Einar formaður faghóps um kostnaðarstjórnun og greiningu setti fundinn og minnti á næsta fund í HR þar sem fjallað verður um stjórnunarreikningsskil og verður sá fundur jafnframt aðalfundur. Einar hvatti félaga til að bjóða sig fram í stjórn. Kristján Elvar Guðlaugsson framkvæmdastjóri fjármálasviðs kynnti sögu Ölgerðarinnar stuttlega, starfsmannafjöldinn fer yfir 500 á sumrin og Ölgerðin varð 100 ára fyrir 2 árum síðan.
Fyrirlestrinum var skipt upp í nokkra hluta; OLAP tenginga, mælaborð, rauntímaeftirlit, úthlutun kostnaðar stoðsviða og Beyond Budgeting. Ölgerðin notar Microsoft BI lausn (OLAP). Skipt er upp í söluteninga, rekstrar-og efnahagstening, greiðslugreiningartening og aðra sérhæfða teninga. Söluteningurinn gefur upplýsingar um sölu dag frá degi. Rekstrar-og efnahagsteningur gefur upplýsingar um reksturinn, greiðslugreiningarteningurinn segir hvað er að koma inn og þar fæst vikulegt sjóðsstreymi. Í öðrum sérhæfðum tengingum eru ósamþykktir reikningar og mjög góðar upplýsingar um launakerfi þ.e. hvernig launin eru að þróast. Í þessum fyrirlestri var fókusað á rekstrartenginginnn.
Sala - kv seldra vara - framlegð - framlegðar% - laun og launatengd gjöld - rekstrarkostnaður - ebita - ebitda - afskriftir - Ebit - Ebit%- Fjámunatekjur og fjármagnsgjöld - skattar og óreglulegar tekjur/gjöld - Grand total.
Í teningnum er hægt að finna allt án þess að þurfa að bóka sig inn í bókhaldskerfið. Þar eru upplýsingar um deildarvíddir - verkefni - málefni í bílakostnaði er ákveðið bílnúmer. Hægt er skoða eftir gjaldmiðlum, lyklum, lánadrottnum. Lánadrottnar eru tengdir við hverja færslu og hjálpar það til við að semja við lánadrottna. Hægt er að gera upp rekstrarreikninginn fyrir hvern viðskiptavin. Hægt er að sjá fylgiskjalsnúmer, númer á reikningi og allt þetta auðveldar greiningu á kostnaði. Mjög fljótt sjást óeðlilegar færslur ef áætlun stenst ekki.
Síðan voru kynnt mælaborð fyrir framkvæmdastjórn. Mælaborðin eru þau sömu og deildarstjórar hafa. Framkvæmdastjórar hafa einnig sýn á önnur svið. Ölgerðin innleiddi 4DX á sl. ári. Strax sést hvort grípa þurfi til einhverra aðgerða. Hvert svið fyrir sig þ.e. verslunarsvið, fyrirtækjasvið, yfirstjórn, tæknisvið, vörustjórnun, samskiptasvið skoða sameiginlega sýn. Þar sést rekstarkostnaður allra sviða, launakostnaður, Ebitda, ósamþykktir reikningar, Einnig er sjálfvirkt rauntímaeftirlit á völdum atriðum í fjárhagskerfinu. Stjórnendur eru aðstoðaðir við eftirlit á ýmsum kostnaði s.s. samningsbundinn kostnaður, frívörur, afsláttur viðskiptavina, kostnaðarverð í framleiðslu. Rauntímaeftirlit er mikill tímasparnaður við að leita að villum í kerfunum.
Í febrúar var gerð í fyrsta skipti Beyond Budgeting áætlun hjá Ölgerðinni. Smáatriði voru minnkuð mikið og er mesta ánægjan með það. Áætlun er gerð fyrir fjóra ársfjórðunga fram í tímann. Þar með næst betra yfirlit yfir páska, sumar og jól. Q1, Q2 og Q3. Mikil tilhlökkun er hjá framkvæmdastjórn fyrir þessari aðferð. Sumarið er orðið stærra en jólin hjá Ölgerðinni.
