Verkefnastjóri undir pressu

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.  Einnig geta innskráðir nálgast glærur af fundinum þar sem sjá má tilvísanir í þær rannsóknir sem vísað var til í erindinu. Rúmlega tvöhundruð og þrjátíu manns sóttu í morgun fund á vegum faghóps um verkefnastjórnun. Hvað gerist þegar verkefnastjóri hefur sífellt minni tíma til að sinna verkefnum sem hann/hún leiðir? Fjallað var um þetta algenga vandamál og hvaða áhrif það getur haft á framgang og niðurstöðu verkefna og upplifun af verkefnastjórnun.

Fyrirlesari var Aðalbjörn Þórólfsson. Aðalbjörn hefur 20 ára reynslu sem verkefnastjóri og stjórnandi hjá fyrirtækjum eins og Íslandsbanka og Símanum.  Hann starfar nú sem sjálfstæður ráðgjafi í verkefnastjórnun undir merkjum Projectus www.projectus.is

Hákon Róbert Jónsson Advania sem situr í stjórn faghóps um verkefnastjórn kynnti Aðalbjörn. Aðalbjörn hefur verið mjög lánsamur varðandi verkefni síðan hann byrjaði að starfa sjálfstætt.  Aðalbjörn sagði verkefnastjóra almennt vinna undir pressu.  Ein spurning sem hann hefur oft fengið er hvað eru verkefnastjórar almennt að vinna í mörgum verkefnum?  Mikilvægt er að setja ekki of mörg verkefni á verkefnastjóra til þess að þeir brenni ekki út eða hætti. 

En hvernig stofnar verkefnastjórinn virði? Hlutverk verkefnastjórans er vítt, hann skilgreinir verkefnið og sér um undirbúning, framkvæmd og verklok. Það er hlutverk verkefnastjórans að auka gæði undirbúnings og framkvæmd.  Hvoru tveggja er jafn mikilvægt.  Góður undirbúningur er mjög mikilvægur. Rannsóknir sýna að þrátt fyrir að verkefni  hafi góðan undirbúning er framkvæmdin stundum ekki góð. Proactive – Reactive – Clueless.  Hægt er að skipta fólki upp í þessa þrjá hópa.  Maður er Proactivur ef verkefnið er vel skilgreint í upphafi, samþykktarferli, áhættur eru greindar og stjórnað, áætlanir eru skilgreindar og samþykktar, framvinda er mæld, fundir eru haldnir til að halda alla upplýsta, passað er upp á að allir hagsmunaaðilar eru með og ákvarðanir eru undirbúnar.  Aðalbjörn kynnti nýlega US rannsókn sem sýnir að 94% verkefnastjóra upplifa streitu vegna vinnu. Streita getur verið hvetjandi en of mikil streita hefur neikvæð áhrif.  Með of mikilli streitu missum við yfirsýn, samskipti geta orðið erfiðari, fókus minnkar og óánægja eykst.  Viðverandi álag fer með fólk.  Mikilvægt er að stjórnendur séu vel upplýstir til þess að stuðningur þeirra nýtist.  Verkefnastjóri er ekki fundarstjóri á sterum, hann á að auka virði verkefnisins.  En hvað eru hæfilega mörg verkefni? Fjöldi verkefna segir ekki allt heldur flækja verkefna. Verkefni eru einfaldari ef markmið með þeim eru skýr, eignahald skýrt, stuðningur frá stjórnendum, ef birgjar eru margir eykur það flækju sem og tímabelti, tungumál geta einnig aukið flækjustig og jafnvel stöðvað það sem og þegar verið er að beita nýrri tækni. Reyndur verkefnastjóri ræður við 5 álagspunkta.  Verkefni með hátt flækjustig mælist með 5 álagsunkta. Óreyndur verkefnastjóri ræður við ca 3 álagspunkta.

Varðandi úrræði mælti Aðalbjörn með að 1. Skilgreina vel verkefnið 2. Áætlanagerð 3. Eftirlit með framvindu  4. Stjórnun umfangs 5. Áhættustýring (ekki vera að slökkva elda) 6. Góð og lýsandi upplýsingagjöf.  Aðalbjörn vísaði í rannsókn sem sýnir að í 42% tilfella skilja stjórnendur ekki tilgang verkefnastjóra.  Ráð sem Aðalbjörn gaf til verkefnastjóra er að geta speglað verkefnið með öðrum. Passa upp á að allir séu vel upplýstir. Ekki fegra hlutina heldur draga allt upp á yfirborðið og passa upp á gagnsæi.   Í lok fundar voru áhugaverðar umræður.    

Um viðburðinn

Verkefnastjóri undir pressu

Hlekkur á TEAMS fundinn er hér. 
Hvað gerist þegar verkefnastjóri hefur sífellt minni tíma til að sinna verkefnum sem hann/hún leiðir?

Fjallað verður um þetta algenga vandamál og hvað áhrif það getur haft á framgang og niðurstöðu verkefna og upplifun af verkefnastjórnun.

Fyrirlesari er Aðalbjörn Þórólfsson.
Aðalbjörn hefur 20 ára reynslu sem verkefnastjóri og stjórnandi hjá fyrirtækjum eins og Íslandsbanka og Símanum.
Hann starfar nú sem sjálfstæður ráðgjafi í verkefnastjórnun undir merkjum Projectus www.projectus.is

Hlekkur á TEAMS fundinn er hér. 

Fleiri fréttir og pistlar

Listi yfir þá sem eru tilnefndir til Stjórnunarverðlauna Stjórnvísi 2021

Hér má sjá lista yfir þá sem eru tilnefndir til Stjórnunarverðlauna Stjórnvísi 2021.
Útnefnt verður í þremur flokkum: Yfirstjórnendur - millistjórnendur - frumkvöðlar. 
Forseti Íslands Hr. Guðni Th. Jóhannesson mun afhenda verðlaunin á Grand Hótel þann 25.mars nk.
Streymt verður beint frá hátíðinni sem hefst kl.16:00 og fjöldatakmörkunum og sóttvarnarreglum fylgt.

Áhugaverð viðburð hjá Origo - Áskoranir gæðastjóra á tímum fjarvinnu (vefvarp)

Rannsóknablaðamaðurinn Geoff White rýnir inn í COVID breytta framtíð? 

Staðlar og lög á borð við ISO og GDPR hafa hjálpað fyrirtækjum og stofnunum tryggja öryggi upplýsinga og gæða með eftirliti og stöðugum umbótum.

Það hefur einnig skapað ákveðnar áskoranir, svo sem að tryggja skjalafestingu og hlítingu krafna. COVID-19 faraldurinn hefur skerpt á þessu því ófyrirséðar breytingar í vinnuumhverfinu, með mikilli aukningu í heimavinnu, hefur bæði kallað á aukningu í skýjaþjónustu en líka breytingum á verklagi.

Hvert mun breyttur heimur leiða okkur?

Nýjar lausnir, ný hugsun og ný vinnubrögð hafa litið dagsins ljós úr óreiðu heimsfaraldursins og munu án efa fylgja okkur áfram þegar honum lýkur. Allt lítur út fyrir aukna notkun skýjaþjónusta, snjalltækja eða AGILE eða LEAN vinnubragða sem munu skapa ný álitaefni og umræðu í heimi gæðastjórnunar. Rannsóknablaðamaðurinn og rithöfundurinn Geoff White, sem hefur sérhæft sig í tæknibreytingum á tímum COVID-19, mun í vefvarpinu ræða helstu áskoranir þeirra sem vinna að gæðamálum og hvert við munum stefna í þeim efnum.

Dagsetning: 17. mars kl. 09:00 (vefvarp)

Nánari upplýsingar og skráning hér. 

Orð frá formanni nýstofnaðs faghóps um Excel

Eins og fram hefur komið var fyrsti stjórnarfundur nýs faghóps um Excel nú í vikunni. Hópurinn var stofnaður með það að markmiði að skapa samfélag þar sem við getum lært hvert af öðru og eflt tengslanetið.

Flest okkar nota Excel í sínum daglegu störfum. Sumum finnst það ágætt, öðrum gaman og enn aðrir eru stundum smá að tapa sér í Excel gleðinni. Þeir sem tilheyra þriðja hópnum eru oft á tíðum þeir einu í sínu fyrirtæki eða stofnun með þennan brennandi áhuga og vantar einhvern til að ræða við um „undur“ þessa frábæra verkfæris sem Excel er. Undirrituð er algjörlega í þeim hópi og hefur oft hugsað hvað það væri frábært ef á Íslandi væri til samfélag Excel áhugafólks eins og til er úti í hinum stóra heimi. Og nú er það að verða að veruleika.

Um 30 manns sóttust eftir því að vera í stjórn hópsins, allt frábærir kandidatar og var úr vöndu að velja. Helst hefðum við viljað hafa alla umsækjendur með í stjórn en hámarkið var 12. Úr varð ótrúlega fjölbreyttur og skemmtilegur hópur með mismunandi áhugasvið. Fyrsta verk nýrrar stjórnar verður að stilla saman strengi og búa til sameiginlega sýn sem mun leiða af sér skemmtilega dagskrá fyrir komandi mánuði. Ég held að þetta sé byrjunin á ótrúlega lærdómsríkri og skemmtilegri ferð. Komdu endilega með í ferðalagið og skráðu þig í hópinn.

Skráning í Excel hóp hér

Kær kveðja,

Guðlaug Erna Karlsdóttir

Fyrsta stjórn nýstofnaðs faghóps um Excel.

Nýr faghópur hefur verið stofnaður um Excel og kom ný stjórn saman í hádeginu í dag. Stjórn faghópsins hvetur alla áhugasama til að skrá sig í faghópinn en það er gert með því að smella hér.  Þar er jafnframt að finna allar upplýsingar um markmið og tilgang þessa nýja faghóps. Stjórnin stefnir að því að halda sinn fyrsta fund í mars.  

Stjórn þessa nýja öfluga faghóps skipa:  Aníka Rós Pálsdóttir Landspítali, Auður Bergþórsdóttir Háskóli Íslands, Andri Þór Skúlason KPMG, Bryndís Björk Ásmundsdóttir A4, Daníel Pálsson Sjóvá, Guðlaug Erna Karlsdóttir Háskóli Íslands formaður, Gunnar Sigurðsson Rapyd.net, Ingi Sturla Þórisson Veitur, Jóhanna Fríða Dalkvist Vínbúðin, Óskar Arason Lýsi, Pálmi Ólafur Theódórsson Securitas og Svava Þorsteinsdóttir Mennta-og menningarmálaráðuneytið.   

Mat á árangri meginmarkmiða Stjórnvísi - tekur örstutta stund.

Kæru félagar í Stjórnvísi.
Nýlega var stefna Stjórnvísi rýnd og uppfærð til að takast á við breyttan veruleika. Því viljum við mæla árangur meginmarkmiða Stjórnvísi og þætti okkur vænt um að þú gætir gefið þér örfáar mínútur og svarað þessari könnun af hreinskilni og einlægni.

Smelltu hér til að taka þátt.

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?