Verkefnastjóri undir pressu

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.  Einnig geta innskráðir nálgast glærur af fundinum þar sem sjá má tilvísanir í þær rannsóknir sem vísað var til í erindinu. Rúmlega tvöhundruð og þrjátíu manns sóttu í morgun fund á vegum faghóps um verkefnastjórnun. Hvað gerist þegar verkefnastjóri hefur sífellt minni tíma til að sinna verkefnum sem hann/hún leiðir? Fjallað var um þetta algenga vandamál og hvaða áhrif það getur haft á framgang og niðurstöðu verkefna og upplifun af verkefnastjórnun.

Fyrirlesari var Aðalbjörn Þórólfsson. Aðalbjörn hefur 20 ára reynslu sem verkefnastjóri og stjórnandi hjá fyrirtækjum eins og Íslandsbanka og Símanum.  Hann starfar nú sem sjálfstæður ráðgjafi í verkefnastjórnun undir merkjum Projectus www.projectus.is

Hákon Róbert Jónsson Advania sem situr í stjórn faghóps um verkefnastjórn kynnti Aðalbjörn. Aðalbjörn hefur verið mjög lánsamur varðandi verkefni síðan hann byrjaði að starfa sjálfstætt.  Aðalbjörn sagði verkefnastjóra almennt vinna undir pressu.  Ein spurning sem hann hefur oft fengið er hvað eru verkefnastjórar almennt að vinna í mörgum verkefnum?  Mikilvægt er að setja ekki of mörg verkefni á verkefnastjóra til þess að þeir brenni ekki út eða hætti. 

En hvernig stofnar verkefnastjórinn virði? Hlutverk verkefnastjórans er vítt, hann skilgreinir verkefnið og sér um undirbúning, framkvæmd og verklok. Það er hlutverk verkefnastjórans að auka gæði undirbúnings og framkvæmd.  Hvoru tveggja er jafn mikilvægt.  Góður undirbúningur er mjög mikilvægur. Rannsóknir sýna að þrátt fyrir að verkefni  hafi góðan undirbúning er framkvæmdin stundum ekki góð. Proactive – Reactive – Clueless.  Hægt er að skipta fólki upp í þessa þrjá hópa.  Maður er Proactivur ef verkefnið er vel skilgreint í upphafi, samþykktarferli, áhættur eru greindar og stjórnað, áætlanir eru skilgreindar og samþykktar, framvinda er mæld, fundir eru haldnir til að halda alla upplýsta, passað er upp á að allir hagsmunaaðilar eru með og ákvarðanir eru undirbúnar.  Aðalbjörn kynnti nýlega US rannsókn sem sýnir að 94% verkefnastjóra upplifa streitu vegna vinnu. Streita getur verið hvetjandi en of mikil streita hefur neikvæð áhrif.  Með of mikilli streitu missum við yfirsýn, samskipti geta orðið erfiðari, fókus minnkar og óánægja eykst.  Viðverandi álag fer með fólk.  Mikilvægt er að stjórnendur séu vel upplýstir til þess að stuðningur þeirra nýtist.  Verkefnastjóri er ekki fundarstjóri á sterum, hann á að auka virði verkefnisins.  En hvað eru hæfilega mörg verkefni? Fjöldi verkefna segir ekki allt heldur flækja verkefna. Verkefni eru einfaldari ef markmið með þeim eru skýr, eignahald skýrt, stuðningur frá stjórnendum, ef birgjar eru margir eykur það flækju sem og tímabelti, tungumál geta einnig aukið flækjustig og jafnvel stöðvað það sem og þegar verið er að beita nýrri tækni. Reyndur verkefnastjóri ræður við 5 álagspunkta.  Verkefni með hátt flækjustig mælist með 5 álagsunkta. Óreyndur verkefnastjóri ræður við ca 3 álagspunkta.

Varðandi úrræði mælti Aðalbjörn með að 1. Skilgreina vel verkefnið 2. Áætlanagerð 3. Eftirlit með framvindu  4. Stjórnun umfangs 5. Áhættustýring (ekki vera að slökkva elda) 6. Góð og lýsandi upplýsingagjöf.  Aðalbjörn vísaði í rannsókn sem sýnir að í 42% tilfella skilja stjórnendur ekki tilgang verkefnastjóra.  Ráð sem Aðalbjörn gaf til verkefnastjóra er að geta speglað verkefnið með öðrum. Passa upp á að allir séu vel upplýstir. Ekki fegra hlutina heldur draga allt upp á yfirborðið og passa upp á gagnsæi.   Í lok fundar voru áhugaverðar umræður.    

Um viðburðinn

Verkefnastjóri undir pressu

Hlekkur á TEAMS fundinn er hér. 
Hvað gerist þegar verkefnastjóri hefur sífellt minni tíma til að sinna verkefnum sem hann/hún leiðir?

Fjallað verður um þetta algenga vandamál og hvað áhrif það getur haft á framgang og niðurstöðu verkefna og upplifun af verkefnastjórnun.

Fyrirlesari er Aðalbjörn Þórólfsson.
Aðalbjörn hefur 20 ára reynslu sem verkefnastjóri og stjórnandi hjá fyrirtækjum eins og Íslandsbanka og Símanum.
Hann starfar nú sem sjálfstæður ráðgjafi í verkefnastjórnun undir merkjum Projectus www.projectus.is

Hlekkur á TEAMS fundinn er hér. 

Fleiri fréttir og pistlar

Nýkjörin stjórn faghóps um þjónustu-og markaðsstjórnun

Nýlega barst fyrirspurn til Stjórnvísi frá áhugasömum félaga um að endurvekja stjórn faghóps um þjónutu-og markaðsstjórnun.  Í framhaldi var sendur út póstur til félaga þar sem óskað var eftir áhugasömum í stjórn faghópsins. Viðbrögðin létu ekki á sér standa þar sem búið er að mynda 10 manna stjórn sem fundaði á VOX.  Þar kynntu félagara sig og farið var yfir ábyrgð og hlutverk stjórna faghópa Stjórnvísi. Stjórnin kaus Maríu Ágústsdóttur ON sem formann og  Hildi Ottesen sem varaformann.  Áhugasamir eru hvattir til að skrá sig í faghópinn með því að smella hér. 

Stjórn faghópsins skipa:   Ásdís Gíslason Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins, Brynja Ragnarsdóttir Veitur, Heiðrún Grétarsdóttir Bananar, Hildur Ottesen Harpa, Hjördís María Ólafsdóttir Happdrætti Háskóla Íslands, Ingibjörg Magnúsdóttir Pílukast ehf, María Ágústsdóttir ON, Sædís Jónasdóttir Samgöngustofa, Unnur Líndal ON og Þórhallur Örn Guðlaugsson Háskóli Íslands.

Nýkjörin stjórn faghóps um verkefnastjórnun

Yfir þrjátíu áhugaverðir aðilar sýndu áhuga á að setjast í stjórn faghóps um verkefnastjórnun, allt afburðarfólk. Úr vöndu var að ráða við að móta stjórn hópsins. Úr varð fjórtán manna stjórn, sem endurspeglar vel fjölbreytileika þeirra sem áhuga sýndu. Fyrsti fundur nýrrar stjórnar var á Kringlukránni í dag þar sem félagar kynntu sig og farið var yfir ábyrgð og hlutverk stjórna faghópa Stjórnvísi. Þar sem helmingur stjórnar var staddur erlendis stefnir stjórnin á að hittast aftur í júní til að móta hugsanlegar áherslur hópsins. Stjórnin kaus Gísla Rafn Guðmundsson sem formann og Aðalstein Ingólfsson sem varaformann.   Áhugasamir eru hvattir til að skrá sig í faghópinn með því að smella hér.  

Stjórn faghópsins skipa:  Aðalsteinn Ingólfsson MT Sport, Auður Íris Ólafsdóttir Hagar, Daníel Sigurbjörnsson Efla, Eygerður Margrétardóttir Ríkislögreglustjóri, Gísli Rafn Guðmundsson Framkvæmdasýslan-Ríkiseignir, Halldóra Traustadóttir Reykjavíkurborg, Hannes Bjarnason Sjúkrahúsið á Akureyri, Íris Elma Guðmann Dómstólasýslan, Lísbet Hannesdóttir Háskólinn á Akureyri, Signý Jóna Hreinsdóttir Landspítali, Sigurður Blöndal Háskólinn á Bifröst, Steinunn Anna Eiríksdóttir Háskóli Íslands, Þóra Kristín Sigurðardóttir Eimskip og Unnur Helga Kristjánsdóttir Strategia. 

 

Aðalfundur Öryggishópur Stjórnvísi - ný stjórn kosin

Fundur haldinn:  4 júní 2025

Aðilar: Vilborg Magnúsdóttir Isavia Innanlands, Lilja Birgisdóttir Marel, Viðar Arason HS Orka, Snorri Páll Davíðsson Háskóli Íslands, Eggert Jóhann Árnason Bætt Öryggi, Erlingur E. Jónasson LSE og Fjóla Guðjónsdóttir Isavia Ohf sem jafnframt ritaði fundargerð.
Gísli Níls Einarsson og Eyþór Víðisson boðuðu forföll.

Dagskrá:

  1. Yfirferð síðasta starfstímabils
  2. Kosning í stjórn og formanns
  3. Drög að viðburðum næsta starfstímabils
  4. Önnur mál

Yfirferð síðasta starfstímabils

Nokkur lægð var í starfsemi hópsins á tímabilinu september 2024 til maí 2025. Þrátt fyrir að drög hefðu verið lögð að viðburðum tímabilsins og margar góðar hugmyndir komu fram til að efla og fjalla um öryggismá á víðum grunni þá raungerðust þær ekki.

Eini viðburðurinn var haldinn í  júní í samstarfi við Öryggishóp Samorku og bar yfirsögnina Orka og Öryggi. Þar var fjallað um helstu áskoranir þeirra starfsvettvangur á við að etja og leiðir sem og aðferðir sem þeir hafa tekið upp. Virkilega áhugavert og verður spennandi að fylgjast með áframhaldandi vinnu.

Hópurinn var sammála um að efling öryggisumræðu væri mikilvæg og þessi vettvangur gæti lagt mikið til. Áríðandi að allir í stjórn séu virkir og taki frumkvæði að því að koma með hugmyndir og setja upp viðburði.

Kosning í stjórn og formanns

Auglýst hafði verið eftir aðilum í stjórn þar sem tveir aðilar hafa hætt á tímabilinu.

Viðbót í stjórn: Viðar Arason HS Orka, Snorri Páll Davíðsson Háskóli Íslands og Eggert Jóhann Árnason Bætt Öryggi hafa því bæst við í stjórn Öryggishóps Stjórnvísi.

Formaður: Fjóla Guðjónsdóttir bauð sig fram til formanns til aðalfundar 2026. Engin mótframboð voru og því framboð samþykkt.

Samsetning stjórnar 2025-2026 er því eftirfarandi:

Vilborg Magnúsdóttir Isavia Innanlands, Lilja Birgisdóttir Marel, Viðar Arason HS Orka, Snorri Páll Davíðsson Háskóli Íslands, Eggert Jóhann Árnason Bætt Öryggi, Erlingur E. Jónasson LSE, Fjóla Guðjónsdóttir Isavia Ohf. Gísli Níls Einarsson Öryggisstjórnun/Alda Öryggi og Eyþór Víðisson Reykjavíkurborg.

Formaður sendir fundarseríu á stjórn fyrir starfstímabil.

Drög að viðburðum næsta starfstímabils

Margar góðar hugmyndir komu fram og stjórnin einhuga um að bjóða upp á fræðandi og flotta dagskrá.

Drög að dagskrá vetrarins:

  1. Öryggi og LEAN á það samleið og eykur LEAN öryggi
    1. Ábyrgð Lilja, september 2025
    2. Hvað er Bætt Öryggi og hvernig vinnur fyrirtækið til að auka öryggi
      1. Ábyrgð Eggert, nóvember 2025
      2. Hvernig eru og fyrir hvað standa Gullnu Reglurnar
        1. Ábyrgð Viðar, október 2025 eða janúar 2026
        2. Vinna í opnu rými, hefur það áhrif á heilsu?
          1. Ábyrgð Vilborg haldið í samvinnu við Vinnís
          2. Tæknin og öryggi, hvernig vinnur Tesla að bættu öryggi með tækni
            1. Ábyrgð Lilja (Fjóla) tími ekki ákveðinn

Önnur mál
Vilborg sagði frá alþjóðlegri ráðstefnu um atferlismiðaða hegðun sem haldin verður þann 9 og 10 október 2025.

 

Aðalfundur faghóps um stjórnun upplýsingaöryggis

Þann 21.maí var haldinn aðalfundur faghóps um stjórnun upplýsingaöryggis. 

Farið var yfir þá viðburði sem haldnir voru á starfsárinu sem var að líða. Rætt var um markmið og tilgang hópsins, hver sé markhópur þeirra kynninga sem hópurinn stendur fyrir og hvort að tækifæri séu til að gera betur. Þessi mál verða rædd nánar á komandi starfsári en hópurinn var sammála um að mörg tækifæri eru fyrir hópa eins og þennan. 

Kosning stjórnar fór fram þar sem Jón Kristinn Ragnarsson var endurkjörinn sem formaður hópsins. Auk hans gáfu Benedikt Rúnarsson, Friðbjörn Steinar Ottósson, Sigurður Bjarnason og Tryggvi Níelsson aftur kost á sér. Hrefna Gunnarsdóttir bættist við hópinn eftir áramót og bauð einnig kost á sér. Auk þeirra voru ný framboð, Auður Íris Ólafsdóttir og Gná Guðjónsdóttir buðu kost á sér í hópinn og eru þær boðnar velkomnar. Fyrirkomulag hópsins er að fjöldi og fjölbreytileiki stjórnar er mikill kostur og þess vegna eru öll boðin velkomin að taka þátt í þessari vinnu. 

Faghópurinn fer nú í sumarfrí en mun hefja skipulagsvinnu að sumri loknu. 

„Framsýn forysta“ er þema ársins hjá Stjórnvísi 2025-2026

Nýkjörin stjórn Stjórnvísi hélt í dag vinnufund stjórnar þar sem m.a. var ákveðið þema fyrir starfárið 2025-2026.  Þemavinnan var unnin í miro.com og var niðurstaðan sú að þemað var valið "Framsýn forysta".  Útfærslan verður kynnt nánar á Kick off fundi í ágúst.    

  1. Samskiptasáttmáli. Fundurinn hófst með því að Anna Kristín Kristinsdóttir formaður stjórnar Stjórnvísi bauð alla velkomna og fór yfir dagskrá og markmið fundarins. Formaður Stjórnvísi kynnti hugmynd að samskiptasáttmála stjórnar 2025-2026 þar sem m.a. var rætt um að:   1. Mæta undirbúin á stjórnarfundi 2. Mæta tímalega 3. Taka ábyrgð á verkefnum  4. Hafa uppbyggilega gagnrýni 5. Samskipti opin og eðlileg 6. Vera á staðnum.  7. Allt stjórnarfólk sé virkt í starfi stjórnar. 8. Stjórn ákveði sameiginlega hvar og hvernig samskipti eiga sér stað.
  2. Í framhaldi kynnti stjórnarfólk sig og sagði örstutt frá sér.  
  3. Yfirferð á framtíðarsýn, stefnu, gildumlögum og siðareglum.  Anna Kristín fór yfir    framtíðarsýn, stefnu, gildi, meginmarkmið lög og siðareglur. 
  4. Áætlun og lykilmælikvarðar. Áætlun félagsins stenst og eru tekjur á áætlun. Áætlun félagsins er uppfærð reglulega allt árið og er aðgengileg stjórnarfólki í Sharepoint. Stjórn var hvött af framkvæmdastjóra félagsins til að fara inn á Sharepoint reglulega.
  5. Farið var yfir aðganga stjórnar að Sharepoint, Teams, Facebook og skráning stjórnar í faghópinn „stjórn Stjórnvísi“.    

 

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?