Guðrún B. Sigurbjörnsdóttir hóf fundinn með því að sýna mynd teiknaði af Halldóri teiknara sem sýndi mikla „bið“. Á spítalanum vinna 4.800 manns. Starfsemin er á 17 stöðum í 100 húsum. Á hverjum degi leggjast 73 inn, 1285 koma á göngudeild, 268 á bráðamóttöku, 55 í skurðaðgerð, 9 börn fæðast og 590 manns liggja inni.
Mc Kinsey aðstoðaði LHS og byrjuðu á að spyrja starfsmenn í könnun hvort það væri kúltúr fyrir breytingum á vinnustaðnum og hvort þau væru góð í að koma með breytingum og í þriðja lagi hvort breytingar væru framkvæmdar. Í þessari könnun kom í ljós að starfsmenn upplifa þennan kúltúr, finnst þeir koma með breytingar en eru ekki sammála um að verkefnum sé hrint í framkvæmd.
Aðferðafræði Lean byggir á virkri þátttöku allra starfsmanna í þróun verkferla. Lean komu inn með ráðleggingar en unnu aldrei sjálfir verkefni. Ákveðið var að nota rauntímamælingar og árangursvísa. Framtíðarsýnin er að á LHS séu stöðugar umbætur á verkferlum. En hvernig miðar LHS? Settir voru upp vegvísar til ársins 2016. Markmiðið var að fara í 50 ferlaverkefni, núna eru verkefnin orðin 27 og 5 að fara í gang. Einnig að 1500 starfsmenn hefðu tekið þátt í einu eða fleiri lean verkefnum, núna hafa 650 manns tekið þátt. Einnig að 50% stjórnenda hafi tekið þátt í verkefnum, núna hafa 17% tekið þátt. Verkefnin ganga því ágætlega en alltaf má gera betur. Umgjörðin er þannig að framkvæmdastjórn setur árlega fram áherslur í umbótastarfi. Velur nokkur ferlaverkefni fyrir hverja önn og fer reglulega á Genba. Einnig er verkefnastofa, lean þjálfarar, deildastjórar og yfirlæknar. Lean-þjálfarar eru allir einnig í öðrum störfum innan LHS.
Þá tók við Vigdís Hallgrímsdóttir verkefnastjóri á aðgerðasviði Landspítala. Lean er ekki eitthvað sem maður gerir einn heldur er heill hópur með hverju sinni. Hún lýsti verkefni sem farið var í. Starfsfólk tjáir sig mikið um álag og upplifir skipulagsleysi og því var farið í verkefni og framkvæma tímamælingar. Markmiðið var að framkvæma tímamælingar á meðal hjúkrunarfræðinga og sjúkraliða á legudeildum skurðlækningasviðs. Í stýrihópnum voru 5 manns og síðan var verkefnahópur. Áskorunin var að varast fyrirfram mótaðar hugmyndir um hver vandinn væri og hvað má mæta í skipulagi deilda. Undirbúningurinn var mjög góður og var nýtt reynsla frá Helgu Bragadóttur. Gerð var verklagsregla um hvernig ætti að mæla. Þar voru verkþættir mældir klukkan hvað þeir hæfust og væri lokið. Í framhaldi voru verkþættir flokkaðir. Verkefnið gekk vel en ekki var einfalt að fara inn á deildir hjá öðrum stjórnendum. Einnig voru gerðar skrefamælingar, skipting sjúklinga á starfsfólk og spagettirit. Sjúkraliðar ganga að meðaltali 1 mánuð á ári og því fóru umbótafundir í að skoða hvernig væri hægt að minnka sóun. Öllum deildum voru gefnar umbótatöflur. Dæmi um umbætur voru að endurskipuleggja ýmsa þætti. Sjúklingurinn er alltaf nr.1. Stefnt er því að auka meira beina umönnun, t.d. að taka rapport við rúm sjúklingsins.
Ída sjúkraþjálfari á Grensás tók síðan við og sagði frá verkefni sem farið var í haustið 2013 og klárað vorið 2014. Verkefnið var ferli sjúklings frá innlögn á Grensásdeild til útskriftar. Áskorunin var að 1.auðvelda gerð á stundaskrá fyrir sjúkling. 2. Meðferð hefjist strax við komu, búið að skipa meðferðateymi. 3. Minnka fundasetur og gera funi markvissari. Til að auðvelda gerð á stundaskrá fyrir sjúkling var farið í greiningu og fylgt var eftir 3 sjúklingum. Skráning var skoðuð og notkun á rafrænum upplýsingum. Þær breytingar voru gerðar að kynnt var fyrir starfsfólki notkun á dagbók sjúklings í Sögu. Unnið var að hugmyndum um breytingar á útprentaðri stundaskrá. Með þessu hafa allir skrá yfir hvernig stundarskrá sjúklingsins er. Fundarfyrirkomulag hefur verið óbreytt í 40 ár og því kominn tími til að breyta. Fundir voru 2svar í viku og urðu mjög langir því það eru svo margir sem koma að hverjum og einum sjúklingi. Fundirnir voru vel yfirfarnir og fóru oft í að ákveða næsta fund því hver og einn sjúklingur þarf mikla eftirfylgni. Í framhaldi voru settir upp fastir fundartímar fyrir alla fundi. Í dag eru stöðumatsfundir 5 mínútur á hverjum degi í stað 1 klst. á viku fresti.
Síðasti fyrirlesarinn var Gunnhildur sem starfar á bráðadeild. Hún sýndi einstaklega áhugavert mælaborð sem notað er á bráðamóttökunni. Þetta hefur breytt miklu hjá þeim og lætur starfsfólk fókusa á þá viðskiptavini sem mestu máli skiptir að fái bráðaafgreiðslu. Mælarnir sýna hve margir sjúklingar eru komnir inn, hverjir eru færir um að fara heim, Fólk hefur þurft að bíða eftir rúmi í allt að 90 klst. á bráðamóttöku. Áður fyrr var alltaf verið að bregðast við gömlum upplýsingum, núna eru nýjar upplýsingar, raunupplýsingar til staðar. Vandamálin eru því tækluð á meðan þau eru lítil en ekki þegar þau eru orðin stór og nær óyfirstíganleg. Það breyttist menningin með Lean því núna er stöðugt verið að skoða hvort tíminn sé að nýtast rétt. Mælarnir styrkja og sannfæra og eru öflugt tól til að tala við alla starfsmenn og skapa trú á verkefnið. Þrisvar á sólarhring er kallað saman stöðumat og ef mælarnir eru rauðir þá eru allir kallaðir saman. Mælaborðið hefur ekki breyst mikið síðan í upphafi. 2svar á ári er farið yfir mælaborðið, mælarnir teknir út og aðrir settir inn. Bráðamóttakan er eina bráðamóttakan í N-Atlantshafi. Svona tæki eru svakalega öflug í eftirliti.
