Verkefnastjórnun eða verkefnavinna
Við hefjum veturinn á kynningu á mikilvægi verkefnisskilgreininga og verkefnisáætlana sem grunninn að góðri verkefnastjórnun. Áhersla kynningar verður hvort verkefnastjórar skilgreini hlutverk sitt sem verkefnavinnu og verkefnastjórnun.
Fyrirlesari: Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM, samræmingarstjóri fjárfestingaverkefna hjá Isavia.
Verkefnastjórnun eða verkefnavinna hóf veturinn á kynningu á mikilvægi verkefnisskilgreininga og verkefnisáætlana sem grunninn að góðri verkefnastjórnun. Áhersla kynningarinnar var á hvort verkefnastjórar skilgreini hlutverk sitt sem verkefnavinnu og verkefnastjórnun. Fundurinn var haldinn í Háskólanum í Reykjavík og fyrirlesarinn var Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM, samræmingarstjóri fjárfestingaverkefna hjá Isavia. Fundinum var streymt.
Sveinbjörn sagði að oft væru bestu sérfræðingarnir settir í verkefnastjórnun. Verkefnastjórar virðast fyrir mörgum aldrei gera neitt, rétt eins og stjórnandi Sinfóníunnar en það er fullt í gangi. Verkefnastjórar halda oft að valdið sé þeirra en þeir geta ekki tekið ákvörðun nema ræða við eiganda verkefnisins. Hvenær ertu í stól verkefnastjórans og hvenær í verkefnavinnunnar. Ómeðvitað er margt fólk að nýta sér verkfæri verkefnastjórnunarinnar. Sveinbjörn velti upp spurningunni hvort áætlunargerð sé óþörf? Bara tímafrek og dýr? Verkefnisáætlun dregur úr hættu á deilum, hún hjálpar verkefnisstjóranum og mikilvægt að nýta hana sem samskiptatæki. Áætlunin er samskiptatæki, staðfestir skilninginn, kemur auga á vandamál og sett eru upp viðmið um að mæla frammistöðu.
En hvernig á að byrja verkefnið. Sveinbjörn sýndi einfalda skilgreiningu á einfaldri uppbyggingu, því minna – því betra. Eitt sem er mjög mikilvægt er að nota sama „subject“ í tölvupósti varðandi sömu verkefni. Rétt heiti er gríðarlega mikilvægt þannig að allir skilji hvaða verkefni er verið að tala um hverju sinni, best er að hafa lýsandi titil á heiti verkefnisins. Þessi einfalda uppbygging felst í 1.heiti verkefnisins 2.tilgangur, grunnhugmynd og réttlæting verkefnis 3. Afmarkanir, tíma,kostnaðar-eða umhverfis 4.afurðir sem verkefnið á að skila. Hvað á að koma út úr verkefninu (deiliverables) 5. Eigandi verkefnis 6.bakhjarl 7.verkefnisstjóri 8.þátttakendur.
Sveinbjörn tók dæmi um einfaldan hlut í flest öllum fyrirtækjum eins og haustferð. Einhver verður eigandi haustferðarinnar – hverju á hann að skila? Er einhver þörf á að búa til verkefni í kringum eina haustferð? Jú, það verður að búa til afmarkanir eins og kostnaður o.fl.
Uppbygging verkefnisáætlunarinnar er mikilvæg. Verkefnisgreinar, markmið og árangursmælikvarðar, meginrás, tímaáætlun, kostnaðaráætlun, skipurit verkefnis, framkvæmd, samvinna. Mikilvægt er að ákveða hvort nota eigi Trelló eða e-mail. Allt um þetta má sjá í bókinni þeirra Helga og Hauks. Gera þarf áhættugreiningu, hvað getur farið úrskeiðis og hver á árangurinn að vera.
Umtalaðasta verkefnastjórnunarslysið var í Bretlandi 2011 200billjón pund sem varðaði rafrænar sjúkraskrár. Það sem klikkaði var að aldrei var rætt við lækni í öllu ferlinu. Á Íslandi var mikið rætt um þegar Strætó tók við að keyra fatlaða, þá var ekki unnið nægilega með notendum en þetta er verkefni sem búið er að laga. Gríðarlega mikilvægt er að fá stuðning yfirstjórnar. Þeir þættir sem hafa áhrif á árangur eru 1. Vinna með notendum 2. Stuðningur yfirstjórar 3.skýr markmið 4.skýrar kröfur.
Óbeinn kostnaður er oft gríðarlega vanmetinn. Dæmi um slíkan kostnað eru fundir starfsmanna t.d. fyrir árshátíð o.fl. hvað kostar að fá 6 menn í eina klukkustund. Standandi fundir eru mikilvægir því þeir stytta fundartímann. Gott er að setja upp bjöllu og er henni hringt ef fólk er að fara of nákvæmt í verkefni. Stuttir ræsfundir eru líka mikilvægir. Einnig er mikilvægt að loka verkefninu formlega en því er oft sleppt vegna þess að nýtt verkefni er hafið. Verkefnið er ekki búið fyrr en því hefur verið lokið formlega, hvað tókst vel? Hvað tókst illa? Hvað vantaði? Bera saman áætlun og raun. Við eigum að fagna mistökum, þau gerast. En að gera sömu mistökin aftur og aftur, það gengur ekki upp. Muna líka að fagna áfanganum.
Sveinbjörn endaði fyrirlesturinn sinn á því að ræða hvort þú þarft að vera sérfræðingur í verkefni sem þú stýrir. Niðurstaðan var sú að verkefnastjórinn er að stýra verkefninu en ekki að vera sérfræðingurinn. Verkefnisstjóri á aldrei að gera áætlun einn. Þeir sem eiga verkefnið eiga að gera hana. Verkefnisstjóri ver 90% af tímanum sínum í samskipti, halda utan um verkefnið.
Aðalfundur faghópsins Verkefnastjórnun, fyrir árið 2026, verður haldinn 28. apríl kl. 12.00-13:00.
Þetta verður fjarfundur en þeir sem hafa áhuga á að mæta á fundinn vinsamlegast sendi tölvupóst á formann faghópsins á netfangið gisli.rafn.gudmundsson@fsre.is
Við veljum athygli á því að það er laus ein staða í okkar níu manna stjórn. Auk þess auglýsum við eftir áhugasömum sem vilja taka að sér formennsku og varaformennsku. Stjórn faghóps um verkefnastjórnun sér um hugmyndavinnu, skipulagningu og fundarstjórnun á viðburðum á vegum faghópsins. Áhugasamir eru beðnir um að senda tölvupóst á formann faghópsins á netfangið gisli.rafn.gudmundsson@fsre.is með upplýsingum um sig og ástæðum þess að viðkomandi gefur kost á sér í stjórn faghópsins.
Dagskrá aðalfundar faghóps Stjórnvísi: Verkefnstjórnun
---
F.h. faghópsins
Gísli Rafn Guðmundsson
*English below
Við bjóðum ykkur velkomin á næsta fræðslufund faghóps Stjórnvísi um verkefnastjórnun, sem verður haldinn þriðjudaginn 10. mars, bæði á Teams og í húsakynnum Isavia, Dalshrauni 3 (1. hæð) í Hafnarfirði. Umfjöllunarefnið eru tengsl viðskiptastefnu Isavia á Keflavíkurflugvelli við fasteigna- og uppbyggingaráætlun flugvallarasvæðisins. Fyrirlesarar eru þeir Brynjar Vatnsdal, forstöðumaður þróunar hjá Isavia ohf. og James Forsey, ráðgjafi hjá Mace group.
Dagskrá:
Húsið opnar kl. 8:30, boðið verður upp á kaffi og léttan morgunverð.
Klukkan 9-10 verður síðan eftirfarandi dagskrá:
Athugið að hluti erindanna fer fram á ensku.
Linkur á Teams:
https://teams.microsoft.com/meet/38996838712076?p=sLDeYVwLumHArlYetR
English:
We are pleased to invite you to the next seminar of the Project Management Group at Stjórnvísi, which will be held on Tuesday, March 10, both on Teams and at Isavia’s premises at Dalshraun 3, first floor in Hafnarfjörður.
The session will focus on the connection between Isavia’s business strategy at Keflavík Airport and the airport area’s real estate and infrastructure development plan.
Speakers will be Brynjar Vatnsdal, Director of Development at Isavia ohf., and James Forsey, Associate Director and Consultant at Mace Group.
Agenda
The venue opens at 8:30 a.m., with coffee and a light breakfast served.
From 9:00–10:00 a.m., the program will be as follows:
Opening remarks and introduction to the Project Management Special Interest Group at Stjórnvísi (Gísli Rafn Guðmundsson)
Presentation of the Keflavík Airport development and Masterplan (Brynjar Vatnsdal)
Implementation of the business strategy within the development plan (James Forsey)
Overview of project management tools and the investment project prioritization/affordability model (James Forsey)
Questions and discussion
Please note that part of the presentations will be delivered in English.
Teams link:
https://teams.microsoft.com/meet/38996838712076?p=sLDeYVwLumHArlYetR
Fyrirlesari er Bertha María Óladóttir, Tölvunarfræðingur og MSc. í Forystu og verkefnastjórnun.
Bertha mun í erindinu fjalla um gervigreind og verkefnastjórnun en hún lauk á dögunum meistararitgerð sinni við Háskólann á Bifröst. Þar rannsakaði hún ávinning af notkun gervigreindar í verkefnastjórnun og mun hún fjalla um rannsóknina og helstu niðurstöður hennar. Bertha hefur á undanförnum árum starfað sem forritari hjá hugbúnaðarfyrirtækinu FiveDegrees.
Teams linkur á viðburð:
Í nútíma vinnuumhverfi mætast ólíkar kynslóðir með fjölbreyttar væntingar, vinnulag og gildi. Á þessum viðburði skoðum við hvernig verkefnastjórnun getur nýtt kraftinn sem felst í fjölbreytileikanum — með áherslu á inngildingu, samskipti og skilvirka samvinnu þvert á kynslóðir.
Um fyrirlesarana:
Anna Steinsen er með BA gráðu í Tómstunda og félagasmálafræði. Hún er einn af eigendum KVAN og hefur síðustu ár haldið fyrirlestra um samskipti, liðsheild, styrkleikamiðaða nálgun, þjónustu og leiðtogafærni. Anna er stjórnarformaður UN women og starfar einnig sem stjórnendamarkþjálfi. Anna mun í erindinu fjalla um kynslóðir og áskoranir og tækifæri fyrir vinnumarkaðinn að vinna saman, ólíkar kynslóðir vinna að sameiginlegum markmiðum.
Irina S. Ogurtsova er með meistaragráðu í mannauðsstjórnun og hefur á undanförnum árum starfað sem mannauðssérfræðingur, þar sem hún hefur sérhæft sig í málefnum starfsfólks af erlendum uppruna og stutt stofnanir og fyrirtæki við að skapa jafnréttisríkari og fjölbreyttari vinnustaði. Hún er jafnframt formaður faghóps um fjölbreytileika og inngildingu, þar sem hún vinnur að því að efla þekkingu og umræðu um þessi málefni og styðja fagfólk við að innleiða inngildandi vinnubrögð í dagleg störf. Í erindi sínu mun Irina fjalla um hvernig inngilding og fjölbreytileiki geta orðið drifkraftur í árangursríkri verkefnastjórnun – hvernig leiðtogar geta nýtt fjölbreytt sjónarhorn til að efla teymisvinnu, nýsköpun og árangur.
Fyrsti viðburður faghóps um verkefnastjórnun haustið 2025 verður haldinn á Teams, 4. nóvember kl. 12.00. Þema fundarins er hið stóra stafræna innleiðingarverkefni sem stýrt er af Stafrænu Íslandi - samskipti við hagaðila, hvernig tryggir verkefnastjóri sameiginlegan skilning á verkefninu, upplýsingaflæði og aðlagar mismunandi væntingar hagaðila og annarra þátttakenda í verkefnum.
Fyrirlesari er Birna Íris Jónsdóttir framkvæmdastjóri Stafræns Íslands, sem starfar undir fjármála- og efnahagsráðuneytinu og leiðir stafræna umbreytingu opinberrar þjónustu á Íslandi. Hún mun fjalla um innleiðingu á viðfangsefninu, en um er að ræða mjög umfangsmikið verkefni sem margir þekkja af eigin raun sem notendur Ísland.is. Það verður því afar áhugavert að heyra meira um það hvernig Stafrænt Ísland nálgast þessa áskorun, en í lok fundarins mun þátttakendum gefast tækifæri til að spyrja Birnu spurninga.
Um fyrirlesarann:
Birna er tölvunarfræðingur með MBA og diplómu í jákvæðri sálfræði og hefur starfað um árabil í upplýsingatækni, ráðgjöf og stjórnunarstörfum – meðal annars hjá Landsbankanum, Sjóvá, Högum og Össur. Birna hefur lagt mikla áherslu á að nýta tækni til að einfalda líf fólks, bæta þjónustu hins opinbera og auka skilvirkni með samvinnu, trausti og skýrri stefnu. Sem framkvæmdastjóri Stafræns Íslands stýrir hún m.a. þróun Ísland.is og öðrum lykilverkefnum sem miða að því að gera opinbera þjónustu aðgengilegri, notendamiðaðri og öruggari.
Faghópur markþjálfunar vill vekja athygli á Markþjálfunardeginum og vinnustofum 2025
8. febrúar 2025: Vinnustofa með Paul Boehnke kl. 9-17 í Opna háskólanum í HR
From Adversary to Ally: A workshop
Nánari upplýsingar og skráning hér
https://www.icficeland.is/events/markthjalfunardagarnir-2025-mognum-markthjalfun-til-framtidar-1
Um Paul Boehnke:
My holistic approach to coaching takes our entire being into consideration: our minds, bodies, emotions and spirit. Each of these aspects has important roles to play in our lives. But when we rely on one at the expense of another, we get out of balance and become disconnected from our values, purpose and mission in life.
The Thoughts On Demand™ method not only teaches you what you need to do to reprogram your thoughts and how to do it, but also uncovers the beliefs you hold about yourself and why you do what you do. It’s these last two that make the difference between temporary and lasting change.
You’ll learn:
• What to do when your critical voice shows up.
• To recognize the lies it tells and why you believe them.
• How to alleviate the suffering caused by negative self-talk.
• How to create thoughts that support you.
Nánari upplýsingar og skráning
https://www.icficeland.is/events/markthjalfunardagarnir-2025-mognum-markthjalfun-til-framtidar-1
