Sjóvá bauð Stjórnvísifélögum heim í morgun á áhugaverðan fund sem var haldinn í samstarfi faghóps um gæðastjórnun og ISO staðla hjá Stjórnvísi og Félags um innri endurskoðun. Framsögumenn voru þau Guðmundur Bergþórsson, innri endurskoðandi og Ingigerður Guðmundsdóttir, gæðastjóri hjá Sjóvá.
Guðmundur kynnti örstutt Félag um innri endurskoðun en það er fagfélag endurskoðenda og eru í því 100 félagar. Þar eru faghópar um fjármál og upplýsingaöryggi og er félagið aðili að alþjóðlegu félagi innri endurskoðenda. Fagið varð til 1946 í Bandaríkjunum og hefur breiðst út um heiminn. Guðmundur situr í alþjóðlegri fræðslunefnd sem tengir félagið saman. Fagið er ekki vísindagrein en er byggt upp á ákveðnu greinum. Starfið snýr að öllum þáttum í fyrirtækjum. Meginmarkmið innri endurskoðenda er aukin skilvirkni og hagkvæmni.
Kostnaður er ekki einungis útlagður kostnaður heldur einnig umhverfisþættir o.fl. En hvert er hlutverk innri endurskoðenda í fyrirtækjum. Innri endurskoðun fer fram í margvíslegu lagaumhverfi og menningarheimum, hjá fyrirtæjum sem hafa mismunandi tilgang og eru breytileg að stærð, uppbyggingu og flækjustigi og hún er unnin af einstaklingum innan eða utan fyrirtækis. Staðfestingarvinna felur í sér hlutlægt mat innri endurskoðandans á gögnum til þess að gefa álit eða niðurstöður um rekstrareiningu, rekstur, starfsemi, ferli kerfi eða aðra efnisþætti. Almennt koma þrír aðilar að staðfestingarvinnu: 1. einstaklingurinn eða hópurinn sem tengist með beinum hætti rekstrareiningunni, rekstrinum, starfseminni, ferlinu, kerfinu eða öðrum efnisatriðum – ferlaeigandinn 2. Einstaklingurinn eða hópurinn sem vinnur matið – innri endurskoðandinn og 3. Einstaklingurinn eða hópurinn sem nýtir sér matið notandinn. Endurskoðunarferillinn er samvinna og samtal við hagsmunaaðila. Mikilvægt er að fá alla með og að allir skilji. Einnig að allir megi segja hlutina eins og þeir eru.
Ingigerður Guðmundsdóttir gæðastjóri Sjóvá fór yfir stjórnkerfi félagsins sem er virkt stjórnkerfi. Vinnubrögð hjá Sjóvá eru bæði öguð og samræmd. Sjóvá er með vottun skv. ISO27001 um upplýsingaöryggi frá árinu 2013 og jafnlaunavottun frá árinu 2014. Reglulegt eftirlit er með afkomu og þjónustu einstakra sviða, innri úttektir eru framkvæmdar reglulega, innra eftirlit er innbyggt í verkferlana og verkskipting og ábyrgð er skýr.
Sjóvá heldur skrá yfir kvartanir, ábendingar, hrós og frávik. Í framhaldi er greint, metið og fundnar leiðir til að stýra áhættum ef mögulegt er. Sífellt er verið að horfa á hvar megi bæta ferla. Þegar koma áhættur eru búnar til úrbætur. Í dag eru 20 innri úttektaraðilar hjá Sjóvá sem finnst verkefnið áhugavert og kynnast í leið störfum annarra. Úttektir eru 2svar á ári og við það eykst áhuginn á gæðakerfinu sjálfu. Innri endurskoðandi er ráðinn af stjórn og hefur endurskoðunarnefnd eftirlit með störfum hans. Endurskoðunaráætlun er samþykkt af nefndinni. Innri úttektaráætlun byggir á áætlun endurskoðanda og eru niðurstöður kynntar. Innri endurskoðandi hefur óskertan aðgang að gögnum og starfsfólki félagsins.
Forstjóri tryggir að innra og ytra eftirlit fái forgang og framkvæmdastjórar bregðast hratt við ábendingum. Endurskoðunarnefnd fær stöðuyfirlit að minnsta kosti tvisvar á ári. Áhættu-og öryggisnefnd fjallar um álitamál og stöðu innra eftirlitskerfis.
Gott samstarf innri endurskoðanda og gæðastjóra bætir yfirsýn, eykur skilning allra aðila, umbætur verða hraðari, meiri skilvirkni og minni líkur að margir séu að vinna sama verkefnið, stærri hluti stjórnkerfisins er tekinn út á hverju tímabili, þetta sparar tíma og peninga, styttir boðleiðir og gríðarleg þjálfun og fræðsla á sér stað milli aðila.
