Á annað hundrað manns mættu á fund í dag á vegum faghóps um verkefnastjórnun um samvinnutólið Teams. Fyrirlesarar voru þær Sesselja Birgisdóttir – Af hverju ég elska Teams og Ragnhildur Ágústsdóttir frá Microsoft.
Sesselja byrjaði að nota Teams þegar hún var markaðsstjóri Advania. Advania var með 250 vörur og mikill hraði, ólík verkefni og hröð efnisframleiðsla. Fljótlega fór Sesselja að leita leiða til úrbóta til að ná utanumhaldinu á skipulaginu. Hún byrjaði á að búa til Excelskjal, þaðan í Sharepoint, síðan Trelló, Planner og Asana, en hvergi náði teymið flugi. Þá var prófað JIRA og Monday. Loksins var prófað Teams og þá fór allt að smella saman. Allt fór á einn stað. Mikilvægt er að allir skilji hvernig Teams virkar. Ekkert vistast í Teams þú ert með fjöltengi inn í ólíkar skýjalausnir og sérð þær á einum stað. Ekkert er vistað í Teams heldur í Sharepoint. Hvernig virkar One Drive og Sharepoint? Microsoft lausnirnar eru vel tengdar inn í Teams og það gjörbreytir notkuninni. Með Teams var allt á einum stað. Fundargerðir, verkefnagerðir og plan er allt á einum stað. Appið í símanum er algjör snilld. Hraðinn mun aukast og aukast og aukast. Öll innleiðingarverkefni sem tengjast tækni klikka á því að bara er hugað að tækninni. Og yfirleitt virkar hún vel. Það sem hins vegar klikkar í tækniinnleiðingu er hvaða ávinningi á þetta að skila og af hverju erum við að innleiða þetta kerfi? Hjá Íslandspósti er afurðin „Að hámarka tíma“. Mikilvægt er að hafa gagnastefnu og gagnastrúktúr. Síðan er þjálfunarplan sem er mikilvægt upp á stöðlun. Ekki þjálfa fólk í Teams fyrr en búið er að þjálfa það í Sharepoint, Onedrive og One note. Þegar allt er sett í skýið þá er mikilvægt að hætta öllu öðru. Mikilvægast af öllu er að hafa gott samskiptaplan. Segja öllum nógu oft hvers vegna verið er að innleiða þessa tæknilausn. Stafræn umbreyting er ferðalag, ekki áfangastaður. Nú er komin fundarvirkni í Teams og stöðugt er eitthvað að breytast. Byrja smátt og bæta svo einu og einu við.
Ragnhildur sagði mikilvægt að hafa alls kyns fólk í tækni, það má ekki einungis vera tæknifólk. Í dag er stafræn þróun að gjörbreyta því hvernig við vinnum og þetta sjáum við sem einstaklingar. 80% af tíma starfsfólks í dag fer í teymisvinnu og starfsfólk er í 5xfleiri vinnuteymum en fyrir 10 árum síðan. 47% fólks er farið að nota snjallsímana sín og öpp til að leysa vinnutengd verkefni. Nú eru allir að drukkna í upplýsingum. Í dag horfum við á allt annan veruleika. Fyrirtæki eru í dag að meðaltali 229 daga að átta sig á að öryggis brestur hafi átt sér stað. Öryggi í dag er orðið risastórt mál og notendur eru auðveldasta skotmarkið. Hversu vel erum við meðvituð um hætturnar og hvernig á að bregðast við þeim. Mikilvægustu og dýrmætustu starfsmennirnir eru þeir sem vinna í fullkomnu gagnsæi og eru búnir að koma því þannig fyrir að þeir séu ekki ómissandi. Allir eru að reyna að gera eins vel og þeir geta. Og stundum er það ekki öruggasta leiðin. Heimurinn sem við vinnum í dag er ótrúlega flókin. Teams hefur greitt úr þessari flækju. Teams er ekki tól þar sem þú gerir eitthvað nýtt heldur ertu að tengja saman allar lausnirnar og gerir lífið einfaldara. Sleppa að nota tölvupósta nema það sé mjög mikilvægt. Í dag fer skilvirkni og öryggi saman. Microsoft 365 gerir fólki kleift að vinna saman hvar og hvenær sem er með öruggum hætti. Microsoft Teams er partur af Office 365. Þetta er ekki gamli góði office-pakkinn. Ótrúlega mikill meirihluti fyrirtækja á Íslandi er með Teams en ekki eru allir að nota það og þurfa ekki að greiða neitt aukalega fyrir að nota það. En hvað er svona merkilegt við Teams? Þetta er samvinnutól sem leysir flestar samvinnuþarfir. Límið í Office 365. Það eru ekki nema 3 ár síðan Teams var kynnt. Slack er frábært tól í innri samskiptum. Teams er búið að taka langt fram úr Slack. Teams gerir það sem Slack gerir og svo miklu miklu meira. Í dag eru 20milljón notendur að Teams og hefur vaxið hraðast allra vara Microsoft. Teams er fyrir öll fyrirtæki og alla starfsmenn og félagasamtök. Í Teams er allt á einum stað, einfalt, kunnuglegt og notendavænt viðmót. Gjörbreytir hvaða yfirsýn þú hefur og eykur gagnsæi. Sagan helst og nýtist þannig að ef nýr starfsmaður kemur inn þá þarf ekki að setja hann inn í hlutina því allt er til staðar. Hægt er að læsa aðgengi að ákveðnum teymum og þróunin er rosalega hröð. Við sem einstaklingar getum haft áhrif á hvað er gert.
Þróunarteymið skoðar hvað vilja notendurnir? Síðan er kosið um það og þegar það er orðið á toppnum er hugmyndin sett í virkni. Mikilvægt er að huga að ákveðnum hlutum eins og 1. Hverjir geta stofnað teymi og hvernig lítur sá ferill út? 2. Í hvaða tilgangi eru Microft teymi stofnuð? 3. Hverjir eiga að meta og ákveða vinnureglurnar í Teams‘ 4. Hvernig er aðgangsstýringum og eignarhaldi háttað? 5. Hvaða lausnum og þjónustum mega notendum bæta við? 6. Hvernig skal skipuleggja og merkja gögn? 7. Hvað á að vista? O.fl.
Að lokum sýndi Ragnhildur Demo og óskaði eftir að engar myndir yrðu teknar af því. Í stjórnborði birtist alltaf Activity, Chat , Teams, Calendar, Calls. Í activity kemur fram allt sem er að gerast. Í Chati eru búin til teymi og hægt að nefna hann. Chat inni í teymi sjá allir á meðan að Chat annars staðar er það sama og skype for business en það er að renna inn í Teams. Skype for business er því að verða hluti af Teams. Mikilvægt er að tæknideildir séu búnar að búa til teymi eftir deildum.
