Hver króna sem eytt er í vinnuvernd kemur þreföld til baka.

Viðverustjórnun - Að taka á fjarvistamálum með góðum árangri.

Vilhjálmur Kári Haraldsson, mannauðsstjóri Garðabæjar setti fundinn í nýju glæsilegu hjúkrunarheimili í Garðabæ og kynnti Svövu Jónsdóttir, hjúkrunarfræðing hjá ProActive sem sagði að fyrirtækið hefði verið að þróa viðverustjórnun. En má stjórna fjarvistum eða viðverunni? Hvað má gera, hvað má segja, hver er rétturinn, hvað má, hvernig og til hvers? Margt þarf að skoða í kringum viðveruna. Eru miklar fjarvistir í þínu fyrirtæki? Viðmiðunartölurnar eru ekki alveg á hreinu? Heilsuvernd hefur safnað tölum, Hagstofan, ParX og Capacent. Um 4-6,5% eru nýjustu tölur, en opinberi markaðurinn er með hærri tölu 4-7%. Uþb 3-% félagsmanna stéttarfélaga er á sjúkrasjóði og um 9% fólks á vinnufærum aldri er á örorku-og endurhæfingarlífeyri. Þetta kostar vinnustaði og allt samfélagið mikið.
En fjarvistir eru ekki alltaf veikindatengdar, talið er að þær séu einungis 33%. Nýleg norræn rannsókn segir að 30% segi langvarandi andlegt álag, 20% að það séu samstarfsörðugleikar, breytingar, 15% segja að þeir skrái sig veika vegna þess að stjórnunin er svo léleg.
Það sem snýr að viðverustjórnuninni er að huga að þeim sem mæta. Af hverju mæta þeir sem mæta, hvað get ég gert fyrir hópinn minn. Viðverustefna byggir á að hafa fjarvistatölur sem lykiltölur í rekstri, viðmið fyrir tilkynningu fjarvista, samskipti og viðbrögð við skammtíma fjarvistum, samkomulag vegna langvarandi veikinda, mikilvæga samtalið, árangursmælikvarðar og eftirfylgni. Í stefnunni er talað um að eðlilegt sé að haft sé samband við veikan starfsmann heima. Hversu mikið þolum við, eðlilegt er 2-3svar 1-2 daga í senn sem er 3,5-4% veikindi á ársgrundvelli. Könnun var birt í fyrradal hjá BHM, 48% starfsmanna mæta veikir í vinnuna og leyfilegt er að ræða það. Einnig þarf að ræða hvað við gerum varðandi langtímaveikindastefnu.
Þeir þættir sem hafa áhrif á vellíðan á vinnustað er: Vinnuumhverfið og aðbúnaður, framkvæmd vinnu og verkefna, samskipti og upplýsingaflæði, menning og starfsánægja, heilsueflandi átaksverkefni og stefnur, fræðsla, símenntun, starfsþróun o..fl.
Hver króna sem eytt er í vinnuvernd kemur tvöföld og upp í fjórföld til baka. Stjórnendur eru ánægðir með að innleiða viðverustjórnun, umræðan opnast og rætt er um líðan, vinnuumhverfi og skipulag. Danir innleiddu viðverustjórnun með reglugerð. Viðverustjórnun er góð mannauðsstjórnun.
Kári Haraldsson mannauðsstjóri Garðabæjar fjallaði um tilraunaverkefni sem er eitt af stóru viðfangsefnum mannauðsstjórnunar. Mikil áhersla er sett á þennan þátt hjá Garðabæ. En af hverju viðverustjórnun? Staðreyndin er sú að flestir mæta mjög vel til vinnu. Flestir lenda í því einhvern tíma á starfsævinni að lenda í langvarandi veikindi. Vorið 2011 var mikið rætt um fjarvistir í leikskólum Garðabæjar. Fjarvistir voru miklar og kostnaður og öll ábyrgðin var hjá leikskólastjórunum. Á þessum sama tíma var verkefnið „Virkur vinnustaður“ að fara af stað. Þarna var lögð áhersla á jákvæða nálgun og verkefnið var tilraunaverkefni hjá Virk. Verkefnið var þannig að byrjað var á að gera stöðumat, þarfagreining og umræðan opnuð um fjarvistir. Allir starfsmenn voru með og stýrihópur kláraði verkefnið að lokum. Leikskólastjórar fengu leiðbeiningar í að taka viðverusamtal.
Viðverustefna Garðabæjar hefur þann tilgang að samræma vinnuferli; hvernig tilkynnir maður fjarvistir, hvernig eru þær skráðar? Meginkaflar í stefnunni: Fjarvistir tilkynntar: starfsmenn tilkynna sjálfir fjarvistir til síns næsta yfirmanns. Umhyggja fyrir starfsmanni: yfirmaður hefur samband og athugar með líðan starfsmanns á meðan á veikindum stendur. Starfsmenn eru hvattir til að halda reglulega sambandi við vinnustaðinn í langvarandi veikindum t.d. koma á fundi, í heimsókn eftir getu og áhuga. Viðmið vegna fjarvista: Ef fjöldi veikindadaga fer yfir 5 á hverju 3 mánaða tímabili er starfsmaður boðaður í viðverusamtal. Einnig ef stakir fjarvistadagar eru 3 eða fleiri á hverju 3 mánaða tímabili. Fókusinn er að mæla hlutfall þeirra sem mæta vel, það er KPI-ið. Viðverusamtalið er trúnaðarmál starfsmanns og yfirmanns. Notast er við viðtalsformið „fjarverusamtal“ frá Virk. http://virk.is/page/fjarverustefnur/
Langvarandi veikindi teljast veikindi umfram 28 daga en þá boðar forstöðumaður starfsmann í viðtal til sín. Læknir þarf að gefa út vottorð um óvinnufærni til að hægt sé að nýta sér þjónustu VIRK í dag. Viðverusamtal byggist upp á því að ræða hvort skortur á viðveru tengist vinnustaðnum, stjórnun, samstarfi við aðra starfsmenn o.þ.h. Stefna Garðabæjar felur ekki í sér meiri hörku en læknisvottorðum en nýttur er trúnaðarlæknir til að hnika starfshæfnisvottorð. Mikilvægt er að starfsmenn séu í góðu jafnvægi í starfi og fari sér ekki að voða. Til að veita goða þjónustu er einnig mikilvægt að allir sjái hverjir eru á staðnum og því er viðveruskrá sýnileg. Heilsueflandi aðgerðir sem Garðabær hefur farið í eru: Heilsufarsmælingar, hjólað í vinnuna, sjúkraþjálfari stillir stóla og leiðbeinir um líkamsstöður, lífshlaupið, fyrirlestrar um heilsu og matarræði, gönguklúbbar í hádegi o.fl. Vinnustund er gott kerfi til að halda utan um viðveru starfsmanna og eykur yfirsýn yfir viðveru starfsmanna og styður viðverustjórnunina. Gerð var könnun hjá leikskólastjórum og þar kom augljóslega fram að búið var að opna á umræðuna um viðverustjórnun. Minna var rætt um veikindi. Meiri yfirsýn og greinarmunur á skammtímaveikindum og langtímaveikindum. Hugsað er út frá grænu, gulu og rauðu ljósi. Betur er fylgst með þegar veikindadögum fjölgar hjá starfsmanni sem hefur sögu um að vera hraustur, fyrr farið að skoða hvað sé í gangi og bregðast við. Það er svo auðvelt fyrir stjórnanda að gefa frí og veita sveigjanleika þegar mæting er góð. Tala um heilbrigt líferni og hreysti ekki veikindi. Mikilvægt er að búa til vinnustaðamenningu þar sem það er eftirsóknarvert að vera hraustur, borða hollt og hreyf sig. Fólk þarf að fá stöðuga endurgjöf, fræðslu.
Mikilvægust er umhyggjan og að beita aðferðafræði þjónandi forystu.
https://www.youtube.com/watch?v=VVMOxMQOLEQ
vilhjalmurha@gardabaer.is

Fleiri fréttir og pistlar

Faghópur um sjálfbæra þróun

Aðalfundur faghóps um samfélagslega ábyrgð var haldinn í byrjun maí. Í stjórnina voru kjörin Eiríkur Hjálmarsson, Orkuveitunni, Eva Magnúsdóttir, Podium, Freyr Eyjólfsson, Sorpu, Halldóra Ingimarsdóttir, Sjóvá, Harpa Júlíusdóttir, Festu, Rósbjörg Jónsdóttir, SPI á Íslandi/Orkuklasinn, Viktoría Valdimarsdóttir, Ábyrgum lausnum, Þóra Rut Jónsdóttir, Advania og Þórdís Sveinsdóttir, Lánasjóði sveitarfélaga. Á fundinum var jafnframt ákveðið að leggja til nafnabreytingu. Á fyrsta stjórnarfundi nýrrar stjórnar í júní var  samþykkt að breyta nafninu og heitir hópurinn hér eftir faghópur um sjálfbæra þróun. Eva Magnúsdóttir mun áfram vera formaður.

Fyrsta verkefni nýrrar stjórnar verður að gera könnun meðal félagsmanna á áhugasviðum þeirra og verða niðurstöður hennar notaðar við mótun dagskrár næsta vetrar. Félagsmenn eru hvattir til þess að láta til sín taka og svara könnunni og hafa þannig áhrif á dagskrána. 

Fyrsta stjórn nýstofnaðs faghóps um almannatengsl og samskiptastjórnun

Nýr faghópur hefur verið stofnaður um almannatengsl og samskiptastjórnun og kom ný stjórn saman í hádeginu í dag. Erla Björg Eyjólfsdóttir stofnandi faghóps var kosin formaður með einróma samþykki og stuðningi fundarins.

Stjórn faghópsins hvetur alla áhugasama til að skrá sig í faghópinn en það er gert með því að smella hér.  Þar er jafnframt að finna upplýsingar um markmið og tilgang þessa nýja faghóps. Stjórnin stefnir að því að halda sinn fyrsta fund í haust og kynna til leiks það sem er framundan á komandi starfsári.  

 

Stjórn þessa nýja öfluga faghóps skipa: Erla Björg Eyjólfsdóttir formaður, Andrea Guðmundsdóttir Háskólinn á Bifröst, Ásta Sigrún Magnúsdóttir Menningar- og viðskiptaráðuneytið, Eva Bergþóra Guðbergsdóttir Reykjavíkurborg, Guðmundur Heiðar Helgason Strætó BS, Gunnar Hörður Garðarsson samskiptastjóri Ríkislögreglustjóra, Gunnar Kristinn Sigurðsson KPMG, Gunnlaugur Bragi Björnsson Viðskiptaráð Íslands, Heiða Ingimarsdóttir Múlaþing og Ingvar Örn Ingvarsson Cohn & Wolfe á Íslandi.

 

 

 

 

Sjálfbærniskýrslur Lífeyrissjóðs Verzlunarmanna og Play valdar skýrslur ársins

 Viðurkenningar fyrir sjálfbærniskýrslur ársins voru veittar fyrr í dag við hátíðlega athöfn á Nauthóli.  Að þessu sinni voru flugfélag og lífeyrissjóður talin hafa gefið út eftirtektarverðustu skýrslur ársins. 

Festa - miðstöð um sjálfbærni, Stjórnvísi og Viðskiptaráð Íslands veittu fyrr í dag viðurkenningar fyrir sjálfbærniskýrslu ársins. Þetta er í fimmta sinn sem slíkar viðurkenningar eru veittar og að vanda var hátíðleg stemning þegar fulltrúar útgefenda skýrslanna veittu viðurkenningunum móttöku. Viðurkenningin er veitt fyrirtækjum og stofnunum sem birta upplýsingar um sjálfbærni sína og samfélagsábyrgð með markvissum og vönduðum hætti.

Að þessu sinni voru það Lífeyrissjóður Verzlunarmanna og flugfélagið Play sem talin voru hafa gefið út eftirtektarverðustu sjálfbærniskýrslur ársins 2022, fyrir rekstrarárið 2021. Skýrslur Lífeyrissjóðs Verzlunarmanna og Fly Play hf. voru valdar úr metfjölda tilnefninga en að þessu sinni bárust 48 tilnefningar þar sem skýrslur frá 33 aðilum voru tilnefndar, sem er tæplega 40% fleiri en hlutu tilnefningu árið 2021.

 

Hnitmiðuð og einlæg framsetning mikilvægra þátta

Starfsemi viðurkenningahafa ársins er afar ólík, þó miklar kröfur og strangt regluverk gildi um starfsemi þeirra beggja. Annars vegar er um að ræða lífeyrissjóð, með yfir 60 ára sögu, sem hefur það hlutverk að tryggja sjóðfélögum sínum lífeyri og hins vegar ungt lággjaldaflugfélag sem leggur sig fram um að bjóða lágt verð til skemmtilegra áfangastaða.

Í rökstuðningi dómnefndar fyrir vali ársins segir að sjálfbærniskýrsla Lífeyrissjóðs verzlunarmanna sé gott dæmi um upplýsingagjöf sjálfbærniþátta eins og best verður á kosið en í skýrslunni er farið yfir markmið, árangur og aðgerðir sjóðsins.

„Upplýsingarnar eru mælanlegar, samanburðarhæfar og viðeigandi fyrir starfsemi sjóðsins. Framsetning er skiljanleg og aðalatriði dregin fram á einlægan máta. Lífeyrissjóðir hafa gríðarleg áhrif í íslensku atvinnulífi, og því mikilvægt að aðrir lífeyrissjóðir taki sér upplýsingagjöf Lífeyrissjóðs verzlunarmanna til fyrirmyndar.“

Play er ungt félag og því að stíga sín fyrstu skref í skýrlsugerð. Til þessa var horft við mat skýrslunnar en í rökstuðningi dómnefndar segir að skýrslan sýni skilmerkilega að fyrsta sjálfbærniskýrsla fyrirtækja þurfi hvorki að vera innihaldslítil né gefa sérstaklega til kynna að fyrirtæki séu að stíga sín fyrstu skref í slíkri upplýsingagjöf.

„Sjálfbærniskýrsla Play er hnitmiðuð, beinir ljósum að mikilvægum þáttum fyrir fyrirtækið, í þessu tilviki losun gróðurhúsalofttegunda. Í skýrslunni er einnig farið yfir hvernig fyrirtækið ætlar að beita sér í loftslagsmálum, sem er jákvætt að sjá fyrir fyrirtæki í jafn mengandi iðnaði og flugiðnaðurinn er.“

 

Tenglar:

 

Dómnefnd og nýskipað fagráð

Í dómnefnd ársins sátu þau Reynir Smári Atlason, forstöðumaður sjálfbærnimála hjá Creditinfo sem var formaður fómnefndar, Jóhanna Hlín Auðunsdóttir, forstöðumaður loftslags og umhverfis hjá Landsvirkjun og Stefán Kári Sveinbjörnsson, verkefnastjóri í stefnumótun og sjálfbærni hjá Isavia.

Reynir Smári Atlason, formaður dómnefndar, segir að mörg íslensk fyrirtæki eigi hrós skilið fyrir vandaða upplýsingagjöf:

„Upplýsingagjöf sjálfbærniþátta margra Íslenskra fyrirtækja er nú orðin að sömu gæðum og við sjáum hjá þeim sem standa sig best erlendis,“ sagði Reynir Atli Smárason, formaður dómnefndar og útskýrir að þessi fyrirtæki séu betur undirbúin fyrir komandi regluverk og ákall fjárfesta en þau fyrirtæki sem ekki hafa lagt áherslu á slíka upplýsingagjöf.“

Markmið Festu, Stjórnvísis og Viðskiptaráðs með viðurkenningunni er meðal annars ýta undir notkun mælanlegra markmið og vandaðrar upplýsingagjafar á sviði sjálfbærni. Til að sinna því, samhliða stórauknum fjölda útgefinna sjálfbærniskýrsla, var að þessu sinni sett á laggirnar sérstakt fagráð sem lagði mat á allar þær skýrslur sem hlutu tilnefningu og undirbjó störf dómnefndar.

Fagráðið var skipað þremur nemendum við Háskólann í Reykjavík sem hafa lokið sérstöku námskeiði með áherslu á sjálfbæran rekstur og upplýsingagjöf, þeim Nikólínu Dís Kristjánsdóttur, Ísak Grant og Söru Júlíu Baldvinsdóttur.

 

Hvatning til áframhaldandi góðra verka

Það var Guðmundur Þ. Þórhallsson, framkvæmdastjóri, sem veitti viðurkenningunni móttöku fyrir hönd Lífeyrissjóðs Verzlunarmanna. Guðmundur sagðist taka við viðurkenningunni með stolti og hún væri stjórn, stjórnendum og öllu starfsfólki sjóðsins mikil og góð hvatning til að halda áfram á sömu braut:

„Það krefst góðrar samvinnu og úthalds að breyta starfsháttum og viðteknum venjum. Við gerð skýrslunnar var leitað eftir viðhorfum sjóðfélaga varðandi sjálfbærni í rekstri sjóðsins og kom þar fram rík áhersla þeirra á mikilvægi ábyrgra fjárfestinga og góðra stjórnarhátta.  Með sjálfbærniskýrslu LV kynnir sjóðurinn fyrir sjóðfélögum og öðrum haghöfum stefnumótun, markmið og árangur í sjálfbærnivegferð lífeyrissjóðsins. Opið og upplýst samtal við þá sem hagsmuna hafa að gæta skiptir miklu máli fyrir öflugan rekstur og aðlögun sjóðsins að síbreytilegu rekstrarumhverfi.“

Fyrir hönd Fly Play hf. var það Birgir Jónsson, forstjóri, sem veitti viðurkenningunni móttöku. Birgir sagði það að hljóta viðurkenningu sem þessa á fyrstu metrum flugfélagsins væri fyrirtækinu mikill heiður en ekki síður hvatning:

„Frá fyrsta degi hefur PLAY lagt mikla áherslu á sjálfbærni. Það skiptir okkur máli að sjálfbærni sé hluti af viðskiptamódeli félagsins og þar með hluti af allri ákvarðanatöku. Við höfum nú þegar byggt upp sterkan grunn og sett okkur háleit markmið í þessum efnum. Næstu skref eru að innleiða og fylgja eftir þeim markmiðum og lykilmælikvörðum sem við höfum sett okkur. Við förum tvíelfd inn í þá vegferð eftir að hafa hlotið þessa ánægjulegu viðurkenningu.“ 

Mynd

Á mynd, frá vinstri: Svanhildur Hólm Valsdóttir, framkvæmdastjóri Viðskiptaráðs, Gunnhildur Arnardóttir, framkvæmdastjóri Stjórnvísi, Gunnlaugur Bragi Björnsson, samskiptastjóri Viðskiptaráðs, Guðmundur Þ. Þórhallsson, framkvæmdastjóri Lífeyrissjóðs Verzlunarmanna, Birgir Jónsson, forstjóri Play, Harpa Júlíusdóttir, verkefnastjóri Festu, og Hrund Gunnsteinsdóttir, framkvæmdastjóri Festu.

Næsti viðburður 7. júní kl 13: áhrif fjarvinnunnar á eftirspurn eftir skrifstofuhúsnæði - lokaverkefni MBA

Næsti viðburður okkar verður haldinn þriðjudag 7. júní en þá kynna Sveinbjörg Birna Sveinbjörnsdóttir, framkvæmdastjóri og lögmaður hjá Lagastoð, og Unnur Ágústsdóttir, stjórnunarráðgjafi hjá Eflu, lokaverkefnið í MBA námi þeirra en stjórn faghóps okkar tók þátt í könnun sem er hluti af rannsókninni. Þær koma til með að verja verkefnið um viku eftir þennan viðburð, við fáum þar með smá forskot á þekkingu um þessa áhugaverða þróun fjarvinnunnar og áhrif hennar á skrifstofuhúsnæði.

Endilega mætið sem flest og skráið ykkur á viðburðarsíðunni.

Diversify Nordics Summit

The Diversify Nordic Summit is the first-ever conference on Diversity, Equity, Inclusion and Belonging that brings together stakeholders from Denmark, Finland, Iceland, Norway and Sweden.

Now more than ever, there’s a need to create inclusive and human-centric hybrid workplace environments to recruit and build productive and efficient teams, and ensure a collective Nordic society that is inclusive of all its inhabitants across social systems and structures.

The DNS is a meeting place for practitioners in the Nordics to share their work and discuss themes across diversity parameters including but not limited to gender, ethnicity, religion, neurodiversity, race, sexual orientation, identity, disability, age and other topics relevant to the priorities that intersect with the workplace and society at large. Engage in this full-day event that addresses current challenges in the Nordics, and gain insight into practical, impactful and measurable solutions.

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?