Reynsla og hringborðsumræða varðandi Lean Vinnurými - War Room - Obeya

Sjóvá bauð Stjórnvísifélögum heim í morgun á áhugaverðan fund sem var haldinn í samstarfi faghóps um gæðastjórnun og ISO staðla hjá Stjórnvísi og Félags um innri endurskoðun.  Framsögumenn voru þau Guðmundur Bergþórsson, innri endurskoðandi og Ingigerður Guðmundsdóttir, gæðastjóri hjá Sjóvá.

Guðmundur kynnti örstutt Félag um innri endurskoðun en það er fagfélag endurskoðenda og eru í því 100 félagar.  Þar eru faghópar um fjármál og upplýsingaöryggi og er félagið aðili að alþjóðlegu félagi innri endurskoðenda. Fagið varð til 1946 í Bandaríkjunum og hefur breiðst út um heiminn.  Guðmundur situr í alþjóðlegri fræðslunefnd sem tengir félagið saman.  Fagið er ekki vísindagrein en er byggt upp á ákveðnu greinum.  Starfið snýr að öllum þáttum í fyrirtækjum.  Meginmarkmið innri endurskoðenda er aukin skilvirkni og hagkvæmni.   

Kostnaður er ekki einungis útlagður kostnaður heldur einnig umhverfisþættir o.fl.  En hvert er hlutverk innri endurskoðenda í fyrirtækjum.  Innri endurskoðun fer fram í margvíslegu lagaumhverfi og menningarheimum, hjá fyrirtæjum sem hafa mismunandi tilgang og eru breytileg að stærð, uppbyggingu og flækjustigi og hún er unnin af einstaklingum innan eða utan fyrirtækis.  Staðfestingarvinna felur í sér hlutlægt mat innri endurskoðandans á gögnum til þess að gefa álit eða niðurstöður um rekstrareiningu, rekstur, starfsemi, ferli kerfi eða aðra efnisþætti.  Almennt koma þrír aðilar að staðfestingarvinnu: 1. einstaklingurinn eða hópurinn sem tengist með beinum hætti rekstrareiningunni, rekstrinum, starfseminni, ferlinu, kerfinu eða öðrum efnisatriðum – ferlaeigandinn 2. Einstaklingurinn eða hópurinn sem vinnur matið – innri endurskoðandinn og 3. Einstaklingurinn eða hópurinn sem nýtir sér matið notandinn.  Endurskoðunarferillinn er samvinna og samtal við hagsmunaaðila.  Mikilvægt er að fá alla með og að allir skilji.  Einnig að allir megi segja hlutina eins og þeir eru.    

Ingigerður Guðmundsdóttir gæðastjóri Sjóvá fór yfir stjórnkerfi félagsins sem er virkt stjórnkerfi.  Vinnubrögð hjá Sjóvá eru bæði öguð og samræmd. Sjóvá er með vottun skv. ISO27001 um upplýsingaöryggi frá árinu 2013 og jafnlaunavottun frá árinu 2014.  Reglulegt eftirlit er með afkomu og þjónustu einstakra sviða, innri úttektir eru framkvæmdar reglulega, innra eftirlit er innbyggt í verkferlana og verkskipting og ábyrgð er skýr. 

Sjóvá heldur skrá yfir kvartanir, ábendingar, hrós og frávik.  Í framhaldi er greint, metið og fundnar leiðir til að stýra áhættum ef mögulegt er.  Sífellt er verið að horfa á hvar megi bæta ferla.  Þegar koma áhættur eru búnar til úrbætur.  Í dag eru 20 innri úttektaraðilar hjá Sjóvá sem finnst verkefnið áhugavert og kynnast í leið störfum annarra.  Úttektir eru 2svar á ári og við það eykst áhuginn á gæðakerfinu sjálfu.  Innri endurskoðandi er ráðinn af stjórn og hefur endurskoðunarnefnd eftirlit með störfum hans.  Endurskoðunaráætlun er samþykkt af nefndinni.  Innri úttektaráætlun byggir á áætlun endurskoðanda og eru niðurstöður kynntar.  Innri endurskoðandi hefur óskertan aðgang að gögnum og starfsfólki félagsins. 

Forstjóri tryggir að innra og ytra eftirlit fái forgang og framkvæmdastjórar bregðast hratt við ábendingum.  Endurskoðunarnefnd fær stöðuyfirlit að minnsta kosti tvisvar á ári.  Áhættu-og öryggisnefnd fjallar um álitamál og stöðu innra eftirlitskerfis. 

Gott samstarf innri endurskoðanda og gæðastjóra bætir yfirsýn, eykur skilning allra aðila, umbætur verða hraðari, meiri skilvirkni og minni líkur að margir séu að vinna sama verkefnið, stærri hluti stjórnkerfisins er tekinn út á hverju tímabili, þetta sparar tíma og peninga, styttir boðleiðir og gríðarleg þjálfun og fræðsla á sér stað milli aðila. 

Hvað eiga kvenstjórnendur sameiginlegt og hver eru viðhorf karla til þeirra var yfirskrift fundar á vegum faghóps um mannauðsstjórnun sem haldinn var hjá Póstinum Stórhöfða í morgun.

Tvö mjög áhugaverð erindi um kvenstjórnendur voru flutt en það voru þær Katrín Pétursdóttir verkefnastjóri hjá Póstinum og Íris Ósk Valþórsdóttir stöðvarstjóri hjá Avis sem deildu visku sinni og stýrðu umræðum.

Katrín fjallaði um rannsókn sem hún gerði á kvenstjórnendum á íslenskum vinnumarkaði.  Hana langaði að vita hvernig árangursríkir kvenstjórnendur á Íslandi stjórnuðu og hitti hún þær og spjallaði við þær. Hún fór yfir hvað einkennir persónuleika þeirra, hvernig þær tvinna saman fjölskyldulíf og vinnu, hvaða aðferðir þær nota í stjórnun, tengslanet þeirra og hvaða áhrif það hafði á framgang í starfi, kynjamisrétti og ráð sem þær gefa ungum konum sem eru að stíga sín fyrstu skref á vinnumarkaðnum. Konur gegna síður stöðu æðsta yfirmanns á vinnustöðum.  Sagan segir okkur að karlar hafa setið sem æðsti stjórnandi frá upphafi. Fyrrum forsætisráðherra Kanada Kim Campbell breytti því hvernig hún talaði, hún talaði sem leiðtogi en ekki sem kona.  Hún var því gagnrýnd fyrir það. 

Rannsóknaraðferðin var eigindleg, viðtöl voru tekin við 11 árangursríka kvenstjórnendur á íslenskum vinnumarkaði á aldrinum 40-69 ára forstjórar eða eigendur fyrirtækja. Viðtölin voru 36-75 mínútur.   

Á síðustu árum og áratugum hefur þátttaka kvenna í stjórnunarstörfum verið töluvert í umræðunni og enn í dag heyrast af og til raddir sem segja að konum sé meinaður aðgangur að stjórnunarstörfum eða þær ekki metnar að verðleikum. Í erindi sínu segir Íris frá sinni sýn og vísar í rannsókn sem hún gerði á viðhorfum karla til kvenstjórnenda og stjórnunarhátta þeirra. Persónueinkenni árangursríkra kvenstjórnenda eru að þær eru jákvæðar, bjartsýnar, óþolinmóðar, kröfuharðar og hafa mikinn áhuga á fólki.  Ekkert benti til þess að systkinaröð skipti máli hvort konur skari framúr eða ekki.  Allar konurnar áttu börn og höfðu átt góð og hlý samskipti við foreldra sína.  Þær áttu það einnig sameiginlegt að hafa samviskubit yfir því að inna heimilinu og fjölskyldunni ekki nægilega vel.  Allar höfðu fengið aðstoð heima fyrir.  Flestar höfðu æft einhverjar íþróttir á yngri árum og voru sammála um að hreyfing skipti miklu máli sem og góður svefn. 

Flestir kvenstjórnendurnir voru með skýra stefnumótun, gott upplýsingaflæði, opnar dyr þ.e. auðvelt aðgengi, hlustuðu vel, völdu rétta fólkið með ólíkan bakgrunn, sögðu heiðarleika og traust skipta miklu máli sem og hvatningu og vildu vera þessi ósýnilegi stjórnandi.  Það sem þessir aðilar áttu einnig sameiginlegt var að þær byggðu upp tengslanet í gegnum stjórnarsetu í hagsmunasamtökum, tengslanetið veiti þekkingu.

En hver er upplifun árangursríkra kvenstjórnenda á að vera kvenmaður á vinnumarkaðnum með tilliti til kynjamisréttis?  Margar sögðust ekki finna fyrir misrétti hér á Íslandi en því væri öfugt farið erlendis. Flestar voru hlynntar kynjakóða en fannst að hann ætti samt ekki að þurfa að setja. 

En hvaða ráð gefa þessar konur ungum konum sem eru að stíga sín fyrstu skref á vinnumarkaðnum?  Vinnusemi, ánægja í starfi, trúa á sjálfa sig og gefast ekki upp, grípa tækifærin, leita ráða og fá ráleggingar, fá besta fólkið með sér í verkefnin og setja sér markmið. 

Viðhorf íslenskra karla til kvenstjórnenda var rannsókn Írisar Óskar Valþórsdóttur stöðvarstjóra hjá AVIS.  Íris hefur unnið sem stjórnandi sl. 10 ár og var í meistaranámi í stjórnun og stefnumótun.  Íris starfaði 10 ár í Bretlandi þar sem hún var stjórnandi og hefur því reynslu þaðan.  Til fjölda ára hefur verið mikil barátta fyrir jafnrétti.  Konur eru að brjóta sér leið en það tekur tíma.  Það sem var í lagi fyrir 5 árum síðan þykir ekki í lagi í dag.  Konur eru oft fyrir utan ákveðið tengslanet þar sem þær missa af upplýsingum eins og hvað er framundan.  FKA er að hjálpa konum með því að tengja þær saman.  Í gegnum tíðina hafa karlar frekar verið í stjórnunarstörfum.  Í dag eru konur í 47% starfa á Íslandi.  Kynjaskipting í æðstu stjórnunarstöður og stjórnir fyrirtækja á Íslandi eru konur í miklum minnihluta.  Næstum tvöfalt fleiri konur útskrifast úr háskólum á Íslandi í dag en karlar.  Þetta ætti að endurspeglast á vinnustöðum en gerir það ekki.  Kannski er ástæðan sú að það eru töluverðar truflanir hjá konum eins og barneignir o.fl.  Íris Ósk gerði megindlega rannsókn þar sem haft var samband við yfir 30 fyrirtæki og fékk 312 svör frá karlmönnum sem störfuðu fyrir kvenstjórnendur 20 ára og eldri.  64% þeirra sem svöruðu var með núverandi kvenstjórnanda.  Þema rannsóknarinnar: umboð, tilfinningagreind, hvatning, sýn, liðsheild og viðhorf almennt. Kvenstjórnendur eru duglegir við að hvetja aðra við að koma með hugmyndir, sýna starfsmönnum og verkefnum þeirra áhuga, hvetja starfsmenn áfram og vilja að þeim gangi vel.  Þær voru ekki eins góðar varðandi sterka sýn og að deila hugsjónum sýnum en tala jákvætt um framtíðina og það sem framundan er.  Kvenstjórnendur leggja líka metnað í að samskipti séu góð.  Varðandi viðhorf almennt þá voru 80% sammála því að gott væri að vinna fyrir kvenstjórnendur og 90% töldu þær jafn hæfar sem stjórnendur.  Á heildina litið gefur rannsóknin til kynna að það sé jákvæð mynd af kvenstjórnendum, þær sé góðar í að veita umboð til starfsmanna, hafi sterka tilfinningagreind, hvetjandi, með skýra framtíðarsýn og góðar í að byggja upp liðsheild.

Stjórn faghóps um góða stjórnarhætti vekur athygli faghópsins á eftirfarandi: Ráðstefnan Góðir stjórnarhættir - Fyrirmyndarfyrirtæki í góðum stjórnarháttum verður haldin 10. apríl nk. í Háskóla Íslands. Þema ráðstefnunnar er: Áhrif og ákvarðanir stjórna. Aðalfyrirlesari er Bob Garratt, einn helsti hugmyndafræðingur góðra stjórnarhátta í Bretlandi. Ennfremur munu halda erindi: Hekla Björk Eiríksdóttir - stjórnarformaður Landsbankans, Eyjólfur Árni Rafnsson - stjórnarformaður Eikar og SA, Guðrún Hafsteinsdóttir - stjórnarformaður Lífeyrissjóðs Verzlunarmanna og SI, Þórður Magnússon - stjórnarformaður Eyrir Invest, Þórey S. Þórðardóttir - framkvæmdastjóri Landssamtaka Lífeyrissjóða, Flóki Halldórsson - framkvæmdastjóri Stefnis og Páll Harðarson - forstjóri Nasdaq á Íslandi.

Fundarstjóri er Eyþór Ívar Jónsson - forstöðumaður Rannsóknarmiðstöðvar um stjórnarhætti. 

Skráning: https://godirstjornarhaettir2018.eventbrite.com/?aff=stjorn2

Sjá link: https://shoutout.wix.com/so/1M9d5Avf#/main

Fyrsti viðburður nýstofnaðs faghóps um jafnlaunastjórnun var haldinn hjá Tollstjóra sem bauð Stjórnvísifélögum heim miðvikudaginn 14. mars kl.14:00.  Yfirskrift fundarins var hlutverk og viðhorf æðstu stjórnenda við innleiðingu á Jafnlaunastaðli. Góð mæting var á fundinn. Fyrra erindið flutti Unnur Ýr mannauðsstjóri Tollstjóraembættisins sem jafnframt situr í stjórn faghópsins.  Unnur ræddi hve mikilvægt er að viðhorf æðstu stjórnenda sé gott þar sem hlutverk æðstu stjórnenda er stórt í innleiðingu jafnlaunastjórnunar.  Sú áskorun sem stjórnendur hafa bent á og stendur upp úr hjá Tollstjóra er að það er erfitt að búa til kerfi sem metur störf rétt.  Mikilvægt er að reglulegt endurmat sé á matskerfinu því störf eru breytileg frá einum tíma til annars.  Eitt af því sem stjórnendur bentu á er hversu flókið það er að samræma sjónarmið stéttarfélaga.  Sum leggja áherslu á mikilvægi menntunar og önnur á að allir fari á lífeyri 65 ára, ólíkir hlutir eru hjá hverju og einu félagi og þegar samið er hjá stéttarfélögum þá riðlast allt til aftur.   Tollstjóri hefur hlotið jafnlaunavottun frá Vottun hf og Unnur Ýr, mannauðsstjóri Tollstjóraembættis, fjallar um mikilvægi þátttöku æðstu stjórnenda við innleiðingaferlið. Tollstjóri, Snorri Olsen, tók virkan þátt í ferlinu frá upphafi og er það lykilatriði í að gera ferlið skilvirkt og árangursríkt.

Seinna erindið flutti Anna Þórhallsdóttir sem lauk nýverið MS-prófi í stjórnun og stefnumótun frá Háskóla Íslands og gerði eiginlega rannsókn á viðhorfi stjórnenda til Jafnlaunastaðals. Í sínu erindi leitaðist hún við að svara eftirfarandi spurningum: 1. Sjá stjórnendur í íslensku atvinnulífi lögmæti í innleiðingu á jafnlaunastaðli? 2. Hvaða hindranir telja stjórnendur sig standa frammi fyrir við innleiðingu á jafnlaunastaðli og hvaða áhrif telja þeir slíka innleiðingu hafa fyrir skipulagsheildina?

Í lok fundarins kynnti formaður nýstofnaðs faghóps um jafnlaunastjórnun Gyða Björg Sigurðardóttir stjórnina og markmið nýja faghópsins.  Síðan var boðið upp á fyrirspurnir. 

Fundinum var streymt og má sjá upptökuna á facebooksíðu Stjórnvísi.