Stafræn vegferð Reykjavíkurborgar – með upplifun notandans að leiðarljósi.

Stafræn vegferð Reykjavíkurborgar – með upplifun notandans að leiðarljósi var yfirskrift fundar á vegum faghópa um lean, þjónustu-og markaðsstjórnun og verkefnastjórnun hjá Reykjavíkurborg í morgun.

Þröstur Sigurðsson deildarstjóri kynnti starfsemi Rafrænnar þjónustumiðstöðvar Reykjavíkurborgar og hvernig unnið er gegn sílómyndunum og hvatt til þátttöku fleiri aðila í rafvæðingu ferla með það að leiðarljósi að skapa jákvæða upplifun fyrir notendur, bæði borgarbúa og starfsfólk borgarinnar.  Þröstur upplýsti að Rafræn þjónustumiðstöð tók til starfa 2.janúar 2017 og er hún hluti af Snjallborgarvæðingu borgarinnar. Þröstur sýndi áhugavert myndband og vísaði í Paul Boag og bækurnar hans „User Experience Revolution og Digital.  Lykilorðin sem þau vinna eftir eru: einfalt, smart, praktískt og upplýsandi.   Gov.uk er vefuri sem allir ættu að skoða því hann er einstaklega notendavænn.  Þröstur kynnti einstaklega áhugavert verkefni „Indriði“ sem er húsvarðakerfi Reykjavíkurborgar.  Indriði er alltaf á vakt í gegnum workplace og sameinar allt starfskerfi borgarinnar.  Hann spyr hvert vandamálið sé, hvar þú sért staðsettur og setur verkefnið á húsverði borgarinnar.  Vinnan verður einfaldari með workplace.  Ýmsar áskoranir eru varðandi workplace sem felast í því að ná öllum með.  Með workplace urðu til ýmsir áhugaverðir hópar t.d. fjallgönguhópar, blak o.fl.  sem færa starfsfólkið nær hvert öðru.  Einnig sagði hann frá snjöllu ruslatunnunum sem tala (Jón Gnarr). Komnar eru nokkrar tunnur í miðbæinn sem senda skilaboð hvenær á að tæma þær.  Í dag eru 400 starfseiningar og því mikilvægt að brjóta niður síló, fólk vill vera með þeim sem það þekkir.  Með því að brjóta niður síló þá berast upplýsingar hraðar á milli og verður meira skapandi.  Einnig hafa starfsmenn verið hvattir til að koma með lélegar hugmyndir því með því að gera það koma góðar hugmyndir.  Gluggar eru notaðir til að teikna á og krota og alltaf verið að leita að rými.  Framtíðarsýnin er meiri sjálfsafgreiða og sjálfvirkni, aukin samstarf við háskóla og frumkvöðlasamfélagið, aukin notkun á IOT eða internet of things, meiri lean rekstur hjá borginni, fleiri rafrænar lausnir fyrir borgarbúa, fleiri botta fyrir ferðamenn „chat bott“ þar er hægt að sjá algengustu spurningarnar ca 30 spurningar, meiri opin gögn.  Ótrúlega margt spennandi er að gerast hjá borginni.   

Arna Ýr Sævarsdóttir, verkefnastjóri hjá Reykjavíkurborg kynnti innleiðingu þjónustustefnu borgarinnar. Arna fjallaði um breytingar á vinnulagi og hvernig notast er við aðferðafræði “design thinking”. Aðferðafræðin byggir á skapandi og stefnumótandi aðferðum til að ýta undir nýsköpun og auka upplifun notendanna.Aðferðafræðin kallar á þverfagleg teymi með aðkomu fleiri hagsmunaaðila og reynt að vinna gegn  því að mengi þátttakenda sé einsleitt.  Áttavitar framúrskarandi þjónustu voru kynntir og meginmarkmið stefnunnar.  Öll þjónustuveiting skal hafa markmiðin að leiðarljósi.  Varðandi innleiðingu stefnunnar þá er stóra myndin 10.000 starfsmenn, 400 starfsstöðvar, 5 svið o 4 miðlægar skrifstofur og óteljandi þjónustuþættir.  Þjónustan er ekki eingöngu gagnvart íbúunum heldur einnig gagnvart starfsmönnum sem starfa á 400 starfsstöðvum.  Ákveðið var að ráða þrjá verkefnastjóra sem bera ábyrgð á innleiðingu stefnunnar ásamt því að vera í stanslausum umbótaverkefnum.  En heimurinn er að breytast stöðugt og kröfur um hæfi starfsmanna sífellt að breytast.  Notandinn er sífellt settur í fyrsta sæti og sérfræðingurinn reiðubúinn til hliðar.  Arna kynnti lykilþætti í Design Thinking sem eru samhygð, nýsköpun, upplifun og samþætting.  Módelið er: greining(hver er staðan), hönnun umbótaverkefna (hvað viljum við gera? Prófun (hvernig viljum við gera það?) innleiðing (hvað virkar). Alltaf þarf að endurskoða stöðugt, stanslausar umbætur.   Áður en verkefnastjórarnir hófu vegferðina var farið í að undirbúa, greina alla starfsemi borgarinnar.  Árið 2020 er það draumurinn að öll þjónusta verði hönnuð út frá notandanum. 


 

Um viðburðinn

Stafræn vegferð Reykjavíkurborgar – með upplifun notandans að leiðarljósi.

Stafræn vegferð Reykjavíkurborgar – með upplifun notandans að leiðarljósi.  

 

Arna Ýr Sævarsdóttir, verkefnastjóri hjá Reykjavíkurborg kynnir innleiðingu þjónustustefnu borgarinnar. Arna fjallar um breytingar á vinnulagi og hvernig notast er við aðferðafræði “design thinking”. Aðferðafræðin byggir á skapandi og stefnumótandi aðferðum til að ýta undir nýsköpun og auka upplifun notendanna.

Aðferðafræðin kallar á þverfagleg teymi með aðkomu fleiri hagsmunaaðila og reynt að vinna gegn  því að mengi þátttakenda sé einsleitt.

Þröstur Sigurðsson deildarstjóri kynnir starfsemi Rafrænnar þjónustumiðstöðvar Reykjavíkurborgar og hvernig unnið er gegn sílómyndunum og hvatt til þátttöku fleiri aðila í rafvæðingu ferla með það að leiðarljósi að skapa jákvæða upplifun fyrir notendur, bæði borgarbúa og starfsfólk borgarinnar

Fleiri fréttir og pistlar

Stakkaskipti á verklagi ráðuneytis með Agile

Ásdís Halla Bragadóttir ráðuneytisstjóri fjallaði á fundi faghóps um stefnumótun og árangursmat um hvernig Háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðuneytið nýtir Agile bæði við stefnumörkun og innleiðingu. 

Hún lýsti hvernig verklag í ráðuneytinu hefur tekið stakkaskiptum frá því sem almennt hefur tíðkast í stjórnsýslunni. Nýttar eru Agile-aðferðir og -verkfæri í forgangsröðun og stýringu verkefna og lögð aukin áhersla á framgöngu mikilvægra mála ásamt fjármögnun þeirra.  Hún sýndi hvernig óhefðbundið þverfaglegt skipurit styður við Agile hugmyndafræðina með árangursríkum hætti og áhersluna á skýra sýn.

Útskýrði ráðuneytisstjóri hvernig forgangsverkefni eru valin, hvernig þau veljast svo inn í vinnu spretthópa, reglulegar kynningar á framvindu spretta og aðferðir til að vinna afturvirkt frá lokaútkomu. Einnig fjallaði hún um að ráðningarferlið hafi verið gjörbreytast hjá ráðuneytinu, sem og fundastýring og að stuttar skilvirkar vinnustofur með lykilfólki séu að taka við af stýrihópum og nefndum. 

 

Áhugasamir geta skoðað lýsingu á verklagi í kveri frá Háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðuneytinu: Vinnulag HVIN snýst um árangur

Skipurit og sýn HVIN kemur fram í kverinu Árangur fyrir Ísland

 

Rótagreiningar - Hvers vegna og hverju skila þær?

Í morgun hélt faghópur um gæðastjórnun og ISO fund í IÐAN fræðslusetur um rótargreiningar. Þeir sem reka stjórnunarkerfi þekkja að stjórnunarstaðlar gera kröfu um að frábrigði séu greind og orsakir þeirra ákvarðaðar. Málið er hins vegar, að það er okkur ekki eðlislægt að rótargreina og því er leiðin gjarnan að sleppa því ferli og fara bara beint í leiðréttingarhaminn þegar að frábrigði koma upp í kerfinu. Þetta getur valdið því að við sitjum uppi með galla í kerfinu sem geta valdið óþarfa sóun eða skaða í starfseminni.  Viðburðurinn var samansettur af tveimur 20 mínútna fyrirlestrum og 30 mínútna vinnustofu og í framhaldi fengu þátttakendur að spreyta sig við framkvæmd rótargreininga.

Í fyrirlestrunum var skoðuð annars vegar fræðilega hliðin á rótargreininigum, þar sem Birna Dís Eiðsdóttir, vottunarstjóri hjá Versa vottun, varpaði ljósi á hvers vegna við leitumst við að skoða málin of grunnt og hins vegar faglega hliðin þar sem Einar Bjarnason, kerfis- og gæðastjóri hjá LímtréVírnet, fór yfir eigin reynslu af gagnsemi vandaðra rótargreininga.

Öryggismál og stjórnun: Gervigreind

Alþjóðaefnahagsráðið, World Economic Forum, hefur birt helstu atriði sem fram kom á ráðstefnunni AI Safty Summit sem haldin var í Bretlandi að frumkvæmði breska forsætisráðherrans, Rishi Sunak. Sjá meðfylgjandi vefslóð:

To make the most of AI, we need multistakeholder governance | World Economic Forum (weforum.org) 

Vefslóðir um alþjóða strauma og stefnur

Hér eru nokkrar vefslóðir um alþjóðalega strauma og stefnur. Gæti verið áhugavert fyrir suma til að fletta :)

1/ The International Futures (IFs) model is a powerful simulation tool that enables users to explore, understand and shape global questions about future human wellbeing:
https://dms.academy/international-futures-simulation/

2/ The Futures of US-China Relations: Examining Historical Trends and Projections Using International Futures (IFs) System
https://altplanetaryfuturesinst.blogspot.com/2023/05/the-future-of-us-china-competition.html

3/ Figure 1 shows a future wheel example created on 25 February 2022 exploring the impacts of the Ukraine War.

https://drive.google.com/file/d/1LXHBLMHxZDw7b8XuEXjWZJDSXCQDNvi7

 

 4/ Cloud Service for causal mapping through systemic thinking:

https://insightmaker.com/insight/3BbHZaQdMeoYFj8Iwp2FFX/A-Future-Wheel-Ukraine-War

Watch the YouTube video here About Planetary Foresight; 

https://wfsf.org/director/#more-273

Institute for Economics & Peace and Alliance for Peacebuilding have collected all issues of their Future Trends here.

https://wfsf.org/futures-publications-newsletters/

 It’s Looking Like the 1930s: Axis and Allies in the Eurasian rimland

https://www.nationalreview.com/magazine/2023/12/its-looking-like-the-1930s/

The thematic overlap of three elements in Europe with the three elements in the Middle East is both surprising and eye opening

https://altplanetaryfuturesinst.blogspot.com/2023/02/the-key-to-prosper-in-future.html

Calculating Integral Power Indicators (IPI):

https://altplanetaryfuturesinst.blogspot.com/2023/07/ukraine-war-power-dynamics-and.html


Stafræn ráðstefna „Work Smart - Ergonomics in the digital age“ dagana 9 – 10 nóvember 2023

Fyrir hönd Vinnuvistfræðifélag Íslands (Vinnís) og faghóps Stjórnvísi um öryggisstjórnun þá vek ég athygli á að Vinnís sem er aðili af NES (Nordic Ergonomics and Human Factors Society) verður með stafræna ráðstefnu sem nefnist „Work Smart - Ergonomics in the digital age“ dagana 9 – 10 nóvember n.k., sjá hér https://ehss.se/nes2023/
 
NES 2023 verður stafræn ráðstefna fyrir þá sem praktísera og vinna við rannsóknir tengt, og með áhuga, á sviði vinnuvistfræði, vinnuverndar, öryggis- og heilbrigðismála ásamt mannlegum þáttum því tengt. Ráðstefnan mun verða vettvangur fyrir miðlun reynslu og árangurs sem hefur stuðlað að þróun rannsókna, vinnu og hugmynda, myndun tengslaneta auk þess að auka gæði sviða vinnuvistfræði og mannlegra þátta.
 
Það er einnig skemmtilegt frá því að segja að þótt um stafræna ráðstefnu sé að ræða þá er þáttakendum boðið uppá að mæta í hús Verkfræðingafélag Íslands og sjá ráðstefnuna beint í streymi ásamt því að hittast og tengjast öðrum þáttakendum. Boðið verður uppá léttar veitingar. Vinsamlegast látið vita ef þið ætlið að mæta með því að senda póst á vinnis@vinnis.is
 
Til þess að taka þátt í netráðstefnunni þá skráðu þig endilega hér: www.nes2023.org og vertu viss um að þú sért virkur félagi eða skráðu þig sem aðili að Vinnís sem tryggir þér aðgang að netráðstefnunni.
 
Kær kveðja,
Leó Sigurðsson, formaður Vinnís og stjórnarmeðlimur faghóps Stjórnvísi um öryggisstjórnun
Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?