Scrum - leynivopnið til að ná aukinni framleiðni.
Baldur Kristjánsson, ráðgjafi hjá Advania mikill áhugamaður um Agile, Lean o.fl. bauð félaga velkomna. Hann fjallaði um Agile og hvað Scrum þýðir fyrir Lean heiminn. Einnig um lögmálin á bak við Scrum og fjallaði einnig um reynslu sína og hvernig það er notað utan tæknigeirans þ.e. hugbúnaðarþróun.
Ástæðan fyrir að það er kallað leynivopn er sú að það hefur ekki verið fjallað um Scrum í viðskiptafræðibókum. Steave J. sem skrifar í Forbs segir að ánægja viðskiptavina skipti öllu máli og gildin. Fyrirtækin sem vaxa hvað hraðast í dag er þau sem nota Scrum en Scrum var byrjað að nota af nördum. Tækið nýtir hraða, stöðuga nýsköpun.
Agile er regnhlífarheiti yfir verkfæri (venjur og prinsipp) sem eru útbreidd í vöruþróunarstarfsemi, sérstaklega í tæknigeiranum. Meginstoðir Agile er að unnið er náið með viðskiptavininum, hafa plan en vera tilbúin að breyta, viðskiptavinurinn geti skipt fljótt um skoðun og mikil áhersla er lögð á fullunna vöru. Agile kemur úr tæknigeiranum en Lean alls staðar. Lean er alltaf að finna nýjar leiðir til að beita í hugbúnaðarþróun. Flaggskip allra banka, síminn, advania, menia o.fl. eru í þessu. Agile skilar skv. könnun 2012 þrisvar sinnum betri árangri í verkefnum en Waterfall. En hvað eiga Agile/Scrum og Lean sameiginlegt? Áhersla er á stöðugar umbætur PDCA (Plan - Do-Check-Act). Sérfærðingum er treyst til að taka til sín verkefni og vinna vinnuna, þ.e. verkefnaröð er forgangsraðað.
Scrum: product owner er sá , scrum masterinn kemur á ferli og óbreyttir sérfræðingar hafa engin föst hlutverk, geta gengið í verk hvers annars t.d. prófarar o.fl. Pull=teymið velur það sem er framkvæmanlegt að gera og skipuleggur tímaramma=sprett. Í lok sprettsins eru haldnir 2 fundir, tékka vöruna og vinnulagið (kaizen). Product owner er talsmaður viðskiptavinarins og á alltaf að vera með hagsmuni viðskiptavinarins í huga, hann skilgreinir verkefnið og byggir um sameiginlegan skilning, svarar hvað er í gangi og er sérfræðingurinn í að skilja hvað notandinn vill. Hann þekki starfsemina og honum er treyst, þarf ekki að spyrja neinn.
Scrum masterinn er servant leader. Hjálpar teyminu að ná hámarksafköstum með því að leiðbeina teyminu í að beita verkfærum Scrumaðferðarinnar. Heldur ferlinu og taktinum gangandi, lóðsar fundi og viðburði og forðar teyminu frá truflunum.
Teymið eru óbreyttir sérfræðingar, það eru öll þrjú hlutverkin. Verkefnin flæða á milli. Dæmi eru um að hægt sé að taka heilt hús í gegn á helmingi minni tíma ef notuð er Scrum aðferð. Húseigandinn er þá product owner og iðnaðarmennirnir nota Scrum og verða öflugt teymi, skipuleggja sig þá allir sjálfir.
Product Backlog er listi yfir allt sem þarf að gera, getur verið á gulum miða, í excel að hverju sem er. Einn raðaður listi yfir allt sem teymið á að taka sér fyrir hendur í náinni framtíð, engir persónulegir verkefnalistar og engar faldar verkefnaraðir t.d. í tölvupósthólfum. Product owner hefur yfirumsjón með þessum lista. Sprettir eru tímasett vinnulota oftast 1-4 vikur. Hefst með sprint planning (skipulagning), velja inn verkefni, brjóta niður í verkþætti o.fl. Í Scrum er daglegur fundur, sami tími og staður á hverjum degi. Hvað er ég búin að ná að gera síðan síðast, hvað mun ég gera þangað tilnæst, hvað er að hindra mig eða hægja á mér.
Sprint Review er opinn framvindufundur. Hlutirnir sagðir eins og þeir eru. Hvað var ákveðið að gera í sprettinum, hvað af því tókst, hvað af því tókst ekki, hvað kom óvænt upp á, sýning á tilbúnum afurðum og opin umræða.
Sprint retrospective byggir á Kaizen, eru stöðugar umbætur og framfarir sem leiða til stórfellldra framfara til lengri tíma litið. Scrum Master er ábyrgur fyrir að haldið sé rétt á fundarferlinu.
The Art of doing twice the work in half the time er frábær bók. Þar er stillt upp að Scrum byggi á nokkrum lögmálum. 1. Timabox og takur 2. Teymisvinna, 3.ruðningur hindrana, 4. forgangröðun, 5.raunsæ áætlunargerð og 6. ánægðir starfsmenn.
- Tímabox og takur. Verið er að beisla tímann sem er takmörkuð auðlind. Umfangið má fljóta en tíminn er fastur. Ef við erum að halda áætlun á fundi, þá eru settar ákveðið margar mínútur á hvern lið. Þannig virkar fundarstjórnun.
- Teymisvinna. Bestu teymin hafa sameiginlegan tilgang sem er stærri en einstaklingarnir sem mynda það. Menn vinna saman og vinnan flæðir eðliglega á milli liðsmanna. Teymisvinna er æðra form samvinnu, t.d. eins og gerist hjá listamönnum , uppspretta þess að menn læra hvor af öðrum og fá beint í æð. En miklu flottara kemur út úr þessu. Þetta gerist líka í teymisvinnu, men þora að koma með hugmyndir og vera skotnir niður.
- Scrum og sóun. Kemur beint frá Lean. Mesta sóunin felst í að hoppa milli verkefna. „Multitasking makes you stupid“. Hálfkláruð vinna er sambærileg við of stóra lagera, háleit markmið eru hvetjandi en fráleit ekki, mikil sóun er í eyðublöðum, föstum fundum, reglum og stöðlum nema það sé nauðsynlegt. Spyrja sig alltaf hver er ávinningurinn af vottuninni. Fólk sem er með yfirgang og ásakanir þarf að stoppa af því tilfinningalegt umrót sem setur fólk í uppnám heilu dagana valda sóun. Sumir framkvæmdastjórar eru jafnvel þannig og það er mikilvægt að ræða við slíkt fólk og jafnvel láta það fara.
- Forgangsröðun. Setja á blað allt sem er fyrirséð að þurfi að gera. Velja þau verk sem eiga að era í forgangi, búa til raðaðan lista úr því. Forðast biðraðir, henda því sem kemst ekki að. Í gamla ferlinu voru breytingar óæskilegar, en í scrum er lögð áhersla á fríar breytingar. Mörg fyrirtæki nota tól sem heitir Tira og er það lang vinsælast, RB, Valitor,Icelandair, Advania o.fl. nota Tira. (Tira-agile).
- Ánægja. DRIVE. Ánægðir og hamingjusamir starfsmenn njóta almennt meiri velgengi á vinnustað (ekki öfugt) - betri ákvarðanir og hugmyndir. Aukinn sýnileiki stuðlar að aukinni ánægju - leynimakk stuðlar að óánægju. Samspil ánægju áhuga og afkasta. „Open company - no bullshit“. Endilega skoða myndband á youtube frá Daniel H.Pink. Frjálsræði, menn hafi frelsi til að vinna með þeim vilja og á þann hátt sem þeir vilja, meistaraverkeferð, tilgangur : þessir þrír þættir eru mikilvægastir fyrir einstaklinginn.
Scrum gengur út á að þróa tilbúna vöru. Getur verið viðburður, frugerð að hlut, ferli, teikning. Eitt stærsta fyrirtæki í heimi skaffar sæti í bíla, það notar scrum til að teikna sætin. NPR - ríkisútvarp USA notar þessa aðferð til að búa til útvarpsþætti, gott að nýta í námskeið eða kennslu. Kennarinn verður product owner, nemendur nota spretti, námsmarkmið eru sett, verkefnið er lesið, spjallað saman og þessu líkur ekki fyrr en allir í teyminu hafa lágmarkskunnáttu. Þetta rífur upp nemendur, hentar vel öllu. Scrum kemur úr Rugby - liðið kemur saman, vinnur sem teymi.
Netfang Baldurs Kristjánssonar er : Baldur.kristjansson@advania.is
