Lean vegferð Hringrásar

Árið 2016 sögðu aðeins 36% íslenskra stjórnenda að árangursmælikvarðar væru skýrir í fyrirtækjum þeirra.  Aðeins 23% sögðu að árangursmælikvarðar væru öllum sýnilegir og aðgengilegir og tæplega helmingur stjórnenda (48%) sögðust þekkja vel markmið annarra hópa sem þeirra starfseiningar vinna náið með. 

Í ljósi þess að það eru yfir 1.000 ritrýndar vísindagreinar sem sýna fram á mikilvægi markmiðasetningar þá fannst þeim Kristni Tryggva hjá FranklinCovey og Trausta hjá Zenter ástæða til að taka stöðuna aftur núna þremur árum seinna.   Þeir spurðu 612 forstjóra, framkvæmdastjóra, fjármála- og markaðsstjóra íslenskra fyrirtækja og niðurstöðurnar voru kynntar á fundinum.

Könnunin byggir á hliðstæðum rannsóknum FranklinCovey og eru því samanburðarhæfar við niðurstöður frá öðrum löndum.  Þeir Kristinn og Trausti kynntu niðurstöður og ræddu leiðir til að gera árangurstjórnun enn markvissari.

Einungis þriðjungur stjórnenda segir að árangursmælikvarðar séu skýrir.  Mikilvægi þess að setja sér skýra árangursmælikvarða eru gríðarlega mikilvægir. Þegar niðurstöður eru kynntar þá eru þær oft véfengdar, t.d. sagt að spurningar séu illa orðaðar eða þátttakendur að misskilja eitthvað.  En af hverju erum við að þessu spurði Kristinn?  Hver er áskorunin? Hvað gerist þegar búið er að stofna fyrirtækið, skýrt hlutverk og stefna er komin, hvernig náum við þá að framkvæma og komast þangað sem við ætlum okkur.

Þó allir viðskiptaháskólar kenni hvernig á að móta stefnu skv. Porter 1980 þá er á hverju ári komið fram með hvernig við mótum stefnu og það nýjasta er „Design Thinking“ og alltaf eru þetta sömu tólin.  Þekkingin er því orðin gríðarlega mikil.  En hvernig er stefnan innleidd? Það er stóra áskorunin, ásetningurinn og árangurinn sem við náum.  Kristinn hvatti alla til að ræða saman um hverjar væru áskoranirnar.  En hver er lausnin?  Franklin Covey er búið að skoða þetta í 15 ár, þ.e. hvernig náum við innleiðingu á stefnunni. Tekin voru viðtöl við 500 þúsund starfsmenn með yfir 2,5milljón svara í gagnabankanum.  Þeir gáfu út 2012 The 4 Disciplines of Execution. Fjórir þættir þurfa að vera í lagi: 1.skýrleikinn þ.e. hvert er verið að fara 2. Veit starfsfólk hvað það þarf að gera til að markmiðin náist 3. Samvirkni 4.Samábyrgð 5. Skýrleiki.

En hver er þá staðan á Íslandi?  Trausti framkvæmdastjóri Zenter rannsókna sagði frá því að úrtakið var 1300 manns og svarhlutfall var 47% eða 612 svör.  Spurningarnar voru fullyrðingar sem stjórnendur svöruðu.  1. Fyrirtækið er með skýrt og sannfærandi hlutverk eða tilgang 57% svöruðu „mjög sammála“ 2. Fyrirtækið er með skýra stefnu 62% voru „mjög sammála“. Ég skil ástæðurnar fyrir stefnu fyrirtækisins 33% „mjög sammála“, markmið minnar deildar tengjast á skýran hátt hlutverki og stefnu fyrirtækisins 20% „mjög sammála“. Ég skil vel til hvers er ætlast af mér til að ná markmiðum fyrirtækisins 46% „mjög sammála“.

Stjórnendur voru spurðir hvort þeir skildu stefnuna en hvað segja starfsmenn?  Þar er mikið GAP á milli.  Einnig var spurt „Við skipuleggjum starf okkar út frá helstu markmiðum“ 54% voru sammála því. Við vinnum saman að því að greina og leysa vandamál þá er munur á landsbyggðinni og höfuðborgarsvæðinu.  Landsbyggðin er miklu hærri.  Spurt var hvort deildir hjálpi hvorri annarri að ná markmiðum sínum og því svara 51% játandi.  Traust milli yfir-og undirmanna er sterkt allt að 90% og traust til birgja er hátt um 88%.  Hversu skýrir eru árangursmælikvarðar, þar var svarið 36%, árangursmælingar eru nákvæmlega tengdar markmiðasetningu 21% árangursmælikvarðar eru öllum sýnilegir og aðgengilegir 28%, við ræðum reglulega hvernig gengur samkvæmt árangursmælikvörðum 64% segja ræða reglulega hvernig gengur samkvæmt árangursmælikvarða. En hvaða lærdóm getum við dregið af þessu?  Kúltúr Íslendinga er að við erum aðgerðarþjóð, fáum reynslu erlendis frá en erum samt ekki að ná að innleiða stefnuna.  Við þjöppumst saman þegar það er vertíð eða hamfarir.  En þegar kemur að daglegu skipulagi og að ná stöðugum árangri þá er þjóðarkúltúrinn ekki að hjálpa okkur þar.  Drifkraftar fyrir breytingu eru tilgangur sem við erum sammála um.  Af hverju erum við að þessu saman? 

Tækifærin liggja í að vekja athygli á að hver og einn þarf að vita til hvers er ætlast af honum.  Setja upp góða árangursmælikvarða sem allir tengja í heildarstefnu fyrirtækisins.  Einnig eru mikil tækifæri til að skerpa á áætlanagerð, samhæfingu hennar og eftirfylgni.  Mikið vantar enn uppá að árangursmælikvarðar séu skýrir, sýnilegir og tengdir umbun.   

Faghópur um Upplýsingaöryggi var nýlega endurvakinn og efndi til fyrsta viðburðar með tveimur fyrirlestrum og fyrirlesurum með ólíka nálgun á upplýsingaöryggi. Markhópur fyrirlestranna eru upplýsingaöryggisstjórar og aðrir ábyrgðar- og umsjónaraðilar upplýsingaöryggis.  

1) Innsýn í gagnaflutnings öryggi um netkerfi.

Farið var ofan í saumana á ferðalagi gagna og hvernig er hægt að stuðla að öryggi á flutningsleiðum. Hvað þurfa vörsluaðilar gagna að hafa í huga? Hvert stefnum við?

Fyrirlesari: Áki Hermann Barkarson er með 20 ára reynslu sem sérfræðingur í gagnaflutningskerfum og netöryggi.  Áki sagði að aðilar sem þurfa að taka ákvarðanir varðandi gagnaöryggi þyrftu að huga að 1. Geymslu gagna, öruggar diskastæður í gagnaverum, dulkóða gögn í ferðavélum. 2. Aðgengi að gögnum, notendanöfn o.fl.  3. Samskipti frá a-ö.  Hverju tengist hvað.  Áki hefur sinnt kennslu sl.10 ár.  Það eru aðallega fjórar tegundir tækja sem tengja okkur við gögn; þráðlausir aðgangspunktar, switchar, routerar og eldveggir. Besta líkingin á tengingum er að það lítur út eins og eitt stórt brokkolí.  En hvernig tengist Ísland umheiminum?  Með Farice-1, Danice og Greenland Connect. En hverju þurfum við að hafa áhyggjur af?  Hvað með að einhver sé að sniffa þráðlausa umferð frá client? Er einhver að hakka tækin í fyrirtækjanetið mitt? Er einhver að sniffa umferð milli mín og þjónustuaðila? Eru Kínverjar að stela gögnunum mínum með Huawei búnað? Eða er Norður Korea að færa sig inn á Farice að sniffa okkur með kafbát?   Og svo er það spurning um gagnaverið?  Ef þetta er einfaldað þá er ekki möguleiki að vera að hafa áhyggjur af öllu.  Ekki er hægt að tryggja öryggi á öllum stöðum.  Algengasta leiðin er að keyra TLS 1.2. og session to https://einkabanki.is þá erum við búin að dulkóða gögnin okkar og þetta er það besta sem er í boði .  Hægt er að sjá það á litla lásnum sem birtist uppi á slóðinni á síðunni okkar.  Ef gögnin eru dulkóðuð er það þá það eina sem þarf?  Ef einhver sendir okkur plattölvupóst og við smellum á það þá förum við inn á einkabanki.is og þá erum við plötuð inn á ranga síðu.  Eldveggur gæti mögulega stoppað þetta en kannski ekki.  Eitt sem gleymist í öruggum samskiptum er að gögnin verða að komast á leiðarenda og því þurfa samskiptaleiðirnar að vera öruggar og virka vel.  Það skiptir engu máli hve örugg gögnin eru ef þau komast ekki á staðinn.  Allt þarf að vera tengt.  Oft gleymist í umræðunni hvort hægt er að afhenda keflið ef tæknimaður er ekki á staðnum eða hættir.  Gott að spyrja sig er auðvelt að senda keflið áfram.  Algengustu hætturnar sem gæði sambanda líður fyrir ef fýsískur búnaður bilar, spennubreytar eru algengasta bilunin, ljósbreytur og ljósleiðarar eru næst algengasta bilunin, eintengingar, tvítengingar, hugbúnaðarvillur og mannleg mistök o.m.fl.

Áki sagði mikilvægt að setja fókus á áhættumat.  Þurfum við vírusvarnir, spam varnir, þurfum við tvöfaldan búnað og tengingar, eldveggi með next-gen features, netvarnir, 24/7/365 þjónustu á öll kerfi. Hef ég hugbúnað eða þjónustur sem þurf internet til að vika? Geta DoS árásir tekið þessi kerfi út? Hvaða áhætta og hagsmunir liggja fyrir vegna niðritíma á þessum þjónustum?  Dæmi er um fyrirtæki þar sem fyrirtæki fékk árásir í 11 daga samfellt.  Mikilvægast er að tvítengja, nota tæki sem hafa tvöfalda spennubreyta (dual PSU), alltaf tvítengja skrifstofur (amk með 4G vara -sambandi), Mikilvægt er að tryggja og prófa, netvarnir er ekki hægt að setja inn eftir á, prófa vara-sambönd, varabúnað, prófa allt reglulega og hafa jákvæð samskipti við birgja og þjónustuaðila.  Mikilvægt er að vera í mjög góðu sambandi við birgja.  Jákvæð samskipti stuðla að öryggi og trausti.  IPv6 væðing er byrjuð, skipta þarf um tölur á öllu alnetinu okkar, nú er byrjað að bjóða allar þjónustur IPv4 og IPv6. Dulkóðun er að koma á allar samskiptaleiðir, gerir mönnum erfiðara fyrir að sjá miðlægt hvaða umferð er að fara um kerfin þeirra, öryggi er að færast í aukan yfir á tæki endanotenda.    

 2) Svipmyndir af innlendum upplýsingaöryggisvettvangi

Hraðyfirlit yfir innlendar fréttir um upplýsingaöryggisatvik í þeim tilgangi að sýna fram á hversu vítt svið stjórnun upplýsingaöryggis nær yfir. Hverju mega öryggisstjórar búast við? Hvað geta þeir haft áhrif á?

Fyrirlesari: Ebenezer Þ. Böðvarsson er með 10 ára reynslu sem upplýsingaöryggisstjóri hjá fjármálafyrirtæki. 

Ebenezer sagði að sama ár og Vodafone var hakkað voru 1000 íslenskar síður hakkaðar.  Visir.is og DV.is hafa lent í að borðar beri með sér vírusa og einnig er mikiðe um DDoS árásir.  Ráðist hefur verið á vef fjölmargra íslenskra fyrirtækja. Ebenezer ræddi um upplýsingaleka af vef.  Óvart hafa verið gerð þau mannlegu mistök að símanúmer alþingismanna birtust, ferilskrár hafa orðið sýnilegar, o.fl.  öryggisvitund er því mikilvæg.  Enn ríkir skeytingarleysi gagnvart uppfærslum á vefum.  Forritunarmistök geta verið mjög dýr.  Lykilorð eiga alltaf að vera dulkóðuð.  Skráningarmistök eru upplýsingaöryggi. 

Ebenezer ræddi um innri ógn.  Sameiginleg drif vaxa og vaxa og enginn veit hvað er þarna inni, því er rekjanleiki mjög mikilvægur.  Fólk á aldrei að hafa meiri aðgang en það þarf starfa sinna vegna. 

Þegar nýir starfsmenn koma inn er mikilvægt að fræða þá um cc og bcc og not reply to all.  Þegar menn senda viðhengi.  Algengasta leiðin fyrir upplýsingaleka er rangt netfang.  Mikilvægt er að fræða fólk um gagnagíslingu.  Mikilvægt er að gera prófanir aftur og aftur.  Rafmagnsleysi veldur miklum usla í tölvukerfi.  Í langvarandi rafmagnsleysi hættir kalt vatn að streyma.  Sæstrengjasambandið hangir á bláþræði og við erum ljónheppin að hafa ekki orðið sambandslaus.  Öll fyrirtæki eru með einhvern einn ómissandi starfsmann og ef hann er ekki í vinnu hvað þá?  Að lokum ræddi Ebenezer um krísustjórnun og ítrekaði mikilvægi þess að segja alltaf satt og rétt frá.  Mikilvægt er að læra af atvikum sem aðrir lenda í og ræða þau. 

Í dag voru niðurstöður Íslensku ánægjuvogarinnar 2019 kynntar og er þetta tuttugasta og fyrsta árið sem ánægja íslenskra fyrirtækja er mæld með þessum hætti.

Að þessu sinni eru niðurstöður birtar fyrir 31 fyrirtæki í 10 atvinnugreinum og byggja niðurstöður á um 200-1.050 svörum viðskiptavina hvers fyrirtækis. Líkt og undanfarin fimm ár er viðurkenning einungis veitt þeim fyrirtækjum sem eru með tölfræðilega marktækt hæstu einkunnina í viðkomandi atvinnugrein, þ.e. þar sem segja má með 95% vissu að viðskiptavinir fyrirtækisins með hæstu einkunnina séu að jafnaði ánægðari en viðskiptavinir fyrirtækisins með næsthæstu einkunnina.

Í ár var afhent viðurkenning á sex mörkuðum. Á eldsneytismarkaði fékk bensínstöð Costco 85,9 stig af 100 mögulegum, Nova fékk 75,1 á farsímamarkaði, Krónan var hæst allra á smásölumarkaði og einnig á matvörumarkaði með 74,7 stig, BYKO fékk 71,3 á byggingavörumarkaði, Sjóvá fékk 67 stig á tryggingamarkaði og á lyfsölumarkaði var Apótekarinn hæstur með 74 stig. Costco eldsneyti var einnig með marktækt hæstu einkunn allra fyrirtækja sem mæld voru í Ánægjuvoginni þetta árið og eru viðskiptavinir eldsneytissölu Costco þar af leiðandi þeir ánægðustu á Íslandi. Hins vegar ber að taka fram að Costco er ekki með ánægðustu viðskiptavinina á smásölumarkaði en þar var Costco með þriðju lægstu einkunnina eða 65,76 stig.

Efstu fyrirtækjum á mörkuðum þar sem ekki var marktækur munur á efsta og næstefsta sæti voru ekki veittar viðurkenningar en hins vegar var fulltrúum þessara fyrirtækja færður blómvöndur í viðurkenningarskyni. Þeir markaðir þar sem ekki var marktækur munur á milli hæstu og næsthæstu einkunnar voru raforkusölur, bankamarkaður og ritfangamarkaður. Í efsta sæti hjá raforkusölum var Orka náttúrunna með 65,3 sitg, Landsbankinn var hæstur á bankamarkaði með 67,5 stig og Penninn Eymundsson á ritfangamarkaði með 71,2 stig. Einkunnir allra birtra fyrirtækja í hverri atvinnugrein má sjá hér undir ítarefni.

Íslenska ánægjuvogin er í eigu Stjórnvísi og sá Zenter rannsóknir um framkvæmd á Íslensku ánægjuvoginni.

Í morgun tók Sigríður Indriðadóttir mannauðsstjóri Póstsins á móti faghóp Stjórnvísi um markþjálfun. Þátttakan var með ágætasta móti þrátt fyrir gula viðvörun. Sigga fór yfir hvað einkennir meðvirkni, meðvirkar aðstæður á vinnustöðum og hvað stjórnendur þurfa að hafa í huga. Að lokum benti hún á hvernig nýta má aðferðafræði markþjálfunar í þessu samhengi. Við þökkum Siggu og hennar teymi fyrir okkur. Slæðurnar fundarins má finna undir viðburðinum (https://www.stjornvisi.is/is/vidburdir/markthjalfun-gegn-medvirkni). 

Við viljum minna á Markþjálfadaginn þann 30.janúar - sjá hér: https://markthjalfunardagurinn-2020.webflow.io/#Pricing

Næsti viðburður á vegum faghóps um markþjálfun verður haldinn hjá VIRK 20.febrúar nk. Þar verður farið yfir hvernig aðferðafræði markþjálfunar er nýtt í starfsendurhæfingu. 

f.h. faghóps um markþjálfun

Ylfa Edith Fenger

Faghópar um Heilsueflandii vinnuumhverfi og mannauðsstjórnun héldu í morgun fund sem fjallaði um “Lifum lengi, betur”.  Guðjón Svansson og Vala Mörk frá Njóttu ferðalagsins (www.njottuferdalagsins.is) fóru ásamt tveimur yngstu sonum sínum í fimm mánaða rannsóknarferðalag árið 2019. Þau sóttu heim Blue Zones svæði heimsins, en þau eru þekkt fyrir langlífi og góða heilsu. 

Hvað hefur langlífi og góð heilsa með stjórnun að gera? Geta íslenskir stjórnendur lært eitthvað af tímalausum íbúum eyjunnar Ikaria, ellismellum í Motubu á Okinawa, sjöundadags aðventistum í Loma Linda, veðurbörðum þorpsbúum í fjallahéruðum Sardiníu eða “Plan de Vida” hugsunarhætti þeirra langlífu á Nicoyaskaganum í Kosta Ríka? 

Þau Guðjón og Vala vilja meina það. Í fyrirlestrinum tengdi Guðjón saman það sem þau lærðu í ferðinni og hvernig þau telja að íslenskir stjórnendur geti aukið framlegð og vellíðan starfsfólks á sama tíma. Nokkur lykilhugtök: Tilgangur, virkni, viðhorf, seigla og samkennd.

Fjölskyldan fór af stað í þessa ferð því þau hafa mikinn áhuga á líkamlegri og andlegri heilsu.  Vala vinnur við að byggja upp fólk eftir slys eða sjúkdóma og Guðjón hjálpar fólki við að ná jafnvægi í lífinu.   Eitt áhugaverðasta verkefni sem hann hefur unnið við er að stýra sjálfboðaliðum um land allt.  Guðjón fór á ráðstefnu hjá Virk þar sem hollenskur heimilislæknir kynnti Blue Zone svæðin (Lomo Linda California, Nicoya Costa Rica, Sardinia Italy, Ikaria Greece og Okinia Japan) og þar með kviknaði áhuginn.  Það sem þau lærðu í ferðinni var að vera til og upplifa hvernig er að vera á hverjum og einum stað, hvað fólkið borðar og hvernig það lifir lífinu.  Það skiptir miklu máli að fólk hafi tilgang í lífinu bæði almennt og í vinnunni.  Gerðu það sem þú ert góður í, nýtur að gera, aðrir þarfnas og aðrir eru tilbúnir að greiða fyrir það. Fólk á ekki einungis að gera það sem það er gott í heldur einnig það sem þú nýtur þess að gera, annars geturðu lent í örmögnun.  Guðjón hefur hitt marga sem eru stjórnendur en njóta þess alls ekki.  En fyrir stjórnendur er mikilvægt að hjálpa fólki að skilja að það skipti máli.  Starfsmenn verða að hafa tilgang og vita að þeir skipti máli. 

Gen skipta miklu máli varðandi langlífi en að sjálfsögðu hreyfing og matarræði að auki.  Sameiginlegt með svæðunum er að fjölskyldan passar upp á alla á þessum stöðum.  Hugsaðu vel um fjölskylduna þína og þá hugsar hún vel um þig.  Blue Zone svæðin eiga það sameiginlegt að þar ríkir einfaldleiki og eðlilegt er að ganga á milli staða.  Lomo Linda er eina svæðið sem sker sig úr því þeir eru trúarhópur aðventista 20 þúsund manna bær austur af LA. Lomo Linda er staður sem þú fæðist ekki endilega í því fólk er flytjast þangað alls staðar að úr heiminum. Þau eru 7unda dags aðventistar.  Hinir staðirnir eru allir staðir sem þú fæðist á.   Mikilvægt er að gera daglegar mildar hreyfingar og óþarfi að ofkeyra sig. 

Mikilvægt er að sitja ekki allan daginn í vinnunni, heldur standa upp, fara í stuttan göngutúr, pílukast, og heilsuefla vinnustaðinn á oformlegan einfaldan hátt, einstaklingsmiðað eftir hópum.  Allir þurfa alls ekki að vera með í öllu.  Einnig er gaman að henda í planka.  Gott að brjóta upp á mismundandi hátt og þannig að fólk gleymi sér.  Hvetja alla til að leggja bílnum lengra frá og fara í litla leiki. 

Viðhorf skiptir miklu máli. Seiglan skiptir öllu og að vera undirbúinn.  Fyrir stjórnendur er góður lærdómur að vita að það takast á hæðir og lægðir og vera þakklátur fyrir lífið. Mikilvægt er að vera opinn fyrir nýjum leiðum. 

Mikilvægt er að vera í sjálfboðaliðastarfi þegar við eldumst.  Við búum sjálf til samfélagið okkar, hugsa stærra og hugsa ekki bara fyrir okkur sjálf heldur samfélagið.  Því allt tengist.  Bókin um gleðina er frábær bók sem vert er að lesa og mikilvægast er að rækta eitthvað, ekki einungis mat heldur líka fólk.  Stjórnendur þurfa að passa upp á að starfsmenn rækti verkefni.  Að lokum gerði Guðjón samantekt á því hvað er okkur mikilvægast í lífinu; tilgangur, fólkið mitt, virkni, viðhorf, næring, hvíld, samfélagið og hið æðra.  Ægishjálmurinn tengir þetta allt saman.