Háþróuð verkefnahermun

„Hvernig getur háþróuð verkefnahermun bætt árangur verkefna?“ Var yfirskrift fundar í morgun á vegum faghóps um verkefnastjórnun og MPM námsins við HR.  Í leikhúsinu er alltaf haldin generalprufa áður en leikrit er frumsýnt. Í þjálfun flugmanna gegna háþróaðir flughermar lykilhlutverki í að þjálfa fólk í að bregðast við allskonar aðstæðum. Þessu er ekki svona farið í verkefnum því verkefnateymi fá sjaldan tækifæri til að æfa sig og gera prófanir á verkefni sínu áður það er framkvæmt. 

Guy Giffin framkvæmdastjóri Prendo Simulations hélt erindi um hvernig verkefnahermun getur stuðlað að betri árangri í verkefnum. Hann sagði frá hvernig verkefnamiðaðar skipulagsheildir og menntastofnanir geta nýtt sér háþróaða hermun til að þjálfa starfsfólk og nemendur í þessu skyni. Fyrirtæki í eigu Guy, Prendo Simulations, hefur þróað hermilíkön og byggt upp þjálfunarbúnað til að þjálfa fólk í að leiða verkefni. Margir af helstu viðskiptaskólum í heiminum nota hugbúnaðinn við kennslu, nefna má skóla á borð við Cambridge, Columbia, Cranfield, ESADE, HEV Paris, IESE, INSEAD, MIT og UCL. Guy hefur víða um heim leitt vinnustofur um notkun hugbúnaðarins. Fyrirtæki eins og Deloitte, Deutsce bank, IBM, SAP, Shell og Sameinuðu þjóðirnar hafa nýtt sér hugbúnaðinn. 

Guy sagði frá því hvernig við lærum í fyrirtækjum.  Við hlustum, lesum, tölum um málið, æfum okkur og lærum af reynslunni. Áhrifaríkasti lærdómurinn kemur með reynslunni.  Guy sagði frá því hve hermilíkan af vistarverum Bin Laden kom að miklu gagni við að ná honum.    

 

 

Um viðburðinn

Háþróuð verkefnahermun

Hvernig getur háþróuð verkefnahermun bætt árangur verkefna?

Í leikhúsinu er alltaf haldin generalprufa áður en leikrit er frumsýnt. Í þjálfun flugmanna gegna háþróaðir flughermar lykilhlutverki í að þjálfa fólk í að bregðast við allskonar aðstæðum. Þessu er ekki svona farið í verkefnum því verkefnateymi fá sjaldan tækifæri til að æfa sig og gera prófanir á verkefni sínu áður það er framkvæmt.

MPM-námið við Háskólann í Reykjavík, í samstarfi við MPM alumni félagið og Stjórnvísi hefur fengið Guy Giffin framkvæmdastjóra Prendo Simulations til að halda erindi um hvernig verkefnahermun getur stuðlað að betri árangri í verkefnum. Hann ætlar að segja frá hvernig verkefnamiðaðar skipulagsheildir og menntastofnanir geta nýtt sér háþróaða hermun til að þjálfa starfsfólk og nemendur í þessu skyni.

Fyrirtæki Prendo Simulations hefur þróað hermilíkön og byggt upp þjálfunarbúnað til að þjálfa fólk í að leiða verkefni. Margir af helstu viðskiptaskólum í heiminum nota hugbúnaðinn við kennslu, nefna má skóla á borð við Cambridge, Columbia, Cranfield, ESADE, HEV Paris, IESE, INSEAD, MIT og UCL. Guy hefur víða um heim leitt vinnustofur um notkun hugbúnaðarins. Fyrirtæki eins og Deloitte, Deutsce bank, IBM, SAP, Shell og Sameinuðu þjóðirnar hafa nýtt sér hugbúnaðinn.

Nánari upplýsingar má nálgast á heimasíðu MPM-námsins https://www.ru.is/mpm og Facebook hér

Fyrirlesturinn fer fram í stofu M101 í Háskólanum í Reykjavík og er öllum opinn. Aðgangur er gjaldfrjáls.

Fleiri fréttir og pistlar

Velkomin á Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi 28. febrúar kl.16:00 á Grand Hótel

Verið hjartanlega velkomin á Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi miðvikudaginn 28.febrúar kl.16:00-18:00 á Grand Hótel. Mikilvægt er að bóka sig á viðburðinn https://www.stjornvisi.is/is/vidburdir/stjornunarverdlaun-stjornvisi-2018 

Lean Ísland 2018 - Ráðstefna í Hörpu 23. mars 2018

 

Stjórn faghóps um lean vekur athygli á Lean Ísland 2018. 
Dagskrá og skráningu má nálgast á: www.leanisland.is
Lean Ísland er stærsta stjórnendaráðstefnan hér á landi en þar er fjallað um það heitasta í stjórnun og stöðugum umbótum hverju sinni. Öll viljum við stýra betur, bæta ferla og vinnustaðinn en það er umræðuefni stjórnenda og sérfræðinga á ráðstefnunni.

Ráðstefnan er fyrir stjórnendur, sérfræðinga, byrjendur, lengra komna og áhugasama í hvaða þjónustu og iðnaði sem er. Það ættu allir áhugasamir að finna eitthvað við sitt hæfi enda er hægt að velja úr þremur línum.
Fyrirlesarar koma víða að, m.a. frá Scania, Heathrow, Össuri, Landspítalanum og Rebel at Work.

 

 

Helstu einkenni stjórnenda hjá bestu þjónustufyrirtækjunum og hvað má læra af þeim?

Það voru faghópar um mannauðsstjórnun, þjónustu og markaðsstjórnun sem héldu í morgun fund í samvinnu við Nova og Expectus um hvað einkennir stjórnendur fyrirtækja sem ná árangri.  Flest ef ekki öll fyrirtæki vilja að viðskiptavinir þeirra upplifi góða þjónustu. Það eru ýmis tæki og tól sem hægt er að beita en það verður ekki hjá því komist að hafa afar hæfa og góða stjórnendur. 

Nova hefur í mörg ár átt ánægðustu viðskiptavini á fjarskiptamarkaði og því var afar athyglisvert að fá kynningu á því hjá Þuríði Björg yfirmanni einstaklingssviðs hvað einkennir þeirra stjórnendur og stjórnendahætti. En hvernig nær NOVA þessum frábæra árangri?  Svarið segir Þuríður Björg að sé með fólkinu sínu.  Margir starfsmenn eru búnir að vera yfir 10 ár hjá fyrirtækinu.  En er nóg að hafa vel menntaða og þjálfaða starfsmenn? Svarið er nei, því viðskiptavinurinn finnur hvort starfsmaðurinn er ánægður.  NOVA fylgir einni reglu: „Það er bannað að segja NEI. Með þessu er verið að hvetja starfsmenn til að nýta eigin dómgreind. Starfsmenn eru hvattir til að leysa málin sjálfir þ.e. þeir sem eru í samskiptum við viðskiptavininn eiga að klára málin.  NOVA skólinn er fyrir alla nýja starfsmenn og varir í 2 vikur sem lýkur með prófi sem þarf að ná.  Skólinn hefur reynst einstaklega vel og nýir starfsmenn klæðast grænum bolum.  Lærdómurinn er mikill fyrir NOVA frá nýjum starfsmönnum.  Varðandi innra umhverfi þá er nýttur „hrósarinn“.  Það er kerfi þar sem starfsmenn hrósa hvor öðrum fyrir vel unnin störf.  Þetta eru raunveruleg hrós og eru mikilvægt stjórnunartól.  Þarna sjá stjórnendur hverjum er hrósað og hverjir hrósa.

NOVA er stöðugt að fagna og stjórnendur eru fyrirmyndir.  Ótrúlega mikilvægt er að öllum sé haldið á tánum og mæst á miðri leið.  Það sem heldur þeim ungum er að gera nýja hluti, t.d. fara inn á ljósleiðaramarkaðinn.  Ef þú ætlar að breyta einhverju þá þarftu að hætta að gera það sem þú ert að gera og gera eitthvað nýtt.  „Ekki vera risaeðla!“.  Allir starfsmenn fá endurgjöf og mánaðarlega fær hver einasti starfsmaður í framlínu endurgjöf frá sínum yfirmanni hvernig hann er að standa sig.  Stanslaust er verið að bæta starfsmannasamtölin.  Starfsmenn eru hvattir til að koma með uppbyggilega endurgjöf á sína stjórnendur.  Sú menning er ríkjandi að starfsmenn eru óhræddir við að segja hvað þeim finnst.  Stjórnendur þurfa að þróa sig áfram rétt eins og starfsmenn. 

Að loknu erindi Þuríðar flutti Kristinn Tryggvi hjá Expectus erindi um hverskonar þjálfun og færni stjórnendur ættu að hafa og hvaða faglega nálgun er hægt að taka til að hámarka árangur stjórnendanna. Tryggvi velti upp spurningunni hvað er tryggð?  Það er sex sinnum ódýrara að halda núverandi viðskiptavini heldur en að ná í nýjan.  Verkefnið er menningin.  Það eru þrjár gerðir viðskiptavina og samstarfsmanna; letjendur, hlutlausir og hvetjendur.  Fyrirtæki sem skora hátt í NPS vaxa hraðar en önnur og þar liggur grunnur að vexti.  Meðmælavísitala íslenskra atvinnugreina er á bilinu -84,5% til 31,6%. Aðeins 11% mældra fyrirtækja 2016 voru með jákvæða meðmælavísitölu.  Leiðin liggur í gegnum framlínustarfsmanninn því þar er mesta starfsmannaveltan og hann er í nánustu snertingu við viðskiptavininn.  Þess vegna er stöðugleiki mikilvægur yfir tíma.  En hvernig höfum við áhrif á framlínustarfsmenn?  Með því að hvetja og þjálfa þá, styrkja þá, gefa þeim umboð til athafna, vera fyrirmyndir sem stjórnendur.  „How do we change the behavior of frontline employees?“ Framlínustjórnandi stjórnar starfsfólki sem ekki stjórnar öðru fólki þ.e. er ekki með mannaforráð.  Leiðin liggur því í gegnum þjálfun framlínustjórnenda.  Hann getur haft þau áhrif sem við viljum á framlínustarfsmenn.  Þetta styður áratugarannsóknir og reynslu af öðrum tólum eins og 4DX.  Framlínustjórnandinn er þjálfaður í ákveðnum gildum.  Að lokum fóru allir í örstutt sjálfsmat, tíu spurningar á skalanum 1-5 hvað best ætti við og var ánægjulegt að sjá að flestir skoruðu mjög hátt.  Kristinn endaði fyrirlesturinn á að hvetja alla til að sýna samkennd, ábyrgð og örlæti.  Náðu tengingu, hlustaðu, uppgötvaðu, fylgdu málum eftir, deildu, komdu á óvart, sýndu fordæmi, kenndu og efldu. 

 

The Secret Sauce to Success

Faghópur um markþjálfun hélt í HR fund undir yfirskriftinni „The five dysfunctions of a team“ bók Patrick Lencioni. Pam Coffey kynnti sig og bað viðstadda að rifja upp tíma þar sem þeir hefðu unnið í góðu teymi. Hvað teymið hafði sem gerði það að góðu teymi. Það sem nefnt var sem dæmi:
Góð teymi

  • Sömu markmið/takmark
  • Vision
  • Vilji
  • Orka
  • Traust
  • Opin samskipti
  • Gaman
  • Vinskapur
  • Samheldni
  • Sköpun
  • Virðing

Og svo hvaða hegðun væri til staðar hjá teymum sem væru ekki sterk.

  • Þvingað
  • Misskilningur
  • Skortur á samskiptum
  • Óheiðarleiki
  • Ásakanir

Þegar teymi virka vel geta þau verið það sem sker úr um árangur fyrirtækis/stofnana. Pam sýndi nokkur myndbönd með Lencioni og lýsti svo aðferðum sem hún hefur til að vinna með hans aðferðafræði fyrir teymi á ýmsum vettvangi þar sem hún hefur komið að.

Vinnan byrjar með teymistmati þar sem spurt er sérstakra spurninga sem varðar teymið. Spurningar fyrir teymið og einnig vinnustaðamenninguna. Gert er DiSC mat sem er svipað og Myers Briggs greiningin, með áherslu á hegðun á vinnustaðnum.

Pam fór svo í gegnum módelið sem fræði Lencioni eru byggð á og hvernig greiningin fyrir teymi er notuð til að byggja upp traust og aðra þætti sem modelið byggi rá.

Þátttakendur pöruðu sig saman og ræddu í smá stund um uppruna og æsku – dæmi um æfingu sem notuð er til að byggja upp traust; þekkja þá sem við vinnum með. Traustið byggir á berskjöldun og uppbyggilegum umræðum um ágreining.

gaf gagnlegar upplýsingar úr hennar vinnu sem þjálfari.

Feedback is a gift. Endurgjöf er gjöf

Results. Vinnur með teymum í 2-3 klukkutími í 5-6 skipti í einu yfir sex mánaða tímabil.

Þátttakendur komu fram með góðar spurningar

Hvað er góð stærð á teymi? Eins um þátttöku fólksins í teyminu, ef einhver er óvirkur, hvaða er til ráða?

Hversu mikill tími fer í að keyra svona prógramm/vinnustofu með teymum á vinnustað

Allavega 2-3 klst með teyminu í 4-6 vikna millibili, allavega 10-12 klst í heildina. Áríðandi að vinna með markþjálfa á milli funda, til að viðhalda árangri og halda vinnunni gangandi. Stundum erum um markþjálfa innan fyrirtækja að ræða en líka utanaðkomandi. Ekki gott að vera með sama þjálfara fyrir stjórnendur og teymið sem verið er að vinna með.

Í stærri fyrirtækjum með mörgum teymum, hvernig er nálgunin þar.? Hvert teymi fær 2-3 tíma og svo stjórnendateymið fer í gegnum efnið tvisvar og fá sér vinnustofu um ábyrgð og traust stjórnenda.

 

Innkaup frá ólíkum sjónarhonum

Faghópur um vörustjórnun var með áhugaverðan fund í Innovation House þar sem þrír ráðgjafar í innkaupum fjölluðu um innkaup frá ólíkum sjónarhornum og gáfu þátttakendum hugmyndir að markmiðum fyrir árið 2018.  Fundarstjóri var Anna María Guðmundsdóttir hjá Brammer Ísland ehf.  Fyrirlesarar voru Þeir Ben hjá Treia ehf. en hann sagði reynslusögur um hvers vegna samningar virka ekki sem skyldi eða „ Contract Implementation Pitfalls“. Hann sagði einnig frá því sem ber að varast eftir að samningur er undirritaður og hvernig aðilar geta skapað meira virði með breyttu verklagi. Ellert Guðjónsson hjá Bergvit ehf, mun kynnti „Best Value Procurement“ aðferðafræðina sem snýr að  ferlum og aðferðafræði aðfangaöflunar á haus með því markmiði að auka afköst, bæta nýtingu og lágmarkar áhættuna í verkefnum. Að lokum fjallaði Jóhann Jón Ísleifsson hjá Aðfangastýringu ehf. um hvernig fagleg innkaup geta auka hagnað fyrirtækja, hvaða tækifæri er að finna með því að skoða m.a. Tail spend (eyðslu hala) og fleira. Góð mæting var á fyrirlesturinn. 

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?