Morgunfundur gæðastjórnunarhóps Stjórnvísi „Skjalastjórnun - Gæðastjórnun - Stjórnun upplýsinga“ var haldinn hjá Endurmenntun 23. september síðastliðinn. Fyrirlesarar voru þær Jóhanna Gunnlaugsdóttir, prófessor við Háskóla Íslands og Gunnhildur Lilja Sigmundsdóttir, skjalastjóri hjá Motus.
Í erindi sínu fjallaði Jóhanna annars vegar um mikilvægi stjórnunar upplýsinga fyrir gæðastjórnun og hins vegar um niðurstöður meistararannsóknar Ingibjargar Hrundar Þráinsdóttur. Markmið rannsóknarinnar var að leitast við að greina hvort munur væri á milli opinberra stofnana, hvað skjalastjórnun varðar, sem hafa fengið ISO 9001 vottun á gæðastjórnunarkerfi sitt og opinberra stofnana sem ekki eru með vottað gæðastjórnunarkerfi.
Gunnhildur kynnti niðurstöður meistararannsóknar sinnar. Markmið hennar var að öðlast innsýn í innleiðingu og viðhald vottunar á ISO 9001 gæðastjórnunarkerfi hjá íslenskum skipulagsheildum með tilliti til þess hvaða ávinning gæðastjórar teldu hafa hlotist af vottuninni og hvað hvatti skipulagsheildir til að öðlast og viðhalda henni.
Í máli Jóhönnu og Gunnhildar kom meðal annars fram að upplýsinga- og skjalastjórnun, gæðastjórnun og verkefnastjórnun eru fræðigreinar sem vinna saman.
Skjalfesting og skjalastýring eru ekki markmið í sjálfu sér heldur virðisaukandi starfsemi til stuðnings skilvirku gæðastjórnunarkerfi. Skjalastjórnun á að tryggja að hægt sé að endurheimta skjöl fljótt og örugglega og þannig auka skilvirkni í rekstri skipulagsheilda. Ennfremur að fyrirbyggja að skjöl verði fyrir skemmdum, tapist eða komist í hendur óviðkomandi aðila, auk þess að afstýra ótímabærri eyðingu þeirra og koma í veg fyrir óþarfa uppsöfnun upplýsinga á skrifstofum og í geymslum.
Meginmarkmið gæðastjórnunar er að ná fram mestu gæðum í framleiðslu eða þjónustu. Með gæðastjórnunarkerfi er kerfisbundinni stjórnun komið á. Kerfisbundin stjórnun miðar almennt að samkeppnisforskoti með bættri frammistöðu, auknum verðmætum með sjálfbærum starfsháttum og/eða lágmörkun rekstrartruflana með skilvirkri áhættustjórnun. Ferlastjórnun er þar kjarninn; ferlar eru skjalfestir m.a. í þeim tilgangi að samræma verklag, auðvelda rýni og úrbætur á því (stöðugar umbætur, þróunarstarf).
Verkefnið innleiðing gæðastjórnunarkerfis kallar á verkefnastjórnun. Verkefnastjórnun leggur meðal annars áherslu á undirbúning og áætlanagerð, eftirfylgni og samskipti. Að hafa gott innleiðingarmódel skiptir sköpum í undirbúningi og áætlanagerð. Í módelinu sem að þessu sinni var kynnt er meðal annars gert ráð fyrir að; stuðningur æðstu stjórnenda sé tryggður, einn aðili sé ábyrgur fyrir verkefninu (verkefnisstjóri), komið sé á þverfaglegri nefnd, umfang gæðastjórnunar sé skilgreint, þarfagreining fari fram, gerð sé tíma- og kostnaðaráætlun, hugað sé að andstöðu (stjórnun breytinga) og verkefnið sé kynnt meðal starfsmanna, þeir virkjaðir og hljóti viðeigandi menntun og þjálfun.
