Vörustjórnun - innkaupa og birgðastýring

Vörustjórnun - innkaupa og birgðastýring

Af hverju eru innkaupadeildir mikilvægar í fyrirtækjum? Fyrir þá sem telja að innkaup snúist "einungis" um kaup á vöru og þjónustu án frekari umhugsunar þar sem innkaupakerfi sjái um að reikna út þörf og gera pantanir þá er tími til komin að hugsa uppá nýtt!

Innkaup eru svo miklu meira, öflun (procurement) vöru og þjónustu er í raun ómissandi hlutverk í hvaða fyrirtæki sem er. Mikilvægt er að vanda til verka ef fyrirtæki eiga að ná árangri, sérstaklega í ljósi efnahagslegra niðursveiflu og samdráttar.

Hvað eru innkaup?
Innkaup er öflun vöru og þjónustu, ekki bara á réttu verði, heldur einnig að réttum gæðum og magni, , og að varan sé afhent á réttum tíma. Með því að kaupa of mikið þá hefur það í för með sér aukinn geymslukostnað, og truflun á sjóðstreymi, en ef keypt er of lítið hefur það áhrif á daglegan rekstur og framleiðsluna.
Við undirbúning á innkaupum skal huga að þörfinni fyrir tiltekna vöru eða þjónustu, hvaða vanda á að leysa, hver er kostnaðurinn á þeim lausnum sem eru í boði, hvaða ávinningi á að ná og hvernig á að meta eða mæla ávinninginn.

Mikilvægt er fyrir þá sem koma að innkaupum fyrirtækja að kynna sér markaðinn, skoða söguna, sölutölur sl. árs og gera áætlanir fram í tímann. Áætlanagerð felst í að ákveða hvað á að kaupa, hvenær og frá hvaða aðilum. Einnig er mikilvægt að ákveða hvaða innkaupaaðferðum á að beita, en ríkisstofnanir og sveitafélög hafa notað m.a. opin og lokuð útboð, verðfyrirspurnir og samningaviðræður.

Jafnframt er markmiðið að auka ábyrgð, gegnsæi, einföldun og skilvirkni í innkaupum, menntun og sérhæfingu starfsfólks á þessu sviði ásamt því að miðla þekkingu og reynslu af, innkaupum innan fyrirtækja, útboðsmálum, verðfyrirspurnum og öðru því sem snýr að innkaupum á vörum og þjónustu í fyrirtækjum. Faghópurinn mun stuðla að því að kynna mikilvægi innkaupa í fyrirtækjum ásamt því að miðla þeim aðferðafræðum og kenningum sem tengjast innkaupamálum. Að rétt og hagkvæm framkvæmd í innkaupum verði höfð að leiðarljósi en það er m.a með því að leita eftir bestu mögulegu niðurstöðu að teknu tilliti til kostnaðar og ávinnings ásamt skýrri stjórnun og skilgreindu verklagi við innkaup á vöru og þjónustu. Mikilvægi þess að kaupa vörur á réttum tíma, á réttu verði, í réttu magni osfrv.

Stefnt er að því að faghópurinn fundi a.m.k 6 sinnum á ári, dagskrá verður kynnt í byrjun hvers árs. Einnig mun hópurinn stuðla að því að vera með fyrirlestra og fræðslu er snýr að þeim þáttum sem snerta innkaup. Við hvetjum alla þá sem koma að innkaupum innan fyrirtækja; Stjórnendur, sérfræðinga, fulltrúa og þá sem hafa áhuga á innkaupum og telja sig hafa erindi inní hópinn að ganga til liðs við hann.

Endilega skráið ykkur á Facebook síðu hópsins: https://www.facebook.com/groups/346093842194490/

Viðburðir

Sjálfbærni og ábyrg innkaup - hreyfiafl til góðra verka

Click here to join the meeting
Sjálfbærni, innkaupareglur, siðareglur birgja í innkaupum, gátlisti og birgjamat.

Íslandsbanki er stór kaupandi þjónustu og vara og er því í aðstöðu til að vera hreyfiafl til góðra verka í innkaupum sínum. Þetta gerir bankinn m.a. með því að horfa til umhverfismála, félagslegra þátta og góðra stjórnarhátta í verklagi sínu við innkaup. Jafnframt stuðlar bankinn að virkri samkeppni og gætir að hagkvæmni, jafnræði og gagnsæi í innkaupum sínum.

Sjálfbærnistefna Íslandsbanka miðar að því að rekstur bankans verði til fyrirmyndar í íslensku atvinnulífi útfrá alþjóðlegum viðurkenndum viðmiðum um umhverfismál, félagslega þætti og stjórnarhætti (UFS). Íslandsbanki stefnir á að vera leiðandi á sviði sjálfbærrar þróunar og hreyfiafl til góðra verka í samfélaginu. Þannig ætlar bankinn að eiga frumkvæði að víðtæku samstarfi um ábyrga viðskiptahætti sem stuðla að sjálfbærri þróun íslensks efnahagslífs og styðja við aðgerðaráætlun ríkisstjórnar Íslands í loftslagsmálum og um leið heimsmarkmið SÞ. Við innkaup bankans er unnið eftir innkaupastefnu þar sem meðal annars er horft til umhverfs-, jafnréttis- og mannréttindamála. Bankinn vekur þannig athygli viðsemjenda á því til hvaða þátta er horft áður en ákvörðun er tekin um viðskipti.

Fyrirlesarar;
Írunn Ketilsdóttir, sérfræðingur í fjármálum
Ljósbrá Logadóttir, deildarstjóri innkaupadeildar

Vörustjórnunarhópur Stjórnvísi (lokaður fundur)

Lokaður fundur fyrir stjórn faghópsins um vörustjórnun hjá Stjórnvísi.

Dagskrá: 

1. Farið yfir viðburði haustsins 2020

- Hvernig má bæta vörustjórnun með greiningarvinnu? (október)
- Leiðir til nýsköpunar í opinberum innkaupum (nóvember)
- Hvað er Category Management? (desember)

2. Farið yfir áætlaða viðburði vorið 2021:

- Fagfyrirlestur á Teams (janúar)
- Íslandsbanki (febrúar)
- Marel (mars)
- Aðalafundur (apríl)

3. Sögustund

Snorri Páll Sigurðsson hefur verið erlendis í mastersnámi og starfað fyrir Maersk Drilling í Danmörku.
Hann er núna að flytja heim og ætlar að segja okkur frá reynslu sinni af náminu og starfinu.

4. Umræður um Covid áhrifin

Förum aðeins yfir stöðuna á markaðnum í innkaupum, birgðastýringu og vörustjórnun vegna Covid.

5. Önnur mál 

Við hvetjum meðlimi faghópsins að fylgjast með Facebook síðu hópsins: https://www.facebook.com/groups/346093842194490
Þar auglýsum við viðburði en þar er einnig að finna margt áhugavert efni og góðar umræður um vörustjórnun.

Hvað er Category Management?

Click here to join the meeting
Farið verður yfir grunnhugmyndafræði Category Management / Vöruflokkastýringu, hvaðan aðferðafræðin kemur og hvaða ávinning má vænta af slíkri innkaupastefnu. Þau Elva Sif Ingólfsdóttir, Tómas Örn Sigurbjörnsson og Björgvin Víkingsson fara yfir sína reynslu af því að vinna í umhverfi Category Management hjá alþjóðlegum fyrirtækjum í þessum fyrirlestri.

 

Dagskrá:

1. Elva Sif Ingólfsdóttir er með meistaragráðu í Aðfangakeðjustýringu ( Supply Chain Management) frá Copenhagen Business school. Hún hefur starfað við Category Management hjá Marel og Supply chain ráðgjöf hjá AGR Dynamics.

Elva ætlar að tala um hvernig Category Management er í Akademisku ljósi og bera saman við viðskiptaheiminn. Hún mun tala útfrá sinni reynslu afþví að skrifa meistaraverkefni um Procurement Category Management, og síðan starfi sínu sem Global Category Manager hjá Marel.

2. Tómas Örn Sigurbjörnsson er með meistaragráðu í aðfangakeðjustýringu (e. supply chain management) frá Copenhagen Business School. Hann hefur unnið í umhverfi category management hjá m.a. Marel og Eimskip og er nú Procurement Manager fyrir Alvotech þar sem áherslan er á uppbyggingu stefnumiðaðra innkaupa til að geta tekist á við krefjandi framtíð.

Alvotech er að leggja af stað í þá vegferð að nota category management í innkaupum. Eftir því sem fyrirtækið vex og dafnar eykst þörfin fyrir betri yfirsýn yfir peningastreymi fyrirtækisins og meiri festu í innkaupum og vöruflokkagreining skiptir þar miklu máli. Innleiðing er rétt að byrja og að mörgu að hyggja, Sagt verður frá undirbúningi innleiðingar, mikilvægi góðra gagna við gerð innkaupastefnu og helstu þröskuldum sem hafa orðið á veginum fram til þessa.

3. Björgvin Víkingsson er nýskipaður forstjóri Ríkiskaupa, hefur brennandi áhuga á nýsköpun í stjórnun og hugmyndafræði um hvernig á að skapa virði fyrir viðskiptavini. Björgvin er með meistaragráðu í aðfangakeðjustjórnun) frá ETH Zurich og B.Sc. gráðu í umhverfis- og byggingaverkfræði frá Háskóla Íslands. Björgvin hefur reynslu af innkaupum og vörustjórnun hjá alþjóðlegum fyrirtækjum á borð við Maersk, Aasted Aps, DT Group og Marel hf.

Category management, hvernig er hægt að vinna með category management án category management teymisins? Kynning á öðruvísi uppsetningu Category management.

Við reiknum með að hvert erindi sé um 15 mín og tekið verði á móti spurningum í lokin. 

Fyrirlesturinn verður á Teams: Click here to join the meeting

Fréttir

Hvað er Category Management?

Fundurinn var tekinn upp og er aðgengilegur á facebooksíðu Stjórnvísi. Í hádeginu í dag var haldinn vel sóttur fundur á vegum vörustjórnunar – innkaupa og birgðastýringar. Farið var yfir grunnhugmyndafræði Category Management / Vöruflokkastýringu, hvaðan aðferðafræðin kemur og hvaða ávinning má vænta af slíkri innkaupastefnu. Þau Elva Sif Ingólfsdóttir, Tómas Örn Sigurbjörnsson og Björgvin Víkingsson fóru yfir sína reynslu af því að vinna í umhverfi Category Management hjá alþjóðlegum fyrirtækjum í þessum fyrirlestri.

 

1. Elva Sif Ingólfsdóttir er með meistaragráðu í Aðfangakeðjustýringu ( Supply Chain Management) frá Copenhagen Business school. Hún hefur starfað við Category Management hjá Marel og Supply chain ráðgjöf hjá AGR Dynamics. Elva ræddi um hvernig Category Management er í Akademisku ljósi og bar saman við viðskiptaheiminn. Hún talaði út frá sinni reynslu af því að skrifa meistaraverkefni um Procurement Category Management, og síðan starfi sínu sem Global Category Manager hjá Marel.

2. Tómas Örn Sigurbjörnsson er með meistaragráðu í aðfangakeðjustýringu (e. supply chain management) frá Copenhagen Business School. Hann hefur unnið í umhverfi category management hjá m.a. Marel og Eimskip og er nú Procurement Manager fyrir Alvotech þar sem áherslan er á uppbyggingu stefnumiðaðra innkaupa til að geta tekist á við krefjandi framtíð.  Alvotech er að leggja af stað í þá vegferð að nota category management í innkaupum. Eftir því sem fyrirtækið vex og dafnar eykst þörfin fyrir betri yfirsýn yfir peningastreymi fyrirtækisins og meiri festu í innkaupum og vöruflokkagreining skiptir þar miklu máli. Innleiðing er rétt að byrja og að mörgu að hyggja, Sagt var frá undirbúningi innleiðingar, mikilvægi góðra gagna við gerð innkaupastefnu og helstu þröskuldum sem hafa orðið á veginum fram til þessa.

3. Björgvin Víkingsson er nýskipaður forstjóri Ríkiskaupa. Hann hefur brennandi áhuga á nýsköpun í stjórnun og hugmyndafræði um hvernig á að skapa virði fyrir viðskiptavini. Björgvin er með meistaragráðu í aðfangakeðjustjórnun) frá ETH Zurich og B.Sc. gráðu í umhverfis- og byggingaverkfræði frá Háskóla Íslands. Björgvin hefur reynslu af innkaupum og vörustjórnun hjá alþjóðlegum fyrirtækjum á borð við Maersk, Aasted Aps, DT Group og Marel hf.  Category management, hvernig er hægt að vinna með category management án category management teymisins? Kynning á öðruvísi uppsetningu Category management.

Hvernig má bæta vörustjórnun með greiningarvinnu?

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Á fundi vörustjórnunar – innkaupa og birgðastýringu sagði Eva Guðrún Torfadóttir, starfsmaður Implement Consulting Group frá starfsemi þessa virta alþjóðlega ráðgjafafyrirtækis og fór yfir nokkur verkefni tengd vörustjórnun sem fyrirtækið hefur unnið.
Implement er danskt ráðgjafafyrirtæki sem sérhæfir sig m.a. í ráðgjöf við innkaup, lagerhald og öðru tengdu vörustjórnun. Sérstaða Implement felst í áherslu á þátttöku í öllu umbreytingarferlinu, allt til enda. Unnið er náið með viðskiptavinum í gegnum allt ferlið, frá greiningarvinnu þar til nýjum verkferlum og lausnum er hrint í framkvæmd.
Mörg af stærstu fyrirtækjum Skandinavíu hafa leitað til Implement og má þar nefna Mærsk, Flying Tiger, Novo Nordisk, IKEA og Pandora. Verkefnin eru fjölbreytt en markmiðið er alltaf það sama: Að finna hvernig fyrirtæki geta hagrætt í starfsemi sinni og aukið skilvirkni.
Implement hefur hjálpað fyrirtækjum að svara þessum spurningum ásamt mörgum fleirum með greiningarvinnu: - Hversu mikið þarf að eiga á lager? - Hversu mikið á að kaupa inn í einu og hve oft?- Hvaða birgja á að velja? - Hversu stórt þarf vöruhúsið að vera?

Eva sagði teymið alltaf vinna að því að finna bestu lausn og vinna vel saman.  Hafa viðskiptavininn með frá upphafi.  Mantran í fyrirtækinu frá upphafi hefur verið að hjálpa fyrirtækjum að breytast og sjá árangur. Unnið er náið að því að finna bestu lausn og innleiða alla leið.  Teymið þeirra er með frá hugmynd til framkvæmdar. 
Eva kynnti þrjú verkefni.  Case A. Rótgróið danskt fyrirtæki með sölu-og þjónustustöðvar um allan heim. Með nýjum yfirmanni urðu ýmsar breytingar.  Hann fór m.a. að velta fyrir sér af hverju birgðastaðan væri svona há? Fyrirtækið átti ekki svar og því var haft samband við þau.  Það fyrsta sem þau sáu var 1. Vantaði skýra stefnu, tilgang með vinnunni og markmið í innkaupadeild.  Hver starfsmaður átti nokkra birgja og voru starfmenn í innkaupdeild fimmtán talsins. 3. Það vantaði samstarf við birgja og ferlarnir voru óskýrir því starfsmenn unnu eftir sinni tilfinningu og voru búið að vinna þarna mjög lengi.  Því fór mikill tími í að sjá hvar varan var stödd í ferlinu.  4. Þegar var pantað þá var alltaf bætt aðeins meira við til að lenda aldrei í í skorti á vörum.  5. Birginn var orðinn pirraður því hann vissi aldrei hvenær þessar stóru pantanir komu og gat því ekki vitað hvenær hann ætti að fara að framleiða.  Bæði birginn og fyrirtækið voru því báðir með alltof mikið af vörunni.  Eftir greiningu sáu þau að 32% af vörunum voru stöðugar og því auðvelt að spá fyrir um eftirspurnina og  21% frekar stöðugar. Fyrirtækið var því ekki að leggja sitt af mörkum við að auðvelda birgjunum vinnuna.  Ákveðið var að innleiða Kanban kerfi.  Pantað er þegar birgðastaðan er komin niðurfyrir ákveðna tölu.  Þannig er hægt að plana miklu betur.  Birginn getur þá séð raunverulega eftirspurn og þau gátu farið að nýta sínar vélar miklu betur.  Fyrirtækið gat síðan stólað á birgjann sem alltaf var tilbúinn með vörur á réttum tíma.   KPI´s var skilgreint, að hverju er stefnt. Settir voru á hálfs mánaðar fundir og dagskrá sett fram.  Þarna breyttust samskiptin algjörlega.  Niðurstaðan var sú að með því að innleiða Pull kerfi urðu samskipti betri, veltuhraðinn fór úr 90 dögum í 7 daga og á endanum voru allir glaðir.  Birgðastaðan lækkaði um 40% og verkefnið var því mjög skemmtilegt.

Case B.  E-commerce.  Þau hafa unnið mörg verkefni sem tengjast netverslun.  Það helsta er að komin er ný kynslóð sem þekkir ekkert annað en hafa allt í símanum sínum.  Þessi kynslóð krefst mikils hraða. Viðskiptavinurinn vill ráða hvernig hann stýrir innkaupunum, vill jafnvel fá sent heim.  Oft er byrjað á að skoða á netinu og jafnvel í framhaldi fara í verslun og skoða vöruna áður en gengið er frá kaupunum. Það er ekki nóg að skella upp einni heimasíðu því flækjustigið hefur aukist mikið.  Búið er að flækja leiðirnar mikið. Flóknara flutningskerfi frá vöruhúsi í búð og frá vöruhúsi og heim.  Hægt að panta á netinu og skila í búð þannig að búðin verður að vera tilbúin í ýmislegt.  Vöruhús – dreifing – þjónustustig.  Hverju er verið að lofa viðskiptavininum?  Er verið að lofa honum að afgreiða vöruna á morgun? Er hægt að senda vörur um helgi? Allt þarf að passsa upp á til að uppfylla loforð.  Oft er borið saman við samkeppnisaðilann.  Hvað þarf að kaupa mikið til að fá fría heimsendingu?  Skoða þarf umbúðir, reikning og skilamiða.  Ýmislegt er hægt að bæta við vöruna til að viðskiptavinurinn fái jákvæðari upplifun eins og senda eitthvað skemmtilegt með.   Einnig er aðstoðað við dreifileiðir og í þjónustuveri.  Mikilvægt er fyrir Þjónustuver að geta svarað hvar varan er stödd og þau svarað viðskiptavininum strax ef eitthvað er.

Í Case C  var farið í hvernig fyrirtækið hefur aðstoðað við að hraða við að taka saman pantanir í vöruhúsum og hve vinnuaðstaða skiptir miklu máli.  T.d. skiptir dagsbirta máli fyrir starfsmenn. 

Að lokum kynnti Eva nýja lausn “Autostore” sem er kerfi sem er með plastkössumsem eru staflaði sextán saman hver ofan á annan. Rótbotar ná síðan í kassana.  Auðvelt að byrja smátt og bæta við seinna.  Hægt er að setja þetta inn í vöruhúsin sem þú ert með nú þegar og þetta er einstaklega auðvelt í uppsetningu og einnig hagstætt.  Þetta er allt annar verðflokkur en áður þekkist og orðið gríðarlega vinsælt.   

 

Þekking á netinu - Framtíðin

Gríðarlegur fjöldi alls staðar úr heiminum var á þessum fundi í gær og mikið var ánægjulegt að sjá Íslendinga á meðal þeirra. Það var faghópur um framtíðarfræði sem vakti athygli Stjórnvísifélaga á þessum fundi sem nálgast má hér. 

Stjórn

Daði Rúnar Jónsson
Sérfræðingur -  Formaður - AGR Dynamics
Anna Maria Guðmundsdóttir
Sérfræðingur -  Stjórnandi - Eimskip
Elva Sif Ingólfs´dottir
Sérfræðingur -  Stjórnandi - Arion banki
Eydís Ýr Rosenkjær
Deildarstjóri -  Stjórnandi - Sýn hf.
Jóhann Kolbeins
Innkaupastjóri -  Stjórnandi - Securitas
Kristín Þórðardóttir
Deildarstjóri -  Stjórnandi - Advania
Rúna Sigurðardóttir
Annað -  Stjórnandi - Marel Iceland ehf
Sveinn Ingvi Einarsson
Deildarstjóri -  Stjórnandi - Festi
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?