Þurfum við Lean teymi innan fyrirtækisins ?

Við innleiðingu straumlínustjórnunar hafa mörg fyrirtæki og stofnanir farið þá leið að mynda faghóp eða teymi sérfræðinga sem sérhæfa sig í aðferðarfræðinni. Hlutverk þessara teyma eru mismunandi, staðsetning í skipuriti ólík og líftími þeirra breytilegur. Á fundinn fáum við Helgu Halldórsdóttur liðsstjóra í staumlínustjórnunarteymi Arion banka og Hjálmar Eliesersson verkefnastjóra hjá Icelandair til að segja frá reynslu sinni og lærdómi.

Fjallað verður um þróun á lean verkefnum og teymum innan fyrirtækja.

 

 

Viðburður er liðinn

Staðsetning viðburðar

Fréttir af viðburðinum

Þurfum við Lean teymi innan fyrirtækisins ?

Tvö erindi voru flutt á fundi faghóps um Lean í HR þar sem leitað var svara við því hvort þörf sé fyrir Lean teymi innan fyrirtækja.

Það voru þau Helga Halldórsdóttir liðsstjóri í straumlínustjórnunar teymi Arion banka og Hjálmar Eliesersson verkefnastjóra hjá Icelandair sem sögðu frá reynslu sinni og lærdómi. Við innleiðingu straumlínustjórnunar hafa mörg fyrirtæki og stofnanir farið þá leið að mynda faghóp eða teymi sérfræðinga sem sérhæfa sig í aðferðarfræðinni. Hlutverk þessara teyma eru mismunandi, staðsetning í skipuriti ólík og líftími þeirra breytilegur.

Það er rekstrarstýring Icelandair sem heldur utan um formlegt Lean starf Icelandair og heyrir rekstrarstýring undir fjármálasvið, gengur því um leið þvert á allt fyrirtækið. Það eru alls staðar tækifæri til að gera betur í ferlum, það er aldrei neitt búið.  Allt er keyrt á PDCA hugmyndafræði, sýnilegri stjórnun, verefnatöflum, stöðufundum og kaizen.  Hjá Icelandair er gríðarleg sérfræðiþekking til staðar hjá starfsmönnum og starfsmenn eru stærsta auðlindin.  Alltaf er verið að þjálfa fólk í þessum hugsunarhætti og hugmyndafræði.  Icelandair er á réttri leið. Fjöldi verkefna er alltaf að aukast og mikil áhersla hefur verið á sýnilega stjórnun.  Allt í flug-og lyfjaiðnaði er í reglugerð og með mestu reglugerðir í heiminum.  En ef þú ert inn í skýli hvernig á að raða inn?  Þetta eru mjög fjölbreytt verkefni og það eru starfsmenn sem vinna verkefnin.  Varðandi verkefni, þá eru verkefni skópuð saman og settur er upp móðurþristur, Starfsmenn þurfa að geta séð hvað er í gangi og verkefnin verða að vera sýnileg. 

Lykilatriðið er að mæla ávinning, hann þarf að vera sýnilegur.  Mikill ávinningur hefur náðst í RUSH farangri,  Ferlið var gjörbreytt og í nýja kerfinu tekur einungis 97 klst. að afgreiða það sem áður tók 647 klst.  Rauntímamæling er orðin á farangri og Isavia og Icelandair vinna saman.  Lean fólk á að vera sýnilegt.   Annað verkefni var innleiðing nýrra flugvéla í flotann, ferli voru endurhönnuð.  Plan vs Actual var mælikvarðinn.  Nýlega opnaði nýtt skýli og settur var í gang umbótahópur.  Ef unnið er á væng þá eyðir flugvirkinn ekki lengur tíma í að sækja varahluti, allt er til staðar.  Stöðugar umbætur þurfa að eiga sér stað.  Á lagernum er allt skannað inn og út þ.e. ekkert týnist lengur því rekjanleikinn er algjör.  Þessi vinna er búin að standa yfir í 5 ár; hver fyllir á skápinn sem flugvirkjar nota? Hvar fær hann tilteknar vörur? Þetta er flókið en skemmtilegt.   Nýtt þjálfunarsetur var tekið í notkun sem þjálfar flugliða, töluverður fjöldi fer í gegn á hverju ári.  Þar er fullkomin aðstaða til þjálfunar og stöðlun með 5S.  Umbótastarf er ekki bara að kortleggja og endurhanna ferli heldur koma auga á sóun í ferlum og verklagi, að endurbæta vinnustaðinn og keyra verkefni.  Mikilvægt er að tengja umbótastarf við gildi og ávinning. 

En hvað virkar ekki? Það virkar ekki að byrja strax á því sem er dýpst í verkfærakistunni.  Mikilvægast er að sjá stóru myndina, PDCA, af hverju erum við að þessu? Stuðningur lykilmanna e lykilatriði ef þeir eru ekki um borð þá er eins hægt að gleyma verkefninu, Að viðurkenna ekki mistök virkar ekki heldur.  Það er svo mikill lærdómur í því sem fer úrskeiðis.  Skammtímahugsun virkar ekki, umbótastarf er langtímahugsun, fjárfesting í framtíðinni.  Lean teymi er lykilatriði til að samræma og deila þekkingu.  Hlusta – Sjá – Tengja. 

 

Helga sagði að það væri fyrst og fremst fyrirtækjamenning sem kallar á sérstakan leiðtogastíl.  Árið 2011 ákvað Arion banki að fara þessa leið, vegferð A+ sem er Lean leið.  Þegar mest var voru 12 manns í teyminu en nú eru þau 5.  Þannig hefur þekkingin breiðst út um fyrirtækið.  Haldið er í grunninn á þessari aðferðafræði sem eru 5 linsur; rödd viðskiptavinar, skilvirk starfsemi, árangursstjórnun (mælikvarðar), skipulag, hugarfar og hegðun.  Farið er markvisst í gegnum hverja deild, byrjað var á útibúunum, síðan í aðalbankann og að lokum í innri endurskoðun.  Innleiðingin er mikilvægust.  Starfsemin er greind.  Dæmi um áætlun er 18 vikna ferli. Undirbúningur, greining, hönnun, innleiðing og eftirfylgni.  Þegar farið er í innleiðingu er stillt upp ákveðnu teymi og unnið er algjörlega í verkefninu á meðan, ekkert annað.  Farið var yfir hlutverkið, undirbúninginn.  Mikilvægt er að lean-teymið þekki hvað er verið að vinna á hverjum stað.  Alltaf er heyrt í viðskiptavinum bæði innri og ytri.  Allir hafa rödd og eitthvað til málanna að leggja, á hvað á að leggja áherslu á og lagðar eru fram tilgátur.

Upplýsingagjöf er mikilvægur þáttur í innleiðingarferlinu.   Daglegir töflufundir A plús teymis ásamt tengilið frá sviðið.

En hvað er mikilvægt að hafa í huga varðandi innleiðingu á Lean? Í fyrsta lagi 1. Skuldbinding stjórnenda 2. Þjálfun 3. Verkáætlun og eftirfylgni 4. Auðlindir og upplýsingamiðlun 5. Lean verkfærakistan (velja þarf hvað hentar á hverjum stað?) í þjónustufyrirtækjum þarf minna af tólum en í framleiðslufyrirtæki. 

En hvað virkar?  Vera á staðnum, læra af reynslunni og vera ekki hræddur við að breyta, læra af reynslunni litlir sigrar fyrirmyndir skipta máli (gríðarlega mikilvægt), gefa öllum tækifæri, reynslusögur, velja verkefni sem selur,

Allir fái tækifæri til að tjá sig og byggja ákvarðanir á staðreyndum.  Lean teymi Arion banka heyrir undir mannauðssvið bankans sem heyrir undir skrifstofu bankastjóra.  Þau ætla sér að verða deild sem er stefnumiðaður samherji, þau þekkja starfið mjög vel og eru frábærir ráðgjafar að gera businesinn betri.  Lean snýst allt um fólkið og það er vegferðin sem Arion banki er á.  Verkefnið verður aldrei búið, Arion banki er lærdómsfyrirtæki, „Þetta er langhlaup og við erum bara rétt að byrja“.  

Tengdir viðburðir

Passar sama stærðin fyrir alla?

Er hægt að setja okkur öll inn í sama boxið og kenna okkur að vinna eftir sömu aðferð?  Mörg námskeið og kennsluaðferðir byggja á að allir aðlagi sig að einni aðferð til vinnu og líklegt er að það virki fyrir einhverja.  En fyrir flesta sem læra, miðla og framkvæma í ólíkum og margbreytilegum störfum þá er ekki hægt að sníða sömu flík á alla.

Við erum öll fædd með mismunandi hæfleika sem gerir okkur ólík.   Hæfileikar okkar og styrleikar koma líka fram í okkar vinnustíl og tengist persónugerð okkar.   Við þurfum að sérsníða okkar vinnustíl þannig að hann samrýmist eðli okkar og þeirri persónugerð sem við fengum í vöggugjöf. Við getum farið í mörg próf til að finna okkar styrleika en það þarf að læra nýta eigin hæfileika til að hámarka eigin vinnustíl? 

Hver ert þú?  Ertu forgangsraðari, skipuleggjari, hagræðingur eða hugmyndasmiður?

Forgangsraðarinn er markmiðasækinn og hann vinnur verkefnatengt.  Skipuleggjarinn vinnur í tímalínu og hann hefur næmt auga fyrir smáatriðum.  Hagræðingurinn notar innsæi og er fljótur að átta sig á forgangsröðun.  Hugmyndarsmiðurinn vinnur í hugmyndum og hann spyr spurninga eins og getum við gert þetta öðruvísi?

Margrét Björk Svavarsdóttir er viðurkenndur stjórnunarþjálfari frá Work Simply Inc. .  Hún er er með MSc gráðu í stjórnun frá Háskóla Íslands, BSc. gráðu í viðskiptafræði frá Háskólanum á Bifröst og iðnrekstrarfræði frá Tækniskólanum.  Margrét hefur áratuga stjórnunarreynslu úr íslensku atvinnulífi bæði af opinberum vettvangi sem og hjá einkafyrirtækjum.

Viðburðurinn er á vegum faghóps markþjálfunar í samstarfi við faghópa mannauðs, Lean, stefnumótun og árangursmat og þjónustu- og markaðsstjórnun.

Viðburður fellur niður :Breytt nýting á skurðstofum

Viðuburður á vegum Lean sem halda átti á Landspítala hefur því miður verið aflýst.

Grunnatriði Lean

 Við hefjum veturinn á  árlegri kynningu á grunnatriðum straumlínustjórnunar. Fjallað verður um hvað felst í umbótastarfi Lean.  Þórunn Óðinsdóttir ráðgjafi mun fara yfir nokkur dæmi um hvað getur áunnist og hvers má vænta við umbótaverkefni með aðferðum Lean. Við fáum að heyra raundæmi af fyrirtækjum og stofnunum bæði hér á landi sem og erlendis sem hafa nýtt sér aðfeðirnar.  
Hvort sem þú ert að rifja upp megináherslur í straumlínustjórnun eða ert að kynnast aðferðafræðinni þá er þetta rétti fyrirlesturinn til að fara á. 

Fullbókað: ATH! Breytt staðsetning: Samskipti til árangurs fyrir teymi - Lean

Vinsamlegast athugið að fundurinn verður í sal BSRB Grettisgötu 89 (hornið á Grettisgötu og Rauðarárstíg).  

Góð samskipti á vinnustað eru oft uppspretta góðra verka.

Á þessum grunni leiðir virk þátttaka starfsmanna í umbótaverkefnum, með skipulögðum hætti, af sér aukin samskipti þar sem virðing fyrir framlagi samstarfsfólks er leiðarljós. Aukin samskipti á þessum nótum leiða til betri samskipta og aukins árangurs. Við horfum á þetta frá þremur sjónarhornum:

  • Sérfræðingur á sviði samskipta, Sigríður Hulda hjá SHJ ráðgjöf, fjallar um ávinning góðrar samskiptafærni.
  • Þórunn Óðinsdóttir, sérfræðingur á sviði Lean segir frá hvernig helstu aðferðir Lean geta hjálpað til við að efla og styrkja teymi svo starfsfólk geti í sameiningu náð framúrskarandi árangri. 
  • Starfsfólk hjá lögreglunni á höfuðborgarsvæðinu segir frá reynslu sinni af því hvernig Lean hefur stutt við teymisuppbyggingu og árangursrík samskipti á vinnustaðnum.

Aðalfundur faghóps Lean - Straumlínustórnun

Aðalfundur faghóps Lean - Straumlínustjórnunar fer fram strax eftir erindi Landsnets.

Ef þú hefur áhuga á að taka þátt í starfi hópsins næsta árið þá er um að gera að staldra við og spjalla við okkur.

Farið verður yfir starf vetrarins.

Lögð drög að stjórn næsta árs.

Lögð drög að stefnu næsta árs.

Ef þið hafið einhverjar spurning varðandi starfið fyrir fund, getiði sent fyrirspurn á svanur.danielsson@glerfell.is

Vertu með!

kv

Stjórnin

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?