Fyrsti fundur faghóps um stjórnun viðskiptaferla (BPM) var haldinn 18.september að Hótel Natura og var á þessum fundi tekin fyrir umfjöllun um ferla: skilgreining, útlit og innhald. Sýnd voru dæmi um flæðirit og deildarferla, uppbygging og viðhald ferlahandbókar og gestir fengu einnig innsýn í ferlahandbók Mílu. Fyrirlesarar voru þeir Guðmundur Oddsson, Phd. Lektor í Iðnaðarverkfræði í Háskóla Íslands og Benedikt Rúnarsson, gæða-og öryggistjóri Mílu.
Fundurinn hófst með því að Magnús Ívar Guðfinnsson, formaður faghópsins kynnti spennandi fullmótaða dagskrá vetrarins og hvatti hann aðila til að vera með í þessari áhugaverðu vegferð í vetur. Markmið faghópsins er að fyrirtæki kynni hvað þau eru að gera og fái endurgjöf. Magnús hvatti aðila til að koma áhugaverðu efni á framfæri því alltaf er pláss til að bæta inn áhugaverðum fyrirlestri.
Guðmundur Oddson talaði um að varðandi viðskiptaferil er ekki bara verið að hugsa um röð heldur samansafn af aðgerðum sem eru gangsettar af atburðum. Og það er viðskiptavinur inn í þessu. Ferill er því miklu meira en röð að einhverju. VF snýst um að veita viðskiptavinum sérstaka vöru eða þjónustu. VF er stjórnað af reglum. Fyrirtæki eru yfirleitt deildir, síló. Ábyrgð í fyrirtæki er alltaf upp og niður en ferlarnir eru alltaf þvert, þess vegna skiptir svo miklu máli að það sé eigandi af ferlinum. Tvö hugtök þarf að skilja. Nýtni (efficiency) er að gera hlutina rétt, ogg markvissni (effectiveness) „gera réttu hlutina“. Þetta skiptir öllu máli.
Hvort er verið að bæta nýtnina eða auka virðið. Þessu þarf að skerpa á. Ýmist erum við að auka virði eða nýtni. Ráðning akademískra starfsmanna tekur 180 daga. Hvernig er ferlið teiknað upp?. Hverjir taka þátt? Hvaða ákvarðandi eru teknar? Það er oft hrikalega erfitt að teikna um ferli og átta sig á hvað fer virkilega fram. Hvað er verið að gera og hvernig er það gert? Hægt er að teikna allt fyrirtækið sem einn feril og undir honum er fullt af ferlum. Hvenær eru hlutirnir kerfi? Síminn okkar er eitt kerfi, þjóðfélagið er eitt kerfi. Allt snýst um að ná yfirsýninni. Guðmundur sagði frá þýskum háskóla sem er búinn að teikna upp allan skólann sem einn allsherjar feril. Allt er einfaldað til að fá yfirsýn. Hægt er að sjá hver gerir hvað, hver er ábyrgðaraðili/eigandi. Það skiptir svo miklu að fá yfirsýn um hvað fer fram. Þetta snýst um að koma lýsingu á hvað er verið að gera. Einnig var verið að gera umsóknarferli um dvalarleyfi.
Benedikt Rúnarsson, Míla er í eigu Skipta og var stofnað í apríl 2007. Landsmenn tengjast allir Mílu. Benedikt hefur lokið 2 prófum í gegnum Boston University og Duke University. www.corpedgroup.com Míla hefur einfaldað alla sína ferla mjög mikið því þeim þykir mikilvægt að þetta sé skemmtilegt fyrir starfsfólkið. Þetta eru eins og verklagsreglur fyrir starfsmenn, ef þetta gerist þá geri ég þetta. Benedikt sýndi dæmi um ferli sem tekur á pöntun frá viðskiptavini, hún er rýnd. Markmiðið er líka að sitja ekki uppi með einn starfsmann sem teppir þekkinguna. Ef viðkomandi er í fríi á að vera auðvelt að gera hlutina. Aðalatriði er að ferlarnir virka. Hægt er að senda inn ábendingu í gegnum kerfið. Ferlahandbókin lítur þannig út að hún er flokkuð niður a deildir. Núna eru allir ferlar birtir en markmiðið er að birta einungis samþykkta ferla. Allir ferlarnir eru sýnilegir öllum starfsmönnum.
UT kerfin eiga að styðja við ferlið en ferlið ekki við UT kerfin. Almennar reglur um rýni ferla hjá Mílu: eftir innleiðingu þá er fylgst með ferlinu fyrsta mánuðinn. Sameiginlegt verkefni eiganda ferils og ferlastjóra. Séu ekki sjáanlegir hnökrar skal ferillinn rýndur eftir 1 mánuð og svo 3 mánuði. Eins einfalt og hægt er, það er það sem öllu máli skiptir í ferlum.Frítt tæki á netinu: bisaci eða viso.
