Faghópur um Lean hélt í morgun fund í HR sem fjallaði um Lean vinnurými (War room, Obeya) en slík vinnurými bjóða upp á sérstakan stað og tíma fyrir samvinnu og samráð í lausnamiðaðri vinnu, er ætlað að létta á tregðu sem getur verið í samskiptum milli deilda eða innan skipurita. Aðgengileg sjónræn stjórnun með öllum þeim upplýsingum sem nauðsynleg eru til að klára verkefni á fljótlegri og skilvirkari máta.
Svanur Daníelsson hjá Munck Íslandi, Andrea Ósk Jónsdóttir hjá Arion og Kristjana Emma Kristjánsdóttir hjá Arion deldu reynslu sinni af því að setja upp og vinna verkefni í slíkum rýmum. Svanur fjallaði um stjórnherbergi Munck en fyrsta herbergið sem þeir bjuggu til var í hellisheiðavirkjun. Í herberginu var sett um kort af svæðinu, base line áætlun sem innihélt hvað ætti að verka, verklýsing, 3ja mánaða áætlun, 3ja vikna skipulag, hömlutafla til að sýna ef eitthvað hamlar því að þú getir haldið áfram í þínu verki – sett er ábyrgð á verkið að því ljúki sem fyrst, skipurit og tengiliðir, helstu teikningar byggingar og lagnaleiðir, undirstöðuskrá og öryggismál. Sýndar voru myndir af uppsetningu herbergisins og einnig af herbergjum frá Þeistareykjavirkjun, Mánatúnio.fl. Sama fyrirkomulag er þar, kort af svæðinu o.þ.h. Fundarfyrirkomulagið er þannig að einn stýrir fundinu, þátttakendur eiga að vera upplýstir um sitt hlutverk á fundinum. Reynslan er sú að þátttakendur eru betur upplýstir, verkefni ganga betur tímalega og kostnaðarlega, stjórnendur fá betri yfirsýn, minnkar álag á stjórnendur og þátttakendur verða að eiga ábyrgðina.
Þær Andrea Ósk og Kristjana Emma frá Arion hafa verið að gera tilraunir með War room í Arion banka. Í Arion banka er stríðsherbergi þar sem sett er upp risa miðaveggur með tímalínu, ábyrgðaraðilum og verkþáttum. Stundum flytja lykilaðilar í stríðsherbergið. Yfirleitt er þetta notað i stórum verkefnum og ef verkefnið kallar á mikla samvinnu. Tekið var dæmi um úthýsingu á rekstri tölvukerfa Arion banka. Fyrsta skrefið var að halda vinnustofu, hverju þurfum við að huga að? Innput var fengið og 280 atriði komu fram. Síðan var herbergi tekið frá í 7 herbergi og það sett upp í vörður. Verkþættir fyrir eina vöru í einu var sett á vegg. Málaflokkur og ábyrgðaraðilar lóðrétt, í dag, í vikunni og komandi vikur lárétt. Haldnir voru daglegir morgunfundir. Á töflunni var sett: „Nýtt inn“ (í þennan póst mátti setja hvað sem er og var þetta það fyrsta sem tekið var fyrir á fundunum), „lokið“ (sett í excel), „ákvarðanir og sigrar“ og „mikilvægar dagsetningar“. Áhættumat var framkvæmt og aðgerðum bætt við miðavegg sérmerkt.
En hvað reyndist vel? Daglegir morgunfundir, því ótrúlega margt leystist, allir upplýstir um stöðuna, góðar umræður, alltaf rétta fólkið til staðar og tími í lok fundar fyrir fólk til að ræða saman. Dálkurinn „nýtt inn“ reyndist líka vel því þá gleymdist ekkert lengur í tölvupósti. Mikið gerðist á stuttum tíma og fókusinn hélst. En hvað var erfitt? Stærsta áskorunin var að stjórna morgunfundunum og að ná öllu því sem þurfti að fara yfir. Kristjana fór síðan yfir verkefnið „Opnun útibúa á Keflavík“. Í því verkefni voru settir upp 8 straumar og snerti verkefnið flest öll svið innan bankans. Áskorunin var samvinna straumanna, vinna verkefnið innan ákveðins tímaramma. Í upphafi var sett upp verkáætlun og yfir 400 verkþættir komu. Allt var sett upp í stórt excelskjal til að raða og sjá tímaröð verkefnanna. Verkáætlunin innihélt einnig lykildagsetningar. Sérherbergi var tekið undir verkefnið þar sem 4 starfsmenn unnu stöðugt í verkefninu og allir verkefnafundir fóru fram í herberginu. Töflufundir voru í hverri viku 1 klst. með öllum straumstjórum. Hver straumur var með sitt svæði þar sem skrfaðir voru niður þeir verkþættir sem átti að vinna í hverri viku. Aðrar upplýsingar á töflunni voru lykildagsetningar, tímalína, heildar verkáætlun, verkefnaskipulag. Áskoranir og umbætur skráðar. Notaðar voru alls konar merkingar til að auka sjónræna stjórnun og yfirsýn. Gulur, rauður og grænn. Einnig notaðir þumlar sem sýndu upp og niður. Betra heldur en að lesa.
