Í morgun buðu Geislavarnir ríkisins í heimsókn og sagði Elísabet Dolinda Ólafsdóttir gæðastjóri stofnunarinnar frá þeirra reynslu af þróun gæðastjórnunar en stofnunin hefur verið með ISO 9001 vottun í 10 ár. Gæðakerfi Geislavarna ríkisins er byggt upp samkvæmt kröfum ISO 9001 og tekur til allrar starfsemi stofnunarinnar. Gæðakerfinu er lýst í virkri og útgáfustýrðri rafrænni handbók sem er aðgengileg öllum starfsmönnum. Gæðakerfið byggir meðal annars á virku ábendingakerfi sem tekur á öllum innri og ytri ábendingum sem varða starfsemi Geislavarna. Kerfið er vottað af bresku staðlastofnuninni (British Standard Institute, BSI). Kerfið var fyrst vottað í október árið 2008.
Elísabet Dolinda byrjaði á að segja frá þeirri víðtæku starfsemi sem á sér stað hjá Geislavörnum ríkisins. Mikið er mælt af farsímasendum og spennustöðvum. Hlutverk Geislavarna er að eiga mæla sem eru kvarðaðir og réttir, enginn mælir hefur farið yfir viðmiðunarmörk. Leysir og leysi bendlar eru ekki leikföng og núna er verið að skoða húðflúr-og snyrtistofur. Þessi tæki geta verið hættuleg ef ekki er rétt með þau farið. Fyrsta vottun Geislavarna kom 2008 og ávinningurinn er gríðarlegur. Handbókin varð að vera ákaflega einföld. Ferlum er skipt eftir köflum, stundum eru leiðbeiningar, stefnuskjöl og sérhæfð skjöl. Fyrir sumt að því sem verið er að gera þarf sérhæfð störf og þá sést hvaða starfsmenn er hæfir og í hvað. Nýtt er í handbókinni að sjá sérhæfð störf. Mælingarnar sjást mjög skýrt og mælingar sjást grafískt. Ódýrt, einfalt og í samræmi við óskir starfsmanna. Geislavarnir hentu öllum verklagsreglum því enginn var að nýta sér þær. Skjalið er á Excel og vistað sem vefyfirlit, vinnuskjöl eru í Excel og allt sem er virkt er í pdf.
En hvernig er að vinna fyrir og eftir vottun. Aðalbreytingin er í ráðningu starfsmanna. Þjálfun nýrra starfsmanna er öll önnur því allar lýsingar eru til og komast hraðar inn. Núna er einungis 12 kaflar, í hverjum kafla eru skilgreindar skrár og mappa sem heitir „gamalt“. Nýir starfsmenn koma með góðar ábendingar um hvernig á að merkja skrár og mappa. Öll verkefni eru möppuð upp og hver og einn starfsmaður raðar sér eftir hlutverki á verkefni. Starfslýsingin er útprent á verkefni. Þurfa að vera starfslýsingar til að fá vottun? Nei, þær eru ekki nauðsynlegar gagnvart vottunaraðilum. Eitt það ánægjulegasta sem hefur gerst er að starfsánægja er sífellt að aukast. Í dag styðst stjórnun Geislavarna við þjónandi forystu í sínu verklagi. Þróunin er sú að nú er verið að horfa meira á væntingar viðskiptavina, staðallinn þvingar mann inn í það.
Áskorunin í dag er að hafa heildarstefnu Geislavarna ríkisins og síðan koma áherslur í hinum ýmsu málum s.s. Persónuverndarstefna – Jafnréttisstefna – upplýsingastefna – umhverfisstefna -. Þegar farið var í 2015 vottunina þá þurfti að fara í óvissugreiningu – áhættumat. Þau notuðu www.oxebridge.com/emma/ sem er ótrúlegur vefur fyrir 9001 með alls kyns tólum sem frábært er að nýta. Á vefnum eru leiðbeiningar hvernig þú innleiðir ISO 9001 á 40 dögum. Þarna er hægt að sækja fullt af skjölum. Vottunaraðilar fara út um allt, sjá kerfin og þú bætir þig í hverri einustu vottun. Athugasemdirnar frá vottunaraðilunum skipta miklu máli. Tilvísun í ISO 9001
