Samskiptafærni og sköpun skipta meginmáli í framtíðinni.

 „Góð samskipti á vinnustað eru oft uppspretta góðra verka“ var yfirskrift fundar á vegum faghópa um lean og mannauðsstjórnun í morgun.  Svo mikil þátttaka var á fundinn að færa þurfti hann í stærri sal hjá BSRB.  Fjórir fyrirlesarar fluttu áhugaverð erindi.

Sérfræðingur á sviði samskipta, Sigríður Hulda hjá SHJ ráðgjöf, fjallaði um ávinning góðrar samskiptafærni. Sigríður sagði að í dag er verið að leggja miklu meiri áherslu á samskiptaþætti.  Þessir þættir hafa mikið að segja með hvernig þér mun takast til í starfi, Sigríður vísaði í nýlegar stórar rannsóknir.  Mikilvægt er að að sá sem við erum að ráða hafi eftirfarandi hæfi:  hjálpsemi, virðingu, áhuga, hrós, heilindi og gott viðmót.  Flest störf byggja að verulegu leiti á samskiptum og samskipti hafa bein áhrif á líðan og starfsánægju.  Samskipti eru í raun hjartað í öllu.  Samskiptafærni og sköpun skipta meginmáli í framtíðinni.  Í dag eru vinnustaðir farnir að vinna með samskiptasáttmála. Kjarninn í öllu því sem Sigríður vinnur með er að einstaklingurinn skoði sjálfan sig og sé tilbúið að taka ábyrgð á sjálfum sér og því sem hann setur út í umhverfið.  Það sem skapar góða vinnustaðamenningu er t.d. að heilsast og kveðjast, orðaval, hrós, kurteisi, stundvísi og nákvæmni.  Hugaðu að því hvern þú hlakkar til að hitta í vinnunni og hverja hlakkar til að hitta þig. Hver og einn á að vera jákvæður í að búa til góða vinnustaðamenningu.  Hvað einkennir þinn vinnustað? Alltaf, stundum, aldrei.  Að velja sér viðhorf er lykillinn.  Á öllum vinnustöðum er einhver óánægður með kaffið.  Þá er mikilvægt að velja sér viðhorf og eins í lífinu öllu.  Að lifa gildin og mæta sjálfum sér á að vera tengt því sem við erum að gera.  Huga ber líka að fundarmenningu, hvernig er hún og hvernig hefur hún mótast? 

Þórunn Óðinsdóttir, sérfræðingur á sviði Lean sagði frá hvernig helstu aðferðir Lean geta hjálpað til við að efla og styrkja teymi svo starfsfólk geti í sameiningu náð framúrskarandi árangri. Þórunn fjallaði um hver kjarninn er í Lean en hann er að veita viðskiptavininum nákvæmlega þá þjónustu sem hann óskar eftir.  Allir stjórnendur þurfa að skilgreina vinnuumhverfið og veita stuðning.  „Respect for people“ er tengt inn í allt sem verið er að nota.   VMS töflur eru tæki til að hittast einu sinni á dag, forstöðumaður með sínu teymi, forstöðumaður með sviðsstjóra og sviðsstjóri með forstjóra, allt á innan við klukkutíma daglega.  Töflurnar eru notaðar í samskiptum og til að sjá nákvæmlega til hvers er ætlast.  Þar eru skoðaðar sölutölur, ýmsar mælingar og hrós.  Með töflunum er verið að rekja verkefnin okkar. Í lean heiminum er stöðugt verið að leita að umbótatækifærum í ferlum og vinnu sem er í góðu lagi.  Skoða hvar umbótatækifærin liggja, hvar er bið, gallar, hreyfing, flutningur, offramleiðsla, birgðir, vinnsla og fólk sem ekki fær að njóta sín í vinnunni.  Þórunn ítrekaði mikilvægi þess fyrir teymi að fagna, það er fátt eitt mikilvægara en fagna litlum sigrum. 

 

Starfsfólk hjá lögreglunni á höfuðborgarsvæðinu segir frá reynslu sinni af því hvernig Lean hefur stutt við teymisuppbyggingu og árangursrík samskipti á vinnustaðnum.

Að lokum sögðu tveir starfsmenn hjá lögreglunnar á höfuðborgarsvæðinu Bylgja Hrönn Baldursdóttir og Ævar Pálmi Pálmason úr kynferðisafbrotadeild lögreglunnar frá reynslu sinni af því hvernig Lean hefur stutt við teymisuppbyggingu og árangursrík samskipti.  Markmið þeirra er fyrst og fremst að starfsmönnum deildarinnar líði vel, skipulag sé skiljanlegt og um það ríki sátt.  Málafjöldi sé ásættanlegur, að flæði og hraði sé í samræmi við væntingar viðskiptavina og kynferðisbrotadeild verði enn eftirsóttari vinnustaður.  Gefið er svigrúm og sveigjanleiki.  Í kynferðisbrotadeild eru þrjú teymi.  Þau sýndu lýsingu á verkefni og hvernig þau verða til.  Dags daglega sér hver og einn hvaða verkefni eru í gangi.  Sumir eru ekki góðir í yfirsýn en geta verið frábærir í t.d. yfirheyrslum.  Með lean var hægt að láta teymið vinna miklu betur og hver og einn fær úthlutað því sem hann er bestur í.  Bylgja og Ævar hvöttu þá sem ætla að innleiða lean til að gefa starfsfólki gott svigrúm.  Þau ræddu hvernig lögreglan hefur getað nýtt sér aðferðir sem fundnar voru upp í umhverfi fjöldaframleiðslu bíla í Japan.  Lögreglan notar töflur og voru sýnd dæmi um hvernig þau vinna.  Á töflunum voru seglar og miðar settir og allt í einu var komin upp tafla sem var öllum skýr.  Allir hrósuðu yfirsýninni sem allt í einu birtist á töflunni.  Sýnd var verkefnatafla fyrir móttöku hælisleitenda til að minnka sóun og var ánægjulegt að sjá hve frábærar umbótahugmyndir komu frá starfsmönnum lögreglunnar.  Ævar Pálmi sagði að lokum að staðan í dag væri sú að verið er að setja í gang ferli fyrir kærumóttöku sem leiðir til miklu betri þjónustu við brotaþola. 

 

Um viðburðinn

Fullbókað: ATH! Breytt staðsetning: Samskipti til árangurs fyrir teymi - Lean

Vinsamlegast athugið að fundurinn verður í sal BSRB Grettisgötu 89 (hornið á Grettisgötu og Rauðarárstíg).  

Góð samskipti á vinnustað eru oft uppspretta góðra verka.

Á þessum grunni leiðir virk þátttaka starfsmanna í umbótaverkefnum, með skipulögðum hætti, af sér aukin samskipti þar sem virðing fyrir framlagi samstarfsfólks er leiðarljós. Aukin samskipti á þessum nótum leiða til betri samskipta og aukins árangurs. Við horfum á þetta frá þremur sjónarhornum:

  • Sérfræðingur á sviði samskipta, Sigríður Hulda hjá SHJ ráðgjöf, fjallar um ávinning góðrar samskiptafærni.
  • Þórunn Óðinsdóttir, sérfræðingur á sviði Lean segir frá hvernig helstu aðferðir Lean geta hjálpað til við að efla og styrkja teymi svo starfsfólk geti í sameiningu náð framúrskarandi árangri. 
  • Starfsfólk hjá lögreglunni á höfuðborgarsvæðinu segir frá reynslu sinni af því hvernig Lean hefur stutt við teymisuppbyggingu og árangursrík samskipti á vinnustaðnum.

Fleiri fréttir og pistlar

Búum til betri heim fyrir alla

Faghópar um stefnumótun og árangursmat og samfélagsábyrgð fyrirtækja buðu Stjórnvísifélögum í Innovation House í morgun þar sem umræðuefnið var „Stefnumótun út frá Heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna“.  Heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun snúa að því að búa til betri heim fyrir alla. Ríkisstjórnin samþykkti nýverið 65 undirmarkmið sem sett verða í forgang á Íslandi og gaf út stöðuskýrslu um stöðu Íslands gagnvart öllum 17 yfirmarkmiðunum. Tilgangur fundarins var að gefa félögum tækifæri til þess að kynnast stefnumótun og aðferðafræði stjórnvalda þegar kom að því að velja forgangsmarkmið og hvernig sú vinna getur gagnast fyrirtækjum og stofnunum til að innleiða Heimsmarkmiðin. Nánari bakgrunnsupplýsingar um Heimsmarkmiðin er að finna á: heimsmarkmidin.is. Fyrirlesarar voru Fanney Karlsdóttir frá forsætisráðuneytinu og Herdís Helga Schopka frá umhverfis- og auðlindaráðuneytinu.

Fanney sagði markmiðin snúa m.a. að menntun fyrir alla, góðan hagvöxt o.fl.  Markmiðin hafa samverkandi áhrif og einnig mótverkandi. Búið er stofna verkefnastjórn um heimsmarkmiðin en hana skipa aðilar frá öllum ráðuneytum, Hagstofunni, SÍS og einnig er ungmennaráð.   Nýja menntastefna Íslands er tengd Heimsmarkmiðunum sem og umhverfisstefnan.  Kópavogsbær skilgreinir sig algjörlega í samræmi við Heimsmarkmiðin sem og Snæfellsnes.  Skátarnir setja fram allt sitt efni í samræmi við Heimsmarkmiðin.  Isavia og Mannvit eru dæmi um fyrirtæki sem máta Heimsmarkmiðin við núverandi markmið og mælikvarða.  Ábyrg ferðaþjónusta er einnig að tengja sig við Heimsmarkmiðin.  Fanney sagði að allir ættu að geta innleitt Heimsmarkmiðin. 

Herdís Helga Schopka ræddi hversu mikilvægt er að byrja á verkefnum sem snúa að rótinni t.d. fátækt og jafnrétti.  Umhverfis-og auðlindaráðuneytið var ráðlagt að skoða hvert og eitt markmið fyrir sig og máta það við ráðuneytið.  Áður en byrjað er að taka ákvarðanir þá voru skilgreind viðmið.  Þau eru ekki að forgangsraða yfirmarkmiðunum 17 heldur undirmarkmiðum.  Hægt er mæla undirmarkmið í átt að aðalmarkmiðum og þannig sjá hvernig gengur.  Ef ekki er hægt að mæla er ómögulegt að sjá hvernig gengur. Notuð var SMART aðferðin. Mikið var um fyrirspurnir bæði á meðan fundi stóð og eins í lokin. Fundurinn var einstaklega upplýsandi og áhugaverður. 

 

Ábyrgar fjárfestingar

Ábyrgar fjárfestingar var fundarefni faghóps um samfélagsábyrgð í Arion banka í morgun.  Vel var mætt á fundinn og umræður líflegar.  Fundurinn hófst með því að Hildur Sif Arnardóttir og Ninna Stefánsdóttir kynntu niðurstöður meistararitgerða sinna um ábyrgar fjárfestingar. Þær stöllur sögðu að með rannsóknum sem þeirra mætti bæta þekkingu fjárfesta á ábyrgum fjárfestingum og styðja við samfélagsábyrgð fyrirtækja. Önnur rannsóknin var megindleg og hin eigindleg.  Niðurstöður rannsóknanna leiddu í ljós að almennt má sjá að íslenskir stofnanafjárfestar eru jákvæðir gagnvart ábyrgum fjárfestingum en finnst skorta á viðtalið varðandi samfélagslega ábyrgð og samræmda skýrslugjöf.

Innri hvatar fyrir ábyrgar fjárfestingar eru: vitundarvakning, orðsporsáhætta, langtíma sjónarmið og fjárhagslegur ávinningur.  Ytri hvatar eru löggjöf, alþjóðlegir sáttmálar, þrýstingur frá viðskiptavinum, þrýstingur úr samfélaginu, jafningjaþrýstingur og löggjöf. Rannsókn Hildar leiddi í ljós að á Íslandi haf innri hvatar meiri áhrif en ytri en niðurstöður annarra erlendra rannsókna eru þær að ytri hvatar hafa meiri áhrif en ytri.  Helstu hindranir eru: efnahagshrunið, fjármagnshöft, umfangsmikil aðferðarfræði, umboðsskylda, þekkingarskortur, skortur á samrænni skýrslugjöf og skammtímasjónarmið. Skv. erlendum rannsóknum eru konur líklegri en karlar til ábyrgra fjárfestinga.  Rannsókn Hildar studdi niðurstöður erlendu rannsóknanna. Sterkustu áhrifin af ábyrgri fjárfestingu eru ímyndar og orðsporsáhætta.  Þolinmótt fjármagn þarf í ábyrgar fjárfestar.

Hrefna Ösp Sigfinnsdóttir, framkvæmdastjóri Markaða hjá Landsbankanum og stjórnararformaður Iceland SIF, kynnti samtökin Iceland SIF. Samtökin voru stofnuð í nóvember 2017 og voru stofnaðilar 23.  Allir sem leitað var til tóku þátt.  Heildareignir í stýringu hjá aðildarfélögum eru 6.096.372.171.868 ISK  Tilgangur samtakanna er að vera vettvangur fyrir umræður.  Iceland SIF má aldrei taka afstöðu eða samræma stefnu aðildarfélaga.  Aðildarfélög geta verið starfsleyfisskyld fjármálafyrirtæki, lífeyrissjóðir og tryggingafélög sem fjárfesta fyrir eigin reikning eða í umboði þriðja aðila með starfsemi á Íslandi.  Hvert aðildarfélag fer með eitt atkvæði á fundinum.  Starfsemin byggir á faglegri virkni stjórnarmanna og vinnuhópa samtakanna.  Fulltrúi úr stjórn situr í hverjum vinnuhóp.  Vinnuhóparnir skiptast í: siðferðisleg viðmið, upplýsingagjöf, viðburðarhópur og háskólahópur.  Samtökin eru með heimasíðu og hafa frá stofnun staðið fyrir 7 fræðslufundum.  Að lokum fór Hrefna Ösp yfir stefnu samtakanna til ársins 2022 þar sem m.a. kom fram: gott samstarf við hagsmunaaðila, virkar og öflugar undirnefndir, styðjandi aðili í innleiðingu meðlima á aðferðarfræði ábyrgra fjárfestinga, leiðbeinandi afl í umræðunni um ábyrgar fjárfestingar, öflugt þekkingarsetur um ábyrgar fjárfestingar með öflugri heimasíðu og viðburðum. 

Að lokum kynnti sérfræðingur í eignastýringu Arion banka stöðu ábyrgra fjárfestinga í Arion banka. Sýnd voru dæmi frá Símanum og N1 þar sem sem þessi fyrirtæki segja í ársreikningum sínum frá ófjárhagslegum upplýsingum.  Öllum lífeyrissjóðum ber að endurskoða stefnu sína árlega og senda til FME. Lífeyrissjóður skal hafa hagsmuni sjóðsfélaga að leiðarljósi kv. 36.gr. í VII kafla laga nr129/1997.  Samtökin Iceland SIF hafa nýst einstaklega vel hjá Arion banka.  Mikill tími hefur farið í fræðslu hjá Arion banka til þeirra lífeyrissjóða sem eru hjá þeim.  

Hvernig getur tæknin hjálpað okkur að vinna saman?

Faghópar um þjónustu-og markaðsstjórnun og verkefnastjórnun héldu vel sóttan fund í Háskólanum í Reykjavík þar sem færri komust að en vildu. Þau fengu fjóra reynslubolta til að segja frá verkfærum sem hafa nýst þeim best til að halda utan um verkefni, forgangsraða og tengja samstarfsaðila saman. Þetta voru þau Magnús Árnason markaðsstjóri Nova sem kynnti https://asana.com/Hafdís Huld Björnsdóttir sem kynnti https://trello.com/, Egill Rúnar Viðarsson grafískur hönnuður á  Hvíta húsinu sem kynnti https://slack.com/ og Lísa Jóhanna Ævarsdóttir verkefnastjóri hjá Hey Iceland og framkvæmdastjóri Lean Ísland sem kynnti https://trello.com/

Fjárfestingar og árangursmælingar.

Faghópurinn kostnaðarstjórnun hélt kynningu í Háskóla Íslands þar sem Einar Guðbjartsson hélt fyrirlestur um fjárfestingar og árangursmælingar.  Fjárhæð hefur ekkert upplýsingargildi fyrr en þú prjónar önnur hugtök við þetta hugtak.  Talan 900.000  eru einungis tala -  bættu við krónur og þá skilurðu töluna betur – bættu við laun- bættu við á mánuði – bættu við strætóbílstjóri á Íslandi – og strætóbílstjóri í Noregi.  Tölugildi fær ekki meiningu fyrr en öðrum upplýsingu er bætt við. 

Einar kynnti módel  sem sýnir x/y ás,  á Y-ás er inntakið og X-ás er úttakið.  Lítið/mikið hátt/lágt.  Innput er óþekkt en output er þekkt t.d. þegar búin er til bíómynd.  Á fyrstu helgi sést strax hvort mynd mun slá í gegn eða ekki.  Hægt er að setja inn í módelið alla mögulega starfsemi.  Einar ræddi um mælikvarða: Hvað er teygja löng  Hvernig skal mæla lengd á teygju?  Í innput og output skal passa sig að nota sömu kvarðana ekki t.d. pund í innput og dollara í output.  NPV er núvirði á vöru.  Í ársreikningum er notað kostnaðarverð.  Einar sýndi mun á greiðslugrunni og rekstrargrunni.  Eins árs mæling segir lítið til um hvernig fyrirtæki gengur.  Sá sem á eign upp á 100millj. og skuldar 90millj. er hann betur eða verr settur en aðili sem á heima hjá sér 10millj.? Erfitt að segja fyrr en þú færð betri upplýsingar en sá seinni sefur örugglega betur.  

Ferlar og gæði við launamyndun

Origo tók á móti gestum til að fjalla um snertifleti gæðastjórnunar og janflaunastjórnunar. Erindin fjölluðu um uppbyggingu gæðahandbóka og gæði í jafnréttismálum.

Gyða Björg Sigurðardóttir formaður faghóps um jafnlaunastjórnun og eigandi Ráðar, sérhæfir sig í ráðgjöf í tenglsum við jafnlaunastaðal og fjallaði á viðburðinum um hvað eru gæði í launaákvörðunum. 

Kristín Björnsdóttir viðskiptastjóri hjá Origo ræddi um uppbyggingu handbóka og hvernig á að virkja starfsmenn í gæðamálum og lagði áherslu á mikilvægi þess að skilja markhóp fyrir gæðaskjöl svo hægt sé að tryggja að upplýsingar skili sér til réttra aðila. 

Maria Hedman formaður faghóps um gæðastjórnun og vörueigandi CCQ hjá Origo sýndi hvernig hægt að er að nýta tækni til að auðvelda aðgengi að mikilvægum skjölum og nota myndræna birtingu til að koma upplýsingum til skila á skilvirkan hjátt. 

Góðar umræður sköpuðust í kjölfar erinda um áskoranir og tækifæri í tengslum við jafnlaunavottunina. 

Glærur má finna undir ítarefni viðburðarins og Origo skólinn bíður einnig upp á meiri fræðslu í tengslum við CCQ fyrir þá sem hafa áhuga. 

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?