Stefnumótun og árangursmat

Stefnumótun og árangursmat

Markmið hópsins er að auka þekkingu á öllum þáttum stefnumótunar með því að miðla fræðilegri þekkingu og reynslu fyrirtækja og stofnana. Stefnumótun er allt það ferli sem snýr að mótun stefnu, framkvæmd hennar, eftirfylgni og árangursmælingum. Stefnur eru ólíkar varðandi innihald, formlegheit, framsetningu og hve ítarlegar þær eru. Umfjöllunarefni faghópsins verður því hin stöðuga hringrás stefnumótunar sem miðar að auknum árangri og samkeppnishæfni fyrirtækja, stofnana og samfélagsins í heild.

Stefnumiðað árangursmat (balanced scorecard) er aðferðafræði sem hjálpar stjórnendum skipulagsheilda við að innleiða, miðla og fylgjast með framgangi stefnu með árangursmælikvörðum. Faghópurinn Stefnumótun og árangur varð til eftir sameiningu tveggja hópa um stefnumótun og Balanced Scorecard.
Faghópurinn fær fyrirlesara eða stendur fyrir heimsóknum til fyrirtækja, stofnana og félagasamtaka. Fundir eru oftast með því sniði að fyrirlesari fjallar um afmarkað efni, segir frá aðferðum og reynslu sinni og í kjölfarið eru fyrirspurnir og umræður. Hópurinn stendur einnig fyrir morgunverðarfundum og ráðstefnum í samstarfi við aðra faghópa eða virta aðila utan Stjórnvísi. Stjórnendur fyrirtækja og stofnana, fólk í stjórnum fyrirtækja, millistjórnendur og alla þá sem hafa áhuga á stefnumótun og árangursstjórnun.

Viðburðir

Skrefið tekið og þjónustuverið stofnað

Click here to join the meeting
Öryggismiðstöðin var stofnuð árið 1995 og er framsækið þjónustufyrirtæki sem býður upp á heildarlausnir í öryggis- og velferðarmálum. Árið 2012 var ákveðinn vendipunktur hjá fyrirtækinu. Starfsemi Öryggismiðstöðvarinnar hafði vaxið verulega undanfarin ár. Bæði starfsfólk og ferlar voru farin að finna fyrir vaxtaverkjum og löngunin til að veita betri þjónustu ýtti okkur af stað í nýja átt. Í kjölfar stefnumótunar var sú ákvörðun tekin að stofna þjónustuver sem myndi sameina krafta starfsmanna og straumlínulaga ferla með það að markmiði að veita markvissari þjónustu. Eva Helgadóttir deildarstjóri Þjónustuvers mun leiða ykkur í gegnum þá vegferð sem farið var í árið 2012 og segja frá því hvernig tókst til og hvernig staðan er í dag.

 Vegna aðstæðna í þjóðfélaginu er aðeins boðið upp á viðburðinn í streymi í gegnum Teams.

Click here to join the meeting

Eftirsóknarverðasti vinnustaður á Íslandi - Samkaup

Click here to join the meeting

Gunnur Líf Gunnarsdóttir, framkvæmdastjóri mannauðsviðs Samkaupa, fjallar um hvernig Samkaup hefur innleitt stefnu félagsins í gegnum mannauðinn með tilkomu mannauðssviðs sem stofnað var árið 2018. Hún mun fjalla um hvaða breytingar hafa orðið síðustu tvö ár og hvernig félagið hefur innleitt og framkvæmt stefnu í gegnum mannauðinn og menninguna með skýrum mælikvörðum og áherslum. Hvernig áherslan hefur verið á að styrkja framlínu félagsins og þá áhugaverðu vegferð að gera Samkaup að eftirsóknarverðasta vinnustað á Íslandi. Loks fjallar hún um þær áskorarnir sem hafa orðið á leiðinni, breytingar á hugarfari starfsfólks og stjórnenda og hvað næst er á dagskrá hjá félaginu.

Vinsamlegast athugið að einungis verður boðið upp á viðburðinn í streymi í gegnum Teams. Hér er hægt að skrá sig á Teams viðburðinn

Click here to join the meeting

Eftirsóknarverðasti vinnustaður á Íslandi - Samkaup

ÞÚ ERT AÐ BÓKA ÞIG Á TEAMS VIÐBURÐ: 

Click here to join the meeting

Gunnur Líf Gunnarsdóttir, framkvæmdastjóri mannauðsviðs Samkaupa, fjallar um hvernig Samkaup hefur innleitt stefnu félagsins í gegnum mannauðinn með tilkomu mannauðssviðs sem stofnað var árið 2018. Hún mun fjalla um hvaða breytingar hafa orðið síðustu tvö ár og hvernig félagið hefur innleitt og framkvæmt stefnu í gegnum mannauðinn og menninguna með skýrum mælikvörðum og áherslum. Hvernig áherslan hefur verið á að styrkja framlínu félagsins og þá áhugaverðu vegferð að gera Samkaup að eftirsóknarverðasta vinnustað á Íslandi. Loks fjallar hún um þær áskorarnir sem hafa orðið á leiðinni, breytingar á hugarfari starfsfólks og stjórnenda og hvað næst er á dagskrá hjá félaginu.

Vinsamlega athugið að einungis er boðið upp á viðburðinn í streymi í gegnum Teams. 

Click here to join the meeting

Fréttir

Skrefið tekið og þjónustuverið stofnað

Heimir Guðmundsson sviðsstjóri vinnuvélasviðs hjá Vinnueftirlitinu og stjórnarmaður í stjórn faghóps um stefnumótun og árangursmat bauð gesti velkomna og kynnti Evu Helgadóttur. Öryggismiðstöðin var stofnuð árið 1995 og er framsækið þjónustufyrirtæki sem býður upp á heildarlausnir í öryggis- og velferðarmálum. Árið 2012 var ákveðinn vendipunktur hjá fyrirtækinu. Starfsemi Öryggismiðstöðvarinnar hafði vaxið verulega undanfarin ár. Bæði starfsfólk og ferlar voru farin að finna fyrir vaxtaverkjum og löngunin til að veita betri þjónustu ýtti okkur af stað í nýja átt. Í kjölfar stefnumótunar var sú ákvörðun tekin að stofna þjónustuver sem myndi sameina krafta starfsmanna og straumlínulaga ferla með það að markmiði að veita markvissari þjónustu. Eva Helgadóttir deildarstjóri Þjónustuvers leiddi gesti fundarins í gegnum þá vegferð sem farið var í árið 2012 og sagði frá því hvernig tókst til og hvernig staðan er í dag.

Eva hóf störf hjá Öryggismiðstöðinni 2001 og hefur tekið þátt í fjölmörgum störfum og verkefnum á þessum tíma auk þess að bæta við sig námi í viðskiptafræði og viðurkenndum bókara. Öryggismiðstöðin rekur fjölbreytta þjónustu víðsvegar og því er þjónustuver mikilvægt. Fyrirtækið var stofnað 1995 og enn starfa þar nokkrir af fyrstu starfsmönnum. Mikill vöxtur hefur verið á undanförnum árum og eru í hópi framúrskarandi fyrirtækja og þar starfa í dag 400 manns. Í dag hefur þeirra fólk tekið 250.000 Covis sýni. Snjallöryggi er ný kynslóð öryggis og er þeirri lausn vel tekið. T.d. sagði Eva frá snjalllás sem er í símanum og hægt að hleypa sem dæmi börnum sem gleyma lyklunum sínum inn í gegnum símann.

Í ársbyrjun 2012 var tekin ákvörðun um að veita betri þjónustu og stofna þjónustuver. Gildi voru endurskoðuð forysta – umhyggja – traust.Allir starfsmenn hafa þessi gildi að leiðarljósi í öllu því sem þeir gera í sínum störfum og í samskiptum hvort við annað. Farið var í markvissa hugmyndavinnu þar sem tryggt var að þekking færi milli manna og veitt heimild til athafna.  Þannig gæti hver og einn starfsmaður klárað sín mál með umboði. Farið var í heimsóknir til annarra fyrirtækja og valið það besta frá hverjum og einum.  Farið var markvisst í að starfsmenn leiðbeindu hvorir öðrum þannig að hópurinn gæti unnið saman og breitt út þekkingu. 

Þegar þjónustuverið var stofnað var það gert mjög sýnilegt og haldið partý fyrir alla starfsmenn.  Í þjónustuverinu á þessum tíma voru 5 manns. Í dag eru starfsmenn þjónustuvers 8 manns.  Við innleiðingu á þjónustuverinu var farið í mikla vinnu og boðið upp á mörg námskeið eins og námskeið í símsvörun og samskiptum við viðskiptavini. Með rafrænni fræðslu er tryggt að allir fá sömu fræðslu.

Markmiðið með stofnun þjónustuvers var að bæta þjónustu við viðskiptavini og veita hraðari svörun erinda. Markmiðið var að hægt væri að ganga frá 80% erinda í fyrstu snertingu.  Ekki senda símtalið áfram.  Fylgst er með meðallengd símtala og fjölda. Öll svið settu sér markmið og er öllum tölvupósti svarað samdægurs.

En hvaða verkefnum eru þau að sinna?  Stjórnstöð er opin allan sólarhringinn. Símtöl eru 170-200 á dag og erindi berast frá heimasíðu og með tölvupósti.  Viðskiptavinurinn vill í dag geta lokið sínum málum sjálfur og því er stöðug þróun í gangi.  Einnig er veitt tækniaðstoð og bókaðir tímar, sendar upplýsingar varðandi endurnýjanir, hnappa, reikningagerð (13000 á mánuði) o.m.fl.  Ábyrgð og þekking er alltaf á höndum fleiri en eins starfsmanns. 

Starfsþróun hefur aukist til muna og vaxa og dafna starfsmenn.  En hvað skiptir máli í ferlinu?  1. Stuðningur frá topnnum  2. Fá aðstoð frá þeim sem þekkja vel til 3. Þátttaka starfsmanna þ.e. þeir eigi hlutdeild í verkefninu 4. Starfsmenn fái svigrúm til að sinna innleiðingu 5. Búta niður fílinn og 6. Hafa gaman og fagna litlum sigrum. 

Eftirsóknarverðasti vinnustaður á Íslandi – Samkaup

Viðburðurinn er aðgengilegur á facebooksíðu Stjórnvísi. Gunnur Líf Gunnarsdóttir stýrir mannauðssviði Samkaupa og hóf störf þar 2018.  Þegar hún hóf störf var stofnað nýtt svið mannauðssvið og var þá ákveðið að setja mikinn kraft í mannauðinn. Samskip var stofnað 1998 og eru þar 1400 starfmenn sá yngsti 14 ára og elsti 83 ára og unnu þau menntasprotann 2020.  Af 1400 starfsmönnum vinna 40 í stoðsviðum á skrifstofu. Kjarninn eru verslanirnar.  

En hvert stefnir Samkaup? Hlutverk – gildi og framtíðarsýn er skýr. Framtíðarsýn mannauðssviðs er skýr en það er að vera eftirsóknarverðasti vinnustaður á Íslandi. Leiðarljósið er að hugsa vel um starfsfólkið og Samkaup er samfélagslega ábyrgt fyrirtæki. Helsta auðlindin er mannauðurinn og lykill þess að Samkaup nái árangri. Starfsmenn fá tækifæri til að þroskast sem manneskjur og í starfi.  Samkaup vill að starfsmenn láti gott af sér leiða, mæti á staðinn, hlusti og taki þátt. Þau vilja vera með rétta fólkið og réttu færnina.  Þau vilja heilsteypt samskipti.  Samkaup er með samskiptakort og upplýsingaflæði er tryggt. Þau nota Workplace.  Á stjórnendadögum eru sett verkefni í takt við stefnu. Í hverri einustu verslun eru sett markmið og hvað ætlar hver og einn að gera til að ná markmiðinu.  Þannig nær Samkaup að virkja hvern einasta starfsmann.  En hvernig mæla þau þetta allt saman?

Mælikvarðarnir í verslunum eru fjárhagslegir mælikvarðar, gæði og þjónusta og mannauður og menning. Stærsti mælikvarðinn er fjöldi þeirra sem mæta á árshátíð sem er næstum 1000 manns.  Í dag hefur hver einasti starfsmaður sýn á hvernig hans verslun stendur “Árangursvog verslana Samkaupa”.  Markmiðin byggja á metnaði. En hvað er framundan? Haldinn er Teams stjórnendadagurinn, vinnustofur 2021, lykilfundir mars 2021 o.m.fl.  Það sem drífur þau áfram er metnaðarfullt starfsfólk.

Nú er veður til að skapa!" - Hvernig leysum við sköpunarkraft fyrirtækja úr læðingi?

Upptöku af fundinum má nálgast hér: „Nú er veður til að skapa“ var yfirskrift fundar faghóps um stefnumótun og árangursmat í morgun.  Formaður faghópsins Þorsteinn Sigurlaugsson setti fundinn og sagði fyrirsögnina tilvísun í kvæði eftir Tómas Guðmundsson. Öflug nýsköpun er forsendan fyrir kraftmiklu efnahagslífi til framtíðar. En nýsköpun á sér ekki aðeins stað innan sprotafyrirtækja, hún þarf ekki síður að eiga sér stað innan rótgróinna fyrirtækja á hefðbundnum mörkuðum. Ein lykilforsendan fyrir öflugri nýsköpun er að virkja sköpunargleði starfsfólks. En það er hægara sagt en gert.

Á þessum fundi leituðust þau Björgvin Ingi Ólafsson, meðeigandi hjá Deloitte, og Birna Dröfn Birgisdóttir, doktorsnemi við HR, við að svara tveimur spurningum sem varða miklu í þessu samhengi í tveimur stuttum fyrirlestrum.
Björgvin Ingi Ólafsson: "Hverjir eru lykilþættirnir sem þurfa að einkenna stefnu og menningu fyrirtækisins til að skapa frjóan jarðveg fyrir sköpunargleðina?”

Björgvin byrjaði á að hugleiða af hverju væri oft erfitt að koma hugmyndinni inn í kraftinn og hafa áhrif.  Eru fyrirtæki að setja kraftinn í öndvegi? Í því sambandi ákvað Björgvin að skoða gildi nokkurra fyrirtækja en þau gefa hugmynd um hvað fyrirtæki vilja. Gildin eru oft með tilvísun í rekstur og oft skammtímaávinning.  Dæmi um gildi sem tengjast sköpunarkrafti voru framsækni og sköpunarkraftur og þau fundust hjá Matís og FB.  Það eru því fá fyrirtæki sem setja sköpunargleðina á oddinn.  Áskorunin við að breyta fyrirtækjum er sú sama og að breyta sköpunarkrafti. 

Björgvin spurði hvað er fyrirtæki? Lögformleg eining, teiknuð upp til að bregðast við þeim verkefnum sem þau sinna.  Augljóst er hver gerir hvað. En þeir sem eru skapandi passa ekkert endilega inn þar sem slíkt skipulag er.  Hvernig getum við þá breytt þessu? Og hvað er sköpunarkraftur sem þrífst ekki í svona boxum og hvernig virkjum við hann.  Sköpunarkraftur felur í sér að vilja gera mistök og leyfa þau. Björgvin tók dæmi um Coca Cola sem fór í mikla vinnu til að búa til „new coke“.  Þau bjuggu til nýtt coke og niðurstaðan var sú að fólk var ekki sátt því það saknaði gömlu bragðtegundarinnar.  Þessi herferð kostaði Coke fyrirtækið mikið en til lengri tíma ekki.  Það sem Coke lærði á þessu var að þau ættu að vera trú vörumerkinu og virkja áfram sköpunarkraftinn í fólkinu sínu. Öll fyrirtæki þurfa að skapa til að breytast.  Til að breytingar verði þarftu að hafa skýra framtíðarsýn, rétta fólkið, réttu hvatana, réttu auðlindirnar og afl til að koma hlutunum í verk.  Breytingar eru erfiðar og við þurfum að vilja gera mistök og tilraunir.  Umburðarlyndi er eitthvað sem mikilvægt er að tileinka sér því með umburðarlyndi nærðu meiri árangri.  Meira að segja fyrirtæki eins og Facebook fór af stað með sýn varðandi að hreyfa sig hratt en þau þurfa í dag að leggja áherslu á öryggi. En hvernig verður veður til að skapa? Við þurfum samhent teymi sem er ólíkt, getur rætt saman út frá styrkleikum hvors annars og er sveigjanlegt.  Við verðum að umbera mistök því án mistaka verða ekki framfarir.  Það er því lykilatriði við að búa til eitthvað nýtt og skapa að umbera mistök. 

Birna Dröfn Birgisdóttir: "Hvaða aðferðir geta starfsmenn notað til að nýta og efla sköpunargleði innan fyrirtækisins?"

Birna talaði um hve mikilvægt er að hafa sýn.  Sköpunargleði er svo margt, eitthvað sem er nýtt og nytsamlegt fyrir manneskjuna sjálfa, fyrirtækið, samfélagið eða heiminn.  Hugtakið er vítt og á við svo margt. Það eru litlu atriðin sem hjálpa okkur við að vera meira skapandi eins og að gera tilraunir í eldhúsinu við mataruppskrift. Ótrúlega margt hefur áhrif á sköpunargleði okkar t.d. næsti yfirmaður, umhverfið, líðan.  Einn stærsti rannsakandi á þessu sviði rannsakaði hvað það væri innan fyrirtækja sem stuðlaði að aukningu sköpunargleði innan fyrirtækja. Niðurstaðan var litlu sigrarnir sem ýta undir sköpunargleðina og gera okkur jákvæð og láta okkur hlakka meira til að mæta í vinnuna.  Það er sem sagt eitthvað lítið sem býr til eitthvað stórt. En litlu sigrarnir þurfa að hafa tilgang fyrir viðkomandi. En það koma alltaf bakslög í lífinu og þá veistu aldrei hvort þau eru góð eða slæm.  Alltaf þegar við gerum mistök eigum við að líta á það sem tilraunir rétt eins og Thomas Edison sem gerði ekki 10 þúsund mistök heldur 10 þúsund tilraunir. Hlutverk yfirmanna er gríðarlega mikið og mælt er með að þeir fari yfir gátlista og skoði hvaða eina atriði þeir geti gert næsta dag til að auðvelda litla sigra.  Yfirmenn eiga að einbeita sér að því að stýra litlum sigrum og að sjá til þess að hverjum og einum starfsmanni sé mikilvægt að vita hverju hann áorkar daglega. 

Í lok erinda voru umræður. 
Björgvin Ingi Ólafsson stýrir stjórnenda- og stefnumótunarráðgjöf Deloitte. Hann er með MBA gráðu frá Kellogg School of Management auk hagfræðiprófs frá HÍ. Hann hefur áralanga reynslu af stjórnun og stjórnendaráðgjöf hér á landi og erlendis. Björgvin hefur setið í stjórnum fjölmargra fyrirtækja og sinnt kennslu bæði við HÍ og HR.

Birna Dröfn Birgisdóttir hefur rannsakað sköpunargleði og þjónandi forystu í doktorsnámi sínu við Háskólann í Reykjavík. Hún er viðskiptafræðingur með meistaragráðu í alþjóðaviðskiptum frá Griffith University í Ástralíu. Einnig er hún stjórnendamarkþjálfi, hefur lært NLP (Neuro-linguistic programming) og mannauðsstjórnun og hefur meðal annars starfað við stjórnun og kennslu.

Stjórn

Þorsteinn Siglaugsson
Framkvæmdastjóri -  Formaður - Sjónarrönd
Heimir Guðmundsson
-1 -  Stjórnandi - Vinnueftirlit ríkisins
Jón Gunnar Borgþórsson
Stjórnunarráðgjafi -  Stjórnandi - JGB, ráðgjöf og bókhald slf.
Kristinn Tryggvi Gunnarsson
Stjórnunarráðgjafi -  Stjórnandi - FranklinCovey
Maren Lind Másdóttir
Deildarstjóri -  Stjórnandi - ISAVIA ohf.
Soffía Haraldsdóttir
-1 -  Stjórnandi - First Class
Svavar Jósefsson
Verkefnastjóri -  Stjórnandi - Reykjavíkurborg
Þuríður Stefánsdóttir
Gæðastjóri -  Stjórnandi - INNNES
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?