Verkefnastjóri undir pressu

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.  Einnig geta innskráðir nálgast glærur af fundinum þar sem sjá má tilvísanir í þær rannsóknir sem vísað var til í erindinu. Rúmlega tvöhundruð og þrjátíu manns sóttu í morgun fund á vegum faghóps um verkefnastjórnun. Hvað gerist þegar verkefnastjóri hefur sífellt minni tíma til að sinna verkefnum sem hann/hún leiðir? Fjallað var um þetta algenga vandamál og hvaða áhrif það getur haft á framgang og niðurstöðu verkefna og upplifun af verkefnastjórnun.

Fyrirlesari var Aðalbjörn Þórólfsson. Aðalbjörn hefur 20 ára reynslu sem verkefnastjóri og stjórnandi hjá fyrirtækjum eins og Íslandsbanka og Símanum.  Hann starfar nú sem sjálfstæður ráðgjafi í verkefnastjórnun undir merkjum Projectus www.projectus.is

Hákon Róbert Jónsson Advania sem situr í stjórn faghóps um verkefnastjórn kynnti Aðalbjörn. Aðalbjörn hefur verið mjög lánsamur varðandi verkefni síðan hann byrjaði að starfa sjálfstætt.  Aðalbjörn sagði verkefnastjóra almennt vinna undir pressu.  Ein spurning sem hann hefur oft fengið er hvað eru verkefnastjórar almennt að vinna í mörgum verkefnum?  Mikilvægt er að setja ekki of mörg verkefni á verkefnastjóra til þess að þeir brenni ekki út eða hætti. 

En hvernig stofnar verkefnastjórinn virði? Hlutverk verkefnastjórans er vítt, hann skilgreinir verkefnið og sér um undirbúning, framkvæmd og verklok. Það er hlutverk verkefnastjórans að auka gæði undirbúnings og framkvæmd.  Hvoru tveggja er jafn mikilvægt.  Góður undirbúningur er mjög mikilvægur. Rannsóknir sýna að þrátt fyrir að verkefni  hafi góðan undirbúning er framkvæmdin stundum ekki góð. Proactive – Reactive – Clueless.  Hægt er að skipta fólki upp í þessa þrjá hópa.  Maður er Proactivur ef verkefnið er vel skilgreint í upphafi, samþykktarferli, áhættur eru greindar og stjórnað, áætlanir eru skilgreindar og samþykktar, framvinda er mæld, fundir eru haldnir til að halda alla upplýsta, passað er upp á að allir hagsmunaaðilar eru með og ákvarðanir eru undirbúnar.  Aðalbjörn kynnti nýlega US rannsókn sem sýnir að 94% verkefnastjóra upplifa streitu vegna vinnu. Streita getur verið hvetjandi en of mikil streita hefur neikvæð áhrif.  Með of mikilli streitu missum við yfirsýn, samskipti geta orðið erfiðari, fókus minnkar og óánægja eykst.  Viðverandi álag fer með fólk.  Mikilvægt er að stjórnendur séu vel upplýstir til þess að stuðningur þeirra nýtist.  Verkefnastjóri er ekki fundarstjóri á sterum, hann á að auka virði verkefnisins.  En hvað eru hæfilega mörg verkefni? Fjöldi verkefna segir ekki allt heldur flækja verkefna. Verkefni eru einfaldari ef markmið með þeim eru skýr, eignahald skýrt, stuðningur frá stjórnendum, ef birgjar eru margir eykur það flækju sem og tímabelti, tungumál geta einnig aukið flækjustig og jafnvel stöðvað það sem og þegar verið er að beita nýrri tækni. Reyndur verkefnastjóri ræður við 5 álagspunkta.  Verkefni með hátt flækjustig mælist með 5 álagsunkta. Óreyndur verkefnastjóri ræður við ca 3 álagspunkta.

Varðandi úrræði mælti Aðalbjörn með að 1. Skilgreina vel verkefnið 2. Áætlanagerð 3. Eftirlit með framvindu  4. Stjórnun umfangs 5. Áhættustýring (ekki vera að slökkva elda) 6. Góð og lýsandi upplýsingagjöf.  Aðalbjörn vísaði í rannsókn sem sýnir að í 42% tilfella skilja stjórnendur ekki tilgang verkefnastjóra.  Ráð sem Aðalbjörn gaf til verkefnastjóra er að geta speglað verkefnið með öðrum. Passa upp á að allir séu vel upplýstir. Ekki fegra hlutina heldur draga allt upp á yfirborðið og passa upp á gagnsæi.   Í lok fundar voru áhugaverðar umræður.    

Um viðburðinn

Verkefnastjóri undir pressu

Hlekkur á TEAMS fundinn er hér. 
Hvað gerist þegar verkefnastjóri hefur sífellt minni tíma til að sinna verkefnum sem hann/hún leiðir?

Fjallað verður um þetta algenga vandamál og hvað áhrif það getur haft á framgang og niðurstöðu verkefna og upplifun af verkefnastjórnun.

Fyrirlesari er Aðalbjörn Þórólfsson.
Aðalbjörn hefur 20 ára reynslu sem verkefnastjóri og stjórnandi hjá fyrirtækjum eins og Íslandsbanka og Símanum.
Hann starfar nú sem sjálfstæður ráðgjafi í verkefnastjórnun undir merkjum Projectus www.projectus.is

Hlekkur á TEAMS fundinn er hér. 

Fleiri fréttir og pistlar

THE GLOBAL 50 – Meginkraftar framtíða.

THE GLOBAL 50 – Meginkraftar framtíða.

Dubai Future Foundation, sem er samstarfsaðili Framtíðarseturs Íslands, var að gefa út áhugaverða skýrslu, The Global 50, um 50 meginkrafta til framtíðarvaxtar, velmegunar og velferðar. Sumir þessara krafta eru hægt rísandi, en aðrir í nærri en allir þarfnast íhugunar, þó svo langt sé í að þeir skelli á okkur.

Skoðið þessa vefslóð, þar er síðan hægt að ná í skýrsluna sem pdf.

The Global 50 Report | Dubai Future Foundation

 

Njótið dags og framtíðar.

Námskeið í breytingastjórnun

Ágætu félagsmenn faghóps um breytingastjórnun

Til upplýsinga er áhugavert námskeið í breytingastjórnun í Opna háskólanum í apríl sem einhver hér gætu haft áhuga á. Námskeiðið fjallar um leiðir til að ná árangri í breytingum en jafnframt er farið dýpra í að gera breytingar auðveldari á vinnustaðnum. Kynntar verða til sögunnar viðurkenndar aðferðir í breytingastjórnun í bland við sannreynda hugmyndafræði kennara sem ræðst á orsök vanda vinnustaðarins. Kennari námskeiðsins er Ágústs Kristjáns Steinarrsson, stjórnunarráðgjafi í breytingum, en hann var áður formaður faghóps um breytingar hjá Stjórnvísi.

 

Allar nánari upplýsingar og skráning er hér: Opni háskólinn – Háskólanum í Reykjavík (ru.is) auk þess er hér kynningarmyndband

FP&A Trends Group - Alþjóðleg hugveita fyrir stjórnendur og sérfræðinga

FP&A Trends Group er alþjóðleg hugveita ætluð stjórnendum og sérfræðingum í fjármálum, áætlanagerð og greiningu. Hugveitan stendur fyrir fjölda áhugaverðra funda ár hvert þar sem toppstjórnendur og sérfræðingar víðsvegar um heim deila reynslu sinni og þekkingu. Þar á meðal eru fjármálastjórar og aðrir toppstjórnendur margra stærstu fyrirtækja heims.

FP&A Trends Group gefur einnig út vefritið FP&A Insights sem hefur 450.000 áskrifendur. Hugveitan gefur jafnframt út rannsóknir á sérsviði sínu. Hún hefur útibú í 18 löndum sem standa fyrir reglubundnum fundum, meðal annars í Kaupmannahöfn, Stokkhólmi og Helsinki, sem er nýjasta útibúið.

Hugveitan heldur einnig úti vinnuhópi rúmlega 40 stjórnenda og sérfræðinga í notkun gervigreindar á sviði fjármála, áætlanagerðar og greiningar. Hér má sjá ýmsar greinar og fyrirlestra frá fundum vinnuhópsins, þar á meðal umfjöllun stjórnenda hjá Microsoft, Philips, Swarowski og fleiri fyrirtækjum um eigin vegferð og reynslu af innleiðingu gervigreindarlausna. 

Aðgangur að FP&A Trends Group og áskrift að FP&A Insights er ókeypis og tilvalið fyrir stjórnendur, sérfræðinga og annað áhugafólk um fjármál, áætlanagerð og greiningu að skrá sig og fá þannig tækifæri til að fylgjast með því nýjasta á sínu sviði.

Nánari upplýsingar um starfsemi FP&A Trends Group og hlekk á skráningu má finna hér.

Áhrif gervigreindar fyrir 2040. Hrikadýrð! Ógn við mannkynið?

Elon háskólinn í Bandaríkjunum framkvæmdi tvíþætta rannsókn síðla árs 2023 til greina hugsanlega  áhrif gervigreindar á einstaklinga og samfélög fyrir árið 2040. Rannsóknarniðurstöðum var safnað, annars vegar með víðtækri skoðanakönnun og svo með því að rýna í skoðanir og þekkingu sérfræðingar á sviði tækni og framtíðarþróunar. Þau ykkar sem hafið áhuga geta skoðað eftirfarandi gögn:

 

Veffundur: Dæmi um notkun Logical Thinking Process

Fimmtudaginn 22. febrúar kl. 16 munu Bill Dettmer og Þorsteinn Siglaugsson, ráðgjafar og sérfræðingar í Logical Thinking Process aðferðafræðinni fjalla um nokkur dæmi þar sem aðferðafræðin hefur verið notuð til að leysa úr djúpstæðum vandamálum og móta lausnir. Fundinum stýrir Philip Marris, forstjóri Marris Consulting í París. Skráning á fundinn hér.

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?