Faghópur um verkefnastjórnun hélt í morgun fund í HR um samvinnutólið Teams sem fékk frábærar viðtökur því fullt var út úr dyrum.  Fyrirlesarar voru þær Ragnhildur Ágústsdóttir og Sesselja Birgisdóttir.

Samvinnutólið Microsoft Teams, sem er hluti af Office 365, hefur farið sigurför um heiminn síðan það kom fyrst út fyrir rétt um 2,5 árum og fest sig rækilega í sessi sem eitt vinsælasta samvinnutól heims. En hvað er svona frábært við Teams og hvernig er hægt að nýta það sem best? 

Ragnhildur fór yfir hvernig nútímavinnustaðurinn er að breytast. Hér áður fyrr voru skilgreind vinnurými en í dag eru frjáls vinnurými og fjarvinna.  Áður voru endurtekin rútínuverkefni en í dag er ætlast til að allir séu gagnrýnni en áður og nýti sköpunargáfuna.  Áður var horft á framleiðni einstaklinga en í dag eru dýnamísk teymi og þverfagleg vinna.  Áður var skortur á upplýsingum en í dag er ofgnótt upplýsinga og vandamálið felst í hvar þær eru.  Að lokum nefndi Ragnhildur að áður voru þekktar öryggisógnir en í dag eru síbreytilegar og háþróaðar öryggisógnir. Samvinna er þess eðlis að gerðir eru aðgerðalista, skilaboð, skjalagerð, tölvupóstar, fundargerðir, fundir, upplýsingamiðlun og samtöl.  Ragnhildur spurði hvernig gengi? Er innhólfið í toppstandi? Er ein útgáfa af hverju skjali? Tapast mikill tími vegna óreiðu? Veistu alltaf hvar gögnin eru geymd? Þurfa starfsmenn að bíða eftir hver öðrum til að vinna? Vantar þig yfirsýn yfir verkefnin og hvernig þeim miðar? Er teymið með sameiginlega skýra sýn og aðgang að öllu? Eru nýir vinnufélagar lengi að fá aðgang að öllum gögnum? Hvað með verktaka og utanaðkomandi samstarfsaðila? Hvað með gögn þeirra sem hætta hjá fyrirtækinu? Hvað með persónuupplýsingar sem þarf að eyða (GDPR?) og hvað með aðgangsstýringar?  

Fólk notast við þá tækni sem það kann að nota og sem gerir þeim starfið auðveldara sem er ekki alltaf öruggasta leiðin.  Grundvallaratriðið fyrir alla er að valdefla starfsfólk til að einbeita sér að því sem skiptir mestu máli.  Teams er frábært tól og hjálpar til við skilvirkni og hjálpar til að halda utan um verkefni.  En hvað er Teams?  Það er samvinnutól Microsoft. Teams límir saman allt sem er í Office365.  Microsoft gaf út Teams fyrir þremur árum og í dag er það orðið stærst í heiminum.  Fólk er að færa sig í dag úr Slack yfir í Teams.  Nú þegar eru 20 milljón daglegir notendur.  Office 365 er ekki einungis bara office-pakkinn, það er svo miklu meira.  Teams er fyrir fyrirtæki þar sem samvinna er lykilatriði milli deilda.  Hægt er að bæta við ytri notendum og þeir þurfa alls ekki að vera með Microsoftnetfang.  Félagasamtök hafa verið að taka þetta mikið upp.  T.d. varðandi Stjórnvísi þá er hægt að bjóða öllum aðilum inn í gegnum sinn aðgang. 

Í Teams er allt á einum stað, einfalt, kunnuglegt og notendavænt viðmót, Aldrei meira en þrír smellir í næstu aðgerð.  Gagnsæið er mikið, sagan helst og nýtist.  Eigendur hópa eru með fullt vald yfir sínum hópum, ekkert mál að bæta fólki við eða henda því út, hröð þróun og stöðugar uppfærslur, jafn þægilegt í vafra, tölvu og síma, mikill tímasparnaður. 

Um leið og komið er inn í Teams er deskboard.  Auðvelt er að fara inn á Office Portal aðgang og fara inn á „Teams“ – sótt desktopp app og síðan í síma.  Activity, chat fyrir einstaklinga, chat fyrir teymi og calendar.  Allt sinkar við Outlook.  Þarna er hægt að bóka fundi.  Viðmótið er nákvæmlega það sama og í Outlook.  Einnig er hægt að hringja beint í aðila. Öll skjöl sem verið hefur unnið með birtast á einum stað.  Vinstra megin birtist stika og þar sjást þau teymi sem við tilheyrum.  Join/Create your team er neðst í valstikunni.  Í Teams er valdið gefið til notendanna.  Skynsamlegt er að vera með skipulag, ákvarðanir hvernig þessu er stillt upp. 

Ragnhildur Ágústsdóttir er athafnakona með afar fjölbreyttan bakgrunn. Hún er viðskiptafræðingur með meistaragráðu í stjórnun og stefnumótun og starfaði sem ráðgjafi á því sviði um nokkurt skeið. En hraðinn og framþróunin í tæknigeiranum heillaði og í dag er hún sölustjóri Microsoft á Íslandi ásamt því að reka sitt eigið fyrirtæki ásamt manni sínum, milli þess sem hún tekur að sér að halda hvatningaerindi um valkyrjur, nýsköpun, tæknibyltinguna og mikilvægi þess að þora. 

Með Ragnhildi var engin önnur en Sesselía Birgisdóttir, framkvæmdastjóri þjónustu og markaðar hjá Póstinum og markaðsmógúll með meiru sem hefur m.a. vakið mikla athygli fyrir erindi sitt “Þú sem vörumerki”. Sesselía sagði frá sinni reynslu af Teams og hvernig hún hefur nýtt tólið í sínum störfum. Frábært innlegg frá sjónarhóli svokallaðs “super-users”.