Vörustjórnun - innkaupa og birgðastýring

Vörustjórnun - innkaupa og birgðastýring

Af hverju eru innkaupadeildir mikilvægar í fyrirtækjum? Fyrir þá sem telja að innkaup snúist "einungis" um kaup á vöru og þjónustu án frekari umhugsunar þar sem innkaupakerfi sjái um að reikna út þörf og gera pantanir þá er tími til komin að hugsa uppá nýtt!

Innkaup eru svo miklu meira, öflun (procurement) vöru og þjónustu er í raun ómissandi hlutverk í hvaða fyrirtæki sem er. Mikilvægt er að vanda til verka ef fyrirtæki eiga að ná árangri, sérstaklega í ljósi efnahagslegra niðursveiflu og samdráttar.

Hvað eru innkaup?
Innkaup er öflun vöru og þjónustu, ekki bara á réttu verði, heldur einnig að réttum gæðum og magni, , og að varan sé afhent á réttum tíma. Með því að kaupa of mikið þá hefur það í för með sér aukinn geymslukostnað, og truflun á sjóðstreymi, en ef keypt er of lítið hefur það áhrif á daglegan rekstur og framleiðsluna.
Við undirbúning á innkaupum skal huga að þörfinni fyrir tiltekna vöru eða þjónustu, hvaða vanda á að leysa, hver er kostnaðurinn á þeim lausnum sem eru í boði, hvaða ávinningi á að ná og hvernig á að meta eða mæla ávinninginn.

Mikilvægt er fyrir þá sem koma að innkaupum fyrirtækja að kynna sér markaðinn, skoða söguna, sölutölur sl. árs og gera áætlanir fram í tímann. Áætlanagerð felst í að ákveða hvað á að kaupa, hvenær og frá hvaða aðilum. Einnig er mikilvægt að ákveða hvaða innkaupaaðferðum á að beita, en ríkisstofnanir og sveitafélög hafa notað m.a. opin og lokuð útboð, verðfyrirspurnir og samningaviðræður.

Jafnframt er markmiðið að auka ábyrgð, gegnsæi, einföldun og skilvirkni í innkaupum, menntun og sérhæfingu starfsfólks á þessu sviði ásamt því að miðla þekkingu og reynslu af, innkaupum innan fyrirtækja, útboðsmálum, verðfyrirspurnum og öðru því sem snýr að innkaupum á vörum og þjónustu í fyrirtækjum. Faghópurinn mun stuðla að því að kynna mikilvægi innkaupa í fyrirtækjum ásamt því að miðla þeim aðferðafræðum og kenningum sem tengjast innkaupamálum. Að rétt og hagkvæm framkvæmd í innkaupum verði höfð að leiðarljósi en það er m.a með því að leita eftir bestu mögulegu niðurstöðu að teknu tilliti til kostnaðar og ávinnings ásamt skýrri stjórnun og skilgreindu verklagi við innkaup á vöru og þjónustu. Mikilvægi þess að kaupa vörur á réttum tíma, á réttu verði, í réttu magni osfrv.

Stefnt er að því að faghópurinn fundi a.m.k 6 sinnum á ári, dagskrá verður kynnt í byrjun hvers árs. Einnig mun hópurinn stuðla að því að vera með fyrirlestra og fræðslu er snýr að þeim þáttum sem snerta innkaup. Við hvetjum alla þá sem koma að innkaupum innan fyrirtækja; Stjórnendur, sérfræðinga, fulltrúa og þá sem hafa áhuga á innkaupum og telja sig hafa erindi inní hópinn að ganga til liðs við hann.

Endilega skráið ykkur á Facebook síðu hópsins: https://www.facebook.com/groups/346093842194490/

Viðburðir á næstunni

Viðburði aflýst: Hugmyndatorg Vörustjórnunarhóps Stjórnvísi

Fimmtudaginn 14. nóvember kl. 9:00 til 10:45 mun Vörustjórnunarhópur (innkaup og birgðastýring) Stjórnvísi standa fyrir Hugmyndatorgi (e. Marketplace) í stofu M215 í Háskólanum í Reykjavík. Það munu fjórir aðilar segja frá hugmyndum, vandamálum eða einhverju sem þeir vilja leysa á betri hátt. Kynningin mun fela í sér fjóra eftirfarandi þætti og er hugmyndin að þarna sé vettvangur til að skapa umræður og fá endurgjöf frá öðrum meðlimum Stjórnvísi. 

  1. Kynningu á vandamáli.
  2. Hvað hefur verið gert.
  3. Hver var útkoman.
  4. Hugmyndir að öðrum lausnum.


Fyrirkomulagið:

- Þegar fólk mætir verða borðin merkt með viðfangsefni. Fólk velur sér borð en það verða einungis 6-8 pláss á hverju borði og ef borðið er fullt þarf að velja sér annað borð / viðfangsefni þ.e. fyrstir koma fyrstir fá reglan.

- Markmiðið er að meðlimir hópsins geti mætt, tekið þátt í umræðum, deilt hugmyndum og reynslu og lært af öðrum. Stjórnarmenn vörustjórnunarhópsins verða borðstjórar og stýra umræðum og vinnunni í hópunum. 


Dagskrá:

Kl. 09:00 - Tómas Sigurbjörnsson vinnustofustjóri mun bjóða fólk velkomið og kynna reglurnar. Fyrirlesarar fá um 5 mín hver til að kynna sitt viðfangsefni.

Kl. 09:30 - Vinna í hópum. Rýna vandamál og koma með hugmyndir. Áætlaður tími 30 mín.  

Kl. 10:00 - Kynning frá þeim sem kom með vandamálið á topp 2-3 lausnum eða einu atriði sem viðkomandi lærði af þessari vinnu og gæti gagnast. Hver kynning ætti ekki að vera meira en 5 mín.

 Kl. 10:30 - Farið yfir helstu niðurstöður og rætt um fyrirkomulag vinnustofunnar.

 

Viðfangsefni og fyrirlesarar:


Viðfangsefni 1: Hverjar eru helstu áskoranir í uppsetningu vöruhúsa?

Björgvin Hansson vöruhúsastjóra Innnes sem vinnur núna að því að opna fyrsta hátæknivöruhúsið á Íslandi. Starfaði áður hjá Ölgerðinni sem vöruhúsastjóri og stýrði flutningum hjá þeim í eitt hús. Einnig hefur hann starfað sem ráðgjafi í ferlum og uppsetningum vöruhúsakerfa hjá Nobex í 5 ár.


Viðfangsefni 2: Hvernig mun aukin umhverfisvitund hafa áhrif á innkaup framtíðarinnar?

Jónína Björk Vilhjálmsdóttir sviðsstjóri Markaðsþróunar hjá EFLU verkfræðistofu og stjórnarmaður í Framtíðarfræðihóp Stjórnvísi. Hún hefur starfað hjá EFLU frá árinu 2012 en áður starfaði hún sem vörustjóri hjá Landsbankanum og hjá Kreditkorti. Jónína er með MSc í Markaðsfræðum og alþjóðaviðskiptum.


Viðfangsefni 3: Hversu oft á að leita tilboða, skanna markað og leita tilboða fyrir regluleg innkaup?

Guðmundur Björnsson framkvæmdastjóri Gasfélagsins ehf.  Starfaði áður hjá Rio Tinto Alcan, bæði á Íslandi og Frakklandi.  Hann er með Græna Beltið í Lean Six Sigma og unnið samkvæmt þeirri aðferðafræði í mörg ár. Í dag sér hann um stærstan hluta innkaupa fyrir Gasfélagið á bæði hrávörum og rekstrarvörum.


Viðfangsefni 4: Hvaða ABC greining hentar best fyrir regluleg innkaup?

Daði Rúnar Jónsson ráðgjafi hjá AGR Dynamics. Starfaði áður við innkaup og stjórnun aðfangakeðjunnar hjá BoConcept í Danmörku. Hann er með MSc í Logistics og SCM frá Aarhus University og hefur haldið námskeið í vörustjórnun og stjórnun aðfangakeðjunnar í Opna háskólanum (HR) síðust ár.

 

Vinnustofan er í samstarfi við Lean- og Framtíðarfræðihóp Stjórnvísi.  

Hámarks fjöldi þátttakanda á Hugmyndatorginu er 30 manns.

Fréttir

Innkaupastjórnun Vodafone

Vodafone (Sýn hf) bauð vörustjórnunarhópnum (innkaup og birgðastýring) í heimsókn á dögunum. Það var vel mætt á viðburðinn og voru það þær Eydís Ýr Rosenkjær, deildarstjóri innkaupa og lagers, og Guðrún Gunnarsdóttir, aðfangastjóri hjá Vodafone, sem tóku á móti okkur í höfuðstöðvum fyrirtækisins. 

Eydís lýsti því hvernig innkaupum og birgðastýringu er háttað hjá Vodafone og hvaða ávinningi það skilaði fyrirtækinu að hafa miðlægan lager. Hún talaði einnig um kosti þess að vera með miðlægan flutning og getur verðmunur á tilboðum verð allt að 30-40%. Innkaupadeildin sér um innkaup á endabúnaði, farsímum og aukahlutum en fyrirtækið rekur 4 verslanir auk þess að vera með vefverslun. Mikið er lagt upp úr birgðanákvæmni og er allur lager bæði í vöruhúsi og verslunum talinn að minnsta kosti einu sinni í mánuði. Unnið er eftir ákveðnum mælikvörðum, til að mynda lágmarksbirgðir, tíðni pantana, afskrifta og frávikum við talningar. Hún fór yfir gagnsemi þessara mælikvarða og útfærslu þeirra hjá Vodafone.

Guðrún Gunnarsdóttir fór yfir hvernig þeirra útboðsaðferðir og samningastjórnun í innkaupum skilar fyrirtækinu betri árangri. Þau framkvæma verðkannanir fyrir allt það sem er keypt m.a. vörur, þjónustu og ráðgjöf, bæði innanlands sem utan. Birgjamat er líka framkvæmt á mjög faglegan hátt en þau eru mismunandi eftir stærð og staðsetningu birgja. Einnig talaði hún um hvernig miðlæg innkaupastýring fyrir öll vörumerki félagsins hafi hjálpað þeim að ná fram fjárhagslegum sparnaði og hafi um leið aukið gæði og öryggi innkaupa. Samstæðan veltir rúmlega 22 milljörðum á ári en innkaup á vörum og þjónustu er ríflega helmingur þeirrar fjárhæðar og skiptir því hvert prósentustig sem sparað er gríðarlegu máli fyrir hagnað fyrirtækisins. Guðrún sagði frá því hvernig ráðgjöf við stjórnendur vegna tilboða og samninga kemur að gagni, skjalastýringu samninga og hvernig þau hafa með því náð að hámarka virði samninga. Þau eru með eigið samningastjórnunarkerfi sem heldur utan um alla samninga fyrirtækisins en yfir 5.000 samningar eru í gildi um kaup á vörum og þjónustu. Hún sagði einnig frá þeim ávinningi sem hlýst af samstarfi í innkaupum við Vodafone Group.

Til að sækja glærur frá fyrirlestrinum: Smellið hér!

Mjólkursamsalan heimsótt

Mjólkursamsalan tók á móti okkur í Vörustjórnunarhóp Stjórnvísi á dögum. Sunna Gunnars Marteinsdóttir Verkefnastjóri upplýsinga- og fræðslumála sagði frá umhverfisstefnu fyrirtækisins og hvernig fyrirtækinu hefur tekist að minnka kolefnisfótsporið m.a. með breyttum umbúðum og betri nýtingu hráefnis. Hún sagði einnig frá miklum tækfærum í framtíðinni. Hermann Þór Erlingsson, vöruhússtjóri, sagði svo frá því hvernig nýtingin hefur aukist um 60% per kú og fjöldi kúabúa hefur fækkað úr 1.600 í 600 á stuttum tíma. Neysla hafi á sama tíma aukist og eru núna um 150.000 tonn af mjólk flutt til afurðastöðva árlega og eru um 500 vörunúmer í vöruframboði fyrirtækisins. Hann sagði einnig frá hlutverki og lykiltölum fyrirtækisins, vöruþróun fyrirtækisins, aðfangakeðjunni, flotastýringarkerfinu, bílaflotanum og vörhúsinu en þar fara allt að 15.000 bretti og yfir 300.000 vagnar í gegn árlega. Alls starfa um 430 starfsmenn hjá fyrirtækinu og er Mjólkursamsalan stærsti vinnustaður suðurlands. Brynjar Pétursson, Halldór Ingi Steinsson og Aðalsteinn Magnússon voru einnig á kynningunni og tóku á móti spurningum m.a. um framleiðsluna sem núna er aðalega á Selfossi, 15g pakkningar á smjöri og fleira skemmtilegt. Það var góð mæting á viðburðinn og fengum við að skoða vöruhúsið. Þar gafst einnig gott tækifæri að spyrja spurning og fræðast um starfsemi Mjólkursamsölunnar.  

Fegurðin í innkaupum Bláa Lónsins

Faghópurinn Vörustjórnun – innkaup og birgðastýring hélt í síðustu viku viðburð með Bláa Lóninu í Háskólanum í Reykjavík. Elín B. Gunnarsdóttir forstöðumaður innkaupa og birgða hjá Bláa Lóninu fjallaði um fegurðina í innkaupum. Hún fór yfir sögu Bláa Lónsins, þær miklu breytingar sem hafa orðið á rekstrinum og virðiskeðjuna fyrir húðvörur Bláa Lónsins frá upphafi til enda. Bláa Lónið er með rúmlega 350 vörunúmer, bæði sem einstaka vörur, bulk vörur og sampakkningar. Vörurnar eru byggðar á náttúrulegum hráefnum Bláa Lónsins og svo er framleiðslan erlendis. Flækjustigið er töluvert hvað varðar framleiðslu, flutninga og dreifingu á erlenda markaði. Mikil tækifæri eru í aðfangakeðju Bláa Lónsins m.a. í flutningum, umbúðum, bættum ferlum og stöðugum umbótum. 

Stjórn

Daði Rúnar Jónsson
Sérfræðingur - Formaður - AGR Dynamics
Anna Maria Guðmundsdóttir
Sérfræðingur - Stjórnandi - Eimskip
Eydís Ýr Rosenkjær
Deildarstjóri - Stjórnandi - Sýn hf.
Kristín Þórðardóttir
Deildarstjóri - Stjórnandi - Advania
Tómas Örn Sigurbjörnsson
Sérfræðingur - Stjórnandi - Eimskip
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?