Fyrsti fundi nýs faghóps um góða stjórnarhætti var haldinn í Húsi atvinnulífsins í morgun. Fyrirlesturinn fjallaði um hlutverk, ábyrgð og árangur stjórnarmanna og markmiðið var að auka vitund á hlutverki og verklagi stjórna. Fyrirlesarar voru þær Svava Bjarnardóttir, ráðgjafi og meðeigandi Kapituli og vottaður ACC- markþjálfi og Auður Ýr Helgadóttir , hdl. og meðeigandi í LOCAL lögmenn. Þær hafa báðar mikla reynslu er viðkemur stjórnum. Svava hefur setið í fjölda stjórna í íslensku atvinnulífi og er virk sem stjórnarmaður/stjórnarformaður í nokkrum félögum í dag. Hún leggur mikla áherslu á stefnumótun, vandaða stjórnarhætti og fagmennsku í öllum þáttum reksturs fyrirtækja. Auður Ýr Helgadóttir kennir góða stjórnarhætti við Rannsóknarmiðstöð um stjórnarhætti við Háskóla Íslands.
Fundurinn er ætlaður fyrir alla sem hafa áhuga á góðum stjórnarháttum jafnt byrjendum sem lengra komna. Fundurinn er einnig kjörin fyrir þá aðila sem hafa sitið í stjórnum eða hafa hug að því að gefa kost á sér til stjórnarsetu.
Auður Ýr fór yfir vangaveltur stjórnarmanna. Hvað ef ég er ekki sammála stjórninni? Mikilvægt er að huga að þrískiptingu valds í stjórnum hluthafi/stjórn/frkvstj. Þessi formfesta er mikilvæg því lögin mynda ramma um ábyrgð, skyldur og réttindi stjórnarmanna. Einnig samþykktir, starfsreglur stjórnar og stjórnarhætti fyrirtækja. Stjórnarmaður getur borið skaðabóta-eða refsiábyrgð gagnvart félaginu hluthöfum eða öðrum. Stjórnin fer með æðsta vald félags á milli hluthafafunda, annast skipulag og að starfsemi félags sé í réttu og góðu horfi. En hvað þýðir þetta í raun og veru? Hluthafar kjósa stjórn. Stjórn fer með vald sem henni er fengið að lögum en er bundin af ályktunum og fyrirmælum hluthafafunda. Skyldur stjórnarmanna eru að mæta á fundi, trúnaðarskylda og þagnarskylda. Það liggur í eðli hlutarins að gæta eigi þagnarskildu. Stjórnarmenn eiga réttindi að gögnum, launum og skyldu til að mæta á stjórnarfund. Sérstöku skyldurnar eru að gæta þess að daglegur rekstur sé í lagi, bókhald, ritun firma, veiting prókúruumboðs, upplýsingaskylda, boðun hluthafafunda o.fl. Varðandi formlegheit þá eiga stjórnarfundir að fylgja forskrift en eiga þó ekki að bera fundinn ofurliði. Stundum er gott að skipta um röð á fundinum þ.e. að lesa fundargerð í lokin. En hvað á að vera í fundargerðinni? Helstu ákvarðanir, hvaða rök voru sett fram og hver var lokasamþykktin. Fundargerðin á að endurspegla ákvarðanir. Mikilvægt er að láta fylgigögn vera með.
Oft er fundur á undan fundinum en ekki má vera búið að taka ákvarðanir fyrir fundinn. Almennur stjórnarmaður á ekki að vera að funda með framkvæmdastjóra fyrir fund og allir eiga að sitja við sama borð. Stjórnarmenn bera ábyrgð á stjórnarmálum hvort sem þeir eru á fundinum eða ekki. Ekkert mál er að kalla inn sérfræðinga til að skera úr um mál. Stjórn er oft samansett af fólki alls staðar úr atvinnulífinu og því mikilvægt að spyrja um frekari upplýsingar. Þegar nægilegar upplýsingar liggja fyrir þarf að passa sig á að fylgja ekki straumnum, hægt er að sitja hjá og bóka andmæli. Menntun og reynsla á að endurspeglast í umræðum og hvernig stjórnarmaður beitir atkvæði. Oft eru fengnir inn reynsluboltar í stjórnir. Stjórn á að fara með yfirstjórn og eftirlit, ráða framkvæmdastjóra, gefa honum fyrirmæli, hafa eftirlit með bókhaldi o.fl. mikilvægt er að fá úttekt hjá stjórn.
Svava fjallaði um mikilvægi þess að stjórn hefði gagnagátt og aðgengi hvenær sem er að þeim gögnum. Mikilvægt er að gefa mat á störfum forstjóra og gefa heiðarlega endurgjöf, hún er rýni til gagns og allir geta gert betur. Hlutverk og ábyrgð forstjóra þarf að vera vel skilgreint sem og starfsreglur, ferlar skýrir, starfsáætlun stjórnar, upplýsingagjöf og stjórn meti störf sín. Starfsáætlunin þarf að vera tengd stefnu og KPI´s skoðuð. Framkvæmdastjórar annarra deilda komi inn á fundinn. Öll vinna á að vera gerð í einlægni. Mikilvægast að varast að taka ekki ákvarðanir utan stjórnarherbergisins. Í starfsáætlunum stjórnar skal ræða hvað hefur átt sér stað á milli funda. Mikilvægt er að verið sé að ræða málin. Ef forstjórinn eða stjórnarformaðurinn er sterk manneskja þá þarf að passa upp á að hann verði ekki of ráðandi (Ás). Stundum eru framkvæmdastjóri og stjórnarformaður búnir að matreiða allan fundinn þannig að allt er búið að ákveða fyrir fundinn (Tvistur). Framkvæmdastjórinn, fjármálastjórinn og stjórnarformaður (Þristurinn) þá er búið að pússa til fjármálaupplýsingar fyrir fundinn. Ekki hafa glansmyndir á fundum heldur nýta þekkingu hvers og eins. Allir geta bætt sig í mannlegum samskiptum, byggja þarf á virðingu, þolinmæði og það skapast traust. Stjórnin virkar ekki rétt nema traust ríki innan fundanna. Þegar virðing er gagnkvæm er enginn skotinn niður. Allar spurningar eiga rétt á sér og framsetning verður að vera skýr. Dagskrá og gögn fyrir fundinn þurfa að koma tímanlega. Allir þurfa að fara heim með sömu niðurstöðuna. Stjórn þarf að hafa tíma til að kynnast, fara saman út að borða ásamt framkvæmdastjóra og fjármálastjóra. Mikilvægt að þekkjast. Spurning kom varðandi varamenn, hvenær er nauðsynlegt að fá þá inn. Stundum sitja varamenn alltaf með stjórn og stundum ekki. Stjórnarformaður er verkefnisstjóri þess að gera sjálfsmat stjórnar. Þetta þarf að vera lifandi til að stýra fólki í naflaskoðuninni. Það skiptir öllu máli að allir séu sáttir þegar þeir fara út af fundi. Óháðir stjórnarmenn skipta miklu máli.
