Faghópar um fjármál fyrirtæka og lean straumlínustjórnun héldu í morgun fund í OR sem fjallaði um stöðugar umbætur á uppgjörsferli OR. Frá því haustið 2015 hefur OR unnið að stöðugum umbótum á uppgjörsferli samstæðunnar. Bryndís María Leifsdóttir, forstöðumaður reikningshalds OR fjallaði um umbótavinnu á uppgjörsferlinu og hvernig verklagi hefur verið breytt og þeim árangri sem uppgjörsteymið hefur náð.
Bryndís byrjaði á að kynna hring Deming sem er grunnurinn í allri vinnunni Plan Do Check Act En af hverju var farið í verkefnið? Ástæðurnar voru að 1. Stjórnendur vildu fá rekstraruppgjörin fyrr 2. Bæta rýni á uppgjörum og tryggja gæði uppgjörsins 3. Bæta samskipti og upplýsingaflæði 4. Minnka sóun í ferlinu 5. Skjala uppgjörsferlið 6. Þjálfa þátttakendur í umbótum 7. Minnka yfirvinnu starfsmanna. Forsendurnar fyrir því að verkefnið heppnaðist var að fá mikilvægan stuðning frá forstjóra, fá utanaðkomandi ráðgjafa til þess að halda utan um verkefnið, góð samvinna með endurskoðendum, allir í sama liði með sama markmið og öguð vinnubrögð.
En hverju var breytt? Öll uppgjör byrja á upphafsfundum og enda með rýnifundum, bæði hjá OR og með endurskoðendum. Settir vor upp tékklistar með ábyrgðaraðilum o tímamörkum. Haldnir eru reglulegir töflufundir þar sem farið er yfir stöðuna á tékklistunum. Merkt er með rauðu og grænu eftir því hver staðan er. Í ársuppgjörinu er listi yfir allar skýringar með skilgreindum ábyrgðaraðilum og krækju í vistuð gögn sem rekja má í skýringuna. Bryndís sýndi dæmi um verkefnalista á töflufundum. Annar var verkefnisskema ársuppgjörs og hinn var með ábyrgð, áætluð skil og raunveruleg skil. PDCA hringurinn er alltaf notaður. Rekstraruppgjör eru mánaðarleg og heildaruppgjör á 3ja mánaða fresti. Stöðufundir eru núna staðlaðir með KPMG þar sem farið er yfir spurningar frá þeim og svör/gögn afhent daginn eftir. PBC listar koma frá KPMG með ábyrgðaraðilum og tilvísun í göng. Listanum er skipt í tvennt og eru gögn ýmist tilbúin í október og 10.febrúar, það skapar vinnufrið og þá eru öll gögnin tilbúin. OR man eftir að fagna og bakar köku með skreytingunni „Það stemmir 2015 eða 2016“.
Staðan í dag er sú að ársuppgjör er nú birt tæpum mánuði fyrr en áður. Lokað er 14.hvers mánaðar í stað 22.hvers mánaðar. Skýringum við árshlutauppgjör var fækkað. Nú gefst tími til þess að rýna uppgjörin og stjórnendur hafa meiri tíma til að rýna tölurnar. Samvinnan hjá teyminu er mun meiri og allir þekkja sitt hlutverk. Stemningin er frábær og munað eftir að fagna. Allir vinna sem eitt teymi og þetta er uppgjör allra starfsmanna. Samvinna við endurskoðendur er mjög góð, rekjanleiki gagna betri, vandaðri vinna. Góðar og gagnlegar athugasemdir frá endurskoðendum og tækifæri til umbóta sóun.
Það allra besta er að yfirvinna hjá uppgjörsteymi hefur minnkað um 68% vegna vinnu við ársuppgjör (7 starfsmenn sem allir eru á heildarlaunum) sem samræmist markmiðum félagsins um fjölskylduvænan vinnustað og einu af stefnuverkefnum okkar sem heitir „Draumavinnustaðurinn“.
