Í morgun var haldinn fundur á vegum faghóps um viðskiptaferla (BPM) í Háskólanum í Reykjavík sem bar yfirskriftina „Er ekki nóg að vera Lean?“. Formaður faghóps um stjórnun viðskiptaferla (BPM), Magnús Ívar Guðfinnsson, var með kynningu á mismunandi leiðum í að straumlínulaga og samhæfa starfsemina með það að leiðarljósi að bæta þjónustu og gæði. Rætt var um ólíkar leiðir sem hafa sammerkt að hafa ferla í forgrunni og nokkuð vel þekktar við að ná bættum árangri í starfseminni: Lean, BPM, Six Sigma og gæðastjórnun/ISO. Farið var yfir hvaða áherslur eru að baki þessum aðferðum í stjórnun og hvað hentar vel í hvaða samhengi.
Viðskiptavininum er nákvæmlega sama um hvernig við skipuleggjum okkur, hann vill einfaldlega fá þá vöru sem hann er að óska eftir. Með ferlanálgun sést betur hvað hver og einn er að gera. Skipaðir eru ferlaeigendur sem horfa á hvernig allt virkar út frá augum viðskiptavinarins. En hvernig er starfsemi brotin niður, i hvaða rekstri erum við? Skipulagsvídd afurð, aðferðir. Framkvæmdastjórn, stefna fyrirtækisins, stefnumiðuð stjórnun. Fólk, starfslýsingar, starfsmannastjórnun. Deildir, ferlar, stjórnun viðskiptaferla. UT deild, UT kerfi, UT arkitektúr. Víddir í BPM, stefna, fólk, ferla og tækni. Er allt samhangandi? Yfirleitt eru allir í að koma vörunni út. RogD, manufacturing, marketing, sales, distribution, service. Erfiðast er að fá upplýsingar frá markaðnum svo við getum þróast áfram. Best er að vera í góðum samskiptum við viðskiptavininn. Eitt er að benda á hvað sé að og komast að vandamálinu, hitt er að breyta.
Lean, Six Sigma, ISO og BPM. Ekki skiptir máli hvað er notað, heldur að vera góður í því kerfi sem er notað. Sumir nota jafnvel allt. Í lean er aðallega verið að hugsa um ferlið, taka út fituna og bæta ferlið Í SixSigma er verið að horfa á gæðið í ferlinu (GE). ISO kemur inn með staðal, það ætti að nægja en oft er eins og menningin nái því ekki. Oft verið bil á milli ISO og gangverkið í fyrirtækinu en það næst með Lean og SixSigma. BPM skoðar bæði innput og output og IT. BPM sprettur úr IT heiminum. Í BPM er mikið verið að gera kröfulýsingar til IT. Mikilvægt er að ná IT fólkinu inn í ferlana. Það er til þess að kröfurnar sem eru gerðar verði þær sem óskað er eftir. Annar verður oft misskilningur milli IT og kröfuhafa.
Gæðastjórnunin og ISO er hannað fyrir mismunandi fyrirtæki og stofnanir jafnvel félög. Það sem er jákvætt er að það er jákvætt að hafa vottun út á við og viðskiptavinurinn verður ánægður. Kostnaðurinn er mikill við úttektir. Lean fjallar um að bæta flæðið og minnka sóun. Hugsunin er alltaf út frá viðskiptavininum. Skrifstofufólk er meira að nota Lean. Gott að sjá hvar flöskuhálsarnir eru. En getur verið flókið fyrir starfsmenn, sérstaklega öll heitin. Allar þessar aðferðir eru jákvæðar en misjafnt hvernig þetta hentar. Six Sigma er frekar grimm nálgun, miklar greiningar og gríðarlega kostnaðarsamar. Í Six Sigma er verið að hugsa um gæðin. Markmiðið er að horfa hvað þetta gefur okkur. Mikið er notað við statistik. Í BPM er verið að bæta ferlana As is and To be. Mikilvægt að sjá nákvæmlega hvað er að valda ákveðnu máli. Ekkert er eins gott og fara í gólfið og skoða hvað starfsmaðurinn er að gera, ekki samt að gleyma sér í henni.
BPM tengir við stefnuna og horft er á ferla eins og eign fyrirtækisins sem er stýrt þannig og settir peningar í þá vinnu. Horft á þá sem auðlind, sent til starfsmanna og fengin endurgjöf.
