Faghópur um BPM ferla hélt í morgun fund í Marel. Tvö erindi voru flutt á fundinum og í beinu framhaldi var haldinn aðalfundur faghópsins og kosin ný stjórn. Fyrr erindið flutti Magnús Ívar Guðmundsson formaður faghópsins. Magnús hvatti aðila til að byrja alltaf á „as is“ og „to be“. Alltaf á að horfa til þess hvar sé hægt að laga hlutina. Fitan er alls staðar og alls staðar hægt að laga og ekki er alltaf áhugi fyrir því. Magnús sagði sögu af Amazon þar sem Japanir fundu út að hægt var að bæta ferlið um 92%. Magnús sagði sögu ferlavinnu og sýndi mynd, BPM kemur til sögunnar 2006 Lean í kringum 2000, Six Sigma 1990, BPP 2007 g IBO 2012 (Intelligent business operations). Lykilþættirnir í BPM er að ná stjórnendum inn og sjá ferlana sem auðlindir. Forgangsröð verkefna á alltaf að snúa að viðskiptavininum, alltaf að hafa rödd þeirra í huga í fundarherberginu. Alls kyns hlutir eru til í dag í BPM til að besta hluti. Mikilvægt er að hafa IT með í ferlavinnu. The most dangerous phrase in the language is „We´ve always done it this way“. Stefnan – fólkið – ferlar er uppleggi í BSC, 4DX og EFQM. Mikilvægt er að hafa yfirsýn yfir kerfi fyrirtækisins og hverjir eiga ferlana, reyna að hafa allt eins einfalt og hægt er til þess að hægt sé að mæla það og ná árangri. Í ferlavinnu fær fólk umboð til athafna. Mikilvægt er fyrir starfsmenn að finna að þeir eru mikilvægir og til séu mælingar þannig að þeir finni fyrir því að aðrir sjái hvað þeir eru að gera. Ferlar eiga að leiða til betri rekstrarniðurstöðu.
Þóra Kristín Sigurðardóttir, Eimskip sagði frá ráðstefnu PEX Process Excellence Europe. sem hún fór á í október 2017. Þema ráðstefnunnar var hvernig nýtum við breytingastjórnun við ferlaumbætur með stefnu fyrirtækisins í forgrunni, leiða stöðugrar umbætur með virði viðskiptavina að leiðarljósi, rafræn vegferð, sjálfvirknivæðing ferla. Þóra Kristín stiklaði á stóru með ráðstefnuna sem fjallaði í heildina um umbætur. Krafan um skilvirkni og vélvæðingu. Það að einfalda verk og tæknivæða ferla er að losa fólk undan rútínuvinnubrögðum sem reyna ekki á innsæi. Tölvur vinna líka hraðar og auka rekstraröryggi. Þessi lean kúltúr og virðing fyrir fólki með viðskiptavininn að leiðarljósi er það sem öllu máli skiptir. Störfin eru að hverfa og því þurfum við að taka þennan þátt mjög sterkt inn. Mikilvægt er að vera með sýn sem starfsmenn skilja. Að búa til breytingarleiðtoga er mikilvægt, fara til fólksins, heyra hvað það er að segja, hvaða hegðun styður breytingar. Þetta þarf að vera jafn mikið til staðar og kerfin, við höfum öll. Þú breytir ekki fólki, fólk breytir sér sjálft. Ekkert er betra en að sýna fólki „As is“ til þess að það sjái og vilji „To be“. Hlusta á fólkið, samskipti og stýra breytingum. Annað fyrirtæki lagði áherslu á umbreytinga kúltúr þar sem þau lögðu mesta áherslu á var að fá starfsmenn til liðs við sig. Stjórnendur þurftu að leiða vitundarvakningu á umbótastarfi og læra nýja hegðun. Þú verður að skapa umbótakúltúr. Í framhaldi ef slíkur kúltúr næst þá verða starfsmenn ánægðari, kostnaður lækkar, umbætur skila sér og þetta er bottom up. Grasrótin er erfið og því ekkert mikilvægara en fá stuðning yfirstjórnar. Þóra Kristín sagði frá vélmennavæðingu írsks banka. Rútínustörf voru tekin út, notað er agile og lean og ákveðið framework. Verþekking þarf að vera til staðar til að taka við nýrri tækni. Aðferðafræðin á eingöngu að styðja það að ná þeim viðskiptamarkmiðum sem lagt er upp með og rödd viðskiptavinarins má aldrei gleymast hún er númer eitt. Skilaboðin voru að fólk segir eitt, gögnin segja annað og því er innleiðing mikið ítrunarferli. Dæmi um verkfæri sem tengjast BPM er Larai, Celonis, Abbyy, enate, IBM Watson. Ef nást á árangur í ferlamálum þurfa þeir sem vinna með ferla að kynna sér þessi nýju tæki og tól t.d. Larcai sem vinnur með gervigreind. Það sem Þóra tók með sér er að við erum enn að nota sömu tæki og tól, mikilvægt að rafræna ekki ferla sem eru ekki góðir, fjórða iðnbyltingin skiptir miklu máli og mestu máli að þar sé mannlegi þátturinn tekinn með. Lögð sé áhersla á sköpunarkraft og aldrei má gleyma fólkinu. Ekki gleyma sér í tækninni, hlusta á viðskiptavininn. Stofnanir hafa verið að blása út. Mikilvægt í ferlavinnu að gefa yfirlýsingu „Við ætlum ekki að fækka fólki – við ætlum að bæta þjónustu“ -
Í framhaldi fundarins var haldinn aðalfundur faghópsins og kosin ný stjórn. Hana skipa:
Magnús Ívar Guðmundsson Marel, formaður.
Þóra Kristín Sigurðardóttir, Eimskip, varaformaður.
Ása Lind Egilsdóttir Eimskip.
Ásdís Sigurðardóttir, Marel.
Benedikt Rúnarsson, Míla.
Eva Karen Þórðardóttir, Háskólinn á Bifröst.
Guðmundur J. Helgason, AGR Dynamics.
Heiða Njóla Guðbrandsdóttir, Icelandair
Pétur Snæland, Annatta
Erla Jóna Egilsdóttir, Global Process Manager Marel.
Lísa Vokes-Pierre, Director of Global Process Development Össur.
