Yfir 90% af fyrirtækjum landsins eru ör- eða lítil fyrirtæki. Allt of algengt er að stjórnendur þeirra vanmeti þann tíma og kostnað sem felst í fjármálum fyrirtækisins. Þar sem bókhaldið snýr ekki að framleiðslunni sjálfri, telst það oft sem óþarfa kostnaður - sem gæti ekki verið lengra frá sannleikanum. Enda eru fjármálin jú lífæð og kompás rekstursins.
Ekki falla í þá gryfju að láta fjármálin sitja á hakanum! Þó er það ekkert nema mannlegt að fresta því sem manni finnst óþægilegt og jafnvel leiðinlegt. Eitt skothelt ráð við þessu er að eyrnamerkja sérstakan tíma í viku/mánuðinum fjármálunum. Búa sér til fastan tíma þar sem maður raðar saman nótum, fer yfir stöðu lánadrottna og viðskiptamanna. Láta dagatalið minna sig á það og taka frá tímann. Best er að gera þetta á viku eða mánaðarfresti þannig að útgjöldin séu ennþá fersk í minninu. Það er miklu tímafrekara og erfiðara að láta þessa hluti safnast upp, því hver man í desember hvað gerðist í janúar?!
Með réttu skipulagi geta stjórnendur lítilla fyrirtækja einnig sparað sér hundruðir þúsunda á ári í bókhaldskostnað - svo ekki sé talað um óþarfa áhyggjur. Algengast er að bókarar rukki eftir tímakerfi og því er mikilvægt að skila gögnunum rétt af sér. Athugaðu að bókarar lesa ekki hugsanir og koma því til með að rukka ykkur fyrir þann tíma sem fer í að finna skýringar, sem maður hefði svo auðveldlega getað leyst með því að skilja eftir viðeigandi skýringar í gögnunum.
Með því að taka bókhaldinu fastari tökum get ég lofað þér að fyrirtækið þitt á eftir að spara sér ómældan kostnað í bókhaldið og hver veit nema þú sparir þér nokkur grá hár á nýju rekstarári og öðlist loks hugarró gagnvart fjármálunum.
Brynhildur S. Björnsdóttir
Höfundur er framkvæmdastjóri Hagsýn bókhalds- og rekstrarþjónustu og M.Sc. í Viðskiptafræði (stjórnun og stefnumótun).
