Future of Coaching in Organisations

Fjölmenni mætti á árlega kynningu faghóps um Lean á grunnatriðum straumlínustjórnar í OR í morgun. Þórunn Óðinsdóttir ráðgjafi hóf fyrirlestur sinn með því að segja örstutt frá sögu Lean. Kjarninn í hugmyndafræðinni er að veita viðskiptavininum nákvæmlega þá vöru/þjónustu í þeim gæðum á því verði á þeim tíma sem hann óskar eftir.  Alla jafna vita sölumenn hver er viðskiptavinur fyrirtækisins en innri viðskiptavinir eru ótrúlega margir t.d. er fjármáladeildin með alla stjórnendur fyrirtækisins sem viðskiptavini.  Alltaf skal  spyrja viðskiptavininn hvort heldur hann er innri eða ytri hvort við getum bætt ferlið okkar eitthvað.  Lean gengur út á að virkja alla starfsmenn stöðugt til umbóta, ekki einungis millistjórnendur og aðra stjórnendur.  Allir eru ráðnir til að sinna umbótum.  „Respect for people“ er eitt það mikilvægasta í Lean heiminum.  Okkur á að líða vel í vinnunni alla daga. Hvernig getum við látið viðskiptavininn flæða betur í gegnum ferlið okkar?  Þórunn tók dæmi um konu sem fór á Krabbameinsleitarstöð í Svíþjóð fyrir nokkrum árum og var tíminn frá því hún mætti á leitarstöð þar til endanleg niðurstaða kom 42 dagar, eftir að ferlinu var breytt tók það einungis 2 klukkustundir að fá niðurstöður.  Flæðiskilvirknin var því 67% sem er stórkostlegt.   

Faghópur um persónuvernd hélt í morgun áhugaverðan fund í HR sem fullbókað var á.  Fundinum var streymt og fylgdist mikill fjöldi með streyminu.  Að þessu sinni var fjallað um rétt til aðgangs að eigin persónuupplýsingum og hvað ber að afhenda.  Fyrirlesarar voru þær Alma Tryggvadóttir, persónuverndarfulltrúi Landsbankans sem fjallaði um aðgangsréttinn og Íris Lind Sæmundsdóttir, lögfræðingur hjá Orkuveitu Reykjavíkur sem sagði frá innleiðingu OR á nýju persónuverndarlögunum, helstu áskorunum sem mættu þeim á vegferðinni og stöðu innleiðingarinnar í dag. Ný persónuverndarlög veita einstaklingum rétt til aðgangs að eigin persónuupplýsingum og afritum af þeim. Rétturinn er þó ekki skilyrðislaus og í undantekningartilvikum er heimilt að halda eftir persónuupplýsingum.   Krafa er á að hafa upplýsingar skýrar fyrir einstaklinginn og þægilegar.  Ábyrgðaraðilum ber að afhenda gögn innan mánaðar þ.e. 30 daga frestur en hann má framlengja um 2 mánuði ef það er nauðsynlegt vegna fjölda beiðna eða flækjustigs. Einstaklingar áttu áður rétt á vitneskju ekki afritarétti sem nú er.  Þrátt fyrir að gögn séu 30-40 ára gömul þá þarf að afhenda þau. 

 „Góð samskipti á vinnustað eru oft uppspretta góðra verka“ var yfirskrift fundar á vegum faghópa um lean og mannauðsstjórnun í morgun.  Svo mikil þátttaka var á fundinn að færa þurfti hann í stærri sal hjá BSRB.  Fjórir fyrirlesarar fluttu áhugaverð erindi.

Sérfræðingur á sviði samskipta, Sigríður Hulda hjá SHJ ráðgjöf, fjallaði um ávinning góðrar samskiptafærni. Sigríður sagði að í dag er verið að leggja miklu meiri áherslu á samskiptaþætti.  Þessir þættir hafa mikið að segja með hvernig þér mun takast til í starfi, Sigríður vísaði í nýlegar stórar rannsóknir.  Mikilvægt er að að sá sem við erum að ráða hafi eftirfarandi hæfi:  hjálpsemi, virðingu, áhuga, hrós, heilindi og gott viðmót.  Flest störf byggja að verulegu leiti á samskiptum og samskipti hafa bein áhrif á líðan og starfsánægju.  Samskipti eru í raun hjartað í öllu.  Samskiptafærni og sköpun skipta meginmáli í framtíðinni.  Í dag eru vinnustaðir farnir að vinna með samskiptasáttmála. Kjarninn í öllu því sem Sigríður vinnur með er að einstaklingurinn skoði sjálfan sig og sé tilbúið að taka ábyrgð á sjálfum sér og því sem hann setur út í umhverfið.  Það sem skapar góða vinnustaðamenningu er t.d. að heilsast og kveðjast, orðaval, hrós, kurteisi, stundvísi og nákvæmni.  Hugaðu að því hvern þú hlakkar til að hitta í vinnunni og hverja hlakkar til að hitta þig. Hver og einn á að vera jákvæður í að búa til góða vinnustaðamenningu.  Hvað einkennir þinn vinnustað? Alltaf, stundum, aldrei.  Að velja sér viðhorf er lykillinn.  Á öllum vinnustöðum er einhver óánægður með kaffið.  Þá er mikilvægt að velja sér viðhorf og eins í lífinu öllu.  Að lifa gildin og mæta sjálfum sér á að vera tengt því sem við erum að gera.  Huga ber líka að fundarmenningu, hvernig er hún og hvernig hefur hún mótast? 

Þórunn Óðinsdóttir, sérfræðingur á sviði Lean sagði frá hvernig helstu aðferðir Lean geta hjálpað til við að efla og styrkja teymi svo starfsfólk geti í sameiningu náð framúrskarandi árangri. Þórunn fjallaði um hver kjarninn er í Lean en hann er að veita viðskiptavininum nákvæmlega þá þjónustu sem hann óskar eftir.  Allir stjórnendur þurfa að skilgreina vinnuumhverfið og veita stuðning.  „Respect for people“ er tengt inn í allt sem verið er að nota.   VMS töflur eru tæki til að hittast einu sinni á dag, forstöðumaður með sínu teymi, forstöðumaður með sviðsstjóra og sviðsstjóri með forstjóra, allt á innan við klukkutíma daglega.  Töflurnar eru notaðar í samskiptum og til að sjá nákvæmlega til hvers er ætlast.  Þar eru skoðaðar sölutölur, ýmsar mælingar og hrós.  Með töflunum er verið að rekja verkefnin okkar. Í lean heiminum er stöðugt verið að leita að umbótatækifærum í ferlum og vinnu sem er í góðu lagi.  Skoða hvar umbótatækifærin liggja, hvar er bið, gallar, hreyfing, flutningur, offramleiðsla, birgðir, vinnsla og fólk sem ekki fær að njóta sín í vinnunni.  Þórunn ítrekaði mikilvægi þess fyrir teymi að fagna, það er fátt eitt mikilvægara en fagna litlum sigrum. 

Starfsfólk hjá lögreglunni á höfuðborgarsvæðinu segir frá reynslu sinni af því hvernig Lean hefur stutt við teymisuppbyggingu og árangursrík samskipti á vinnustaðnum.

Að lokum sögðu tveir starfsmenn hjá lögreglunnar á höfuðborgarsvæðinu Bylgja Hrönn Baldursdóttir og Ævar Pálmi Pálmason úr kynferðisafbrotadeild lögreglunnar frá reynslu sinni af því hvernig Lean hefur stutt við teymisuppbyggingu og árangursrík samskipti.  Markmið þeirra er fyrst og fremst að starfsmönnum deildarinnar líði vel, skipulag sé skiljanlegt og um það ríki sátt.  Málafjöldi sé ásættanlegur, að flæði og hraði sé í samræmi við væntingar viðskiptavina og kynferðisbrotadeild verði enn eftirsóttari vinnustaður.  Gefið er svigrúm og sveigjanleiki.  Í kynferðisbrotadeild eru þrjú teymi.  Þau sýndu lýsingu á verkefni og hvernig þau verða til.  Dags daglega sér hver og einn hvaða verkefni eru í gangi.  Sumir eru ekki góðir í yfirsýn en geta verið frábærir í t.d. yfirheyrslum.  Með lean var hægt að láta teymið vinna miklu betur og hver og einn fær úthlutað því sem hann er bestur í.  Bylgja og Ævar hvöttu þá sem ætla að innleiða lean til að gefa starfsfólki gott svigrúm.  Þau ræddu hvernig lögreglan hefur getað nýtt sér aðferðir sem fundnar voru upp í umhverfi fjöldaframleiðslu bíla í Japan.  Lögreglan notar töflur og voru sýnd dæmi um hvernig þau vinna.  Á töflunum voru seglar og miðar settir og allt í einu var komin upp tafla sem var öllum skýr.  Allir hrósuðu yfirsýninni sem allt í einu birtist á töflunni.  Sýnd var verkefnatafla fyrir móttöku hælisleitenda til að minnka sóun og var ánægjulegt að sjá hve frábærar umbótahugmyndir komu frá starfsmönnum lögreglunnar.  Ævar Pálmi sagði að lokum að staðan í dag væri sú að verið er að setja í gang ferli fyrir kærumóttöku sem leiðir til miklu betri þjónustu við brotaþola. 

Fyrirlesarar fóru á kostum á Nýsköpunarhádegi sem haldið var í Þjóðminjasafninu í dag.  Yfirskrift fundarins var "Engar hindranir" sem er átak sem Icelandic Startups stendur fyrir til þess að hvetja konur til þátttöku í nýsköpun og frumkvöðlastarfsemi með því að sýna sterkar fyrirmyndir úr sprotaumhverfinu.   Þær sterku faglegu fyrirmyndir sem komu fram voru Eliza Reid, forsetafrú, Margrét Júlíanna Sigurðardóttir, stofnandi Mussila, Ragnhildur Ágústsdóttir, stofnandi Icelandic Lava Show og Stefanía Ólafsdóttir, stofnandi Avo.    Þær veittu fundargestum svo sannarlega innblástur og hvöttu alla með viðskiptahugmynd til að láta drauma sína rætast.