magnús deildi með okkur reynslu sinni og kom með dæmi af fyrirtækjum sem hafa beitt þessari aðferð.
Árangur fyrirtækja byggir á hæfni stjórnenda í að horfa til framtíðar og hvetja starfsmenn til að ná árangri. Fyrirtæki þurfa sífellt að taka breytingum annars er hætt við að þau verði undir í samkeppninni. Þau fyrirtæki sem skynja mikilvægi stefnumótunar og starfa eftir metnaðarfullri framtíðarsýn eru líklegri en önnur til að byggja upp öfluga liðsheild og fara með sigur af hólmi í samkeppni.
Magnús Ívar er höfundur bókarinnar „Horft til framtíðar - stefnumótun í lifandi fyrirtæki“ sem kom út fyrir rúmum áratug, en þar fjallaði hann um þá strauma og stefnur í stefnumótun fyrirtækja. Frá því bókin kom út hefur bæst í reynslubankann hjá Magnúsi og hann deildi með okkur nýrri reynslu og nýjum dæmum. Hvað hefur breyst og hvað virkar enn? Hvað greinir fyrirtæki sem ná árangri frá þeim fyrirtækjum sem sitja eftir?
Stefnumótun snýst um að skapa virði fyrir fyrirtækið og hagsmunaaðila þess. Stefna er þróun á lykilhugmynd í gegnum sífellt breytilegar aðstæður. Þú ferð með ákveðið upplegg af stað en veist ekki hverju þú mætir. Menn þurfa að vera fljótari í dag því margar þjóðir eru að færast úr framleiðsluhagkerfi yfir í þekkingar-og þjónustuhagkerfi. Heimurinn er því að breytast gríðarlega hratt og því mikilvægt að forgangsraða. Um 75% af markaðsvirði fyrirtækis tengist duldum eignum s.s. vörumerki, orðspor, sambönd, samningar og hæfninni í að stjórna breytingum. Mikilvægt er að horfa á heildarsýn frekar en lítil markmið. Afmörkun er nauðsynleg, hvað gerir þig öðruvísi, hverjir eru styrkleikar fyrirtækisins. Huga að kjarnastarfsemi, því sem fyrirtækið veit og gerir betur en aðrir.
Oft gleymist stefnan í fyrirtækjum þ.e. hún er ekki aðgerðarbundin. Tilgangurinn skiptir öllu máli. Það sem er nauðsynlegt við mótun stefnu er 1. Stefnumótun er ferli en ekki viðburður 2. Æðstu stjórnendur helst hvatamenn 3. Aðgreinir vinnustaðurinn sig frá keppninautum 4. Virkja starfsfólkið við mörkun stefnu 5. Tengja stefnu við störf starfsmanna. Málið með stefnu er að vinna eftir stefnunni, yfir 90% fyrirtækja ná henni aldrei þ.e. markmiðið er ekki endilega að ná lokamarkmiði heldur vinna eftir stefnunni. Stefnan þarf að höfða til starfsmanna. Fimm atriði sem ætti að forðast: 1. Setja talnagildi í framtíðarsýn (ekki setja upphæðir) 2. Ósamræmi í framtíðarsýn og markmiðum 3. Setja saman stefnu og áætlanagerð 4. Hlutverk fyrirtækisins skilgreint of þröngt 5. Skorti metnað í stefnu, getur hindrað framþróun.
Hlutverk er eins og áttviti, vísar leiðina. Stefnan líkt og landakort, hvernig á að komast á áfangastað, segir hvernig landið (markaðurinn) liggur og hvað þarf til að ferðast á milli staða. Þú átt að ráða inn viðhorf, hæfileika er hægt að þjálfa upp. „Hire attitude, train skills“ skv. Jack Welch“.
En það þarf að mæla árangur og meta framfarir. Magnús tók dæmi um líkamsræktarátak. Hvers konar lífstíll tryggir varanlegan árangur? 1. Staðan í dag (of þungur)2. Hvernig við viljum líta út (stæltur)3. Markmiðið til að komast nær draumnum, 4. Nýr lífstíll 5. Mælingar og árangur.
Staða fyrirtækis: Leiðtoginn skiptir máli máli; dæmi: þegar Lars tók við 2010. Hann fór með Nígeríu á HM 2010, hann fór með sænska landsliðið á lokakeppni fimm stórmót í röð. Hann leggur megináherslu á að allir vinni sem eitt lið. Með góðum aðila í stjórnun er hægt að ná ótrúlegum árangri. Lars er winner. Hann hefur viljann til breytinga þ.e. að ná árangri. Horfið á hvað heldur aftur af starfsmönnum, ræðið flöskuhálsana og leysið þá. Það koma stöðugt nýir flöskuhálsar. Það verður að hafa leikjaplan. Einstaklingar hafa skrifleg markmið. Togstreita er óumflýjanleg, hægt að lágmarka hana. Fyrirtæki í formi býr yfir orku ó fókus.
En hvað virkar? Skv. grein í Harvard Business Review: „What really Works“. 1. Skýr stefna með fókus, skipulag sem er sveigjanlegt, sýni viðbragðsflýti o.fl.
Ríkisskattstjóri var fyrirtæki ársins 2015, hvað eru þeir að gera? Kyrrstaðan er hættulegust, skýr stefna grundvallaratriði og lykillinn að ánægju starfsmanna, Vellíðan starfsmanna, þegar þeim líður vel gera þeir betur og ná árangri. Forsenda góðra afkasta og vandaðra starfshátta er að samstarfsmenn séu áhugasamir um störf sín.

Viðburðir á næstunni

FJÓRÐA TÆKNIBYLTINGIN ER HAFIN: Hvaða stefnu og markmið eiga fyrirtæki að setja sér á þessum tímamótum tækninýjunga.

Ragnhildur Ágústsdóttir hjá Microsoft Ísland leiðir okkur í allan sannleika um það hvernig tæknin mun gjörbylta viðskiptalífinu á næstu 5-10 árum og að hverju fyrirtæki þurfa að huga ef þau ætla ekki að verða undir í samkeppninni.

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?