2 sekúndna Lean

Í dag hélt nýkjörin stjórn Stjórnvísi sinn fyrsta vinnufund.  Aðalheiður Ósk Guðmundsdóttir formaður Stjórnvísi fór yfir dagskrá og markmið dagsins.  Þá kynnti Aðalheiður  framtíðarsýn félagsins, gildi, lög og siðareglur. Mikilvægt er að gæta að fjölbreytni í stjórn Stjórnvísi og er mikilvægt að skoða lögin fyrir næsta aðalfund 6.gr og 9.gr.  Stjórn sammæltist um að þema ársins yrði „TRAUST“.  Aðalheiður kynnti hugmynd að samskiptasáttmála stjórnar 2019-2020 þar sem m.a. var rætt um að sammælast um að 1.mæta undirbúin 2.tímalega 3.taka ábyrgð á verkefnum 4.hafa uppbyggilega gagnrýni. Allar fundargerðir stjórnar Stjórnvísi má sjá á vef Stjórnvísi. 

Hér má sjá myndir frá afhendingunni á Nauthól í hádeginu í dag.
Festa – miðstöð um samfélagsábyrgð, Stjórnvísi og Viðskiptaráð Íslands veittu í dag í annað sinn verðlaun fyrir Samfélagsskýrslu ársins. Í ár hlaut Isavia verðlaunin, sem voru afhend við hátíðlega athöfn.
Markmiðið með viðurkenningunni er að hvetja fyrirtæki til að setja sér mælanleg markmið og birta reglulega opinberlega, með vönduðum hætti, upplýsingar um hvernig samfélagsábyrgð og sjálfbærni í rekstri fyrirtækja skilar þeim og samfélaginu auknum ávinningi.
Alls bárust 29 tilnefningar um 16 fyrirtæki. Í dómnefnd voru Katrín Olga Jóhannesdóttir formaður Viðskiptaráðs Íslands, Kjartan Sigurðsson við Háskólann í Reykjavík og Jóhanna Harpa Árnadóttir, verkefnastjóri hjá Landsvirkjun, sem var jafnframt formaður dómnefndar.

Í mati dómnefndar kemur fram að skýrslan er unnin í samráði við hagaðila og fjölda starfsfólks Isavia, frá öllum sviðum fyrirtækisins. Einnig var fenginn utanaðkomandi ráðgjafi til að yfirfara og tryggja gæði upplýsinganna.
Samfélagsskýrslan fylgir alþjóðlegum stöðlum GRI standards, hún er skrifuð í samræmi við árangur fyrirtækisins í að ná settum, mælanlegum markmiðum fyrir árið 2018 sem eru ennfremur tengd lengri tíma markmiðum, svo sem sjálfbærniáherslum stjórnvalda og alþjóðlegum viðmiðum: UN Global Compact, GRI, Heimsmarkmiðunum  og Air Transport Action Group.
Ábendingum um innihald skýrslunnar er fagnað af hálfu skýrsluhöfunda og þannig leitast við að tryggja stöðugar umbætur. Fjallað er um á gagnsæjan hátt hvernig til tókst að ná markmiðum, en einnig hvað gekk ekki eftir og hvernig unnið verður áfram með þau atriði.

Þá er skýrslan sett fram á myndrænan og aðgengilegan hátt, er gefin út rafrænt sem vefsíða og hana má einnig nálgast í gagnagrunni GRI í gegnum vefsíðu GRI-samtakanna.
Í niðurlagi í mati dómnefndar segir enn fremur að „með því að fylgja sérákvæðum GRI er verið að horfa sérstaklega til þeirra áskoranna og tækifæra sem flugvellir standa frammi fyrir þegar kemur að sjálfbærni.  Niðurstaða dómnefndar er að árs- og samfélagsskýrsla Ísavía sé til fyrirmyndar og hljóti viðurkenningu sem besta skýrslan árið 2019.“

 Frétt á ISAVIA

Dale Carnegie í samvinnu við faghópa Stjórnvísi um mannauðsstjórnun og stefnumótun kynnti í morgun í Innovation House niðurstöður nýrrar rannsóknar sem mældi viðhorf stjórnenda og starfsmanna til sjálfvirkni og gervigreindar á Íslandi og í 11 samanburðarlöndum.

Til þess að vera snörp og skörp þá þurfa starfsmenn að vita tilgang fyrirtækisins síns.  Unnur framkvæmdastjóri Dale Carnegie talaði um hve mikilvægt væri fyrir alla að vita DNA fyrirtækisins sín.  Steve Jobs vildi sem dæmi búa til „fallega“ tækni sem fólk elskar að nota.  Starbucks hefur þann tilgang að auðga mannshugann með einum bolla af kaffi.  Oft er gott að spyrja sig hver er rauntilgangur okkar, af hverju erum við til?.  Hjá Lego er t.d. óskað eftir hugmyndum frá fólki og ef hún fær 10 þúsund atkvæðum þá fer hún í framleiðslu.  DHL er búið að halda 6000 vinnustofur um allan heim til að bæta aðstöðuna sína. Mikilvægt er í dag að fá upplýsingar frá viðskiptavinum og takast á við mannskapinn á tímum við breytilegar aðstæður. Átta atriði einkenna frábæra stjórnendur skv. reglum Google og fóru þeir í framhaldi markvisst að sinna þessum mikilvægustu þáttum.  Núna eru þættirnir orðnir 10 í stað 8 í síðustu mælingu.  Skapa þarf umhverfi þar sem í lagi er t.d. að spyrja spurninga þ.e. að samskipti séu opin og eðlileg.  Í slíku andrúmslofti eykst sköpunargleði og fólki líður vel. En hvernig vitum við hvort fólki líður vel í vinnunni?  Er það bros starfsmannsins? Góður stjórnandi spyr og spyr.  Hvernig getum við hjálpað fólki að vera jákvætt áfram?  76% allra sem svöruðu í rannsókninni sögðu mikilvægt að ef þeir vita hvað er að fara að gerast þá verði þeir jákvæðir.  Traust er einn af þremur helstu þáttum sem þarf til að starfsmenn treysti stjórnendum.  Skv. skýrslu Stjórnarráðs Íslands telst mjög líklegt að 50 þúsund störf verði sjálfvirknivædd næstu 10-15 árin.  Þeir sem treysta sínum stjórnum eru 3svar sinnum líklegri til að vera talsmenn gervigreindar og breytinga.  En hver er þá færnin sem þarf til að láta þetta gerast of hvað geta stjórnendur gert í dag?  1. Greina stöðuna í fyrirtækinu 2. Meta í framhaldi hversu tilbúin við erum í gervigreindina, hlusta á fólkið 3. Kynna fyrir öllum tilgang fyrirtækisins. Allir geta farið á www.dale.is/stjornun og sótt rannsóknina og séð niðurstöðurnar. 

Erla Ósk Pétursdóttir mannauðsstjóri Vísis hf. í Grindavík sagði frá reynslu þeirra af innleiðingu aukinnar sjálfvirkni en undanfarin ár hefur framleiðsla á hvern starfsmann margfaldast. Við innleiðingu sjálfvirkni vakna eðlilegar margar spurningar hjá starfsfólki og nýjar áskoranir verða til. Vísir gerði sér ljóst árið 2014 að sjálfvirkar skurðarvélar voru að koma.  Með þessari nýju tækni er hægt að vinna fyrir marga viðskiptavini í einu og til þess að slíkt væri hægt þá var í samstarfi við Marel hönnuð vél sem sett var upp í Grindavík.  Haustið 2014 þegar hún er tekin í notkun fór framleiðslan á dag úr 40 tonnum með 60 starfsmenn í 60 tonn með sama mannskap.  Í dag eru unnin 70 tonn með 85 starfsmönnum.  Í dag er erfitt að manna fiskvinnsluna og af 85 manns eru 2 Íslendingar. Erla segir lykil að þeim árangri sem Vísir hefur náð sé 1.skýr stefna 2. gott upplýsingaflæði og 3.góð samskipti.

Fundinum verður streymt af facebook síðu Stjórnvísi.

Mikill áhugi var fyrir fundi um Kolefnisspor fyrirtækja sem haldinn var í Eflu verkfræðistofu í morgun á vegum faghópa um umhverfi-og öryggi og samfélagsábyrgð fyrirtækja.

Helga Jóhanna Bjarnadóttir sviðsstjóri Umhverfissviðs Eflu verkfræðistofu hóf erindi sitt á spurningunni: Hvað er kolefnisspor?  Kolefnisspor er mælikvarði sem notaður er til þess að sýna áhrif athafna mannsins á loftslagsbreytingar.  Mælikvarðinn er samnefnari á áætluðum heildaráhrifum losunar gróðurhúsalofttegunda(GHL) annað hvort fyrir rekstur eða vöru. 

Ísland ætlar sér að vera kolefnishlutlaust 2040.  En hvað þýðir að vera kolefnishlutlaus? Þá er búið að draga alla losun frá mínus bindingu.  Þær lofttegundir sem verið er tala um eru annars vegar þessar náttúrulegu: koldíoxíð, metan og tví-nituroxíð og hins vegar þær manngerðu: vetnisflúorkolefnis, klórflúorkolefni, PFC efni og SF. Stærsti valdurinn í þessum málum eru kol, olía, gas, sement, landnotkun við framleiðslu votlendis, skógar og sjór.  Heimsbyggðin er að skilja í dag að hitahækkun heimsins er af mannavöldum.  Á Global Carbon Project er að finna mikið af ítarefni.  Frá árinu 2000-2018 er verið að losa 40 gígatonn og í Parísarsamkomulaginu er verið að tala um að ná hitanum niður um eina gráðu.  Búið er að tala um þetta frá því fyrir síðustu aldamót og því er komið að ákveðnum vendipunkti núna. Við höfum 11 ár til að ná niður í gildið sem var árið 2000.  Allar aðgerðir sem gerðar eru núna skipta miklu máli.  Kína og Indland framleiða mikið fyrir alla heiminn og þar verður mikið kolefnisspor. Þessar vörur eru aðallega seldar til Evrópu og USA. Evrópa tekur inn mikið kolefnisspor. 

En hvernig gera fyrirtæki upp sitt kolefnisfótspor.  1. Vörur og þjónusta til fyrirtækis (rafmagn hiti) – 2. fyrirtæki (bílar, húsnæði)- 3. vörur og þjónusta frá fyrirtækinu.  Kolefnisspor Eflu árið 2018 var 416 tonn CO2 ígildi.  Bílar í rekstri Eflu 16%, bílar starfsmanna á vegum Eflu 15%, flugferðir erlendis 32% flugferðir innanlands 31%.  Þarna er aðalmálið augljóst sem er flugferðir og bílar.  Byrjað er að vinna í þessu með rafmagnsbílum og fjarfundarbúnaði í stað flugferða.  Varðandi kolefnisspor vörunnar sjálfrar þá þarf að horfa á vistferils vörunnar; hvaðan koma auðlindirnar, framleiðsla, flutningur til Íslands, rekstur viðhald og endurvinnsla eða förgun. 

Miklu máli skiptir með hvaða orku vara er framleidd.   Dæmi um aðgerðir til að lækka kolefnissport er að nota t.d. kísilryk í stað sements í útisteypu og 15% flugösku í stað sements í innisteypu.  Einnig að spá í hvort sami styrkleiki þurfi að vera í steypunni alls staðar. 

En hvað losar hver íbúi eftir löndum, hvert er kolefnisspor á íbúa í mismunandi löndum? Á heimasíðu Umhverfisstofnunar er hægt að fá allar upplýsingar um slíkt.  Ísland skorar mjög ofarlega út af álverunum okkar og í efsta sæti eru Bandaríkin. 

Í morgun var haldinn fjölmennur fundur í Atvinnuvega-og nýsköpunarráðuneytinu á vegum nokkurra faghópa Stjórnvísi þar sem Fjóla María Ágústsdóttir frá Stafrænu Íslandi deildi þekkingu sinni og gaf innsýn í verklag og tól „notendamiðaðar þjónustuhönnunar (e. design thinking)“. Fjóla hefur fengið umfangsmikla þjálfun í notendamiðaðri þjónustuhönnun frá Design Thinkers Academy í London og lauk nýlega viku námskeiði í Harvard Kennedy School í Digital Transformation for Government: Innovating Public Policy and Service. 
Fjóla María byrjaði á að kynna hönnunarhugsunina„Design Thinking“ sem byggir á notendamiðaðri nálgun, samvinnu við lausnaþróun þar sem áhersla er lögð á virka skoðun og greiningu, hugmyndaríki, ítranir, hraðan lærdóm og skjóta vinnslu frumgerða (prototypa).   Margir þekkja hönnunahugsun, en upphaflega voru það hönnuðir.  Um aldamótin fer hönnunarhugsun að koma meira inn í atvinnulífið.  Fyrirtæki voru að taka þetta inn til að sjá heildarskipulag í fyrirtækjum.  Uppúr 2012 fóru ráðgjafafyrirtækin að nota þessa aðferðafræði mjög mikið.  Nú eru komnar inn deildir í fyrirtækjum og hjá ríkinu og í Bretlandi er þetta orðið að venju.  Íslenska ríkið er á fullri ferð í stafrænt Ísland og starfa í deildinni 9 manns í dag.  Markmiðið er að aðstoða ríkið í þessari þróun og byrja þarf í grunninum.  Mikil vinna er lögð í stafræna þjónustugátt www.island.is  Fjóla María kynnti vefinn www.stafraentisland.is  þar sem allir geta farið inn á og nýtt sér þá þekkingu sem þar safnast saman.  Hönnunarhugsun fer í gegnum fimm stig: 1. Setja sig í spor annarra, skoða og greina, t.d. taka upp video og sjá hvar vandinn liggur. 2. Afmarka og skilgreina áskoranirnar þannig að við áttum okkur á hverju við ætlum að breyta, laga það sem er mest áríðandi og sjá tækifærin. 3. Hugmyndasöfnun þar sem allt er leyfilegt og allt hugsað upp á nýtt frá grunni.  4. Út frá hugmyndunum sem koma eru þróaðar hugmyndir/frumgerðir þ.e. prototypa sem er ódýr en þær skipta miklu máli. Spyrja sjálfan sig: hvað myndi Arion gera í þessu máli? Disney? Munkur?   5. Frumgerðirnar eru lagðar fyrir notendur, ítraðar og prófaðar þ.e. síendurteknar lagaðar og bættar og fara síðan í framleiðslu.  Fjóla María tók sem sýnidæmi fyrirlesturinn sem hún var að halda í dag hjá Stjórnvísi. Hún ákvað að heyra í nokkrum aðilum fyrir fundinn og spyrja: „Hvað viltu heyra“ og svarið var að þeir sem haft var samband við vildu vita  hvaða tól er verið að nota. Þarna var sem sagt verið að „uppgötva“. 1. Uppgjötva. Sá sem kemur á fund hjá Stjórnvísi vill: 1. Læra eitthvað nýtt, fá hagnýtan fyrirlestur, hlusta á dæmi, hafa einfaldar glærur, finna ástríðu frá fyrirlesaranum, fá upplýsingar um tól o.fl.fl.

En hvenær er hönnunarhugsun notuð? Þegar búa á til öpp, þegar búa á til hugbúnað, skipulagsbreytingar o.fl.  Upphafsfarsinn er mjög mikilvægur.  Þá þarf að greina þær betur og ávinningsmeta þær.  Hver er fjárhagslegi ávinningurinn, hvað er þetta mikil auknum á þjónustu? Hve marga starfsmenn snertir þetta verkefni? Hve marga notendur snertir þessi breyting? Þegar búið er að ákveða hvað eigi að skoða er farið í hönnunarsprett og út frá því kemur frumgerð.  Þarna koma lagaleg málefni sem skoða þarf með tilliti til hvað er til.  Þarna er erfiðasti punkturinn það er að hugmynd og þarfir notenda fylgi í framleiðsluna.  Okkar venja er að laga allt út frá því sem við þekkjum en þarna er notað út frá notendanum og inn.  Þess vegna þarf sama fólkið að fylgja verkefninu alla leið.  Svona verkefni eru Agile verkefni ekki Waterfall.  Í upphafi er ferlið mjög erfitt því það er kaótísk og yfir það þarf að komast þ.e. hvað á að vinna með. 

En hverjir þurfa að koma að gerð stafrænna lausna? 1. Vörueigandi (product owner), vörustjóri (product manager) , verkefnastjóri (project manager)hann tryggir að þjónustan passi inn í þjónustuna, það sem verið er að kaupa inn, gagnagrunna o.fl. , þjónustueigandi (getur verið sá sami og verkefnastjóri), markaðsgreinandi, skilastjóri, prófari og notendarýnir (passar að frumgerðir séu lagðar fyrir), efnishönnuður (content designer) hvernig alllt er framsett, vefhönnuður og forritari.  Einnig þurfa að koma að lögfræðingur, markaðsfólk, aðrir sérfræðingar, tækni, arkitektrú og fulltrúar þeirra sem reka hugbúnað. Það er svo mikilvægt að setja sig í spor annara til að fá dýpri innsýn: sjá hvernig upplifun notenda er á núverandi lausn, skrá hjá sér upplifun, nýta myndbandsupptöku, taka viðtöl við fólk, spyrja af hverju, finna snertifleti, veri skuggi einhvers. 

Allir í teyminu ættu að taka þátt í að setja sig í spor notenda.   Taka svo allar niðurstöður og sjá hvað er að gerast.  Búa til mynd sem er hringur og greina út frá miðju mikilvægi hvers og eins.  Varðandi skilgreiningu á persónu þá er mikilvægt að skilgreina fleiri en eina persónu.  Skoða tiltölulega tæknivæddan einstakling, taka flækjustig þar sem manneskjan lendir í vandræðum, búa til samyggðarkort til að setja sig í spor viðkomandi í þessum aðstæðum eins og „Úff við hvern á ég að tala“ hvar finn ég upplýsingar, hringja í mömmu og pabba, finna borgaraþjónustuna.  Með því að búa til persónuna saman þá hugsum við hvernig er týpan og þetta þarf að gera áður en ferillinn er búinn til.  Hvar koma stresspunktarnir upp?  Passa að hafa textann einfaldan og góðan.  Hvar eru óþægindapunktarnir? Flokka þá saman og finna út úr þeim.  Varðandi gerð prototypa þá er hún alls konar.  (t.d. teikna upp skjámynd, legóa, leika,) allt á að vera sett myndrænt fram og þetta á að vera ódýrt og fljótlegt.  Á þessu stigi er fólk oft hrætt og um að gera að hafa nóg af fylgidóti, alls kyns dóti.  Síðan þarf að fá fólk til að prófa og ítra.  Mikilvægt að fara í framendann og laga og laga þar til þetta fer í framleiðslu.  Fjóla mælti með „This is service design thinking og Sprint bókunum og fleiri bókum.  www.mrthinkr.com  og www.servicedesigntools.org  eru frábærar síður til að nýta sér.