Lykilþættir í BPM er að sjá ferlana sem auðlindir og ná stjórnendum inn - ný stjórn.

Faghópur um BPM ferla hélt í morgun fund í Marel.  Tvö erindi voru flutt á fundinum og í beinu framhaldi var haldinn aðalfundur faghópsins og kosin ný stjórn. Fyrr erindið flutti Magnús Ívar Guðmundsson formaður faghópsins.  Magnús hvatti aðila til að byrja alltaf á „as is“ og „to be“.  Alltaf á að horfa til þess hvar sé hægt að laga hlutina.  Fitan er alls staðar og alls staðar hægt að laga og ekki er alltaf áhugi fyrir því.  Magnús sagði sögu af Amazon þar sem Japanir fundu út að hægt var að bæta ferlið um 92%. Magnús sagði sögu ferlavinnu og sýndi mynd, BPM kemur til sögunnar 2006 Lean í kringum 2000, Six Sigma 1990, BPP 2007 g IBO 2012 (Intelligent business operations).  Lykilþættirnir í BPM er að ná stjórnendum inn og sjá ferlana sem auðlindir. Forgangsröð verkefna á alltaf að snúa að viðskiptavininum, alltaf að hafa rödd þeirra í huga í fundarherberginu.  Alls kyns hlutir eru til í dag í BPM til að besta hluti.  Mikilvægt er að hafa IT með í ferlavinnu.  The most dangerous phrase in the language is „We´ve always done it this way“. Stefnan – fólkið – ferlar er uppleggi í BSC, 4DX og EFQM.  Mikilvægt er að hafa yfirsýn yfir kerfi fyrirtækisins og hverjir eiga ferlana, reyna að hafa allt eins einfalt og hægt er til þess að hægt sé að mæla það og ná árangri.  Í ferlavinnu fær fólk umboð til athafna.   Mikilvægt er fyrir starfsmenn að finna að þeir eru mikilvægir og til séu mælingar þannig að þeir finni fyrir því að aðrir sjái hvað þeir eru að gera.  Ferlar eiga að leiða til betri rekstrarniðurstöðu. 

Þóra Kristín Sigurðardóttir, Eimskip sagði frá ráðstefnu PEX  Process Excellence Europe. sem hún fór á í október 2017.  Þema ráðstefnunnar var hvernig nýtum við breytingastjórnun við ferlaumbætur með stefnu fyrirtækisins í forgrunni, leiða stöðugrar umbætur með virði viðskiptavina að leiðarljósi, rafræn vegferð, sjálfvirknivæðing ferla.  Þóra Kristín stiklaði á stóru með ráðstefnuna sem fjallaði í heildina um umbætur.  Krafan um skilvirkni og vélvæðingu.  Það að einfalda verk og tæknivæða ferla er að losa fólk undan rútínuvinnubrögðum sem reyna ekki á innsæi.  Tölvur vinna líka hraðar og auka rekstraröryggi.  Þessi lean kúltúr og virðing fyrir fólki með viðskiptavininn að leiðarljósi er það sem öllu máli skiptir.  Störfin eru að hverfa og því þurfum við að taka þennan þátt mjög sterkt inn.  Mikilvægt er að vera með sýn sem starfsmenn skilja.  Að búa til breytingarleiðtoga er mikilvægt, fara til fólksins, heyra hvað það er að segja, hvaða hegðun styður breytingar.  Þetta þarf að vera jafn mikið til staðar og kerfin, við höfum öll. Þú breytir ekki fólki, fólk breytir sér sjálft.  Ekkert er betra en að sýna fólki „As is“ til þess að það sjái og vilji „To be“.  Hlusta á fólkið, samskipti og stýra breytingum.  Annað fyrirtæki lagði áherslu á umbreytinga kúltúr  þar sem þau lögðu mesta áherslu á var að fá starfsmenn til liðs við sig.  Stjórnendur þurftu að leiða vitundarvakningu á umbótastarfi og læra nýja hegðun.  Þú verður að skapa umbótakúltúr.  Í framhaldi ef slíkur kúltúr næst þá verða starfsmenn ánægðari, kostnaður lækkar, umbætur skila sér og þetta er bottom up.  Grasrótin er erfið og því ekkert mikilvægara en fá stuðning yfirstjórnar.  Þóra Kristín sagði frá vélmennavæðingu írsks banka.  Rútínustörf voru tekin út, notað er agile og lean og ákveðið framework.  Verþekking þarf að vera til staðar til að taka við nýrri tækni.  Aðferðafræðin á eingöngu að styðja það að ná þeim viðskiptamarkmiðum sem lagt er upp með og rödd viðskiptavinarins má aldrei gleymast hún er númer eitt. Skilaboðin voru að fólk segir eitt, gögnin segja annað og því er innleiðing mikið ítrunarferli.  Dæmi um verkfæri sem tengjast BPM er Larai, Celonis, Abbyy, enate, IBM Watson.  Ef nást á árangur í ferlamálum þurfa þeir sem vinna með ferla að kynna sér þessi nýju tæki og tól t.d. Larcai sem vinnur með gervigreind.  Það sem Þóra tók með sér er að við erum enn að nota sömu tæki og tól, mikilvægt að rafræna ekki ferla sem eru ekki góðir, fjórða iðnbyltingin skiptir miklu máli og mestu máli að þar sé mannlegi þátturinn tekinn með.  Lögð sé áhersla á sköpunarkraft og aldrei má gleyma fólkinu.  Ekki gleyma sér í tækninni, hlusta á viðskiptavininn. Stofnanir hafa verið að blása út.  Mikilvægt í ferlavinnu að gefa yfirlýsingu „Við ætlum ekki að fækka fólki – við ætlum að bæta þjónustu“ -   

Í framhaldi fundarins var haldinn aðalfundur faghópsins og kosin ný stjórn.  Hana skipa:

Magnús Ívar Guðmundsson Marel, formaður.

Þóra Kristín Sigurðardóttir, Eimskip, varaformaður.

Ása Lind Egilsdóttir Eimskip.

Ásdís Sigurðardóttir, Marel.

Benedikt Rúnarsson, Míla.

Eva Karen Þórðardóttir, Háskólinn á Bifröst.

Guðmundur J. Helgason, AGR Dynamics.

Heiða Njóla Guðbrandsdóttir, Icelandair

Pétur Snæland, Annatta

Erla Jóna Egilsdóttir, Global Process Manager Marel.

Lísa Vokes-Pierre, Director of Global Process Development Össur.

 

 

 

 

 

Um viðburðinn

Straumar og stefnur í BPM - framtíðin í ferlamálum.

Á fundinum verður rætt um strauma og stefnur í BPM undanfarin misseri og það helsta sem blasir við í ferlamálum hjá fyrirtækjum og stofnunum í nánustu framtíð. 

Aðalfundur faghóps um stjórnun viðskiptaferla (BPM) verður haldinn miðvikudaginn 30. maí frá kl. 8.30 til 10.00 hjá Marel Austurhrauni 9, Garðabæ. Auk þess sem farið verður yfir starf faghópsins í vetur og kosið í nýja stjórn.

Við hvetjum alla áhugasama sem hafa vilja taka þátt í starfinu að gefa kost á sér í stjórn faghópsins.

Fyrirspurnir eða ábendingar um störf hópsins er hægt að senda á magnus.gudfinnsson@marel.com eða thora.sigurdardottir@eimskip.com  

Fleiri fréttir og pistlar

Jólakveðja Stjórnvísi 2018

Stjórn Stjórnvísi óskar þér og fjölskyldu þinni gleðilegra jóla.
Við þökkum samstarfið á árinu og hlökkum til að takast á við ný og spennandi verkefni með þér á komandi ári.

Stjórn Stjórnvísi
Aðalheiður Ósk Guðmundsdóttir, Berglind Björk Hreinsdóttir, Guðjón Örn Helgason, Gunnhildur Arnardóttir framkvæmdastjóri, Gyða Hlín Björnsdóttir, Jón S. Þórðarson, Jón Gunnar Borgþórsson, Kristján Geir Gunnarsson, Sigríður Harðardóttir og Þórunn M. Óðinsdóttir

Áhrif menningar í alþjóðlegum verkefnum

Fjallað var um áhrif menningar á fundi fjögurra faghópa í Össur í morgun.  Það var orðið jólalegt um að litast í Össur, fallega skreytt jólatré og boðið var upp á yndælis veitingar.  Hjá Össur starfa í dag 3000 starfsmenn í 25 löndum. Ragnheiður Ásgrímsdóttir starfar sem Global process owner fjármálaferla hjá Össur og skrifaði nýlega um áhrif menningar í alþjóðlegum verkefnum í lokaverkefni sínu í MPM námi við HR. Rannsóknarspurningarnar voru: Hefur menning áhrif á framvindu alþjóðlegra verkefna? Hver eru áhrif íslenskrar menningar – jákvæð og neikvæð- í alþjóðlegum verkefnum? Í verkefni sínu þurfti Ragnheiður að skilgreina menningu.  Fyrirtækjamenning er miklu sterkari en menning þjóðar og einstaklings.  Menning fyrirtækja er valdið, skipurit og pólitík.  Gífurleg pólitík er í öllum fyrirtækjum.  En hvaða áskoranir er Össur að fast við í alþjóðlegum verkefnum?  Mismunandi starfsemi er á hverjum stað.  Mismunandi kúltúr, tungumál, tímabelti er á hverjum stað.  En hvaða eiginleika þarf verkefnastjóri að hafa?  Hann þarf að geta skapað sýn sem er sameiginleg, taka ábyrgð og leiða teymið.  Rannsóknin var eigindleg. Varðandi niðurstöður þá voru einstaklingar spurðir hvað er menning í þínum huga? Svörin voru gildi einstaklingsins, gildi fyrirtækisins, tungumál, mannleg samskipti, mannleg hegðun, hefðir, siðir, karllæg/kvenlæg samfélög, skipurit og vald.  Varðandi menningu Íslendinga; alin upp á eyju, hreinskilnir, sveigjanlegir, opnir fyrir nýjungum, seigla, lausnamiðaðir, aðlögunarhæfni, sjálfsöryggir, óþolinmæði, lítil virðing fyrir skipuriti, skammtímahugsun og óskipulagðir.  Teljið þið að verið sé hægt að stjórna menningu? Svarið var að henni er ekki hægt að stjórna en henni má stýra.  Hefur áhrif að verkefnið sé leitt af Íslendingum? Það hafði áhrif hvar höfuðstöðvar voru, höfuðstöðvar geta verið hlutlausar ef þær eru ekki með sölu.  Annað sem hafði áhrif var að höfuðstöðvarnar tóku yfir.  Eitt af því sem er hvað allra erfiðast er að sameina ferla.  Lærdómurinn var: að nýta ekki endilega reynslumesta fólkið í að stýra heldur þá sem best tekst upp að eiga við folk.  Niðurstaðan er sú að mikilvægt er að gera sér grein fyrir þroskastigi hvers fyrirtækis fyrir sig. 

Lean í öryggismálum - Gemba ráðgjöf

Áhugamenn um Lean og Öryggismál fjölmenntu í opna háskólann í dag þar sem Lean Straumlínustjórnunarhópur Stjórnvísi stóð fyrir þörfu erindi um öryggismál með Lean áherslur.

Fyrirlesarar voru Ásdís Kristinsdóttir og Margrét Edda Ragnarsdóttir hjá Gemba (www.gemba.is). En báðar hafa þær unnið hjá stórfyrirtækjum sem urðu að taka umbætur í öryggismálum og eru þessi fyrirtæki með leiðandi aðilum í öryggismálum framleiðslu og framkvæmdarfyrirtækja.

Áhugaverðar umræður sköpuðust um hvar við stöndum sem einstaklingar og atvinnurekendur í öryggismenningu á Íslandi og voru allir sammála um að aðstæður hafa batnað, en við eigum langt í land með að ná öllum aðilum á vinnustöðum í öryggisþenkjandi hugsun.

 

 

SÝN fyrsta fyrirtæki á Íslandi til að fá vottun á ISO 45001 staðlinum.

Það voru þeir Jakob Guðbjartsson gæða- og öryggisstjóri Sýnar og Bæring Logason verkefnastjóri gæða- og öryggisdeildar Sýnar sem kynntu aðferð félagsins við að stýra áhættum og þá möguleika sem þeir hafa nýtt sér undanfarin ár á fundi gæðastjórnunar og ISO. Í tengslum við gæðakerfi sitt hefur Sýn hf (áður Vodafone) notað skemmtilega aðferðafræði við áhættumat undanfarin ár. Aðferðarfræðin nefnist BowTie og er afar myndræn og aðgengileg. Í BowTie er sett fram skýringarmynd sem ákveðin áhætta er kortlögð. Myndin er í laginu eins og slaufa sem skýrir nafngiftina. Í ferlinu er safnað upplýsingum um hættur,  ógnir, afleiðingar og þær stýringar sem koma til áhættuminnkunar. Aðferðin veitir einfalda og sjónræna heildarmynd af sviðsmyndum og þeim ógnum og afleiðingum sem henni tengjast. Einnig skýrði Alex de Ruijter, hollenskur sérfræðingur í aðferðarfræðinni aðferðarfræðina, uppruna hennar og notkunarmöguleika.

Krummi svaf í klettagjá - köldum kjarasamningum á - eða hvað?

Faghópur um fjármál hélt einstaklega áhugaverðan fund í HR í morgun þar sem þeir Ragnar Árnason hjá SA og Steinþór Þórðarson hjá PCC Bakka ræddu um komandi kjarasamninga. Ragnar er mikill reynslubolti við samningaborðið á vegum SA og Steinþór hefur stýrt og unnið að sérkjarasamningum hjá Alcoa Fjarðaráli og vinnur nú að undirbúningi kjarasamninga fyrir PCC Bakka.

Tilfinning Ragnars er sú að lítið hafi breyst og að viðræður muni fara seint af stað eða skömmu áður en samningar renna út.  Erfitt er að koma viðræðum af stað áður en samningar falla úr gildi. Erlendis er mikið lagt í að lönd tapi ekki samkeppnisstöðunni sinni og mega því ekki verðleggja sig of hátt.  Mikilvægt er að horfa á samkeppnishæfið. SA sendi öllum verkalýðfélögum bréf þar sem hvatt var til þess að samkeppni íslensks samkeppnis yrði tryggð í komandi kjarasamningum. Þau fyrirtæki á Íslandi sem ekki geta greitt mannsæmandi laun eiga ekki að vera á markaðinum.  Sum fyrirtæki eru í mikilli samkeppni.  Ferðaþjónusta er ekki hálaunagrein og það þarf að passa sig að verðleggja ekki Ísland út af markaðnum.  Hæstu laun hafa hækkað mikið í undanförnum samningum.  Meðalheildarlaun hjá starfsgreinarsambandinu eru 500þúsund og lægstu laun 300þúsund.  Verið er að greiða mikla yfirvinnu og þvi þarf að hækka dagvinnuna.  Með þessu er verið að koma til móts við þá sem þurfa að stóla á dagvinnu. 

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?