Viðskiptalífið hefur verið í blóma síðustu misseri og einna helst ferðabransinn. Mörg fyrirtæki í ferðabransanum hafa vaxið ört og hafa farið í gegnum stefnumótun með misjöfnum árangri. Stór þáttur í að geta aðlagast breyttu umhverfi er hæfni fyrirtækja til að tileinka sér nýja tækni með þeim hætti að hún styðji við hraðann vöxt. Sigurjón Hákonarson framkvæmdastjóri OZIO ehf fjallaði í morgun á fundi á vegum faghóps um stefnumótun og árangursmat í Orange Project stuttlega um hvaða áskoranir fyrirtæki í ferðabransanum eru að glíma við þegar kemur að stefnumörkun í upplýsingatækni samhliða því að vaxa hratt. Áskoranirnar sem Sigurjón fjallað um einskorðast ekki við fyrirtæki í ferðabransanum þó dæmin sem tekin voru tengjast honum. En hvað er líkt og ólíkt með ört vaxandi fyrirtækjum og rótgrónum fyrirtækjum þegar kemur að stefnumótun í upplýsingatækni, er raunverulega einhver munur?
Upplýsingatækni hefur þróast mjög ört frá 1995. Ör vöxtur fyrirtækja er búinn að vera á stuttum tíma og áralangt svelti í uppbyggingu innviða. Í dag er nánast hægt að gera allt í símanum og huga þarf að nýrri persónuverndarlöggjöf en henni fylgja krefjandi verkefni. Sigurjón kynnti fyrirtækið Ozio þar sem starfa 7 manns sem allir unnu áður í Expectus. Ozio smíðar hugbúnaðarlausnir fyrir sharepoint og er í ráðgjöf varðandi skjalahögun og upplýsingahögun. Lausnirnar sem þau eru með er stjórnargátt og fleiri minni kerfi. Fyrirtæki byrja oft að halda utan um verkefni með Excel skjölum. Sigurjón nefndi dæmi um fyrirtæki sem var með 128 kerfi og 250 excelskjöl sem voru öll kerfi hvert og eitt út af fyrir sig.
Þegar Sigurjón kom inn í ferðageirann sá hann að allar bókanir þ.e. á rútum, ferðamönnum o.fl. var í Excel-skjölum. Allir þurftu að fara inn í Excelskjalið en einungis einn gat opnað skjalið í einu. Sóunin var því gríðarleg og mikilvægt að smíða kerfi þar sem hver og einn gat skráð sig inn í kerfið á sama tíma. Skipulagið kemur með kerfinu. Samskipti við viðskiptavini eru gjarnan í formi tölvupósta sem liggja í einkapósthólfum starfsmanna og/eða sameiginlegum pósthólfum. Viðskiptamannaskráin er í fjárhagskerfinu en er jafnframt í Excel skjali sem söludeildin notar en tengist annars ekki öðrum kerfum. Tengiliðir eru hvergi vistaðir miðlægt þeir eru í tengiliðalistum starfsmanna. Annað skipulag er í mörgum excel og wordskjölum sem sum tengjast en önnur ekki. Ef nafni á einu skjali er breytt þá rofna allar tengingar og enginn finnur skjalið. Þegar verið er að skipuleggja hvaða kerfi á að nota þá þarf kerfið að geta aðlagast breytingum. Því má ekki smíða kerfi sem gerir ekki ráð fyrir annars konar viðskiptavinum.
Almennar áskoranir í tengslum við stefnumótun eru skortur á skilningi og möguleikum tækninnar. Upplýsingatæknistefna er ekki tekin inn sem hluti af stefnumótun fyrirtækisins/félagsins. Mörgum finnst erfitt að fjárfesta í upplýsingatækni. Fulltrúi upplýsingatækni er ekki í framkvæmdastjórn vegna skorts á skilningi og möguleikum tækninnar. Einstaklingar eiga oft erfitt með að breyta og hætta að vinna í því kerfi sem þeir eru vanir að vinna í. Ein stærsta áskorunin er mannlegi þátturinn. Í fyrirtækjum eru margar deildir t.d. söludeildin, fjármáladeild, þjónustudeild o.fl. og rígur oft á milli deilda sem lagast ef það eru búin til teymi frá öllum deildum. Árangurinn er þá mældur í því hvernig teyminu gengur að þjóna viðskiptavininn en ekki deildin. Bankar, tryggingafélög, Eimskip og Össur eru með skilgreinda upplýsingatæknistefnu en hún sést ekki hjá mörgum fyrirtækjum. Stafræn framtíð/umbreyting skapar það að allir geta gert hlutina sjálfir. Fyrirtæki þurfa að huga að stafrænni umbreytingu . Stafræn umbreyting felst í að framkvæma hlutina í eins fáum skrefum og hægt er, nýta tæknina til að einfalda vinnuna, gera hlutina hraðar, nýta tæknina til að auðvelda samskipti og skilja stöðugt hvernig hægt er að gera hlutina betur.
Sigurjón hvatti fyrirtæki til að fara í stefnumótun í upplýsingatækni. Greina hver eru lykilkerfi og hver ekki? Hvernig er fjármálum útdeilt, skilgreina upplýsingastefnu og setja upp stjórnskipulag (IT Governance)
