Stafrænt Ísland - Úr fortíð yfir í nútíð

Árið 2015 var Sjóvá neðst tryggingafélaga í Íslensku Ánægjuvoginni. Það ár tók starfsfólk félagsins ákvörðun um að breyta þessu og setti sér skýr og metnaðarfull markmið. Nú er svo komið að Sjóvá er efst tryggingafélaga í Ánægjuvoginni, annað árið í röð. Sigurjón Andrésson forstöðumaður markaðsmála og forvarna fjallaði um þetta ferðalag og lýsti því hvernig Sjóvá tókst að auka ánægju viðskiptavina og fara frá því að vera neðst í að vera efst í Ánægjuvoginni. Sigurjón byrjaði á að segja sögu félagsins sem fagnaði 100 ára afmæli félagsins árið 2018.  Í stefnumótunarvinnu 2015 var sett markmið „Sjóvá efst í Íslensku ánægjuvoginni 2018“.  Settir voru vegvísar og markmiðið að gera tryggingar betri.  Vegvísarnir voru breytingarverkefni.  Þarna tók við mjög stórt verkefni og breyta þurfti kúltúrnum innan fyrirtækisins.  Mikilvægt var að allir starfsmenn gætu sett sig í spor viðskiptavinarins og mætast á jafningjagrundvelli.  Hjá Sjóvá er mjög flatur strúktúr og eru allir í opnu rými. Það sem markaðsdeildin gerði frá 2015 var að færa fókusinn af stórum herferðum og unnu markaðsefni sitt þannig að tryggingar og forvarnir á mannamáli kæmust til skila á öllum snerti flötum.  Þessu fylgdi gagnger endur hugsun á því hvernig talað er um tryggingar.  Mikilvægt er að hafa skilaboð stutt og skýr og að of hugsa ekki hlutina.  Sjóvá er með háa starfsánægju og var meðal framúrskarandi fyrirtækja í flokki stærri fyrirtækja og er komið með jafnlaunavottun. Sigurjón sýndi tengslin á milli starfsánægju og ánægju viðskiptavina sem eru mikil.  Í dag er Sjóvá nýbúið að vinna í stefnumótun með öllum starfsmönnum og voru þá sett ný markmið.   

Einstaklega áhugaverður fundur var haldinn í morgun í Ferðaklasanum í Fiskislóð.  Fundurinn var á vegum faghópa um mannauðsstjórnun, stefnumótun, markþjálfun, þjónustu og markaðsstjórnun. Margrét Reynisdóttir, eigandi Gerum betur ehf tók nokkur góð dæmi um á hvern hátt ólík menning erlendra gesta getur haft áhrif á upplifun þeirra á þjónustu hérlendis. Sumar þjóðir vilja hafa allt í röð og reglu og stundvísi skiptir öllu máli á meðan aðrar þjóðir þola meira óskipulag.  Margrét studdist við efni úr nýútgefinni bók sinni „Cultural Impact on Service Quality – Hospitality Tips for Effective Communication with Tourists“. Bókin er þegar komin í kennslu erlendis. 

Agnes Gunnarsdóttir, framkvæmdastjóri Flyover Ísland, sem er glænýtt fyrirtæki, sagði  frá hugmyndafræði fyrirtækisins og tengdi við hvernig President of People and Culture  hjá móðurfyrirtækinu í USA ætlar að nota bókina frá Margréti sem þjálfunarefni. Hér má sjá videó um bókina HÉR

Hermann Björnsson, Linda Gunnarsdóttir, Sigurður Egill Þorvaldsson og Þorbjörg Helga Vigfúsdóttir hlutu Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi 2019.  
Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi voru afhent í dag við hátíðlega athöfn á Grand hótel. Fjórir stjórnendur voru verðlaunaðir. 
Hermann Björnsson forstjóri Sjóvá í flokki yfirstjórnenda, Linda Gunnarsdóttir yfirflugstjóri Icelandair og Sigurður Egill Þorvaldsson leiðtogi framleiðsluskipulags Rio Tinto á Íslandi í flokki millistjórnenda og Þorbjörg Helga Vigfúsdóttir í flokki frumkvöðla. 

Hér má sjá myndir frá hátíðinni, 
Streymi,
umsagnir um verðlaunahafa

Myndband 

Fréttir: forseti Íslands 

Fréttir: Viðskiptablaðið 

Myndatexti:

f.v. Forseti Íslands hr. Guðni Th. Jóhannesson, Þorbjörg Helga Vigfúsdóttir, Hermann Björnsson, Linda Gunnarsdóttir, Sigurður Egill Þorvaldsson og Borghildur Einarsdóttir formaður dómnefndar og forstjóri Einkaleyfastofunnar.   

Í morgun buðu Geislavarnir ríkisins í heimsókn og sagði Elísabet Dolinda Ólafsdóttir gæðastjóri stofnunarinnar frá þeirra reynslu af þróun gæðastjórnunar en stofnunin hefur verið með ISO 9001 vottun í 10 ár. Gæðakerfi Geislavarna ríkisins er byggt upp samkvæmt kröfum ISO 9001 og tekur til allrar starfsemi stofnunarinnar. Gæðakerfinu er lýst í virkri og útgáfustýrðri rafrænni handbók sem er aðgengileg öllum starfsmönnum. Gæðakerfið byggir meðal annars á virku ábendingakerfi sem tekur á öllum innri og ytri ábendingum sem varða starfsemi Geislavarna. Kerfið er vottað af bresku staðlastofnuninni (British Standard Institute, BSI). Kerfið var fyrst vottað í október árið 2008.

Elísabet Dolinda byrjaði á að segja frá þeirri víðtæku starfsemi sem á sér stað hjá Geislavörnum ríkisins.  Mikið er mælt af farsímasendum og spennustöðvum.  Hlutverk Geislavarna er að eiga mæla sem eru kvarðaðir og réttir, enginn mælir hefur farið yfir viðmiðunarmörk.  Leysir og leysi bendlar eru ekki leikföng og núna er verið að skoða húðflúr-og snyrtistofur.  Þessi tæki geta verið hættuleg ef ekki er rétt með þau farið. Fyrsta vottun Geislavarna kom  2008 og ávinningurinn er gríðarlegur.  Handbókin varð að vera ákaflega einföld.  Ferlum er skipt eftir köflum, stundum eru leiðbeiningar, stefnuskjöl og sérhæfð skjöl.  Fyrir sumt að því sem verið er að gera þarf sérhæfð störf og þá sést hvaða starfsmenn er hæfir og í hvað.  Nýtt er í handbókinni að sjá sérhæfð störf.  Mælingarnar sjást mjög skýrt og mælingar sjást grafískt.  Ódýrt, einfalt og í samræmi við óskir starfsmanna. Geislavarnir hentu öllum verklagsreglum því enginn var að nýta sér þær.  Skjalið er á Excel og vistað sem vefyfirlit, vinnuskjöl eru í Excel og allt sem er virkt er í pdf.  

En hvernig er að vinna fyrir og eftir vottun.  Aðalbreytingin er í ráðningu starfsmanna.  Þjálfun nýrra starfsmanna er öll önnur því allar lýsingar eru til og komast hraðar inn.  Núna er einungis 12 kaflar, í hverjum kafla eru skilgreindar skrár og mappa sem heitir „gamalt“.  Nýir starfsmenn koma með góðar ábendingar um hvernig á að merkja skrár og mappa.  Öll verkefni eru möppuð upp og hver og einn starfsmaður raðar sér eftir hlutverki á verkefni.  Starfslýsingin er útprent á verkefni.  Þurfa að vera starfslýsingar til að fá vottun? Nei, þær eru ekki nauðsynlegar gagnvart vottunaraðilum.  Eitt það ánægjulegasta sem hefur gerst er að starfsánægja er sífellt að aukast.  Í dag styðst stjórnun Geislavarna  við þjónandi forystu í sínu verklagi. Þróunin er sú að nú er verið að horfa meira á væntingar viðskiptavina, staðallinn þvingar mann inn í það. 

Áskorunin í dag er að hafa heildarstefnu Geislavarna ríkisins og síðan koma áherslur í hinum ýmsu málum s.s. Persónuverndarstefna – Jafnréttisstefna – upplýsingastefna – umhverfisstefna -.  Þegar farið var í 2015 vottunina þá þurfti að fara í óvissugreiningu – áhættumat.  Þau notuðu www.oxebridge.com/emma/ sem er ótrúlegur vefur fyrir 9001 með alls kyns tólum sem frábært er að nýta.  Á vefnum eru leiðbeiningar hvernig þú innleiðir ISO 9001 á 40 dögum.  Þarna er hægt að sækja fullt af skjölum.  Vottunaraðilar fara út um allt, sjá kerfin og þú bætir þig í hverri einustu vottun.  Athugasemdirnar frá vottunaraðilunum skipta miklu máli.  Tilvísun í ISO 9001

Faghópur um framtíðarfræði hélt áhugaverðan fund sem tengist svo sannarlega framtíðarfræði. Það voru starfsmenn og forsvarsmenn framtíðarhóp OR sem fjölluðu um markmið og skipulag hópsins og hvernig hann starfar. 

Víðir Ragnarsson sérfræðingur I viðskiptagreind byrjaði á að ræða um stóru myndina og kynnti stefnuhúsið en efst þar er framtíðarsýnin.  Störf OR hafa verið að þróast þannig að hlutfall sérfræðinga og iðnaðarmanna eykst á með hlutfall ófaglærðra og skrifstofufólks fækkar.  Störf eru mjög kynjaskipt t.d. er 5% af iðnaðarfólki konur og 76% af skrifstofufólki.   Konur eru 34% sérfræðinga, 51%stjórnenda og 30% í heildarsamstæðunni.  Orkugeirinn einkennist m.a. af litlum fjölbreytileika, háum starfsaldri og lágri starfsmannaveltu.  Fjórða iðnbyltingin kemur beint við orkugeirann því sjálfvirkni er að aukast margfalt, vélmenni og gervigrein nýtt í miklum mæli.  Helstu áskoranir eru að stjórnendur þurfa að vera djarfir og það þarf að verða breyting á því hvernig starfsfólk hugsar um sig og starfsþróun.  Í dag er gap milli þess sem við þekkjum og þurfum að þekkja, hætta er á því að fyrirtæki nái ekki þeim vexti til að nýta tæknina sem framundan er.  Breytingar á störfum og tækni á næstu árum er þannig að eftir 2 ár verður 42% af því sem við gerum ný störf.  Fyrirtæki þurfa því strax að byrja.  (World Economic Forum report Workforce in 2018 and 2011)  Helstu hindranir eru að fyrirtæki sjái ekki tækifærin og þjálfi ekki starfsmenn til að takast á við nýja tækni. (MCKinsey 2017 – Jobs lost, jobs gained, workforce transitions in a time of automation). Mikil breyting er fyrirsjáanleg.  Í framtíðinni mun starfsfólk eyða meiri tíma í starfsemi sem vélar eru ekki færar um að sinna.  Áskoranir framundan eru að auka áhuga kvenna á tækni-og iðnaðarstörfum sem og námi.  Halda þarf áfram að vekja athygli samfélagsins á þeim vanda sem blasir við.  Hæfni rétta fólksins gæti verið að vera forvitinn. 

Ásdís Eir Símonardóttir mannauðssérfræðingur sagði að sett hefði verið af stað stefnuverkefni tveggja starfsnema úr HR. Færnikröfur eru að breytast mjög mikilð sem og stjórnun. Ef vinnustaðir gera ekki neitt þá verða uppsagnir því starfsfólk mun úreldast.  Koma þarf auga á hættur og  skoða hvernig þau sem framtíðarhópur geta haft áhrif á sköpun framtíðarinnar. Að lokum var Orkuþon “Hackathon” starfsfólks OR kynnt. Hugmynd kom um að halda orkufund.  Sagan hefur kennt okkur að u.þ.b. á 100 ára fresti gerist eitthvað sem veltir öllum iðnaði, tæknin og þekkingin breytist og fyrirtæki verða sterkari.  En hvernig kemur tæknin til með að breyta hverju og einu fyrirtæki? Google leyfa starfsmönnum að vinna 20% af tíma sínum í að skapa lausnir með verkfærakistu frumkvöðulsins.