Reynsla og hringborðsumræða varðandi Lean Vinnurými - War Room - Obeya

Í morgun var haldinn á Icelandar Hótel Natura fjölmennur fundur á vegum Festu og faghóps um samfélagsábyrgð fyrirtækja þar sem markmiðið var að kynna samfélagsskýrslur fyrirtækja og ræða hvernig mæla megi árangur í umhverfis- og samfélagsmálum. Fundarstjóri var Soffía Sigurgeirsdóttir hjá KOM.  Þorsteinn Kári Jónsson, Marel, varaformaður Festu útskýrði hvað felst i samfélagsskýrslu, hvað á hún að innihalda og hver er lesandinn, þ.e. fyrir hvern er skýrslan.  Þá fjallaði Sigrún Ósk Sigurðardóttir, aðstoðarforstjóri ÁTVR um samfélagsskýrslu ÁTVR 2016.  Skýrslan er í dag alfarið í rafrænu formi.  Hún þarf að falla að heildarstefnunni og samsama sig heildaraðilanum.  Í fyrsta skipti spurði ÁTVR í vinnustaðagreiningu hvort starfsfólk teldi sig þekkja áherslur Vínbúðarinnar á sviði samfélagsábyrgðar og voru starfsmenn almennt mjög sammála því.

Dagmar Ýr Stefánsdóttir, fjölmiðlafulltrúi Alcoa Fjarðaáls kynnti samfélagsskýrslu Acoa Fjarðaáls 2016.  Eitt af hennar fyrstu verkefnum var að ganga til liðs við Festu og er forstjóri Alcoa eigandi verkefnisins.  Alcoa er stórt fyrirtæki í litlu samfélagi sem hefur áhrif á umhverfið og því mikilvægt að huga vel að því.  Litið er á að fyrirtækið þurfi samþykki samfélagsins til að starfa.  Alcoa fagnar 10 ára afmæli í ár.  Markmiðið er að vera í góðu samstarfi við verktaka og deila verkefnum sem víðast.  Samfélagsskýrslan er ekki hluti af ársskýrslu.  Alcoa notar GRI viðmið, forstjóri og tveir stjórnendur eru í stýrihópnum.  Alcoa er fyrirtæki sem mengar og er því að gera allt sem í þeirra valdi stendur til að gæta að umhverfinu.  Mikið hefur verið plantað af trjám.  Varðandi mannauðsmál þá eru öryggismál ávallt í öndvegi.   Metnaðarfull markmið eru varðandi jafnréttismál.  Í dag starfa 25% konur á svæðinu.  Hvatt er til sjálfboðavinnu og þess að gefa af sér.  Alcoa hlaut menntaverðlaun atvinnulífsins 2017.  Stærsti einstaki styrkurinn í fyrra var til Vatnajökuls.  Þeir sem verða birgjar hjá Alcoa þurfa að undirganga ströng skilyrði er varða að stunda jákvæð viðskipti.  Dagmar sagði að lokum að í næstu skýrslu yrði texti styttur og meira myndrænn, gerð yrði vefútgáfa, hugað betur að tölum sem náðist ekki núna, hvað veldur? Finna tækifærin til að gera betur og virkja áhuga starfsmanna betur. 

Að lokum kynnti Hrönn Ingólfsdóttir, forstöðumaður Verkefnastofu Isavia Árs- og samfélagsskýrsla Isavia 2016.  Nærsamfélag ISAVIA er allt landið.  Stjórn ákvað að farið yrði í UN Global Compact.  Forstjóri var mjög áhugasamur og er eigandi verkefnisins. Skýrslan var gerð skv. GRI.   Byrjað var á að móta stefnu og markmið sem var samþykkt af stjórn.  Eigandi skýrslunnar er almenningur, skýrslan er á íslensku og ensku, er bæði til prentuð og á netinu.  Henni verður skilað sem framvinduskýrslu í UN Global í haust.  Samfélagsábyrgðin er nú tekin beint inn í stefnuna.  Stefnan er að samfélagsábyrgðin verði i DNA-inu.

Faghópar um samfélagsábyrgð fyrirtækja og mannauðsstjórnun stóðu í morgun fyrir fundi í Húsi atvinnulífsins sem hafði það markmið að ná athygli forstöðumanna fyrirtækja á ábyrgð þeirra á að mæta þörfum er tengjast skertri starfsgetu og varpa ljósi á ávinninginn sem felst í því að sinna þessu á markvissan hátt. Á fundinum var fjallað um ábyrgð fyrirtækja að sinna starfsmönnum með skerta starfsgetu sem felst meðal annars í því að bjóða upp á hlutastarf bæði fyrir starfsmenn innan fyrirtækja sem eru að fara í langvinn veikindi eða koma til baka til starfa. 

Hannes G. Sigurðsson, aðstoðarframkvæmdastjóri Samtaka atvinnulífsins og fyrrverandi stjórnarformaður VIRK bauð gesti velkomna og sagði frá samstarfi SA og Virk. Hannes ræddi um aðdragandann að stofnun VIRK.  Árið 2004 höfðu ASÍ og SA miklar áhyggjur af vaxandi örorkutíðni og þann 7.mars sama ár var samið um 2% hækkun lífeyrissjóðs. Árið 2008 var VIRK stofnað og skipulagsskrá staðfest.  Vigdís Jónsdóttir var ráðin fyrsti starfsmaður VIRK og starfar enn í dag sem framkvæmdastjóri VIRK. Á árinu 2016 var slegið Íslandset í nýgengi örorku þegar 1.800 manns fengu úrskurð um 75% örorkumat.  Á árinu var nýgengi örorku í fyrsta sinn meira en náttúruleg fjölgun starfsfólks á vinnumarkaði.  Þessi öfugþróun í nýgengi örorku gerist á sama tíma og VIRK er að ná miklum árangri í starfsendurhæfingu einstaklinga sem glímt hafa við veikindi eða afleiðingar slysa og snúa inn á vinnumarkaðinn að henni lokinni.  Upptaka starfsgetumats í stað örorkumats býður upp á allt aðra nálgun og hugmyndafræði en gildandi örorkumatsstaðall sem einblínir á að vangetu fólks og færnisskerðingu. Mikilvægt er að ná uppbyggilegu samstarfi milli TR og VIRK.       

Jónína Waagfjörð, sviðsstjóri þróunar atvinnutengingar hjá VIRK Starfsendurhæfingarsjóði talaði stuttlega um ráðgjöf og þjónustu VIRK og jafnframt þann samfélagslega ávinning sem hlýst af því að koma einstaklingum aftur út á vinnumarkaðinn eftir starfsendurhæfingu. Í því sambandi ræddi hún um mikilvægi innleiðingar ákveðinna verkferla inni á vinnustaðnum sem auðveldað geta einstaklingum með skerta starfsgetu að vera áfram í vinnunni og/eða að snúa aftur til vinnu eftir veikindi eða slys. Allir sem leita til VIRK fá ráðgjafa en þeir eru 50 um land allt.  Margir þeirra sem leita til VIRK eru með mikla menntun.  Algengustu ástæðurnar eru stoðkerfis-og geðræn vandamál. Rannsóknir staðfesta að tíminn hefur mikið að segja varðandi hvort starfsmenn snúa aftur inn á vinnumarkaðinn, því lengur sem starfsmaður er frá vinnu því minni líkur á að hann snúi aftur.  Því er gríðarlega mikilvægt að atvinnurekendur fylgist með og taki ábyrgð, vísi starfsmönnum á VIRK.  Starfsgeta þeirra sem eru útskrifaðir hjá VIRK er frá 3-100%.  Af þeim sem voru útskrifaðir 2016 voru 50% með 50% starfsgetu, 25% með 75%, 8% með 100%.  En hver er ábatinn af starfsemi VIRK?  Ábatinn er í milljörðum króna öll þau ár sem VIRK hefur starfað.  Það eru TR, lífeyrissjótðurinn, skatturinn og einstaklingarnir sjálfir sem skapa þennan ábata.  Mikilvægt er að fyrirtæki gæti að aðilum sem eru ekki með fulla starfsgetu og aðlagi starfið að þeim.  Að vera í sambandi við starfsmanninn á meðan hann er í langtímaveikindum er það mikilvægasta af öllu til að viðkomandi komi aftur.  Að skrá fjarveru er mikilvægt og einnig að skoða hver er ástæða fjarverunnar.  Þetta er ábyrgð stjórnenda.   Virk segir: „Vinna er úrræði“, vinnan eflir einstaklinginn. 

Berglind Helgadóttir, starfsmannasjúkraþjálfari/starfsmaður öryggisnefndar: „Starfsendurhæfing samhliða vinnu“ – sagði frá þróunarverkefni Landspítala og VIRK um starfsendurhæfingu starfsmanna Landspítala samhliða vinnu. Markmið verkefnisins, sem hófst í september 2016, var að stuðla að endurkomu til vinnu í fyrra starfshlutfall eftir tímabundna skerta vinnugetu vegna heilsubrests. Landspítalinn leggur mikla áherslu á teymisvinnu og fjarvistastjórnun. Þegar vinnan hófst voru fjarvistir háar 6,6% 2016.  Markmiðið var að vera undir 6%.  Erfiðustu fjarvistarmánuðirnir eru fyrstu þrír mánuðirnir.  Til að innleiða var haldin vinnustofa fyrir alla stjórnendur.  Mikilvægt er að finna út hvað það er sem veldur veikindunum, er það eitthvað sem tengist vinnustaðnum?  Berglind vísaði í áhugaverða rannsókn varðandi íhlutun á vinnustað: What works at work? Darcy Hill, Daniel Lucy, Clare o.fl.   Skoðað er hvað starfsmaðurinn getur gert, hvað getur vinnustaðurinn gert og eftirfylgni.  Tilgangur fjarverusamtals (+10%) er að fara yfir stöðu og ástæðu veikinda, aðstæður á vinnustað og annað.  Boðið er upp á hlutaveikindi þ.e. að viðkomandi starfsmaður komi inn í hlutastarf.  Starfsmaður sem er í 100% starfi fær 50% starf og 50% hjá Virk.  Trúnaðarlæknir metur hvort viðkomandi sé hæfur í verkefnið.  Virk ákveður síðan hvort viðkomandi er starfsendurhæfur, gerður er skriflegur samningur.  En hvernig hefur þetta gengið?  Sex hafa farið inn í verkefnið, einn hefur lokið endurhæfingu og er kominn í fullt starf. Kveikjan við að koma þessu af stað var sú að starfsmaður hefur oft ekki fjármagn nema fara þessa leið.   

Guðmundur Maríusson, fjármálastjóri Íslensku auglýsingastofunnar, sagði að lokum frá reynslu fyrirtækisins varðandi samstarf við Virk. Með samningi við Virk vildi Íslenska leggja sitt af mörkum.  Skjólstæðingur Virk er lögblindur, aðeins með 5% sjón.  Lögblindur maður þarf stóran tölvuskjá og sæti við endann á 6 manna borði.  Að læra á húsnæðið var mikið mál og einstaklingurinn var fljótur að aðlagast, tengjast öðrum starfsmönnum.  Viðkomandi var í 50% vinnu en gat lesið tölvupósta.  Íslenska upplifði mikla jákvæðni með verkefninu sem stóð yfir í 8 vikur.  Menn sáu stöðu hans og fóru að taka tillit til náungans, annarra starfsmanna.  Eftir þessar 8 vikur sagði einstaklingurinn að hann finni fyrir miklu meira öryggi, auðvelt var að fá aðstoð ef eitthvað kom upp á í tölvunni.  Þessi einstaklingur fékk í framhaldi að mæta á vinnustaðinn og fá aðstöðu fyrir eigin verkefni því þangað fannst honum gott að koma.  Þessi upplifun var gagnkvæm. 

Fundarstjóri var Ásdís Gíslason, kynningastjóri HS Orku.

Ný stjórn var kosin á aðalfundi félagsins þann 3.maí fyrir næsta starfsár. Formaður Stjórnvísi 2017-2018 var kjörin Þórunn María Óðinsdóttir, sérfræðingur hjá KPMG.  Þórunn María hefur setið í stjórn félagsins sl. 3 ár og var formaður faghóps um lean til fjölda ára.

Eftirtalin voru kosin á aðalfundi 2015 til tveggja ára og sitja þ.a.l.  áfram í stjórn næsta starfsárs:

• Jón Halldór Jónasson, fjölmiðlafulltrúi hjá Reykjavíkurborg.
• María Guðmundsdóttir, fjármálastjóri hjá Vaka fiskeldiskerfum.

Eftirtalin voru kjörin í aðalstjórn:

• Aðalheiður Ósk Guðmundsdóttir, vörustjóri dagsferða hjá Kynnisferðum.
• Gyða Hlín Björnsdóttir, verkefnastjóri MBA námsins í Háskóla Íslands.
• Jón S. Þórðarson, framkvæmdastjóri hjá PROevents.
• Kristjana Kjartansdóttir, gæðastjóri hjá OR. 

Eftirtalin voru kjörin í varastjórn:

• Berglind Björk Hreinsdóttir, ráðgjafi hjá Attentus.
• Guðmundur S. Pétursson, gæðastjóri hjá Tollstjóra.

Eftirtaldir buðu sig fram í fagráð Stjórnvísi og voru kjörnir samhljóða:

• Guðmunda Smáradóttir, forstöðumaður Opna háskólans í Reykjavík (2016-2018).
• Guðrún Högnadóttir, framkvæmdastjóri Franklin Covey á Íslandi (2016-2018).
• Hafsteinn Bragason, framkvæmdastjóri mannauðssviðs Íslandsbanka (2017-2019).
• Sigrún Ósk Sigurðardóttir, aðstoðarforstjóri ÁTVR (2016-2018).
• Sigurjón Þórðarson, framkvæmdastjóri Nolta (2017-2019)

Skoðunarmenn voru kosnir til tveggja ára á síðasta aðalfundi og sitja því áfram:

• Ásta Malmquist, deildarstjóri fyrirtækjaþjónustu Landsbankans (2016-2018).
• Agnes Gunnarsdóttir, framkvæmdastjóri Perlu norðursins (2016-2018).

Faghópar um Samfélagsábyrgð og Umhverfi og öryggi héldu í morgun fund í Ikea um vistvænar byggingar og lausnir.  Finnur Sveinsson, ráðgjafi fjallaði um gamlan draum að byggja umhverfisvænt hús.  Hann er að byggja fyrsta umhverfisvottaða íbúðarhúsið á Íslandi og mun það verða vottað með norræna umhverfismerkinu Svaninum.  Hver sem er sem er að fara að byggja getur farið inn á gagnagrunn Finns og séð hvaða efni hann notar.  Hann fær staðfestingu frá framleiðendum allra byggingarefna.  Skandinavar byggja umhverfisvæn hús og blokkir í dag.  Byggingariðnaðurinn á Íslandi er kominn á fullt aftur og fjöldi fyrirtækja í byggingarhugleiðingum.  Byggð er að þéttast í Reykjavík og ný hverfi að myndast.  Það er enginn stikk frí í umhverfismálum og við erum hluti af lausninni.  Helsta eign Íslendinga eru náttúruauðlindir og hreint umhverfi.  Varðandi val á vottunarkerfum þá kynnti Finnur mörg kerfi t.d. Passive houses, Zero energy houses, Leed, DGBV, Miljöbyggnad, Breeam og Svaninn.  Sjálfur valdi hann Svaninn. 

Guðný Camilla Aradóttir, umhverfisstjóri fjalla um hvernig sjálfbærni er ein grunnstoðin í hönnun IKEA á hverri einustu vöru.  Sjálfbærni hefur verið hluti af IKEA frá upphafi.  Nýtni og vinnusemi hefur verið í hávegum höfð og sjálfbærni er hluti af því.  Árið 1976 gaf Ikea út handbók þar sem fjallað var um að sóun væri versti sjúkdómur mannkynsins og passa þyrfti upp á hana í hverri einustu vöru.  Árið 2012 voru sett fram markmið til ársins 2020 varðandi auðlindir og orku, fólk og samfélagið og sjálfbærara heiilislíf.  Af 10þúsund vörum eru 2300 vörur á lista yfir msl@h vörur og þeim fer hratt fjölgandi.  Healthy living er nýr flokkur.  Þær grunnstoðir sem stuðst er við með hverja einustu nýja vöru eru: notagildi, hönnun, lágt verð, sjálfbærni og gæði.  Með þessu er tryggt að sjálfbærni sé hluti af hverri vöru.  Nú er notaður betri bómull, vottaður viður, bambus og vatnahýasinta.  Vatnahýasinta vex eins og arfi, búnar eru til úr henni fiskamottur o.fl.  Flatar pakkningar eru notaðar til að koma sem mestu í hvern gám, notaðar eru pappapallettur og ekkert frauðplast er notað lengur hjá Ikea.  Í stað frauðplastsins er notaður pappír sem er umhverfisvænn.  Þetta tók mörg ár því sannfæra þurfti birgja um að hætta að nota frauðplast.  Ikea selur Kungsbacka eldhúsinnréttingar sem unnar eru úr endurunnu plasti og viðarspóni. Í einni hurð eru 25 plastflöskur.  Blöndunartækin eru öll með vatnssparandi búnaði og nota 40% minna af vatni en þrýstingurinn er sá sami. Led lýsingin er núna innleidd og nú eru eingöngu seld ledljós í Ikea.  Í fyrra seldi Ikea 79 milljónir LED pera í heiminum.  Heimilistæki eru í A++.

Fimmtudaginn 27. apríl var sameiginlegur fundur ISO og gæðastjórnunarhópa Stjórnvísis haldinn í húsakynnum Háskólans í Reykjavík. Fundurinn hófst með aðalfundi þar sem Elín Ragnhildur Jónsdóttir, gæðastjóri Ríkiskaupa og formaður gæðastjórnunarhópsins, greindi frá starfi beggja hópa á árinu 2016 ásamt því að bera fram tillögu um sameiningu.

Fundurinn markaði tímamót hjá hvorum hópi fyrir sig þar sem fundarmenn samþykktu einróma sameiningu hópanna tveggja. Nýr hópur mun taka við verkefnum beggja hópa undir yfirskriftinni „Gæðastjórnun og ISO staðlar“ og fjalla um gæðastjórnun, ISO staðla og aðra staðla til stjórnunar en einnig faggilda vottun á grundvelli staðla.

Þá var óskað eftir aðilum í nýja stjórn og gáfu nokkri sig fram til stjórnarsetur. Þess má geta að hóparnir tveir voru með flesta þátttakendur á viðburðum Stjórnvísishópanna á árinu 2016 og gera má ráð fyrir því að bjartir tímar séu framundan í starfi nýs hóps.

Að loknum aðalfundarstörfum tók Kristjana Kristjánsdóttir gæðastjóri hjá Orkuveitunni við stjórn fundarins og kynnti til leiks fjóra framsögumenn sem fjölluðu um innri úttektir í ljósi breytinga sem urðu á ISO 9001 með útgáfuni árið 2015.

Sveinn V. Ólafsson, sérfræðingur hjá Jensen ráðgjöf, hóf umræðuna og fjallaði um almennar breytingar á staðlinum með sérstaka áherslu á aukin áhrif stjórnenda og áhættustjórnun. Þá miðluðu þrír gæðastjórar reynslu sinni af innri úttektum. Fyrstur tók til máls Bergþór Guðmundsson, gæðastjóri Norðuráls, þá Ína B. Hjálmarsdóttir, gæðastjóri Blóðbankans, og að lokum Guðrún E. Gunnarsdóttir, gæðastjóri 1912. Athyglisvert var að sjá að nálgun fyrirlesara á innri úttektir var ólík en allir voru þó að uppfylla kröfur þeirra staðla sem unnið er eftir. Fundarmenn voru sammála um að ólík nálgun gefur byr undir báða vængi og er hvatning til þess að nálgast viðfangsefnin út frá þörfum hvers fyrirtækis fyrir sig.

Að loknum erindum stýrði Kristjana Kjartansdóttir opnum umræðum þar sem fundarmenn lögðu sjálfir fram umræðuefnin. Umræður fóru fram á fjórum borðum og að þeim loknum var stutt samantekt þar sem þátttakendur lýstu ánægju sinni með fyrirkomulagið og efnistök dagsins.

Stjórnir beggja hópa, ISO hóps og Gæðastjórnunar, þakka fyrir ánægjulegt samstarf á árinu 2016 og óska nýrri sameiginlegri stjórn velferðar á nýju ári.

-----

Hér má sjá lýsingu á nýjum sameinuðum hópi en ný stjórn fær það verkefni að móta starfið ennfrekar.

Heiti: Gæðastjórnun og ISO staðlar.

Lýsing: Faghópur sem fjallar um gæðastjórnun, ISO staðla og aðra staðla til stjórnunar en einnig faggilda vottun á grundvelli staðla.

Markmið og leiðir:

Faghópurinn um gæðastjórnun og ISO staðla vinnur að því að efla þekkingu á gæðastjórnun, ISO stöðlum og öðrum tengdum stöðlum, svo og faggildri vottun.

Hópurinn stuðlar einnig að tengslamyndun og miðlun á reynslu þeirra sem starfa að málum tengdum stjórnun innan fyrirtækja eða stofnana.

Stjórn hópsins skipuleggur fundi þar sem fengnir eru fyrirlesarar sem hafa framsögu um málefni sem áhugavert er að ræða í tengslum við gæðastjórnun eða staðla. Einnig eru rædd þau viðfangefni sem koma upp og ábendingar um leiðir til að leysa þau. Hópurinn er samheldinn og innan hans ríkir trúnaður og traust.

Ennfremur skipuleggur stjórn hópsins ráðstefnur um ýmis málefni tengdum gæðastjórnun og stöðlum, gjarnan í samstarfi við aðra faghópa.

Faghópafundir eða ráðstefnur nýtast bæði byrjendum í heimi gæðastjórnunar og staðla og þeim sem lengra eru komnir allt eftir efni funda eða ráðstefna.  

Orðskýringar

Stjórnunarkerfi, þ.m.t. gæðastjórnunarkerfi, felst í aðgerðum sem fyrirtæki eða skipulagsheild beitir til þess að greina markmið sín og ákvarða þá ferla og auðlindir sem þarf til þess að ná þeim árangri sem sóst er eftir. Hina ýmsu hluta stjórnunarkerfis skipulagsheildarinnar má sameina í eitt stjórnunarkerfi. Hér má nefna sem dæmi gæðastjórnunarkerfi ISO 9001 og ISO 14001 umhverfisstjórnunarkerfi.