Faghópur Stjórnvísi um góða stjórnarhætti hélt morgunverðarfund þann 15. febrúar í höfuðstöðvum Vodafone. Á fundinum var fjallað um áhrif stjórnarhátta á velgengni fyrirtækja, en sérstaklega var horft til breyttra stjórnarhátta í þroskaferli fyrirtækja og hvort lífaldur eða menning hafi áhrif á velgengni.
Fyrirlesarar voru: Helga Valfells, meðstofnandi og meðeigandi Crowberry Capital, Stefanía Bjarney Ólafsdóttir, meðstofnandi og meðeigandi Visku og Svana Gunnarsdóttir, meðstofnandi og meðeigandi Frumtak Ventures.
Fundurinn var ætlaður fyrir alla sem hafa áhuga á góðum stjórnarháttum, jafnt byrjendum sem lengra komna. Fundurinn var einnig kjörin fyrir þá aðila sem hafa setið í stjórnum eða hafa hug á því að gefa kost á sér til stjórnarsetu. Boðið var upp á kaffi og morgunhressingu.
Helga Valfells ræddi hvernig er að vera í stjórnum stórra fyrirtækja. Eitt af því sem einkennir að sitja í stjórnum stórra fyrirtækja er eftirlitsskylda sem tekur mikinn tíma af stjórnarfundum. Fundir verða því oft mjög langir. Helga hefur ekki setið í stjórn skráðs félags. Starfsreglur stjórnar eru opinberar hjá stórum fyrirtækjum. Mikilvægt er að fylgja lögum og reglum. Til eru leiðbeiningar um stjórnahætti fyrirtækja sem mikilvægt er að lesa og læra áður en fólk fer i stjórnir og stjórnarmanni ber að gera. Einnig er mikilvægt að vera með góða stjórnarsiði. Góður stjórnarformaður skiptir miklu og einnig samsetning stjórnar, er hún rétt? Eftir stjórnarfund er alltaf rætt örstutt saman af stjórn sem er ekki bókað en þarna gest tækifæri til að ræða hluti sem ekki eru bókaðir og eru oft án allra starfsmanna og framkvæmdastjóra. Alltaf þarf að hugsa fyrst og fremst um fyrirtækið að það sé númer eitt. Mikilvægt er einnig að fá starfsmenn inn á fundi og að senda fundargerðir strax eftir fund. Fundadagskrá ákveðin fram í tímann. Einnig er mikilvægt að varðveita stofnanalega þekkingu þ.e. að skipta ekki allri stjórn út í einu. Einnig er gott að taka inn fulltrúa viðskiptavina og hafa Sókratískar umræður. Stjórn á að vinna vel saman og vera traust. Mikilvægt að stjórn komist að sameiginlegri ákvörðun. Til að vita hvort maður er í góðri en slæmri stjórn er mikilvægt að fara í sjálfsmat. Þar fær stjórnin árlega frammistöðu, ræðir niðurstöður, fær ráðgjafa og mat frá stjórnendum. Af þessu er mikið hægt að læra. Stjórn snýst að miklu leyti að góðu starfi við framkvæmdastjóra. Það er einmannalegt á toppnum og því verður framkvæmdastjóri að vera í góðu samstarfi. Mikilvægt er fyrir framkvæmdastjóra að treysta stjórninni og að stjórnin treysti framkvæmdastjóra – þetta skiptir allra mestu máli. En bestu litlu fyrirtækin eiga að hugsa eins og stórt fyrirtæki
Svana Gunnarsdóttir ræddi „Hvað eru góðir stjórnarhættir?“ og mikilvægi þess að kynna sér þessar leiðbeiningar en þau vinna samkvæmt þessum leiðbeiningum á leiðbeiningar.is Svana sagði frá því hvernig þau hjá Frumtak vinna með sínum fjárfestingum. Almennt eru frumkvöðlarnir stærstu eigendurnir og eru ekki búnir að skipta neinu en ekkert reynir á þetta samband fyrr en á þeim tímapunkti sem fjárfestar koma inn. Mikilvægt er að það séu skýrar línur milli einkalífs og vinnu. Frumtak byrjar á að fara í áreiðanleikakönnun og leggur mikla áherslu á að hjálpa frumkvöðlum fyrstu skrefin. Þegar Frumtak kemur inn í stjórn þá er passað upp á mikla eftirfylgni og það eru þemafundir. Þar er tekið á megináhættum félagsins s.s. sölu og markaðsmálum. Hvernig komast fyrirtækin inn á markaði erlendis? Og mikilvægi þess að spyrja góðra spurninga. Alltaf er stefnumótun á haustin og sett markmið með tímalínu og áætlun. Við reynum að finna hvert við erum að fara. Varðandi Meniga þá var fjárfest í þeim 2010 en þá voru þau í kennslustofu í HR og komust varla fyrir þar. Frumtak var þeirra fyrsti fjárfestir. Næstu fjárfestar á eftir þeim voru Hollendingar og þá voru allar fundargerðir í lagi og governance. Í dag er fyrirtækið 100 manna með milljarð í veltu. Mörkin eru að breytast á milli stórra og lítilla fyrirtækja. Endanotandinn er að fá svo mikið vald og því þurfa allir að hugsa miklu hraðar. Hægt er að tilnefna í stjórnir og hvenær þarftu að láta vita ef þú ætlar ekki að sitja áfram? Ef aðili er ekki að standa sig þá er tekið seint og illa á því. Þetta á við starfsmenn, stjórnendur og stjórn og mætti skoða betur.
Þriðji fyrirlesarinn Stefanía, lærði hvað mest hjá Plain Vanilla hve mikill munur er að kynna eitthvað fyrir stjórn eða leita ráða hjá stjórn. Þegar Stefanía stofnaði Visku þá ákváðu þau að líta aldrei á stjórnina sem vald heldur eitthvað sem þau gætu alltaf leitað ráða hjá. Stjórnendur stjórna ekki lengur heldur vald efla þeir. Hvernig getur stjórn gert slíkt hið sama. Í staðinn fyrir að stýra teymum ertu að styðja þau. Stjórnin á að vera í hlutverki einhvers konar þjálfara. Að sama skapi og valdefling stjórnenda gagnvart starfsmönnum þá þarf að hafa í huga að jafnvægi áskorana og getu skilar starfsánægju. Þetta þurfa stjórnendur sífellt að hafa í huga. Ef stjórn vandar til verka þá á hún ekki alltaf að leggja fram lausnir á vandamáli heldur hvetja aðilana til að leysa vandamálið sjálft. Þjálfa þarf teymið til að leysa vandamálið sjálft. Þannig verður minni velta þekkingar og starfsfólks.
Stefanía fór yfir nokkur af þeim tólum sem hún nýtir til að vald efla starfsfólk. Það sem henni hefur reynst vel í teymissamstarfi er: You do it, you decide; ekki leysa vandamál fyrir starfsmenn heldur leyfðu þeim að leysa það sjálfum en þetta krefst áskorunar. 1:1s við starfsmenn, stjórn. Stefanía hefur notað það á 2ja vikna fresti við starfsmenn en það léttir á vettvanginum, þannig þarf starfsmaðurinn aldrei að óska eftir viðtali við stjórnandann. Þannig hjálparðu starfsfólki stöðugt við að vaxa og búa til eitthvað meira spennandi. Leið til að gefa endurgjöf er „Vel gert“ vs. „Vel gert vegna þess að“ það er svo mikilvægt að fá skýringuna á því hvað það var sem var vel gert. Retrospectives er að ræða allt það sem er vel gert og hvað má gera betur t.d. til að slípa til vinnuferli. Þetta kemur úr agile hugmyndafræðinni. En hafa stjórnarhættir áhrif á velferð fyrirtækja? „Já“ heldur betur. Varðandi reglur og viðmið þá skiptir miklu meira máli að hafa strúktúr, vald efla stjórnendur. En gott er að hafa vinnuramma um öll verkefni þannig að allir séu sammála um hvað eigi að gera.
Að lokum ræddi Stefanía Sprota vs restin. Stór vinnustaður krefst agaðra vinnubragða, Netflix og Google v. Deautche Bank og Ernst og Yong. Fyrir stjórnarfund hittist hópurinn og ræðir hvað er highlight og hvers vegna þau sofa ekki á nóttunni. Góðar umræður urðu eftir fundinn þar sem hin áhugaverðustu atriði komu fram.
