Magnús Ívar Guðfinnsson, sérfræðingur hjá Marel og formaður faghóps um stjórnun viðskiptaferla BPM setti fundinn, kynnti Stjórnvísi og umfang félagsins á einkar jákvæðan hátt. Efni fundarins var mjög spennandi. BPM er sprottið úr rafrænum viðskiptaferlum. BPM þróun er að yfirstíga skipulagshindranir og bæta viðbragð/þjónustu, líta á ferla sem auðlind, sem þarf að stjórna og bæta. Ferlar eru auðlind í fyrirtækjum og eru stjórnendur að átta sig meir og meir á þeim. Hann tók dæmi um fundinn í dag, í stað þess að senda póst á mötuneyti, þjónustuborð og fasteign var viðburðurinn settur í ferli og allir fengu á sama tíma sömu skilaboð. Fyrsti fyrirlesari dagsins var Guðmundur Helgason frá Íslandsbanka. Hann sagði frá reynslu sinni hjá VÍS. Á einungis 2 árum voru 31 ferill smíðaður og einn starfsmaður sá um alla ferla frá A-Ö. Sjöþúsund og fimmhundruð vinnustundir spöruðust árlega, deildir náðu niður biðlistum og bættu svartíma, þetta létti líka mjög á starfsmönnum. Meira og minna allur pappír hvarf og allt skannað inn. Á 2 árum urðu 73% af 153.000 málum alsjálfvirk og 27% að miklu leyti sjálfvirk. Þetta eru beiðnir um rúður, innheimtu o.fl. Þessar tölur sanna virkni hugmyndafræðinnar. Verkefni gufa upp, allt verður sjálfvirkara, nokkra daga bið á beiðni færist úr nokkrum dögum í nokkrar sekúndur. Guðmundur fór síðan yfir hvað þarf til? Ferlavél (Bonita, webMethods, Oracle), vefþjónustur, skjalakerfi, skjalasmíði, skilaboðakerfi. Guðmundur tók dæmi um samtengingu lausna og ferla. Hjá Íslandsbanka er t.d Regluvél sem er auðvelt að leita í fyrir starfsfólk. En hvernig byrja ferlar? Yfirleitt með því að hlustað er á atburði úr tölvukerfum. Dæmi er t.d. veðurfréttir, hvassviðri hefur áhrif á tryggingarfélög t.d. út af trampólínum, þá er hægt að senda póst og hvetja fólk til að festa þau. Sumir ferlar eru handræstir, aðrir eru sjálfvirkir. Mikilvægt er að framlína í fyrirtækjum sjái allt og innri óvissu er eytt. Starfsmenn verða meðvitaðir um alla pósta sem sendir eru á viðskiptavininn og passað er upp á að sms fari ekki á viðskiptavini á frídögum og helgidögum eða utan opnunartíma. Mikil vinna er í ferlinum fyrst, síðan minnkar vinnan og umfangið verður sama og ekkert.
En er hægt að flytja ferlareynslu milli fyrirtækja? Já, ekki spurning því þótt umhverfi sé ólíkt er grunnvinnan sú sama. Mika Leonsari frá QPR Software Plc í Finnlandi tók síðan við og kynnti QPR software .
Mika talked about Data Driven Process. The process is about data not about people. It´s fact based, fast and efficient. The first thing to do is to ask yourselves: „Is your organization really following the process? You can design the process but very often people find a way around them. Identify the critical 20% of business that causes 80% of problems. Mika showed a demo
