Samvinnutólið Teams - hvers vegna og hvernig

Á annað hundrað manns mættu á fund í dag á vegum faghóps um verkefnastjórnun um samvinnutólið Teams.  Fyrirlesarar voru þær Sesselja Birgisdóttir – Af hverju ég elska Teams og Ragnhildur Ágústsdóttir frá Microsoft. 

Sesselja byrjaði að nota Teams þegar hún var markaðsstjóri Advania.  Advania var með 250 vörur og mikill hraði, ólík verkefni og hröð efnisframleiðsla.  Fljótlega fór Sesselja að leita leiða til úrbóta til að ná utanumhaldinu á skipulaginu.  Hún byrjaði á að búa til Excelskjal, þaðan í Sharepoint, síðan Trelló, Planner og Asana, en hvergi náði teymið flugi.  Þá var prófað JIRA og Monday.  Loksins var prófað Teams og þá fór allt að smella saman.  Allt fór á einn stað. Mikilvægt er að allir skilji hvernig Teams virkar.  Ekkert vistast í Teams þú ert með fjöltengi inn í ólíkar skýjalausnir og sérð þær á einum stað.  Ekkert er vistað í Teams heldur í Sharepoint.  Hvernig virkar One Drive og Sharepoint?  Microsoft lausnirnar eru vel tengdar inn í Teams og það gjörbreytir notkuninni.  Með Teams var allt á einum stað.  Fundargerðir, verkefnagerðir og plan er allt á einum stað.  Appið í símanum er algjör snilld.  Hraðinn mun aukast og aukast og aukast.  Öll innleiðingarverkefni sem tengjast tækni klikka á því að bara er hugað að tækninni. Og yfirleitt virkar hún vel.  Það sem hins vegar klikkar í tækniinnleiðingu er hvaða ávinningi á þetta að skila og af hverju erum við að innleiða þetta kerfi?  Hjá Íslandspósti er afurðin „Að hámarka tíma“.  Mikilvægt er að hafa gagnastefnu og gagnastrúktúr.  Síðan er þjálfunarplan sem er mikilvægt upp á stöðlun.  Ekki þjálfa fólk í Teams fyrr en búið er að þjálfa það í Sharepoint, Onedrive og One note.  Þegar allt er sett í skýið þá er mikilvægt að hætta öllu öðru.  Mikilvægast af öllu er að hafa gott samskiptaplan.  Segja öllum nógu oft hvers vegna verið er að innleiða þessa tæknilausn.  Stafræn umbreyting er ferðalag, ekki áfangastaður.  Nú er komin fundarvirkni í Teams og stöðugt er eitthvað að breytast.  Byrja smátt og bæta svo einu og einu við. 

Ragnhildur sagði mikilvægt að hafa alls kyns fólk í tækni, það má ekki einungis vera tæknifólk.  Í dag er stafræn þróun að gjörbreyta því hvernig við vinnum og þetta sjáum við sem einstaklingar.  80% af tíma starfsfólks í dag fer í teymisvinnu og starfsfólk er í 5xfleiri vinnuteymum en fyrir 10 árum síðan.  47% fólks er farið að nota snjallsímana sín og öpp til að leysa vinnutengd verkefni.  Nú eru allir að drukkna í upplýsingum.  Í dag horfum við á allt annan veruleika.  Fyrirtæki eru í dag að meðaltali 229 daga að átta sig á að öryggis brestur hafi átt sér stað.  Öryggi í dag er orðið risastórt mál og notendur eru auðveldasta skotmarkið.  Hversu vel erum við meðvituð um hætturnar og hvernig á að bregðast við þeim.   Mikilvægustu og dýrmætustu starfsmennirnir eru þeir sem vinna í fullkomnu gagnsæi og eru búnir að koma því þannig fyrir að þeir séu ekki ómissandi.  Allir eru að reyna að gera eins vel og þeir geta.  Og stundum er það ekki öruggasta leiðin.  Heimurinn sem við vinnum í dag er ótrúlega flókin.  Teams hefur greitt úr þessari flækju.  Teams er ekki tól þar sem þú gerir eitthvað nýtt heldur ertu að tengja saman allar lausnirnar og gerir lífið einfaldara.  Sleppa að nota tölvupósta nema það sé mjög mikilvægt.  Í dag fer skilvirkni og öryggi saman.  Microsoft 365 gerir fólki kleift að vinna saman hvar og hvenær sem er með öruggum hætti.  Microsoft Teams er partur af Office 365.  Þetta er ekki gamli góði office-pakkinn. Ótrúlega mikill meirihluti fyrirtækja á Íslandi er með Teams en ekki eru allir að nota það og þurfa ekki að greiða neitt aukalega fyrir að nota það.  En hvað er svona merkilegt við Teams?  Þetta er samvinnutól sem leysir flestar samvinnuþarfir.  Límið í Office 365.  Það eru ekki nema 3 ár síðan Teams var kynnt.  Slack er frábært tól í innri samskiptum.  Teams er búið að taka langt fram úr Slack.  Teams gerir það sem Slack gerir og svo miklu miklu meira.  Í dag eru 20milljón notendur að Teams og hefur vaxið hraðast allra vara Microsoft.  Teams er fyrir öll fyrirtæki og alla starfsmenn og félagasamtök.  Í Teams er allt á einum stað, einfalt, kunnuglegt og notendavænt viðmót.  Gjörbreytir hvaða yfirsýn þú hefur og eykur gagnsæi.  Sagan helst og nýtist þannig að ef nýr starfsmaður kemur inn þá þarf ekki að setja hann inn í hlutina því allt er til staðar.  Hægt er að læsa aðgengi að ákveðnum teymum og þróunin er rosalega hröð. Við sem einstaklingar getum haft áhrif á hvað er gert.

Þróunarteymið skoðar hvað vilja notendurnir?  Síðan er kosið um það og þegar það er orðið á toppnum er hugmyndin sett í virkni.  Mikilvægt er að huga að ákveðnum hlutum eins og 1. Hverjir geta stofnað teymi og hvernig lítur sá ferill út? 2. Í hvaða tilgangi eru Microft teymi stofnuð? 3. Hverjir eiga að meta og ákveða vinnureglurnar í Teams‘ 4. Hvernig er aðgangsstýringum og eignarhaldi háttað? 5. Hvaða lausnum og þjónustum mega notendum bæta við? 6. Hvernig skal skipuleggja og merkja gögn? 7. Hvað á að vista? O.fl.

Að lokum sýndi Ragnhildur Demo og óskaði eftir að engar myndir yrðu teknar af því.  Í stjórnborði birtist alltaf Activity, Chat , Teams, Calendar, Calls.  Í activity kemur fram allt sem er að gerast. Í Chati eru búin til teymi og hægt að nefna hann.  Chat inni í teymi sjá allir á meðan að Chat annars staðar er það sama og skype for business en það er að renna inn í Teams.  Skype for business er því að verða hluti af Teams.  Mikilvægt er að tæknideildir séu búnar að búa til  teymi eftir deildum.

 

Um viðburðinn

Samvinnutólið Teams - hvers vegna og hvernig

Vegna mikilla eftirspurnar og fjölda áskorana endurtökum við leikinn með frábærum fyrirlesurum!

Samvinnutólið Microsoft Teams, sem er hluti af Office 365, hefur farið sigurför um heiminn síðan það kom fyrst út fyrir rétt um 2,5 árum og fest sig rækilega í sessi sem eitt vinsælasta samvinnutól heims. En hvað er svona frábært við Teams og hvernig er hægt að nýta það sem best? 

Ragnhildur Ágústsdóttir er athafnakona með afar fjölbreyttan bakgrunn. Hún er viðskiptafræðingur með meistaragráðu í stjórnun og stefnumótun og starfaði sem ráðgjafi á því sviði um nokkurt skeið. En hraðinn og framþróunin í tæknigeiranum heillaði og í dag er hún sölustjóri Microsoft á Íslandi ásamt því að reka sitt eigið fyrirtæki ásamt manni sínum, milli þess sem hún tekur að sér að halda hvatningaerindi um valkyrjur, nýsköpun, tæknibyltinguna og mikilvægi þess að þora.

 
Með Ragnhildi verður engin önnur en Sesselía Birgisdóttir, framkvæmdastjóri þjónustu og markaðar hjá Póstinum og markaðsmógúll með meiru sem hefur m.a. vakið mikla athygli fyrir erindi sitt “Þú sem vörumerki”. Sesselía mun segja frá sinni reynslu af Teams og hvernig hún hefur nýtt tólið í sínum störfum. Frábært innlegg frá sjónarhóli svokallaðs “super-users”.
 
Viðburðurinn verður haldinn í Háskólanum í Reykjavík, stofa V101, Menntavegi 1. 

Fleiri fréttir og pistlar

Ábyrgir stjórnarhættir - auknar kröfur um gagnsæi

Á þessum morgunfundi fjallaði Ólafur Sigurðsson framkvæmdastjóri Birtu lífeyrissjóðs um auknar áherslur fjármagnveitenda á ábyrgar fjárfestingar. Að því loknu fjallaði Sigurður Ólafsson út frá sjónarhóli stjórnarmanns, um auknar kröfur til ófjárhagslegra viðbótarupplýsinga. Þessar upplýsingar veita innsýn, eru mikilvægar til að auka gagnsæi og þurfa að byggja á vönduðum stjórnarháttum. 

Birta lífeyrissjóður nálgast ábyrgar fjárfestingar sem hugmyndafræði sem miðar að því að bæta vænta ávöxtun og áhættu til lengri tíma með sjálfbærni sem megin markmið samkvæmt UFS flokkun. Það sem er í boði eru viðmið ESG Reporting Guide 2,0, GRI Standards og IR Integrated Reporting. (ófjárhagslegar upplýsingar).  Meðalhófið er mikilvægt.
Ólafur tók nokkur dæmi af UFS umræðu; umhverfið, samfélagið og stjórnarhættir.  Birta styrkir Virk sem er mikilvægt og þar er hægt að ræða um fjárhagslega stærð.
Það er frábært framlag sem felst í að veita umhverfisverðlaun í atvinnulífinu því það virðist minnka kostnað og bæta framlegð sem verður vegna tiltektar í rekstrinum.
Árið 2015 voru gefnar út leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja af Viðskiptaráði Íslands, Nasdaq Iceland og SI.  Leiðbeiningarnar fela í sér tilmæli til viðbótar við lög og reglur og þeim fylgir meiri sveigjanleiki þar sem grundvöllur leiðbeininganna um stjórnarhætti fyrirtækja er “fylgið eða skýrið” reglan.  Stjórnarhættir eiga að vera virðisskapandi.
Vínbúðin og ISAVIA vinna skv. GRI.  GRI 300 er ekkert annað en fjárhagslegar upplýsingar.  Það að draga úr útblæstri dregur úr kostnaði.  Í GRI 400 eru áhugaverðar kennitölur eins og hve margir voru veikir vegna álags í vinnu.  Fari talan yfir 5% í veikindum þá er það sannarlega farið að hafa áhrif á rekstur fyrirtækisins.  Sama á við um fræðslu og þróun þegar fyrirtæki fjárfesta í menntun starfsmanna sem svo hætta vegna of mikils álags.  Til að dæma um hvort þetta eru verðmyndandi upplýsingar þá þurfa upplýsingarnar að vera til staðar yfir 5 ára tímabil.
Þegar borin er saman arðsemi eigin fjár og þess að fylgja reglunum þá er fylgnin ekki mikil ca. 0,07 en alla vega, þá leiðir það ekki til lakari árangurs.  Margt bendir til að það bæti ávöxtun og minnki áhættu Birtu.

Birta breytir ekki heiminum en lýsir yfir vilja til samstarfs og tengir sig við markmið. Birta hefur fjárfest bæði í Marel og Össur og einnig í mörgum nýsköpunarfyrirtækjum.  Nýsköpun og uppbygging á innviðum tengjast markmiðum nr.9 sem er nýsköpun og uppbygging og byggja upp trausta innviði, stuðla að sjálfbærri iðnvæðingu.  Niðurstaða Ólafs er sú að það þurfi viðbótarupplýsingar og nú er öskrandi tækifæri fyrir gagnaveitur. 

Sigurður sagði ófjárhagslegar upplýsingar verða fjárhagslegar til lengri tíma.  Í dag er öskrað eftir upplýsingum og kallað eftir gagnsæi og réttum upplýsingum í stjórnkerfinu, á almennum og opinberum markaði.  Skýrsla stjórnar um ófjárhagsleg mál getur uppfyllt þessa þörf.  Endurksoðendur gefa álit sitt að ársreikningi, í skýrslu stjórnar koma upplýsingar úr samfélagsskýrslunni ESG/GRI. Úr ársreikningi koma tölur sem skipta máli fyrir fjárfesta og meta fyrirtækið út frá þeim gögnum sem þar eru settar fram.  Endurskoðendur staðfesta að í skýrslu stjórnar sé verið að fjalla um ákveðin málefni.  Stjórnarmaðurinn er því ábyrgur fyrir að þær upplýsingar sem komi fram í skýrslu stjórnar séu ábyggilegar.  Félag endurkoðenda telja að óvissa ríki um hvort endurskoðun skuli ná til upplýsinga í skýrslu stjórnar eða eingöngu staðfesti að  upplýsingar séu veittar án álits á réttmæti þeirra.  Ársreikningaskrá RSK sýnir að úrbóta er þörf.  Sérstaklega verður gengið eftir því að kanna upplýsingagjöf í skýrslu stjórnar hvað varðar ófjárhagslegar upplýsingar. 

Ófjárhagslegar upplýsingar eru viðbótarupplýsingar og mikilvægt fyrir stjórnarmenn að kynna sér þær vel, þær séu vandaðar og hægt að treysta því að þær séu í lagi.  Málið snýst um 65.gr. og 66.gr. í 6.kafla skýrslu stjórnar.  Í Skýrslu stjórnar 8.grein skal upplýsa um aðalstarfsemi og gefa yfirlit yfir þróun, stöðu og árangur í rekstri félagsins ásamt lýsingu á megináhættu og óvissuþáttum.  Spurningar sem vert er að velta upp eru t.d. Er stjórnarmaður viss um að fylgt sé skilgreindu verklagi og góðum stjórnarháttum? Mega bankar og lífeyrissjóðir fjárfesta í eða lána fyrirætkjum ef vandaðar ófjárhagslegar viðbótarupplýsingar liggja ekki fyrir. Eru ófjárhagslegar viðbótarupplýsingar frá stjórnendum fyrirtækja staðfestar af stjórn?

Það er til staðall sem dregur þetta saman, en viðmið hafa ekki verið til hér á landi.  Til eru alþjóðleg viðmið  “The integrated Reporting Framework.  Að lokum sagði Sigurður að stjórnarmenn ættu að kynna sér vel lög og reglur um framsetingu viðbótarupplýsinga, upplýsingar verða að byggja á góðum stjórnarháttum, ferlum og undirliggjandi eftirlits-/stjórnkerfum.  Þessar upplýsingar eru mikilvægar til að auka gagnsæi og veita góða innsýn í rekstrarumhverfi fyrirtækis.  Vönduð og vel unnin skýrsla stjórnar er ein mikilvægasta undirstaða heilbrigðs verðs-og lánshæfismats.  Þetta er ekki sprettur heldur langhlaup.

Hér er hlekkur á áhugavert myndband um "Integrated Reporting Framework": https://videopress.com/v/nboxyfAp
H
ér er hlekkur á vefsvæði Kontra Nordic en þar er að finna ýmsar upplýsingar á þessu sviði: https://kontranordic.com/links/

Fundinum var streymt á Facebook - hér er hlekkur á myndskrána:
https://www.facebook.com/Stjornvisi/videos/2585059381775400/

 

Lærdómur af mótun útflutningsstefnu Íslands

Faghópur um stefnumótun hélt í dag fund hjá Íslandsstofu.  Íslandsstofa vann nýja stefnumótun stjórnvalda og atvinnulífs fyrir íslenskan útflutning. Stefnumótunin var unnin fyrir hönd utanríkisráðuneytisins í nánu samráði við íslenskar atvinnugreinar. Alls komu um 400 manns að vinnunni með beinum hætti. Bergþóra Halldórsdóttir, forstöðumaður viðskiptaþróunar hjá Íslandsstofu, leiddi stefnumótunarvinnuna. Hún leyfði okkur að skyggnast á bakvið tjöldin, fara yfir vegferðina, þær aðferðir sem voru notaðar í vinnunni við mótun stefnunnar og reynsluna sem eftir situr. Lærdóminn, hvað gekk vel og hvað ekki. Loks hvað tekur við í innleiðingarferli og þær aðferðir sem nýttar eru í innleiðingu, hvort farnar séu nýjar leiðir í bland við hefðbundnari leiðir.

Bergþóra sagði frá því að Útflutningsráð Íslands var stofnað 1971.  Þá samþykkti Alþingi frumvarp um stofnun Útlflutningsmiðstöðvar iðnaðarins síðar Útflutningsráðs Íslands.  Íslandsstofa er síðan stofnuð 2010.  Útflutningsaðstoð hérlendis á sér hálfrar aldar sögu í dag.  Ný lög voru samþykkt 2018 um Íslandsstofu.  Í lögunum kemur fram hvernig á að vinna stefnuna og hvað skuli vera inn í henni til að tryggja að það yrði lögbundið.  “ Skal stefnan m.a. að fela í sér markmið og áherslur á einstökum markaðssvæðum og varðandi einstakar atvinnugreinar.  Hún skal fela í sér mælanleg árangursmarkmið. 

  1. Söðumat. Byrjað var að fara yfir vinnuna með starfsfólki og gert stöðumat.  Þetta var útbótavinnustofa með starfsfólki.  Í framhaldi var stöðutakan kynnt og óskað eftir að fara í bottom upp stefnumótun. 
  2. Viðtækt samráð. Haldnar voru vinnustofur um allt land 13 landshluta-og atvinnugreinavinnustofur með yfir 350 hagaðilum.  Landshlutarnir voru Vesturland, Vestfirðir, Norðurland, Austurland, Suðurland og Reykjanes.  Atvinnugreinarnar voru ferðaþjónusta, sjávarútvegur, landbúnaður og önnur matvæli, listir og skapandi greinar, hugvit, iðnaður og tækni, nýfjárfestingar, viðskiptaþjónusta og vörumerki Íslands.
  3. Úrvinnsla. Vinnustofa með Útflutnings og markaðsráði 28. júní þar sem úrvinnsla og greining var aðalatriðið. 
  4. Samþykki og kynning

Áskoranirnar voru tímaramminn, margir hagsmunaaðilar og almenn sátt.  Vinnan var mest unnin á borðum.  Verið var að reyna að fá fram hvar áskoranirnar væru.  Stundum var miðavinna; hvar sjá þau tækifærin t.d. í sjávarútvegi, einnig átti hvert og eitt borð að meta hversu stórt tækifærið væri og finna út hvaða hugmyndir væru bestar og hvernig ætti að forgangsraða þeim.  Fók var líka beðið um að nefna þau þrjú orð sem lýstu Íslandi best og síðan hvaða þrjú orð þau myndu vilja að lýstu Íslandi berst.  Á flestum borðum varð sameiginleg sátt um niðurstöður varðandi hvað eigi að gera. 

Í 99% tilfella fóru allir að rífast.  Það er svo mikilvægt að sjá hvernig fólk kemst að sameiginlegri niðurstöðu varðandi borðin.  Hjá Íslandsstofu vinna 30 manns og 10 voru að vinna í þessu verkefni.  Expectus vann vinnuna með Íslandsstofu og leiddi vinnustofuna.  Í kjölfarið tók Bergþóra við keflinu og svo koll af kolli.  Hver er núverandi ímynd, hvað viljum við að sé æskileg ímynd, getum við byggt á nýju ímyndinni sbr. við önnur lönd.

Ímynd Íslands er gífulega áfangastaðamiðuð.  Við vildum að atvinnuvegirnir töluðu sterkar inn eins og t.d. fólkið, frjálslyndið, gott að vera kona, gott að ala upp börn o.fl.   Mikilvægt var að horfa í allar atvinnugreinarnar.  Hvernig tölum við t.d. við ferðamenn, erlenda sérfræðinga, starfsfólk, kaupendur, söluaðila og fjárfesta.  Varðandi álfa og huldufólk, þá er náttúran endalaust að gefa okkur eitthvað og þrek til að finna nýja hluti.  Við eigum að umgangast náttúruna eins og fleiri búi þar en þú. 

Varðandi framtíðarsýn.  Ísland hefur sterka sögu að segja og hér vill fólk vera.  Hér er hátt verð og hár launakostnaður og því er mikilvæt að setja þetta í kjarnann á stefnunni.  Íslands hefur því góða sögu að segja.  Almennt taka Íslendingar það sem sjálfsögðum hlut það sem útlendingarnir tóku svo vel eftir.  Allt sem við gerum verður að geta skapað TRAUST. 

Jafnlaunavottun Reykjavíkurborgar - innleiðing, vottun, áskoranir

Maj-Britt H. Briem vinnuréttarlögfræðingur á sviði mannauðs- og starfsumhverfis Reykjavíkurborgar tók á móti Stjórnvísifélögum í Borgartúni í morgun og fór yfir innleiðingarferli jafnlaunavottunar hjá borginni, helstu áskoranir og næstu verkefni í kjölfar vottunar. Það var faghópur um jafnlaunastjórnun sem stóð fyrir viðburðinum í samstarfi við Reykjavíkurborg, faghóp Stjórnvísi um gæðastjórnun og ISO staðla og mannauðsstjórnun.

Reykjavíkurborg hlaut jafnlaunavottun 20. desember 2019. Í tilkynningu kom meðal annars fram: "Með jafnlaunakerfinu er Reykjavíkurborg komin með öflugt verkfæri í hendurnar sem greiðir leiðina enn frekar að markmiðinu um að árið 2021 verði enginn óútskýrður kynbundinn launamunur til staðar hjá borginni."

Maj-Britt sagði Ísland hafa viljað vera í fararbroddi með innleiðingu jafnlaunavottunar og margir fylgjast með erlendis hvernig gengur.  Mikilvægt er að allir stjórnendur skilji af hverju við erum að innleiða staðalinn.  Þetta er hluti af lagalegum skuldbindingum sem Ísland hefur undirgengist bæði gegnum mannréttindasáttmála þar sem kveðið er á um „Equal pay for work of equal value“.  Skv.19.grein jafnréttislaga nr.10/2008 stendur: „Konum og körlum er starfa hjá sama atvinnurekanda skulu greidd jöfn laun og skulu njóta sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf“.   

Að jafnaði eru 9800 einstaklingar starfandi hjá Reykjavíkurborg og gerir borgin kjarasamninga við 28 stéttarfélög.  Maj-Britt sagði starfsmat ekki krónur og aurar og aðskilið jafnlaunakerfi.  Allir eru því á jafn góðum/slæmum launum.  Reykjavíkurborg notaði þá leið að nota Workplace og innri vefinn til að kynna stefnuna og reyna að senda pósta.  Mikil vinna fer í fræðslu hjá þeim sem koma að launaákvörðunum.  Þetta er mikil áskorun fyrir borgina því erfitt er að ná til allra starfsmanna.  Ekki lesa allir gögn né eru við tölvur. 

Aðgerðirnar sem á að fara í eru margar m.a.  1. Stjórnendastarfsmat 2. Greina yfirvinnugreiðslur 3. Greina fyrirkomulag fastlaunasamninga, tölur um kynbundinn launamun verði í mælaborði borgarbúa, jafnréttismeta kjarasamninga með hliðsjón af hugmyndafræði kynjaðrar fjárhags-og starfsáætlunar, viðhald jafnlaunakerfis, ábyrgðarmenn verklagsreglna, rýni æðstu stjórnenda, innri og ytri úttektir, kynningar og fræðsla. 

 

 

Varðveisla kunnáttu starfsfólks er lykilatriði í gæðakerfi Fiskistofu

Að koma til Fiskistofu var eins og að koma heim til góðrar vinkonu sem bauð upp á kaffi, veitingar og  gott sæti í sófanum á skrifstofunni. Elín Ragnarsdóttir, byrjaði með því að segja frá áskorunum sem Fiskistofa stóð frammi fyrir þegar ákveðið var að höfuðstöðvarnar ættu að flytja norður. Hún sagði að þegar starfsfólk fékk að vita að þau hefðu tækifæri á að flytja með skrifstofunni eða hætta, hafi flest leitað á nýjar slóðir. Það hafði þær afleiðingar að stór hluti kunnáttu og þekkingar Fiskistofu labbaði út þegar starfsfólkið hætti. 

Kunnáttan var farin úr húsi og eftir var gamalt og úrelt gæðakerfi, þá stóð ekkert annað til boða en að byggja gæðastjórnunarstarfið upp á nýtt. Þau ákváðu að taka upp CCQ gæðakerfið frá Origo og hefur það sannarlega lukkast vel. Viðmót Elínar til þessa verkefnis var til fyrirmyndar og hefur henni tekist glæsilega til. Elín skoðaði skipulag Fiskistofu og hafði skiptingu niður á svið sem útgangspunktinn á uppbyggingu stjórnkerfisins og byggði efnisyfirlitið eftir sviðum þar sem verkefni geta flætt þvert yfir starfsemina. 

Til að ná tökum á heildarmyndinni teiknaði Elín upp starfsemina í einn stórar köngulóarvef sem hún notaði sem beinagrind fyrir gæðahandbókina. Hún sagði að þessi aðferð hafi veitt sér góða yfirsýn yfir uppbyggingu gæðahandbókar og mælir með því að byrja undirbúning svona. 

Því næst sagði Elín okkur frá lesborðinu í CCQ og sýndi okkur yfirlitið sem hún hefur þar, t.d. yfir þau verkefni sem bíða hennar, sem innihalda meðal annars „skjöl sem bíða útgáfu“. 

Þegar gæðahandbókin var komin vel af stað fór Fiskistofa að undirbúa sig fyrir jafnlaunavottun og hlaut vottun án athugasemda fyrir tæplega ári síðan. „Mér finnst sjónarhornið „tilvísun í staðla“ sem CCQ býður upp á sérstaklega gott, því ég get ekki munað hvað t.d. kafli 4.3.2 er og þegar endurskoðandi eða úttektaraðili spyr sérstaklega eftir skjalfestingu á þeim kafla þarf ég ekki að hugsa meira enn að finna sjónarhornið og láta viðkomandi fletta sig í gegnum það.“ 

Elín ítrekaði mikilvægi þess að varðveita kunnáttu starfsfólks og sagði að þegar nýr starfsmaður byrjar eigi hann að geta hafið starfið sitt einungis með því að lesa sig í gegnum tilheyrandi gæðaskjöl. Þá var spurt í salnum hvort hún hefði yfirsýn yfir lestur og þátttöku starfsfólks. „Já“, svaraði Elín, „CCQ býður upp á staðfestingu lesturs og ég er með lista yfir þau sem þurfa að gera það. Einnig er innbyggður vaktari í kerfinu sem minnir reglulega á. Til dæmis fyrir skjöl sem tilheyra starfsmannahandbókinni, fær starfsfólk yfirleitt viku til að kynna sér upplýsingarnar og staðfesta lestur, en fyrir mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum og reglugerðum er yfirleitt ekki veittur meira en tveggja daga frestur til að staðfesta lestur.“ 

Í dag eru 309 skjöl útgefin í gæðahandbókinni og 90 sem bíða samþykktar. 

Að lok fundarins skapaðist mikil umræða á milli þátttakenda.

 

Stjórnvísir þakkar Fiskistofu fyrir góða móttöku og veitingar.

Skilvirk verkefnastýring í flóknum innkaupaverkefnum

Faghópur um verkefnastjórnun hélt á s.l. miðvikudag morgunfund hjá Isavia þar sem innkaupadeild fyrirtækisins stýrði verkefni sem snéri að útboði á Programme Management Team (PMT) en PMT mun sjá um verkefnastýringu á framkvæmdum á Keflavíkurflugvelli s.s. stækkun á tengibyggingu, stækkun á austurálmu og norðurbyggingu ásamt öðrum verkefnum er snúa að flugvélastæðum. Útboði á PMT var skipt upp í fjóra megin fasa og velta þurfti upp mikilvægum spurningum í upphafi um tímalínu, efni útboðs, útboðsferli, hagsmunaaðila, innviði Isavia og ráðgjafa þar sem Isavia hafði ekki komið að svo stóru útboðsverkefni áður.

Tímalínan var vel skilgreind og raunhæf strax í upphafi með sveigjanleika sem reyndist vera lykilþátturinn við lok á verkefninu, þá var hún einnig notuð sem helsta verkfærið í verkefnastýringu í gegnum verkefnið. Við skilgreiningu og skipulag á útboðsferli var reglugerð nr.340/2017 höfð að leiðarljósi ásamt aðferðafræði RACI. Skilgreind voru hlutverk og hópar eftir aðferðafræði verkefnastjórnunar. Að verkefninu höfðu 17 starfsmenn Isavia beina aðkomu á mismunandi stigum þess og leitast var eftir ráðgjöf varðandi lagaleg atriði, staðsetningu PMT í skipuriti og tæknilýsingu sem sérsniðin er að flugvöllum. Fyrsti fasi verkefnisins var útboð á PMT þjónustunni og er honum lokið. Þrír bjóðendur komust í gegnum hæfnismatið. Að lokum var það fyrirtækið Mace sem hlaut samninginn og er vinnan að næsta fasa verkefnisins hafin.

Isavia dró lærdóm sinn að þessu verkefni eins og gera má af flestum verkefnum. Hluti að þeim lærdómi fólst í því að verkefnið og teymið er aldrei sterkara en veikasti hlekkurinn, ef eitthvað eða einhver er ekki að virka í verkefnateyminu eða verkefninu er betra að gera breytingar eða leiðréttingar á gögnum eða hagsmunaaðilum strax en að bíða með það. Lykilatriði í verkefnavinnu að þessu tagi er að afla sér þekkingar fremur en að vaða áfram í óvissu og myrkri. Þá er mikilvægt að hagsmunaaðilar geti helgað sig verkefninu og sjálfur verkefnastjórinn, því er mikilvægt að verkefni og önnur verk séu sett til hliðar. Við erum eitt lið, nauðsynlegt er að hafa staðgengla og að verkefnateymið setji sér gildi til að hafa að leiðarljósi því útboðsferli er langt, stór hópur kemur að vinnunni og allt getur gerst.  Að lokum er mikilvægt að fagna öllum áföngum.

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?