Þurfum við Lean teymi innan fyrirtækisins ?

Tvö erindi voru flutt á fundi faghóps um Lean í HR þar sem leitað var svara við því hvort þörf sé fyrir Lean teymi innan fyrirtækja.

Það voru þau Helga Halldórsdóttir liðsstjóri í straumlínustjórnunar teymi Arion banka og Hjálmar Eliesersson verkefnastjóra hjá Icelandair sem sögðu frá reynslu sinni og lærdómi. Við innleiðingu straumlínustjórnunar hafa mörg fyrirtæki og stofnanir farið þá leið að mynda faghóp eða teymi sérfræðinga sem sérhæfa sig í aðferðarfræðinni. Hlutverk þessara teyma eru mismunandi, staðsetning í skipuriti ólík og líftími þeirra breytilegur.

Það er rekstrarstýring Icelandair sem heldur utan um formlegt Lean starf Icelandair og heyrir rekstrarstýring undir fjármálasvið, gengur því um leið þvert á allt fyrirtækið. Það eru alls staðar tækifæri til að gera betur í ferlum, það er aldrei neitt búið.  Allt er keyrt á PDCA hugmyndafræði, sýnilegri stjórnun, verefnatöflum, stöðufundum og kaizen.  Hjá Icelandair er gríðarleg sérfræðiþekking til staðar hjá starfsmönnum og starfsmenn eru stærsta auðlindin.  Alltaf er verið að þjálfa fólk í þessum hugsunarhætti og hugmyndafræði.  Icelandair er á réttri leið. Fjöldi verkefna er alltaf að aukast og mikil áhersla hefur verið á sýnilega stjórnun.  Allt í flug-og lyfjaiðnaði er í reglugerð og með mestu reglugerðir í heiminum.  En ef þú ert inn í skýli hvernig á að raða inn?  Þetta eru mjög fjölbreytt verkefni og það eru starfsmenn sem vinna verkefnin.  Varðandi verkefni, þá eru verkefni skópuð saman og settur er upp móðurþristur, Starfsmenn þurfa að geta séð hvað er í gangi og verkefnin verða að vera sýnileg. 

Lykilatriðið er að mæla ávinning, hann þarf að vera sýnilegur.  Mikill ávinningur hefur náðst í RUSH farangri,  Ferlið var gjörbreytt og í nýja kerfinu tekur einungis 97 klst. að afgreiða það sem áður tók 647 klst.  Rauntímamæling er orðin á farangri og Isavia og Icelandair vinna saman.  Lean fólk á að vera sýnilegt.   Annað verkefni var innleiðing nýrra flugvéla í flotann, ferli voru endurhönnuð.  Plan vs Actual var mælikvarðinn.  Nýlega opnaði nýtt skýli og settur var í gang umbótahópur.  Ef unnið er á væng þá eyðir flugvirkinn ekki lengur tíma í að sækja varahluti, allt er til staðar.  Stöðugar umbætur þurfa að eiga sér stað.  Á lagernum er allt skannað inn og út þ.e. ekkert týnist lengur því rekjanleikinn er algjör.  Þessi vinna er búin að standa yfir í 5 ár; hver fyllir á skápinn sem flugvirkjar nota? Hvar fær hann tilteknar vörur? Þetta er flókið en skemmtilegt.   Nýtt þjálfunarsetur var tekið í notkun sem þjálfar flugliða, töluverður fjöldi fer í gegn á hverju ári.  Þar er fullkomin aðstaða til þjálfunar og stöðlun með 5S.  Umbótastarf er ekki bara að kortleggja og endurhanna ferli heldur koma auga á sóun í ferlum og verklagi, að endurbæta vinnustaðinn og keyra verkefni.  Mikilvægt er að tengja umbótastarf við gildi og ávinning. 

En hvað virkar ekki? Það virkar ekki að byrja strax á því sem er dýpst í verkfærakistunni.  Mikilvægast er að sjá stóru myndina, PDCA, af hverju erum við að þessu? Stuðningur lykilmanna e lykilatriði ef þeir eru ekki um borð þá er eins hægt að gleyma verkefninu, Að viðurkenna ekki mistök virkar ekki heldur.  Það er svo mikill lærdómur í því sem fer úrskeiðis.  Skammtímahugsun virkar ekki, umbótastarf er langtímahugsun, fjárfesting í framtíðinni.  Lean teymi er lykilatriði til að samræma og deila þekkingu.  Hlusta – Sjá – Tengja. 

 

Helga sagði að það væri fyrst og fremst fyrirtækjamenning sem kallar á sérstakan leiðtogastíl.  Árið 2011 ákvað Arion banki að fara þessa leið, vegferð A+ sem er Lean leið.  Þegar mest var voru 12 manns í teyminu en nú eru þau 5.  Þannig hefur þekkingin breiðst út um fyrirtækið.  Haldið er í grunninn á þessari aðferðafræði sem eru 5 linsur; rödd viðskiptavinar, skilvirk starfsemi, árangursstjórnun (mælikvarðar), skipulag, hugarfar og hegðun.  Farið er markvisst í gegnum hverja deild, byrjað var á útibúunum, síðan í aðalbankann og að lokum í innri endurskoðun.  Innleiðingin er mikilvægust.  Starfsemin er greind.  Dæmi um áætlun er 18 vikna ferli. Undirbúningur, greining, hönnun, innleiðing og eftirfylgni.  Þegar farið er í innleiðingu er stillt upp ákveðnu teymi og unnið er algjörlega í verkefninu á meðan, ekkert annað.  Farið var yfir hlutverkið, undirbúninginn.  Mikilvægt er að lean-teymið þekki hvað er verið að vinna á hverjum stað.  Alltaf er heyrt í viðskiptavinum bæði innri og ytri.  Allir hafa rödd og eitthvað til málanna að leggja, á hvað á að leggja áherslu á og lagðar eru fram tilgátur.

Upplýsingagjöf er mikilvægur þáttur í innleiðingarferlinu.   Daglegir töflufundir A plús teymis ásamt tengilið frá sviðið.

En hvað er mikilvægt að hafa í huga varðandi innleiðingu á Lean? Í fyrsta lagi 1. Skuldbinding stjórnenda 2. Þjálfun 3. Verkáætlun og eftirfylgni 4. Auðlindir og upplýsingamiðlun 5. Lean verkfærakistan (velja þarf hvað hentar á hverjum stað?) í þjónustufyrirtækjum þarf minna af tólum en í framleiðslufyrirtæki. 

En hvað virkar?  Vera á staðnum, læra af reynslunni og vera ekki hræddur við að breyta, læra af reynslunni litlir sigrar fyrirmyndir skipta máli (gríðarlega mikilvægt), gefa öllum tækifæri, reynslusögur, velja verkefni sem selur,

Allir fái tækifæri til að tjá sig og byggja ákvarðanir á staðreyndum.  Lean teymi Arion banka heyrir undir mannauðssvið bankans sem heyrir undir skrifstofu bankastjóra.  Þau ætla sér að verða deild sem er stefnumiðaður samherji, þau þekkja starfið mjög vel og eru frábærir ráðgjafar að gera businesinn betri.  Lean snýst allt um fólkið og það er vegferðin sem Arion banki er á.  Verkefnið verður aldrei búið, Arion banki er lærdómsfyrirtæki, „Þetta er langhlaup og við erum bara rétt að byrja“.  

Um viðburðinn

Þurfum við Lean teymi innan fyrirtækisins ?

Við innleiðingu straumlínustjórnunar hafa mörg fyrirtæki og stofnanir farið þá leið að mynda faghóp eða teymi sérfræðinga sem sérhæfa sig í aðferðarfræðinni. Hlutverk þessara teyma eru mismunandi, staðsetning í skipuriti ólík og líftími þeirra breytilegur. Á fundinn fáum við Helgu Halldórsdóttur liðsstjóra í staumlínustjórnunarteymi Arion banka og Hjálmar Eliesersson verkefnastjóra hjá Icelandair til að segja frá reynslu sinni og lærdómi.

Fjallað verður um þróun á lean verkefnum og teymum innan fyrirtækja.

 

 

Fleiri fréttir og pistlar

Nýkjörin stjórn faghóps um þjónustu-og markaðsstjórnun

Nýlega barst fyrirspurn til Stjórnvísi frá áhugasömum félaga um að endurvekja stjórn faghóps um þjónutu-og markaðsstjórnun.  Í framhaldi var sendur út póstur til félaga þar sem óskað var eftir áhugasömum í stjórn faghópsins. Viðbrögðin létu ekki á sér standa þar sem búið er að mynda 10 manna stjórn sem fundaði á VOX.  Þar kynntu félagara sig og farið var yfir ábyrgð og hlutverk stjórna faghópa Stjórnvísi. Stjórnin kaus Maríu Ágústsdóttur ON sem formann og  Hildi Ottesen sem varaformann.  Áhugasamir eru hvattir til að skrá sig í faghópinn með því að smella hér. 

Stjórn faghópsins skipa:   Ásdís Gíslason Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins, Brynja Ragnarsdóttir Veitur, Heiðrún Grétarsdóttir Bananar, Hildur Ottesen Harpa, Hjördís María Ólafsdóttir Happdrætti Háskóla Íslands, Ingibjörg Magnúsdóttir Pílukast ehf, María Ágústsdóttir ON, Sædís Jónasdóttir Samgöngustofa, Unnur Líndal ON og Þórhallur Örn Guðlaugsson Háskóli Íslands.

Nýkjörin stjórn faghóps um verkefnastjórnun

Yfir þrjátíu áhugaverðir aðilar sýndu áhuga á að setjast í stjórn faghóps um verkefnastjórnun, allt afburðarfólk. Úr vöndu var að ráða við að móta stjórn hópsins. Úr varð fjórtán manna stjórn, sem endurspeglar vel fjölbreytileika þeirra sem áhuga sýndu. Fyrsti fundur nýrrar stjórnar var á Kringlukránni í dag þar sem félagar kynntu sig og farið var yfir ábyrgð og hlutverk stjórna faghópa Stjórnvísi. Þar sem helmingur stjórnar var staddur erlendis stefnir stjórnin á að hittast aftur í júní til að móta hugsanlegar áherslur hópsins. Stjórnin kaus Gísla Rafn Guðmundsson sem formann og Aðalstein Ingólfsson sem varaformann.   Áhugasamir eru hvattir til að skrá sig í faghópinn með því að smella hér.  

Stjórn faghópsins skipa:  Aðalsteinn Ingólfsson MT Sport, Auður Íris Ólafsdóttir Hagar, Daníel Sigurbjörnsson Efla, Eygerður Margrétardóttir Ríkislögreglustjóri, Gísli Rafn Guðmundsson Framkvæmdasýslan-Ríkiseignir, Halldóra Traustadóttir Reykjavíkurborg, Hannes Bjarnason Sjúkrahúsið á Akureyri, Íris Elma Guðmann Dómstólasýslan, Lísbet Hannesdóttir Háskólinn á Akureyri, Signý Jóna Hreinsdóttir Landspítali, Sigurður Blöndal Háskólinn á Bifröst, Steinunn Anna Eiríksdóttir Háskóli Íslands, Þóra Kristín Sigurðardóttir Eimskip og Unnur Helga Kristjánsdóttir Strategia. 

 

Aðalfundur Öryggishópur Stjórnvísi - ný stjórn kosin

Fundur haldinn:  4 júní 2025

Aðilar: Vilborg Magnúsdóttir Isavia Innanlands, Lilja Birgisdóttir Marel, Viðar Arason HS Orka, Snorri Páll Davíðsson Háskóli Íslands, Eggert Jóhann Árnason Bætt Öryggi, Erlingur E. Jónasson LSE og Fjóla Guðjónsdóttir Isavia Ohf sem jafnframt ritaði fundargerð.
Gísli Níls Einarsson og Eyþór Víðisson boðuðu forföll.

Dagskrá:

  1. Yfirferð síðasta starfstímabils
  2. Kosning í stjórn og formanns
  3. Drög að viðburðum næsta starfstímabils
  4. Önnur mál

Yfirferð síðasta starfstímabils

Nokkur lægð var í starfsemi hópsins á tímabilinu september 2024 til maí 2025. Þrátt fyrir að drög hefðu verið lögð að viðburðum tímabilsins og margar góðar hugmyndir komu fram til að efla og fjalla um öryggismá á víðum grunni þá raungerðust þær ekki.

Eini viðburðurinn var haldinn í  júní í samstarfi við Öryggishóp Samorku og bar yfirsögnina Orka og Öryggi. Þar var fjallað um helstu áskoranir þeirra starfsvettvangur á við að etja og leiðir sem og aðferðir sem þeir hafa tekið upp. Virkilega áhugavert og verður spennandi að fylgjast með áframhaldandi vinnu.

Hópurinn var sammála um að efling öryggisumræðu væri mikilvæg og þessi vettvangur gæti lagt mikið til. Áríðandi að allir í stjórn séu virkir og taki frumkvæði að því að koma með hugmyndir og setja upp viðburði.

Kosning í stjórn og formanns

Auglýst hafði verið eftir aðilum í stjórn þar sem tveir aðilar hafa hætt á tímabilinu.

Viðbót í stjórn: Viðar Arason HS Orka, Snorri Páll Davíðsson Háskóli Íslands og Eggert Jóhann Árnason Bætt Öryggi hafa því bæst við í stjórn Öryggishóps Stjórnvísi.

Formaður: Fjóla Guðjónsdóttir bauð sig fram til formanns til aðalfundar 2026. Engin mótframboð voru og því framboð samþykkt.

Samsetning stjórnar 2025-2026 er því eftirfarandi:

Vilborg Magnúsdóttir Isavia Innanlands, Lilja Birgisdóttir Marel, Viðar Arason HS Orka, Snorri Páll Davíðsson Háskóli Íslands, Eggert Jóhann Árnason Bætt Öryggi, Erlingur E. Jónasson LSE, Fjóla Guðjónsdóttir Isavia Ohf. Gísli Níls Einarsson Öryggisstjórnun/Alda Öryggi og Eyþór Víðisson Reykjavíkurborg.

Formaður sendir fundarseríu á stjórn fyrir starfstímabil.

Drög að viðburðum næsta starfstímabils

Margar góðar hugmyndir komu fram og stjórnin einhuga um að bjóða upp á fræðandi og flotta dagskrá.

Drög að dagskrá vetrarins:

  1. Öryggi og LEAN á það samleið og eykur LEAN öryggi
    1. Ábyrgð Lilja, september 2025
    2. Hvað er Bætt Öryggi og hvernig vinnur fyrirtækið til að auka öryggi
      1. Ábyrgð Eggert, nóvember 2025
      2. Hvernig eru og fyrir hvað standa Gullnu Reglurnar
        1. Ábyrgð Viðar, október 2025 eða janúar 2026
        2. Vinna í opnu rými, hefur það áhrif á heilsu?
          1. Ábyrgð Vilborg haldið í samvinnu við Vinnís
          2. Tæknin og öryggi, hvernig vinnur Tesla að bættu öryggi með tækni
            1. Ábyrgð Lilja (Fjóla) tími ekki ákveðinn

Önnur mál
Vilborg sagði frá alþjóðlegri ráðstefnu um atferlismiðaða hegðun sem haldin verður þann 9 og 10 október 2025.

 

Aðalfundur faghóps um stjórnun upplýsingaöryggis

Þann 21.maí var haldinn aðalfundur faghóps um stjórnun upplýsingaöryggis. 

Farið var yfir þá viðburði sem haldnir voru á starfsárinu sem var að líða. Rætt var um markmið og tilgang hópsins, hver sé markhópur þeirra kynninga sem hópurinn stendur fyrir og hvort að tækifæri séu til að gera betur. Þessi mál verða rædd nánar á komandi starfsári en hópurinn var sammála um að mörg tækifæri eru fyrir hópa eins og þennan. 

Kosning stjórnar fór fram þar sem Jón Kristinn Ragnarsson var endurkjörinn sem formaður hópsins. Auk hans gáfu Benedikt Rúnarsson, Friðbjörn Steinar Ottósson, Sigurður Bjarnason og Tryggvi Níelsson aftur kost á sér. Hrefna Gunnarsdóttir bættist við hópinn eftir áramót og bauð einnig kost á sér. Auk þeirra voru ný framboð, Auður Íris Ólafsdóttir og Gná Guðjónsdóttir buðu kost á sér í hópinn og eru þær boðnar velkomnar. Fyrirkomulag hópsins er að fjöldi og fjölbreytileiki stjórnar er mikill kostur og þess vegna eru öll boðin velkomin að taka þátt í þessari vinnu. 

Faghópurinn fer nú í sumarfrí en mun hefja skipulagsvinnu að sumri loknu. 

„Framsýn forysta“ er þema ársins hjá Stjórnvísi 2025-2026

Nýkjörin stjórn Stjórnvísi hélt í dag vinnufund stjórnar þar sem m.a. var ákveðið þema fyrir starfárið 2025-2026.  Þemavinnan var unnin í miro.com og var niðurstaðan sú að þemað var valið "Framsýn forysta".  Útfærslan verður kynnt nánar á Kick off fundi í ágúst.    

  1. Samskiptasáttmáli. Fundurinn hófst með því að Anna Kristín Kristinsdóttir formaður stjórnar Stjórnvísi bauð alla velkomna og fór yfir dagskrá og markmið fundarins. Formaður Stjórnvísi kynnti hugmynd að samskiptasáttmála stjórnar 2025-2026 þar sem m.a. var rætt um að:   1. Mæta undirbúin á stjórnarfundi 2. Mæta tímalega 3. Taka ábyrgð á verkefnum  4. Hafa uppbyggilega gagnrýni 5. Samskipti opin og eðlileg 6. Vera á staðnum.  7. Allt stjórnarfólk sé virkt í starfi stjórnar. 8. Stjórn ákveði sameiginlega hvar og hvernig samskipti eiga sér stað.
  2. Í framhaldi kynnti stjórnarfólk sig og sagði örstutt frá sér.  
  3. Yfirferð á framtíðarsýn, stefnu, gildumlögum og siðareglum.  Anna Kristín fór yfir    framtíðarsýn, stefnu, gildi, meginmarkmið lög og siðareglur. 
  4. Áætlun og lykilmælikvarðar. Áætlun félagsins stenst og eru tekjur á áætlun. Áætlun félagsins er uppfærð reglulega allt árið og er aðgengileg stjórnarfólki í Sharepoint. Stjórn var hvött af framkvæmdastjóra félagsins til að fara inn á Sharepoint reglulega.
  5. Farið var yfir aðganga stjórnar að Sharepoint, Teams, Facebook og skráning stjórnar í faghópinn „stjórn Stjórnvísi“.    

 

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?