Vörustjórnun - innkaupa og birgðastýring

Vörustjórnun - innkaupa og birgðastýring

Af hverju eru innkaupadeildir mikilvægar í fyrirtækjum? Fyrir þá sem telja að innkaup snúist "einungis" um kaup á vöru og þjónustu án frekari umhugsunar þar sem innkaupakerfi sjái um að reikna út þörf og gera pantanir þá er tími til komin að hugsa uppá nýtt!

Innkaup eru svo miklu meira, öflun (procurement) vöru og þjónustu er í raun ómissandi hlutverk í hvaða fyrirtæki sem er. Mikilvægt er að vanda til verka ef fyrirtæki eiga að ná árangri, sérstaklega í ljósi efnahagslegra niðursveiflu og samdráttar.

Hvað eru innkaup?
Innkaup er öflun vöru og þjónustu, ekki bara á réttu verði, heldur einnig að réttum gæðum og magni, , og að varan sé afhent á réttum tíma. Með því að kaupa of mikið þá hefur það í för með sér aukinn geymslukostnað, og truflun á sjóðstreymi, en ef keypt er of lítið hefur það áhrif á daglegan rekstur og framleiðsluna.
Við undirbúning á innkaupum skal huga að þörfinni fyrir tiltekna vöru eða þjónustu, hvaða vanda á að leysa, hver er kostnaðurinn á þeim lausnum sem eru í boði, hvaða ávinningi á að ná og hvernig á að meta eða mæla ávinninginn.

Mikilvægt er fyrir þá sem koma að innkaupum fyrirtækja að kynna sér markaðinn, skoða söguna, sölutölur sl. árs og gera áætlanir fram í tímann. Áætlanagerð felst í að ákveða hvað á að kaupa, hvenær og frá hvaða aðilum. Einnig er mikilvægt að ákveða hvaða innkaupaaðferðum á að beita, en ríkisstofnanir og sveitafélög hafa notað m.a. opin og lokuð útboð, verðfyrirspurnir og samningaviðræður.

Jafnframt er markmiðið að auka ábyrgð, gegnsæi, einföldun og skilvirkni í innkaupum, menntun og sérhæfingu starfsfólks á þessu sviði ásamt því að miðla þekkingu og reynslu af, innkaupum innan fyrirtækja, útboðsmálum, verðfyrirspurnum og öðru því sem snýr að innkaupum á vörum og þjónustu í fyrirtækjum. Faghópurinn mun stuðla að því að kynna mikilvægi innkaupa í fyrirtækjum ásamt því að miðla þeim aðferðafræðum og kenningum sem tengjast innkaupamálum. Að rétt og hagkvæm framkvæmd í innkaupum verði höfð að leiðarljósi en það er m.a með því að leita eftir bestu mögulegu niðurstöðu að teknu tilliti til kostnaðar og ávinnings ásamt skýrri stjórnun og skilgreindu verklagi við innkaup á vöru og þjónustu. Mikilvægi þess að kaupa vörur á réttum tíma, á réttu verði, í réttu magni osfrv.

Stefnt er að því að faghópurinn fundi a.m.k 6 sinnum á ári, dagskrá verður kynnt í byrjun hvers árs. Einnig mun hópurinn stuðla að því að vera með fyrirlestra og fræðslu er snýr að þeim þáttum sem snerta innkaup. Við hvetjum alla þá sem koma að innkaupum innan fyrirtækja; Stjórnendur, sérfræðinga, fulltrúa og þá sem hafa áhuga á innkaupum og telja sig hafa erindi inní hópinn að ganga til liðs við hann.

Endilega skráið ykkur á Facebook síðu hópsins: https://www.facebook.com/groups/346093842194490/

Viðburðir

Skilvirk verkefnastýring í flóknum innkaupaverkefnum

Kristín Gestdóttir deildarstjóri innkaupa hjá Isavia mun fjalla um mikilvægi skilvirkrar verkefnastýringar við samningskaupviðræður. Farið verður yfir nýafstaðið verkefni hjá Isavia, frá upphafi til enda, og þann lærdóm og reynslu sem varð til á leiðinni.

 

Staðsetning: Isavia - Flugstjórnarmiðstöðin í Reykjavík, Reykjavíkurflugvöllur, 102 RVK (Inngangur er á suðurhlið hússins). Mynd af korti: https://ja.is/kort/?d=hashid%3AA6GNj&x=357228&y=406314&z=8&ja360=1&jh=135.7&type=map 

 

 

 

Viðburði aflýst: Hugmyndatorg Vörustjórnunarhóps Stjórnvísi

Fimmtudaginn 14. nóvember kl. 9:00 til 10:45 mun Vörustjórnunarhópur (innkaup og birgðastýring) Stjórnvísi standa fyrir Hugmyndatorgi (e. Marketplace) í stofu M215 í Háskólanum í Reykjavík. Það munu fjórir aðilar segja frá hugmyndum, vandamálum eða einhverju sem þeir vilja leysa á betri hátt. Kynningin mun fela í sér fjóra eftirfarandi þætti og er hugmyndin að þarna sé vettvangur til að skapa umræður og fá endurgjöf frá öðrum meðlimum Stjórnvísi. 

  1. Kynningu á vandamáli.
  2. Hvað hefur verið gert.
  3. Hver var útkoman.
  4. Hugmyndir að öðrum lausnum.


Fyrirkomulagið:

- Þegar fólk mætir verða borðin merkt með viðfangsefni. Fólk velur sér borð en það verða einungis 6-8 pláss á hverju borði og ef borðið er fullt þarf að velja sér annað borð / viðfangsefni þ.e. fyrstir koma fyrstir fá reglan.

- Markmiðið er að meðlimir hópsins geti mætt, tekið þátt í umræðum, deilt hugmyndum og reynslu og lært af öðrum. Stjórnarmenn vörustjórnunarhópsins verða borðstjórar og stýra umræðum og vinnunni í hópunum. 


Dagskrá:

Kl. 09:00 - Tómas Sigurbjörnsson vinnustofustjóri mun bjóða fólk velkomið og kynna reglurnar. Fyrirlesarar fá um 5 mín hver til að kynna sitt viðfangsefni.

Kl. 09:30 - Vinna í hópum. Rýna vandamál og koma með hugmyndir. Áætlaður tími 30 mín.  

Kl. 10:00 - Kynning frá þeim sem kom með vandamálið á topp 2-3 lausnum eða einu atriði sem viðkomandi lærði af þessari vinnu og gæti gagnast. Hver kynning ætti ekki að vera meira en 5 mín.

 Kl. 10:30 - Farið yfir helstu niðurstöður og rætt um fyrirkomulag vinnustofunnar.

 

Viðfangsefni og fyrirlesarar:


Viðfangsefni 1: Hverjar eru helstu áskoranir í uppsetningu vöruhúsa?

Björgvin Hansson vöruhúsastjóra Innnes sem vinnur núna að því að opna fyrsta hátæknivöruhúsið á Íslandi. Starfaði áður hjá Ölgerðinni sem vöruhúsastjóri og stýrði flutningum hjá þeim í eitt hús. Einnig hefur hann starfað sem ráðgjafi í ferlum og uppsetningum vöruhúsakerfa hjá Nobex í 5 ár.


Viðfangsefni 2: Hvernig mun aukin umhverfisvitund hafa áhrif á innkaup framtíðarinnar?

Jónína Björk Vilhjálmsdóttir sviðsstjóri Markaðsþróunar hjá EFLU verkfræðistofu og stjórnarmaður í Framtíðarfræðihóp Stjórnvísi. Hún hefur starfað hjá EFLU frá árinu 2012 en áður starfaði hún sem vörustjóri hjá Landsbankanum og hjá Kreditkorti. Jónína er með MSc í Markaðsfræðum og alþjóðaviðskiptum.


Viðfangsefni 3: Hversu oft á að leita tilboða, skanna markað og leita tilboða fyrir regluleg innkaup?

Guðmundur Björnsson framkvæmdastjóri Gasfélagsins ehf.  Starfaði áður hjá Rio Tinto Alcan, bæði á Íslandi og Frakklandi.  Hann er með Græna Beltið í Lean Six Sigma og unnið samkvæmt þeirri aðferðafræði í mörg ár. Í dag sér hann um stærstan hluta innkaupa fyrir Gasfélagið á bæði hrávörum og rekstrarvörum.


Viðfangsefni 4: Hvaða ABC greining hentar best fyrir regluleg innkaup?

Daði Rúnar Jónsson ráðgjafi hjá AGR Dynamics. Starfaði áður við innkaup og stjórnun aðfangakeðjunnar hjá BoConcept í Danmörku. Hann er með MSc í Logistics og SCM frá Aarhus University og hefur haldið námskeið í vörustjórnun og stjórnun aðfangakeðjunnar í Opna háskólanum (HR) síðust ár.

 

Vinnustofan er í samstarfi við Lean- og Framtíðarfræðihóp Stjórnvísi.  

Hámarks fjöldi þátttakanda á Hugmyndatorginu er 30 manns.

Vodafone heimasókn - innkaup

Miðvikudaginn 30. október verður boðið upp á heimsókn í Vodafone (Sýn hf). Þar verða tvö erindi sem munu annars vega fjalla um innkaup og birgðastýringu fyrirtækisins og hinsvegar útboðsaðferðir í innkaupum og samstarfið við Vodafone Group. Einnig verður fjallað um miðlægan lager og innkaupastýringu, hámörkun virði samninga og mælikvarða innkaupadeildar fyrirtækisins. 

Eydís Ýr Rosenkjær, deildarstjóri innkaupa og lagers hjá Vodafone, mun fjalla um hvernig innkaupum og birgðastýringu er háttað hjá Vodafone og hvaða ávinningi það skilaði fyritækinu að hafa miðlægan lager. Innkaupadeild Vodafone vinnur eftir ákveðnum mælikvörðum, til að mynda lágmarksbirgðir, tíðni pantana, afskrifta og frávikum við talningar. Farið verður lauslega yfir gagnsemi þessara mælikvarða og útfærslu þeirra hjá Vodafone.

Eydís Ýr er með M.Sc í viðskiptafræði frá Háskóla Íslands þar sem hún lagði áherslu á straumlínustjórnun og hefur hún skrifað fræðigreinar um straumlínustjórnun ásamt Eðvaldi Möller. Eydis Ýr hefur starfað hjá Vodafone í fjögur ár en áður starfaði hún hjá Landsbankanum.   

Guðrún Gunnarsdóttir, aðfangastjóri, mun fjalla um hverju útboðsaðferðir í innkaupum hafa skilað fyrirtækinu ásamt því hvernig miðlæg innkaupastýring getur náð fram fjárhagslegum sparnaði og um leið aukið gæði og öryggi innkaupa. Guðrún mun fjalla um hvernig ráðgjöf við stjórnendur vegna tilboða og samninga kemur að gagni, skjalastýringu samninga og hvernig er hægt að ná fram hámarks virði samninga. Hún mun einnig segja frá þeim ávinningi sem hlýst af samstarfi í innkaupum við Vodafone Group.

Guðrún hefur víðtæka reynslu af innkaupum. Hún starfaði um árabil hjá Ríkiskaupum áður en hún tók við stöðu Aðfangastjóra hjá Vodafone, nú Sýn hf.. Guðrún er með MSc gráðu í Alþjóðaviðskiptum frá Háskólanum í Reykjavík. 

Frá kl. 8:30 mun Sýn hf. bjóða uppá kaffi ásamt léttum og hollum morgunverði á 6. hæð (Besta Bistro) að Suðurlandsbraut 8, höfuðstöðvum Vodafone á Íslandi.

Fréttir

Skilvirk verkefnastýring í flóknum innkaupaverkefnum

Faghópur um verkefnastjórnun hélt á s.l. miðvikudag morgunfund hjá Isavia þar sem innkaupadeild fyrirtækisins stýrði verkefni sem snéri að útboði á Programme Management Team (PMT) en PMT mun sjá um verkefnastýringu á framkvæmdum á Keflavíkurflugvelli s.s. stækkun á tengibyggingu, stækkun á austurálmu og norðurbyggingu ásamt öðrum verkefnum er snúa að flugvélastæðum. Útboði á PMT var skipt upp í fjóra megin fasa og velta þurfti upp mikilvægum spurningum í upphafi um tímalínu, efni útboðs, útboðsferli, hagsmunaaðila, innviði Isavia og ráðgjafa þar sem Isavia hafði ekki komið að svo stóru útboðsverkefni áður.

Tímalínan var vel skilgreind og raunhæf strax í upphafi með sveigjanleika sem reyndist vera lykilþátturinn við lok á verkefninu, þá var hún einnig notuð sem helsta verkfærið í verkefnastýringu í gegnum verkefnið. Við skilgreiningu og skipulag á útboðsferli var reglugerð nr.340/2017 höfð að leiðarljósi ásamt aðferðafræði RACI. Skilgreind voru hlutverk og hópar eftir aðferðafræði verkefnastjórnunar. Að verkefninu höfðu 17 starfsmenn Isavia beina aðkomu á mismunandi stigum þess og leitast var eftir ráðgjöf varðandi lagaleg atriði, staðsetningu PMT í skipuriti og tæknilýsingu sem sérsniðin er að flugvöllum. Fyrsti fasi verkefnisins var útboð á PMT þjónustunni og er honum lokið. Þrír bjóðendur komust í gegnum hæfnismatið. Að lokum var það fyrirtækið Mace sem hlaut samninginn og er vinnan að næsta fasa verkefnisins hafin.

Isavia dró lærdóm sinn að þessu verkefni eins og gera má af flestum verkefnum. Hluti að þeim lærdómi fólst í því að verkefnið og teymið er aldrei sterkara en veikasti hlekkurinn, ef eitthvað eða einhver er ekki að virka í verkefnateyminu eða verkefninu er betra að gera breytingar eða leiðréttingar á gögnum eða hagsmunaaðilum strax en að bíða með það. Lykilatriði í verkefnavinnu að þessu tagi er að afla sér þekkingar fremur en að vaða áfram í óvissu og myrkri. Þá er mikilvægt að hagsmunaaðilar geti helgað sig verkefninu og sjálfur verkefnastjórinn, því er mikilvægt að verkefni og önnur verk séu sett til hliðar. Við erum eitt lið, nauðsynlegt er að hafa staðgengla og að verkefnateymið setji sér gildi til að hafa að leiðarljósi því útboðsferli er langt, stór hópur kemur að vinnunni og allt getur gerst.  Að lokum er mikilvægt að fagna öllum áföngum.

Innkaupastjórnun Vodafone

Vodafone (Sýn hf) bauð vörustjórnunarhópnum (innkaup og birgðastýring) í heimsókn á dögunum. Það var vel mætt á viðburðinn og voru það þær Eydís Ýr Rosenkjær, deildarstjóri innkaupa og lagers, og Guðrún Gunnarsdóttir, aðfangastjóri hjá Vodafone, sem tóku á móti okkur í höfuðstöðvum fyrirtækisins. 

Eydís lýsti því hvernig innkaupum og birgðastýringu er háttað hjá Vodafone og hvaða ávinningi það skilaði fyrirtækinu að hafa miðlægan lager. Hún talaði einnig um kosti þess að vera með miðlægan flutning og getur verðmunur á tilboðum verð allt að 30-40%. Innkaupadeildin sér um innkaup á endabúnaði, farsímum og aukahlutum en fyrirtækið rekur 4 verslanir auk þess að vera með vefverslun. Mikið er lagt upp úr birgðanákvæmni og er allur lager bæði í vöruhúsi og verslunum talinn að minnsta kosti einu sinni í mánuði. Unnið er eftir ákveðnum mælikvörðum, til að mynda lágmarksbirgðir, tíðni pantana, afskrifta og frávikum við talningar. Hún fór yfir gagnsemi þessara mælikvarða og útfærslu þeirra hjá Vodafone.

Guðrún Gunnarsdóttir fór yfir hvernig þeirra útboðsaðferðir og samningastjórnun í innkaupum skilar fyrirtækinu betri árangri. Þau framkvæma verðkannanir fyrir allt það sem er keypt m.a. vörur, þjónustu og ráðgjöf, bæði innanlands sem utan. Birgjamat er líka framkvæmt á mjög faglegan hátt en þau eru mismunandi eftir stærð og staðsetningu birgja. Einnig talaði hún um hvernig miðlæg innkaupastýring fyrir öll vörumerki félagsins hafi hjálpað þeim að ná fram fjárhagslegum sparnaði og hafi um leið aukið gæði og öryggi innkaupa. Samstæðan veltir rúmlega 22 milljörðum á ári en innkaup á vörum og þjónustu er ríflega helmingur þeirrar fjárhæðar og skiptir því hvert prósentustig sem sparað er gríðarlegu máli fyrir hagnað fyrirtækisins. Guðrún sagði frá því hvernig ráðgjöf við stjórnendur vegna tilboða og samninga kemur að gagni, skjalastýringu samninga og hvernig þau hafa með því náð að hámarka virði samninga. Þau eru með eigið samningastjórnunarkerfi sem heldur utan um alla samninga fyrirtækisins en yfir 5.000 samningar eru í gildi um kaup á vörum og þjónustu. Hún sagði einnig frá þeim ávinningi sem hlýst af samstarfi í innkaupum við Vodafone Group.

Til að sækja glærur frá fyrirlestrinum: Smellið hér!

Mjólkursamsalan heimsótt

Mjólkursamsalan tók á móti okkur í Vörustjórnunarhóp Stjórnvísi á dögum. Sunna Gunnars Marteinsdóttir Verkefnastjóri upplýsinga- og fræðslumála sagði frá umhverfisstefnu fyrirtækisins og hvernig fyrirtækinu hefur tekist að minnka kolefnisfótsporið m.a. með breyttum umbúðum og betri nýtingu hráefnis. Hún sagði einnig frá miklum tækfærum í framtíðinni. Hermann Þór Erlingsson, vöruhússtjóri, sagði svo frá því hvernig nýtingin hefur aukist um 60% per kú og fjöldi kúabúa hefur fækkað úr 1.600 í 600 á stuttum tíma. Neysla hafi á sama tíma aukist og eru núna um 150.000 tonn af mjólk flutt til afurðastöðva árlega og eru um 500 vörunúmer í vöruframboði fyrirtækisins. Hann sagði einnig frá hlutverki og lykiltölum fyrirtækisins, vöruþróun fyrirtækisins, aðfangakeðjunni, flotastýringarkerfinu, bílaflotanum og vörhúsinu en þar fara allt að 15.000 bretti og yfir 300.000 vagnar í gegn árlega. Alls starfa um 430 starfsmenn hjá fyrirtækinu og er Mjólkursamsalan stærsti vinnustaður suðurlands. Brynjar Pétursson, Halldór Ingi Steinsson og Aðalsteinn Magnússon voru einnig á kynningunni og tóku á móti spurningum m.a. um framleiðsluna sem núna er aðalega á Selfossi, 15g pakkningar á smjöri og fleira skemmtilegt. Það var góð mæting á viðburðinn og fengum við að skoða vöruhúsið. Þar gafst einnig gott tækifæri að spyrja spurning og fræðast um starfsemi Mjólkursamsölunnar.  

Stjórn

Daði Rúnar Jónsson
Sérfræðingur - Formaður - AGR Dynamics
Anna Maria Guðmundsdóttir
Sérfræðingur - Stjórnandi - Eimskip
Eydís Ýr Rosenkjær
Deildarstjóri - Stjórnandi - Sýn hf.
Kristín Þórðardóttir
Deildarstjóri - Stjórnandi - Advania
Tómas Örn Sigurbjörnsson
Sérfræðingur - Stjórnandi - Eimskip
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?