Verkefnastjórnun eða verkefnavinna
Við hefjum veturinn á kynningu á mikilvægi verkefnisskilgreininga og verkefnisáætlana sem grunninn að góðri verkefnastjórnun. Áhersla kynningar verður hvort verkefnastjórar skilgreini hlutverk sitt sem verkefnavinnu og verkefnastjórnun.
Fyrirlesari: Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM, samræmingarstjóri fjárfestingaverkefna hjá Isavia.
Verkefnastjórnun eða verkefnavinna hóf veturinn á kynningu á mikilvægi verkefnisskilgreininga og verkefnisáætlana sem grunninn að góðri verkefnastjórnun. Áhersla kynningarinnar var á hvort verkefnastjórar skilgreini hlutverk sitt sem verkefnavinnu og verkefnastjórnun. Fundurinn var haldinn í Háskólanum í Reykjavík og fyrirlesarinn var Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM, samræmingarstjóri fjárfestingaverkefna hjá Isavia. Fundinum var streymt.
Sveinbjörn sagði að oft væru bestu sérfræðingarnir settir í verkefnastjórnun. Verkefnastjórar virðast fyrir mörgum aldrei gera neitt, rétt eins og stjórnandi Sinfóníunnar en það er fullt í gangi. Verkefnastjórar halda oft að valdið sé þeirra en þeir geta ekki tekið ákvörðun nema ræða við eiganda verkefnisins. Hvenær ertu í stól verkefnastjórans og hvenær í verkefnavinnunnar. Ómeðvitað er margt fólk að nýta sér verkfæri verkefnastjórnunarinnar. Sveinbjörn velti upp spurningunni hvort áætlunargerð sé óþörf? Bara tímafrek og dýr? Verkefnisáætlun dregur úr hættu á deilum, hún hjálpar verkefnisstjóranum og mikilvægt að nýta hana sem samskiptatæki. Áætlunin er samskiptatæki, staðfestir skilninginn, kemur auga á vandamál og sett eru upp viðmið um að mæla frammistöðu.
En hvernig á að byrja verkefnið. Sveinbjörn sýndi einfalda skilgreiningu á einfaldri uppbyggingu, því minna – því betra. Eitt sem er mjög mikilvægt er að nota sama „subject“ í tölvupósti varðandi sömu verkefni. Rétt heiti er gríðarlega mikilvægt þannig að allir skilji hvaða verkefni er verið að tala um hverju sinni, best er að hafa lýsandi titil á heiti verkefnisins. Þessi einfalda uppbygging felst í 1.heiti verkefnisins 2.tilgangur, grunnhugmynd og réttlæting verkefnis 3. Afmarkanir, tíma,kostnaðar-eða umhverfis 4.afurðir sem verkefnið á að skila. Hvað á að koma út úr verkefninu (deiliverables) 5. Eigandi verkefnis 6.bakhjarl 7.verkefnisstjóri 8.þátttakendur.
Sveinbjörn tók dæmi um einfaldan hlut í flest öllum fyrirtækjum eins og haustferð. Einhver verður eigandi haustferðarinnar – hverju á hann að skila? Er einhver þörf á að búa til verkefni í kringum eina haustferð? Jú, það verður að búa til afmarkanir eins og kostnaður o.fl.
Uppbygging verkefnisáætlunarinnar er mikilvæg. Verkefnisgreinar, markmið og árangursmælikvarðar, meginrás, tímaáætlun, kostnaðaráætlun, skipurit verkefnis, framkvæmd, samvinna. Mikilvægt er að ákveða hvort nota eigi Trelló eða e-mail. Allt um þetta má sjá í bókinni þeirra Helga og Hauks. Gera þarf áhættugreiningu, hvað getur farið úrskeiðis og hver á árangurinn að vera.
Umtalaðasta verkefnastjórnunarslysið var í Bretlandi 2011 200billjón pund sem varðaði rafrænar sjúkraskrár. Það sem klikkaði var að aldrei var rætt við lækni í öllu ferlinu. Á Íslandi var mikið rætt um þegar Strætó tók við að keyra fatlaða, þá var ekki unnið nægilega með notendum en þetta er verkefni sem búið er að laga. Gríðarlega mikilvægt er að fá stuðning yfirstjórnar. Þeir þættir sem hafa áhrif á árangur eru 1. Vinna með notendum 2. Stuðningur yfirstjórar 3.skýr markmið 4.skýrar kröfur.
Óbeinn kostnaður er oft gríðarlega vanmetinn. Dæmi um slíkan kostnað eru fundir starfsmanna t.d. fyrir árshátíð o.fl. hvað kostar að fá 6 menn í eina klukkustund. Standandi fundir eru mikilvægir því þeir stytta fundartímann. Gott er að setja upp bjöllu og er henni hringt ef fólk er að fara of nákvæmt í verkefni. Stuttir ræsfundir eru líka mikilvægir. Einnig er mikilvægt að loka verkefninu formlega en því er oft sleppt vegna þess að nýtt verkefni er hafið. Verkefnið er ekki búið fyrr en því hefur verið lokið formlega, hvað tókst vel? Hvað tókst illa? Hvað vantaði? Bera saman áætlun og raun. Við eigum að fagna mistökum, þau gerast. En að gera sömu mistökin aftur og aftur, það gengur ekki upp. Muna líka að fagna áfanganum.
Sveinbjörn endaði fyrirlesturinn sinn á því að ræða hvort þú þarft að vera sérfræðingur í verkefni sem þú stýrir. Niðurstaðan var sú að verkefnastjórinn er að stýra verkefninu en ekki að vera sérfræðingurinn. Verkefnisstjóri á aldrei að gera áætlun einn. Þeir sem eiga verkefnið eiga að gera hana. Verkefnisstjóri ver 90% af tímanum sínum í samskipti, halda utan um verkefnið.
Í nútíma vinnuumhverfi mætast ólíkar kynslóðir með fjölbreyttar væntingar, vinnulag og gildi. Á þessum viðburði skoðum við hvernig verkefnastjórnun getur nýtt kraftinn sem felst í fjölbreytileikanum — með áherslu á inngildingu, samskipti og skilvirka samvinnu þvert á kynslóðir.
Um fyrirlesarana:
Anna Steinsen er með BA gráðu í Tómstunda og félagasmálafræði. Hún er einn af eigendum KVAN og hefur síðustu ár haldið fyrirlestra um samskipti, liðsheild, styrkleikamiðaða nálgun, þjónustu og leiðtogafærni. Anna er stjórnarformaður UN women og starfar einnig sem stjórnendamarkþjálfi. Anna mun í erindinu fjalla um kynslóðir og áskoranir og tækifæri fyrir vinnumarkaðinn að vinna saman, ólíkar kynslóðir vinna að sameiginlegum markmiðum.
Irina S. Ogurtsova er með meistaragráðu í mannauðsstjórnun og hefur á undanförnum árum starfað sem mannauðssérfræðingur, þar sem hún hefur sérhæft sig í málefnum starfsfólks af erlendum uppruna og stutt stofnanir og fyrirtæki við að skapa jafnréttisríkari og fjölbreyttari vinnustaði. Hún er jafnframt formaður faghóps um fjölbreytileika og inngildingu, þar sem hún vinnur að því að efla þekkingu og umræðu um þessi málefni og styðja fagfólk við að innleiða inngildandi vinnubrögð í dagleg störf. Í erindi sínu mun Irina fjalla um hvernig inngilding og fjölbreytileiki geta orðið drifkraftur í árangursríkri verkefnastjórnun – hvernig leiðtogar geta nýtt fjölbreytt sjónarhorn til að efla teymisvinnu, nýsköpun og árangur.
Fyrsti viðburður faghóps um verkefnastjórnun haustið 2025 verður haldinn á Teams, 4. nóvember kl. 12.00. Þema fundarins er hið stóra stafræna innleiðingarverkefni sem stýrt er af Stafrænu Íslandi - samskipti við hagaðila, hvernig tryggir verkefnastjóri sameiginlegan skilning á verkefninu, upplýsingaflæði og aðlagar mismunandi væntingar hagaðila og annarra þátttakenda í verkefnum.
Fyrirlesari er Birna Íris Jónsdóttir framkvæmdastjóri Stafræns Íslands, sem starfar undir fjármála- og efnahagsráðuneytinu og leiðir stafræna umbreytingu opinberrar þjónustu á Íslandi. Hún mun fjalla um innleiðingu á viðfangsefninu, en um er að ræða mjög umfangsmikið verkefni sem margir þekkja af eigin raun sem notendur Ísland.is. Það verður því afar áhugavert að heyra meira um það hvernig Stafrænt Ísland nálgast þessa áskorun, en í lok fundarins mun þátttakendum gefast tækifæri til að spyrja Birnu spurninga.
Um fyrirlesarann:
Birna er tölvunarfræðingur með MBA og diplómu í jákvæðri sálfræði og hefur starfað um árabil í upplýsingatækni, ráðgjöf og stjórnunarstörfum – meðal annars hjá Landsbankanum, Sjóvá, Högum og Össur. Birna hefur lagt mikla áherslu á að nýta tækni til að einfalda líf fólks, bæta þjónustu hins opinbera og auka skilvirkni með samvinnu, trausti og skýrri stefnu. Sem framkvæmdastjóri Stafræns Íslands stýrir hún m.a. þróun Ísland.is og öðrum lykilverkefnum sem miða að því að gera opinbera þjónustu aðgengilegri, notendamiðaðri og öruggari.
Faghópur markþjálfunar vill vekja athygli á Markþjálfunardeginum og vinnustofum 2025
8. febrúar 2025: Vinnustofa með Paul Boehnke kl. 9-17 í Opna háskólanum í HR
From Adversary to Ally: A workshop
Nánari upplýsingar og skráning hér
https://www.icficeland.is/events/markthjalfunardagarnir-2025-mognum-markthjalfun-til-framtidar-1
Um Paul Boehnke:
My holistic approach to coaching takes our entire being into consideration: our minds, bodies, emotions and spirit. Each of these aspects has important roles to play in our lives. But when we rely on one at the expense of another, we get out of balance and become disconnected from our values, purpose and mission in life.
The Thoughts On Demand™ method not only teaches you what you need to do to reprogram your thoughts and how to do it, but also uncovers the beliefs you hold about yourself and why you do what you do. It’s these last two that make the difference between temporary and lasting change.
You’ll learn:
• What to do when your critical voice shows up.
• To recognize the lies it tells and why you believe them.
• How to alleviate the suffering caused by negative self-talk.
• How to create thoughts that support you.
Nánari upplýsingar og skráning
https://www.icficeland.is/events/markthjalfunardagarnir-2025-mognum-markthjalfun-til-framtidar-1
Faghópur markþjálfunar vill vekja athygli á Markþjálfunardeginum og vinnustofum 2025
Markþjálfunardagurinn verður haldinn á Hilton Reykjavík Nordica þann 7. febrúar næstkomandi kl.13.
ICF Iceland - fagfélag markþjálfa á Íslandi stendur fyrir Markþjálfunardeginum 2025 sem varpar kastljósinu að markþjálfun í sinni breiðustu mynd og hvernig markþjálfar og atvinnulífið geta magnað markþjálfun til framtíðar og nýtt aðferðafræðina til að auka vöxt og vellíðan sinna skjólstæðinga, starfsfólks og stjórnenda.
Ráðstefnan er ætluð stjórnendum, mannauðsfólki og markþjálfum sem vilja efla mannauð, auka árangur og stuðla að vexti manneskjunnar og skipulagsheilda. Fyrirlesarar ráðstefnunnar eru erlendar stórstjörnur í faginu og íslenskir markþjálfar sem hafa verið leiðandi á sínu sviði.
Búast má við að um 150 manns sæki ráðstefnuna. Ráðstefnugestir eru m.a. stjórnendur, mannauðsfólk, markþjálfar og önnur áhugasöm um beitingu aðferða markþjálfunar til að efla velsæld og árangur.
Forsölu á viðburðinn lýkur 10. Janúar og því eru síðustu forvöð að tryggja sér miða á besta verðinu.
Markþjálfunardagurinn er stærsti viðburður ársins í faginu og er hann að þessu sinni veisla í þremur þáttum:
a) vinnustofa, fimmtudaginn 6. febrúar kl. 16-21 í Opna Háskólanum í HR
b) ráðstefna, föstudaginn 7. febrúar kl. 13-17 á Hilton Reykjavík Nordica
c) vinnustofa, laugardaginn 8. Febrúar kl. 9-17 í Opna Háskólanum í HR
Sjá nánar um viðburðinn og verð hér:
https://www.icficeland.is/events/markthjalfunardagarnir-2025-mognum-markthjalfun-til-framtidar-1
Skráning á viðburð fer einungis fram hér:
https://www.icficeland.is/events/markthjalfunardagarnir-2025-mognum-markthjalfun-til-framtidar-1/form
Þetta er frábært tækifæri til að hittast aftur, tengjast og fá næringu.
Við hvetjum öll að tryggja sér miða og njóta með okkur.
Sjáumst á Markþjálfunardaginn 2025!
Bestu kveðjur
ICF Iceland
BREYTT TÍMASETNING: Vinnustofa með Lisu Bloom 6. febrúar
Faghópur markþjálfunar vill vekja athygli á Markþjálfunardeginum og vinnustofum 2025
6. febrúar 2025 : Vinnustofa með Lisu Bloom kl. 16-21 í Opna háskólanum í HR
Coaching Sustainability - The power of story to attract more clients, create greater financial success while increasing your impact
Nánari upplýsingar og skráning hér
https://www.icficeland.is/events/markthjalfunardagarnir-2025-mognum-markthjalfun-til-framtidar-1
Um Lisu Bloom:
My goal is to empower you to succeed in your business by finding and leveraging your own powerfully compelling story.
And when I say ‘succeed’, I mean to finally be able to:
articulate what you do in a way that attracts your ideal clients,
get clear and confident about how your business helps others,
achieve what you’re really here to do in the world.
Storytelling is the key to engaging, inspiring, and empowering the people you serve – not to mention making more sales and growing your business.
If you’re not telling your authentic, compelling story, you are not sharing your true purpose with your clients or yourself…and life is too short for that!
If you find yourself drawn into people’s real stories, or you love ‘once upon a time’ type stories, and you want to add that kind of magic into your business, then you’re in the right spot!
Because stories ARE magic. But I’m not talking about kid’s story-time kind of magic. I’m talking about the magic of connecting the gifts you have to the people you want to serve in a real and true way.
I’m talking about the magic of a business that supplies you with the time, money and freedom to create everything you dream of.
And I mean everything!
Nánari upplýsingar og skráning
https://www.icficeland.is/events/markthjalfunardagarnir-2025-mognum-markthjalfun-til-framtidar-1
