Á faghópafundi um verkefnastjórnun í morgun fjölluðu þau Kristján Þór Hallbjörnsson og Guðmunda Kristjánsdóttir um þær áskoranir sem Upplýsingatæknisvið Eimskips stóð frammi fyrir í stýringu verkefnaskrár. Þau sögðu frá reynslu við innleiðingu hugbúnaðar, breyttu hugarfari, hverju átti að ná fram og hver staðan er í dag.
Kristján sagði frá því að við val á verkefnum væri horft til : markmið verkefna, passar það við stefnu, er fjárhagslegur ávinningur, endurgjöf til stjórnar, endurgjöf til verkefniseigenda og annarra hagsmunaaðila. Einnig áætlanagerð o.fl.
Guðmunda sagði okkur ferðasögu. Árið 2012 var búið að setja upp verkefnaferli hjá Eimskip. Í vali á réttum verkefnum er horft til eftirfarandi: Greining-verkefnisræs-framkvæmd-lok. Það sem ákveðið var að gera var að bæta ferli og horfa á stóru myndina. Til stuðnings var gerður hugbúnaður sem sýnir stöður verkefna, lífferli og ákvarðanir. Lausnin býður upp á að fylgja verkefninu í gegnum skilgreint ferli. Hvert skref er skilgreint og hefur ábyrgðaraðila. Gefur upplýsingar um hvort ráðast eigi í verkefnið eða ekki. Sett var upp ferli og hlutverk, þ.e. hverjir koma raunverulega að verkefninu.
Þegar verkefni eru skráð í dag eru settar upp helstu upplýsingar þ.e. nafn, dagsetning, ávinningur , svið og deild, áætlaður kostnaður, tegund verkefnis, eigandi og verkefnastjóri. Allt þetta er sýnt myndrænt og auðveldar að horfa á skráningarnar. Þrjár lykilstærðir eru: Viðskiptalegt markmið, kostnaður, virðismat (prioritization score, 0-100 strategic alignment, improve customer satisfaction, new revenue, cost reduction, risk).
En hvernig gekk að koma kerfinu í gang? Mikil vinna var til að fá fólk að vinna í kerfinu því það kallar á breytta hegðun, ný vinnubrögð, sameinast um ferla, sameinast um ábyrgð og hlutverk. Það er mannlegi þátturinn sem er stóra áskorunin.
Í dag gengur miklu betur að velja verkefni vegna þess að markmið eru miklu skýrari og myndræn framsetning hefur auðveldað alla endurgjöf. VMS töflur eru sýnilegar öllum.
Ávinningurinn í dag er sá að í dag er verkefnum stýrt út frá markmiðum félagsins, verkefnaskrá er fyrir hvert svið, hverja deild og hvern þjónustuþátt, nýting fjármuna er betri, hreyfanleiki gagnvart breytingum í starfsemi, breytt hugarfar stjórnenda gagnvart verkefnum, sterkara „ownership“
Í lok fundar var líflegt spjall.
