Faghópar um stjórnun viðskiptaferla (BPM) og Lean héldu fund í morgun um alþjóðlegar umbætur lykilferla hjá Össuri ( The Global Process Develpment Program).
Í mars 2014 hlaut Össur verðlaun frá alþjóðlega ráðgjafafyrirtækinu Gartner fyrir árangur í ferlaumbótum þar sem aðferðafræði BPM er nýtt til að auka árangur fyrirtækja. Yngvi Halldórsson framkvæmdastjóri Upplýsingatækni og viðskiptaferla sagði frá verkefnastofninum í heild sinni, aðferðafræði og þeim lærdómi sem draga má af vegferðinni. Valin voru 7 verkefni af starfsmönnum Össurar sem mesta áherslu átti að leggja á næstu árin. 1. Order Entry2.Global Planning 3.Customer Feedcack 4. Pricing 5. Distibution 6. Product Services 7. Rollover. Öll verkefnin voru beintengd viðskiptavininum. Mestu máli skipti að öll verkefnin voru unnin eins, fóru í gegnum ákveðin þrep. As-is to-be execution - closure - KPI monitoring. Í dag eru öll þessi verkefni komin í closure.
The AS-IS er mikilvægasta stigið. Fara á staðinn, heyra í fólkinu, skilja hvernig verið er að vinna og ávinna traust. Í þessu ferli kom margt áhugavert í ljós og tækifærin til hagræðingar urðu mörg. Allir ferlar voru teiknaðir upp og það tekur dágóðan tíma. Gegnum gangandi var passað upp á að hrósa þeim sem voru að gera vel. Fljótt sást hverjir voru að gera hlutina fljótt og vel og hægt að færa lærdóm á milli landa. Fullt af umbótahugmyndum komu.
TO BE var unnið á vinnustofu. Valin var 7-8 manna vinnuhópur sem hafði breytingarvilja. Áður fyrr var local nú er global process.
Execution processinn var IT miðaður. TO BE processinn var alltaf að leiðarljósi. Ákveðnir fáir mælikvarðar voru notaðir, þeir eru að þroskast og ekki einfalt að finna rétta mælikvarðann. Process owner getur verið hópur en markmiðið er að það séu einstaklingar. Til að bæta sig er viðskiptavinurinn í dag spurður: „Hvenær þarftu vöruna?“ áður fengu allir vöruna strax hvort sem þeir þurftu strax á henni að halda eða þá að hún var sett upp í hillu og geymd í mánuð. Nota Lean og Six sigma, það sem var best hverju sinni. Núna er verið að taka 22% meiri pantanir á sama tíma, allir eru að vinna eins.Tíminn sem nýr starfsmaður tekur í pantanir er í dag 60% minni. Í dag er enn verið að nota mikið fax. Auðveldara er í dag fyrir viðskiptavininn að panta á netinu. Markmiðið er að sölumenn geti notað iPad. Í dag er vöruþróunin að fá feedback vegna þess að það er miklu auðveldara fyrir viðskiptavininn að setja inn athugasemdir. Þjónustukvartanir eru allar skráðar í dag s.s. rangt verð, röng sending. Þetta er algjör bylting og verið að nýta athugasemdir til framfara. Í dag eru þau 16% fljótari að taka til sendingu til afhendingar. Markmiðið er líka að minnka lagerinn.
Innri marketing er verið að auka. Sýna starfsfólki hversu mikinn árangur er verið að ná. Gartner veitir verðlaun þremur fyrirtækjum árlega og fékk Össur þessi mikilvægu verðlaun sem er afrakstur hörkuvinnu. Þeim fannst aðferðafræði Össurar góð og mega þeir svo sannarlega vera stoltir af þessum verðlaunum.
Stóri lærdómurinn er að það verður að vera eigandi á ferlum. Það þarft að vera kristaltært hvað á að bæta og við hvað er miðað. Sætta sig við að ekkert verður fullkomið. AS-IS fasinn var mikilvægur, stórkostlegt að verið er að gera hlutina alls staðar eins í dag. Halda TO BE sýninni. Eftir hvern einasta fasa þarf að plana aftur. Base line-ið er hvernig var verið að gera hlutinn t.d. afhenda vöru, hvernig er staðan í dag og er tækifæri til að að fagna árangri?
Hér má sjá myndir af fundinum: https://www.facebook.com/media/set/?set=a.675417819192838.1073741924.110576835676942&type=3&uploaded=9
