Lean - áhersla á að bæta flæði

Mikill fjöldi var á fundi Lean faghópsins í morgun í KPMG. Þórunn M. Óðinsdóttir, stjórnunarráðgjafi og starfsmaður KPMG hóf kynninguna á góðri kynningu á Stjórnvísi. Þórunn var í hópi þeirra sem stofnuðu faghóp um Lean hjá Stjórnvísi og var formaður hópsins í nokkur ár. Hún var í varastjórn félagsins og er nú í aðalstjórn þess. Þórunn segir Lean Management vera hugmyndafræði. Kjarninn er að veita viðskiptamanninum nákvæmleg þá vöru/þjónustu í þeim gæðum á því verði á þeim tíma sem hann óskar eftir með því að virkja alla starfsmenn til stöðugra umbóta. Þórunn tók góða dæmisögu um muninn á umferðaljósum og hringtorgum. Umferðaljósin stjórna en hringtorgin setja stjórnina á bílstjórana sem aka í umferðinni.
Til er frábær tékklisti til að sjá hvar við bætum flæði sem Þórunn nefnir 7 tegundir sóunar. 1 „Bið“. Bið er sóun. 2. Gallar; gallar eru t.d. tölvupóstur sem er ekki nægilega skýr. Upplýsingar sem eru ekki nægilega skýrar. 3. Hreyfing (þrátt fyrir að hreyfing sé góð þá þarf að passa upp á að hún sé ekki of mikil). 4. Flutningur (prentari sem er staðsettur á annarri hæð en viðkomandi er) Passa þarf sig á að vera ekki með sóun í því að láta fólk vera að hlaupa upp og niður. 5. Offramleiðsla. Það er þegar verið er að framleiða of mikið af gögnum, upplýsingum. (passa sig á að hlaða ekki of miklum upplýsingum á fólk) einungis senda það sem þarf. 6. Birgðir. Birgðir er tölvupóstur sem bíður eftir að vera svarað, rusl í tunnu 7. Vinnsla. Vinnsla er þegar tólin og tækin eru ekki nógu góð þannig að við þurfum að vera að gera miklu meira en þarf. Stundum eru tölvurnar orðnar of hægar eða kerfin virka ekki nægilega vel.
En síðan er það mannauðurinn. Vannýttur mannauður eru starfsmenn sem eru ekki að fá að njóta sín sem best. Þau vantar þjálfun og þarna liggja mikil tækifæri. Ástæðan getur verið að álagi er ekki rétt dreift, starfsþróun vantar.
Hvar er biðtími á heimilinu; uppþvottavélin er biðtími vegna þess að leirtau er sett í vask eða við vél því hún er að þvo.
Í lean er leitað að umbótatækifærum í allri starfsemi fyrirtækisins; ferlum, stjórnstrúktúr, stjórnarháttum, starfsumhverfi og tenginum við birgja og viðskiptavini. Í lean er líka áhersla á að stytta tímann frá því að fyrirtæki þarf að greiða fyrir vörur sínar þar til að það fær greitt frá viðskiptavininum. Ætlast er til að gerð séu mistök í vinnunni? Lykilhugtök við umbótavinnu eru 1.stöðugar umbætur 2. Flæði 3.Sóun 4.Gæði 5.Stöðlun 6. „Pull system“. (t.d. í prenthylkjum setja miða þegar þau eru keypt á næst aftasta þar sem stendur „panta meira“.) Í lean eru tvenns konar viðskiptavinir, innri og ytri. Ef ég afhendi einhverjum eitthvað hvort heldu er innan/utan vinnustaðarins þá er hann orðinn viðskiptavinur af t.d. gögnum.
Í leanheiminum er fullt af aðferðafræðum. VMS töflur er yfirleitt það verkfræði sem byrjað er að nota. Töflurnar eru gott fyrirbæri til að byrja á. Þeir sem eru komnir lengst vita nákvæmlega hvað skiptir máli að sé mælt daglega. Þá funda allir einu sinni á dag í 15mín. Tekin er staða á lykilatriðum, skoða hvort við erum græn,gul eða rauð. Mikilvægt er að finna réttu mælikvarðana og að upplýsingar að baki þeim séu réttar. Mikil vinna fer stundum í upphafi í að vinna gögnin að baki mælikvörðunum. Mikilvægt er að hafa árangurslista og muna eftir að hrósa. Langflest fyrirtæki koma frekar illa út úr hrósi og því er mikilvægt að setja upp hrósblað. Kanban tafla - hún sýnir flæði verkefna. Dæmi: Undirbúningur - hönnun (á að halda áfram) - útboð/samningar (ef haldið er áfram er farið í útboð, ef það er samþykkt þá er gerður samningur)-framkvæmd-í uppgjöri - árangur. Kanban tafla er til að gera sér grein fyrir hvert verkefnið okkar er. Töflurnar gefa einstaka yfirsýn á meðan að excel-töflurnar eru oft gríðarlega flóknar. Virðing fyrir starfsfólki felst m.a. í því mikilvægi að geta rætt á opin og hreinskilin hátt um stöðuna eins og hún er. Value Stream Mapping - umbótavinna á ferlum. VSM er notað þegar fyrirtækið er komið langt. Þetta er umbótavinna á ferlum. Mesta áskorunin fyrir fyrirtæki er þegar verið er að skoða hvar er hægt að vinna í ferlum. Kaizen: Kai=taka í sundur ferli og breyta Zen: íhuga, gera gott. 5S-aðferðafræði. Hún byggir á að taka til, flokkað dót sem ekki þarf að nota og það sem við þurfum. Þetta er tiltektin. Síðan fer alltaf allt í drasl. Því þarf að staðla hvar á skila hverjum hlut, hvert og hvenær. Ef þetta eru göng er gengið frá þeim strax, innan dagsins, innan mánaðarins? 5S=1.sort 2.stabilize 3.shine 4. standardize 5.sustain. 5S á við alls staðar. Þórunn endaði fyrirlesturinn á einstaklega skemmtilegum leik sem fékk alla til að skilja hversu mikilvægt umbótatæki Lean er.

Um viðburðinn

Grunnatriði Lean/ umbótavinna

Annar viðburður Lean faghópsins í vetur verður hin árlega kynning á grunnatriðum Lean (straumlínustjórnun/umbótavinnu). Fjallað verður á mannamáli um hvað umbótavinna er, hvort satt sé að fyrirtæki geti náð eins miklum árangri með þessum aðferðum og sögur ganga af og fléttað verður inn nokkrum dæmum um hvernig fyrirtæki hérlendis eru að nýta sér umbótavinnuna.

Allir sem eru að velta fyrir sér hvað umbótavinna er eða eru aðeins byrjaðir að skoða þessar aðferðir eru sérstaklega hvattir til að koma. Aðrir sem eru lengra komnir í fræðunum eru að sjálfsögðu hjartanlega velkomnir líka.

Fyrirlesari: Þórunn M. Óðinsdóttir, stjórnunarráðgjafi

Staðsetning: Borgartún 27, 8. hæð, höfuðstöðvar KPMG.

Tímasetning: kl: 08:30 - 09:45

Dagsetning: 6.október 2016

Fleiri fréttir og pistlar

Nýkjörin stjórn faghóps um þjónustu-og markaðsstjórnun

Nýlega barst fyrirspurn til Stjórnvísi frá áhugasömum félaga um að endurvekja stjórn faghóps um þjónutu-og markaðsstjórnun.  Í framhaldi var sendur út póstur til félaga þar sem óskað var eftir áhugasömum í stjórn faghópsins. Viðbrögðin létu ekki á sér standa þar sem búið er að mynda 10 manna stjórn sem fundaði á VOX.  Þar kynntu félagara sig og farið var yfir ábyrgð og hlutverk stjórna faghópa Stjórnvísi. Stjórnin kaus Maríu Ágústsdóttur ON sem formann og  Hildi Ottesen sem varaformann.  Áhugasamir eru hvattir til að skrá sig í faghópinn með því að smella hér. 

Stjórn faghópsins skipa:   Ásdís Gíslason Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins, Brynja Ragnarsdóttir Veitur, Heiðrún Grétarsdóttir Bananar, Hildur Ottesen Harpa, Hjördís María Ólafsdóttir Happdrætti Háskóla Íslands, Ingibjörg Magnúsdóttir Pílukast ehf, María Ágústsdóttir ON, Sædís Jónasdóttir Samgöngustofa, Unnur Líndal ON og Þórhallur Örn Guðlaugsson Háskóli Íslands.

Nýkjörin stjórn faghóps um verkefnastjórnun

Yfir þrjátíu áhugaverðir aðilar sýndu áhuga á að setjast í stjórn faghóps um verkefnastjórnun, allt afburðarfólk. Úr vöndu var að ráða við að móta stjórn hópsins. Úr varð fjórtán manna stjórn, sem endurspeglar vel fjölbreytileika þeirra sem áhuga sýndu. Fyrsti fundur nýrrar stjórnar var á Kringlukránni í dag þar sem félagar kynntu sig og farið var yfir ábyrgð og hlutverk stjórna faghópa Stjórnvísi. Þar sem helmingur stjórnar var staddur erlendis stefnir stjórnin á að hittast aftur í júní til að móta hugsanlegar áherslur hópsins. Stjórnin kaus Gísla Rafn Guðmundsson sem formann og Aðalstein Ingólfsson sem varaformann.   Áhugasamir eru hvattir til að skrá sig í faghópinn með því að smella hér.  

Stjórn faghópsins skipa:  Aðalsteinn Ingólfsson MT Sport, Auður Íris Ólafsdóttir Hagar, Daníel Sigurbjörnsson Efla, Eygerður Margrétardóttir Ríkislögreglustjóri, Gísli Rafn Guðmundsson Framkvæmdasýslan-Ríkiseignir, Halldóra Traustadóttir Reykjavíkurborg, Hannes Bjarnason Sjúkrahúsið á Akureyri, Íris Elma Guðmann Dómstólasýslan, Lísbet Hannesdóttir Háskólinn á Akureyri, Signý Jóna Hreinsdóttir Landspítali, Sigurður Blöndal Háskólinn á Bifröst, Steinunn Anna Eiríksdóttir Háskóli Íslands, Þóra Kristín Sigurðardóttir Eimskip og Unnur Helga Kristjánsdóttir Strategia. 

 

Aðalfundur Öryggishópur Stjórnvísi - ný stjórn kosin

Fundur haldinn:  4 júní 2025

Aðilar: Vilborg Magnúsdóttir Isavia Innanlands, Lilja Birgisdóttir Marel, Viðar Arason HS Orka, Snorri Páll Davíðsson Háskóli Íslands, Eggert Jóhann Árnason Bætt Öryggi, Erlingur E. Jónasson LSE og Fjóla Guðjónsdóttir Isavia Ohf sem jafnframt ritaði fundargerð.
Gísli Níls Einarsson og Eyþór Víðisson boðuðu forföll.

Dagskrá:

  1. Yfirferð síðasta starfstímabils
  2. Kosning í stjórn og formanns
  3. Drög að viðburðum næsta starfstímabils
  4. Önnur mál

Yfirferð síðasta starfstímabils

Nokkur lægð var í starfsemi hópsins á tímabilinu september 2024 til maí 2025. Þrátt fyrir að drög hefðu verið lögð að viðburðum tímabilsins og margar góðar hugmyndir komu fram til að efla og fjalla um öryggismá á víðum grunni þá raungerðust þær ekki.

Eini viðburðurinn var haldinn í  júní í samstarfi við Öryggishóp Samorku og bar yfirsögnina Orka og Öryggi. Þar var fjallað um helstu áskoranir þeirra starfsvettvangur á við að etja og leiðir sem og aðferðir sem þeir hafa tekið upp. Virkilega áhugavert og verður spennandi að fylgjast með áframhaldandi vinnu.

Hópurinn var sammála um að efling öryggisumræðu væri mikilvæg og þessi vettvangur gæti lagt mikið til. Áríðandi að allir í stjórn séu virkir og taki frumkvæði að því að koma með hugmyndir og setja upp viðburði.

Kosning í stjórn og formanns

Auglýst hafði verið eftir aðilum í stjórn þar sem tveir aðilar hafa hætt á tímabilinu.

Viðbót í stjórn: Viðar Arason HS Orka, Snorri Páll Davíðsson Háskóli Íslands og Eggert Jóhann Árnason Bætt Öryggi hafa því bæst við í stjórn Öryggishóps Stjórnvísi.

Formaður: Fjóla Guðjónsdóttir bauð sig fram til formanns til aðalfundar 2026. Engin mótframboð voru og því framboð samþykkt.

Samsetning stjórnar 2025-2026 er því eftirfarandi:

Vilborg Magnúsdóttir Isavia Innanlands, Lilja Birgisdóttir Marel, Viðar Arason HS Orka, Snorri Páll Davíðsson Háskóli Íslands, Eggert Jóhann Árnason Bætt Öryggi, Erlingur E. Jónasson LSE, Fjóla Guðjónsdóttir Isavia Ohf. Gísli Níls Einarsson Öryggisstjórnun/Alda Öryggi og Eyþór Víðisson Reykjavíkurborg.

Formaður sendir fundarseríu á stjórn fyrir starfstímabil.

Drög að viðburðum næsta starfstímabils

Margar góðar hugmyndir komu fram og stjórnin einhuga um að bjóða upp á fræðandi og flotta dagskrá.

Drög að dagskrá vetrarins:

  1. Öryggi og LEAN á það samleið og eykur LEAN öryggi
    1. Ábyrgð Lilja, september 2025
    2. Hvað er Bætt Öryggi og hvernig vinnur fyrirtækið til að auka öryggi
      1. Ábyrgð Eggert, nóvember 2025
      2. Hvernig eru og fyrir hvað standa Gullnu Reglurnar
        1. Ábyrgð Viðar, október 2025 eða janúar 2026
        2. Vinna í opnu rými, hefur það áhrif á heilsu?
          1. Ábyrgð Vilborg haldið í samvinnu við Vinnís
          2. Tæknin og öryggi, hvernig vinnur Tesla að bættu öryggi með tækni
            1. Ábyrgð Lilja (Fjóla) tími ekki ákveðinn

Önnur mál
Vilborg sagði frá alþjóðlegri ráðstefnu um atferlismiðaða hegðun sem haldin verður þann 9 og 10 október 2025.

 

Aðalfundur faghóps um stjórnun upplýsingaöryggis

Þann 21.maí var haldinn aðalfundur faghóps um stjórnun upplýsingaöryggis. 

Farið var yfir þá viðburði sem haldnir voru á starfsárinu sem var að líða. Rætt var um markmið og tilgang hópsins, hver sé markhópur þeirra kynninga sem hópurinn stendur fyrir og hvort að tækifæri séu til að gera betur. Þessi mál verða rædd nánar á komandi starfsári en hópurinn var sammála um að mörg tækifæri eru fyrir hópa eins og þennan. 

Kosning stjórnar fór fram þar sem Jón Kristinn Ragnarsson var endurkjörinn sem formaður hópsins. Auk hans gáfu Benedikt Rúnarsson, Friðbjörn Steinar Ottósson, Sigurður Bjarnason og Tryggvi Níelsson aftur kost á sér. Hrefna Gunnarsdóttir bættist við hópinn eftir áramót og bauð einnig kost á sér. Auk þeirra voru ný framboð, Auður Íris Ólafsdóttir og Gná Guðjónsdóttir buðu kost á sér í hópinn og eru þær boðnar velkomnar. Fyrirkomulag hópsins er að fjöldi og fjölbreytileiki stjórnar er mikill kostur og þess vegna eru öll boðin velkomin að taka þátt í þessari vinnu. 

Faghópurinn fer nú í sumarfrí en mun hefja skipulagsvinnu að sumri loknu. 

„Framsýn forysta“ er þema ársins hjá Stjórnvísi 2025-2026

Nýkjörin stjórn Stjórnvísi hélt í dag vinnufund stjórnar þar sem m.a. var ákveðið þema fyrir starfárið 2025-2026.  Þemavinnan var unnin í miro.com og var niðurstaðan sú að þemað var valið "Framsýn forysta".  Útfærslan verður kynnt nánar á Kick off fundi í ágúst.    

  1. Samskiptasáttmáli. Fundurinn hófst með því að Anna Kristín Kristinsdóttir formaður stjórnar Stjórnvísi bauð alla velkomna og fór yfir dagskrá og markmið fundarins. Formaður Stjórnvísi kynnti hugmynd að samskiptasáttmála stjórnar 2025-2026 þar sem m.a. var rætt um að:   1. Mæta undirbúin á stjórnarfundi 2. Mæta tímalega 3. Taka ábyrgð á verkefnum  4. Hafa uppbyggilega gagnrýni 5. Samskipti opin og eðlileg 6. Vera á staðnum.  7. Allt stjórnarfólk sé virkt í starfi stjórnar. 8. Stjórn ákveði sameiginlega hvar og hvernig samskipti eiga sér stað.
  2. Í framhaldi kynnti stjórnarfólk sig og sagði örstutt frá sér.  
  3. Yfirferð á framtíðarsýn, stefnu, gildumlögum og siðareglum.  Anna Kristín fór yfir    framtíðarsýn, stefnu, gildi, meginmarkmið lög og siðareglur. 
  4. Áætlun og lykilmælikvarðar. Áætlun félagsins stenst og eru tekjur á áætlun. Áætlun félagsins er uppfærð reglulega allt árið og er aðgengileg stjórnarfólki í Sharepoint. Stjórn var hvött af framkvæmdastjóra félagsins til að fara inn á Sharepoint reglulega.
  5. Farið var yfir aðganga stjórnar að Sharepoint, Teams, Facebook og skráning stjórnar í faghópinn „stjórn Stjórnvísi“.    

 

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?