Á morgunverðarfundi faghóps um verkefnastjórnun var umræðuefnið: Hvaða þættir eru mikilvægir til að bæta þína eigin framleiðni? Berglind Björk í stjórn faghópsins setti fundinn, kynnti Stjórnvísi og hvatti félaga til að hafa samband við stjórn faghópsins ef þeir hefðu uppástungu um áhugavert efni.
Til eru þúsundir sjálfshjálparbóka sem halda því fram að þær séu með nýja lausn á því hvernig einstaklingurinn getur bætt eigin framleiðni og þannig gengið betur í vinnunni og orðið hamingjusamari. Hvað eiga þessar bækur sameiginlegt? Er ekki líklegt að þær séu byggðar á sömu hugmyndum sem þykja mikilvægar til að bæta eigin framleiðni?
Helga Guðrún Óskarsdóttir skoðaði þetta í meistaraverkefni sínu "A Mapping of an Agile Software Development Method to the Personal Productivity of the Knowledge Worker. A Systematic Review of Self-Help Books" þar sem hún las 40 vinsælustu sjálfshjálparbækurnar um eigin framleiðni á Amazon.com. Hún uppgötvaði að bækurnar fjalla allar um svipaðar hugmyndir sem hún flokkaði í 26 hugtök.Í erindi sínu fjallaði Helga Guðrún um þessi hugtök og hvernig einstaklingurinn notar þau til að bæta eigin framleiðni samkvæmt sjálfshjálparbókum.
En hvað er eigin framleiðni? Virði þess sem starfsmaðurinn framleiðir fyrir fyrirtækið sem er í samræmi við stefnu og markmið þess. Til að finna 40 vinsælustu bækurnar leitaði Helga í gagnagrunni Amazon.com og notaði hún sölulista Amazon. Fljótt kom í ljós að allar bækurnar byggðu á sömu hugmyndafræðinni sem hún flokkaði í 26 hugtök. Hugtökin flokkaði hún í 7 stig. Vinna þarf með öll hugtökin saman. Öðlast þarf færni á afköstum með því að vera skilvirkur. Það er erfitt að verka skilvirkur ef maður hefur ekki þekkingu á andlegu þörfum en þar er framtíðarsýn. Það er erfitt að koma hlutum í verk ef maður gleymir að sofa. Helga fór yfir hvert stig fyrir sig.
Stig 1. Andlegar þarfir. Þar eru hugtökin: framtíðarsýn og hvatning. Framtíðarsýn er nauðsynleg til að vita hver þú vilt vera, hvert þú ert að fara og af hverju. Hvatning skiptist í innri hvatningu og ytri hvatningu. Innri hvatning kemur frá hugsunum, tilfinningum eða líkamlegum þörfum. Ytri hvatning kemur frá öðrum t.d. í formi verðlauna eða refsinga. Mikilvægt er að hvetja þessar hvatningar saman.
Stig 2: Líkamlegar þarfir. Þar eru Hugtökin: orkustjórnun (energy management). Orkustjórnun snýst um að stýra þeim þáttum sem hafa áhrif á: líkamlega orku, andlega tilfinningalega og hugarorku. Fólk skortir ekki tíma heldur orku. Allt snýst um þetta jafnvægi að fá orku og skila. Félagslynd manneskja nærist á orku annarra á meðan ófélagslynd tapar orku. Það sem skiptir mestu máli er að hreyfa sig. Sjálfstjórn krefst glúkósa.
Stig 3: Tilfinningalegar þarfir. Hugtök: félagshæfni (soial interaction), umhverfi (environment), viðhorf (perspective, sjálfsvitund/self-awareness, sambönd/relationships. Félagshæfni og sambönd næra þörf þína til að tengjast öðrum. Sjálfsvitund og viðhorf leyfa þér að stýra upplifnum þínum og nota styrkleika þína. Vinnuumhverfið þarf að styðja við þarfir þínar. Það er erfitt að standa sig vel ef þér líður ekki vel. Passa þarf upp á að hafa umhverfið ekki of kappsamt. Hægt er að skila miklum afköstum á skömmum Raunhæf bjartsýni er að sjá hlutina eins og þeir eru og reyna að vinna að jákvæðri útkomu. Maður geta nefnilega valið hvernig maður bregst við. Hægt er að stunda mind-fullness sem snýst um að skrifa dagbók. Sjálfsvitund snýst um að þekkja sjálfan sig og þjálfar með dagbók og núvitund. Þar lærir maður á styrkleika og veikleika. Deila verkefnum til þeirra sem eru með meiri styrkleika. Sjálfshjálparbækur tala mikið um að finna lærimeistara. Slíkt samband þarf að vaxa. Tengslamyndun á að snúast um hvað get ég gert fyrir aðra.
Stig 4: skilvirkni. Þar eru hugtökin: skilvirkni/effectiveness, markmið/goals, ákvarðanataka/decision making, hugsun/thinking. Hugsanir móta ákvarðanir, ákvarðanir móta líf þitt, markmið eru yfirlýsingar um hvað þú vilt afreka, skilvirkni er geta manns til að ná réttu markmiðunum. 20% af vinnunni skapa 80% af framlegðinni. Þvi þarf að passa upp á að forgangsraða og hætta að gera það sem skiptir ekki máli. Markmið eiga að vera smart goals. (skiljanleg/mælanleg/raunhæf/tímasett). Mikilvægt er að stjórna hugsun sinni og vera eins oft og maður getur gagnrýninn.
Stig 5: framkvæmd. Hugtök: aðgerðir/action, samstarf/collaboration, sjálfræði/autonomy, sjálfsáyrgð/accountability, skuldingingar/commitment, skipulagning/planning. Allt snýst um að brjóta niður aðgerðir og segja hvernig eigi að gera hlutinn, gera einn hlut í einu. Það er mikil tímasóun að skipta sér á milli margra verkefna í einu. Stress kemur af skuldbindingum sem annað fólk eða þú ert búinn að ákveða að gera. Það þarf að hugsa áður en skuldbinding er samþykkt. Ekkert er verra fyrir framleiðni en hafa yfirfullt að gera og koma engu í verk. Allt snýst um að minnka truflanir frá eigin huga. Þess vegna er mikilvægt að skrifa niður hvað þarf að gera. Sjálfræði er að hafa frelsi til að velja sem er gríðarlega mikilvægt fyrir starfsmenn þ.e. hvernig þeir gera hlutina og hvenær. Starfsmaðurinn stjórnar eigin þekkingu. Sjálfræði eykur þekkingu og skilvirkni. Starfsmenn hafa alltaf val, það er ekkert skylda. Það gengur allt svo miklu betur þegar við skilgreinum að við höfum alltaf val. Það þarf að beita sig aga til að skila af sér og þá verður maður ánægður. Það er mikilvægt að horfast í augu við það þegar hlutirnir ganga ekki upp.
Stig 6: símenntun. Hugtök: sjálfsmenntun /self development. Mikilvægt er að muna að það er mikilvægt að læra af ferðalaginu en ekki einungis útkomunni. Ákveða þarf hvað maður ætlar að læra og hvernig. Þekking getur verið huglæg, þá skilur maður hana en hefur ekki notað hana. Með æfingu og endurtekningu verður hún að vana. Ef vani er réttur þá er maður fljótari að gera hluti sem er vani.
Stig 7: afköst. Hvernig get ég komið meiru í verk? Hugtök: tími/time use, flæði/flow, afkastamælingar/performane measures, tækni/technology. Skoða í hvað tími manns fer, mælt er með að teknir séu nokkrir dagar og skoðað í hvað tími manns fer í. Líka er mælt með að festa tíma og skala umfangið þ.e. ákveða að vinna 2 klst. í ákveðnu verki og sjá til hvert maður kemst. Flæði er æðislegt fyrirbæri, þá getur maður gleymt hvað tímanum líður og kemur miklu í verk. Mikilvægt er að stöðva eigin hugsanir. Setja upp merki fyrir samstarfsfélaga. Afkastamælingar; mikilvægt er að fylgjast með afköstum sínum; er ég að framkvæma það sem ég segist ætla að gera? Halda dagbók og skrá hvað gekk vel og hvað illa. Hvernig get ég aukið líkurnar á að ná markmiðum mínum? Tæknin á að þjóna manni en ekki öfugt. Hún á ekki að trufla fólk. Mælt er með að ákveða fyrirfram hvenær tölvupóstur er skoðaður. Sama gildir með síma. Ekki þarf að bregðast við öllu strax. Halda innboxi tómu, flokka í möppur o.fl.
Seinustu þrjú hugtökin sem styðja við öll hin eru sköpunargáfa/creativity, sjálfsstjórn/self-ontrol, venjur/habits. Sköpunargáfa er geta manns til að leysa vandamál. Það þarf sjálfsstjórn til að koma langtíma markmiðum í verk. Venjur eru aðgerðir sem gerast ósjálfrátt við ákveðnar aðstæður. Meirihlutinn af öllu sem þú gerir eru venjur. Venjur geta verið til trafala ef þær eru ekki góðar. Það tekur 30 daga að breyta venju. Þetta er hægara sagt en gert. Skrifa þarf niður það sem hrindir af stað vanahegðun. Að sleppa að borða kökusneið eykur viljastyrk þ.e. ef þú ert í megrun en að borða hana eykur sjálfsstjórn því hún hækkar glúkósamagnið í líkamanum. Margar bækurnar eru byggðar á rannsóknum en þær litast af sölumennsku
Fjölmargar fyrirspurnir komu í lokin og þar svaraði Berglind Björk því m.a. að ef hún ætti að velja bestu sjálfshjálparbókina þá væri það: „Be excellent at everything“.
